云计算环境下电子文件管理研究综述

摘要：云计算引领ICT发展新态势，电子文件管理离不开ICT生态环境。本文对国内外学者在云计算环境下电子文件与数字档案管理方面的学术成果进行文献调研和概要总结，阐述了云时代电子文件与数字档案研究的新动向，为开展云计算环境下电子文件研究奠定基础。

关键字: 云计算 电子文件 电子文件管理 数字档案馆

电子文件作为一类重要的社会信息资源，产生于网络计算机环境中，人们对它的形成、管控、使用、留存和传承已经难以脱离信息与通讯技术(ICT)环境。当前，云计算引领ICT发展新动向、变革信息资源管理新趋向。云计算的快速着陆和广泛应用无疑会对电子文件及管理带来前所未有的影响。本文以“Cloud Computing + Record”和“Cloud Computing + Archive”为主题关键词，对ProQuest Digital Dissertations、Web of Science三大引文库、ProQuest系列数据库进行英文文献检索，同时以“云计算+电子文件”和“云计算+档案”为主题关键词对中国期刊全文数据库、中文科技期刊数据库、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库进行中文文献检索(检索时间为2011-8-20)，并对检索的文献进行研究分析，发现国内外已经有机构和个人开始关注和研究云计算环境下电子文件与数字档案管理方面的问题，但公开发表的论文数量非常有限，其中国内学术文献主要研究云计算环境下数字档案馆的相关问题，共7篇;国外学术期刊上与云计算环境下电子文件和数字档案研究内容关联度较高的文献有8篇。本文分别对这些文献内容进行概要总结，旨在探析云时代电子文件研究的新思考和新行动。

一、云计算环境下数字档案馆研究概述

从对检索到的文献分析看，自20xx年以来，我国文件档案管理领域就有学者开始关注云计算理念与技术，并结合对云计算的认识和特点，探讨云时代档案信息化和数字档案馆的应用解决方案。

尹雪梅认为云计算是顺应企业和个人消费者对数据中心处理能力不断提高的社会趋势而出现的新技术，代表了一种新的数据处理方式和未来人们的一种生活方式，是一种处理信息资源的超前理念，将给图书、档案界在知识共享方面带来新的启示，文章借鉴了云计算环境下数字图书馆的研究成果，提出了基于云计算的个人数字档案馆模型[1]。方昀等认为云计算是顺应低碳经济发展的需要而提出的一种共享的IT基础架构方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT 服务，虚拟化、整合、安全、高效是其最基本的特性;云计算能够按照用户对资源和计算能力的需求而动态部署虚拟资源，不受物理资源的限制;云计算与用户之间的关系模型是XaaS，即提供各类云服务;文中结合档案信息服务的基本职能要求，分析了云服务模式在档案信息化工作中实现资源共享、节约投资成本、提高可靠性、解决IT人才短缺、提高运维效率等方面的优势[2]。彭小芹、程结晶认为云计算作为一种新思维在网络中应用，必然会形成新的信息管理与信息服务体系，这种新的资源管理与服务体系的目标正是数字档案馆基本特征和属性的表现，文中首先总结了云计算的特点和优势是能够提供可靠安全的数据存储、方便快捷的云服务、强大的网络计算能力、诸多技术的集合体、个性化服务和以用户为中心的服务思想，并从信息资

源、信息用户、信息工作者、信息基础设施层面入手，探讨云计算在数字档案馆信息服务与资源管理中的应用，目的在于促进数字档案馆更好地调整服务角色，增强数字档案信息服务功能以及拓宽服务空间

[3]。文杰认为云计算具有超大规模、虚拟化、通用性、高可靠性、高扩展性、按需服务和廉价等特征，其核心理念就是通过不断提高“云”端处理能力，减少用户端的处理负担，使用户端最终简化为一个单纯的输入输出设备并能够按照用户的需要来享受“云”的强大计算处理能力，文中阐述了云计算在数字档案馆中的几大应用优势，即确保档案服务器的可靠运行，最大限度地降低服务器的出错概率，降低相关费用，极大地扩展了信息资源的共享范围，同时还提出基于云计算而满足多个高校共同使用的数字档案馆的构建模型[4]。

胡亚南从档案馆职能的改变、档案馆运营成本的降低和档案工作质量的提高三个方面分析了云计算对档案工作带来的影响，认为档案馆应重点考虑如何尽快开展云计算的应用服务，明确服务方式，提高服务效能[5]。田雷在解读 “云计算”的概念和本质的基础上，分析了“云计算”在档案领域的应用前景，认为云计算基础设施、云平台通用技术和云存储资源体系等都能够加快档案信息化的建设进程，提升档案管理水平，拉近档案与群众的距离;同时也指出，云计算在安全管理和标准开放方面依然需要不断提升和改进，提醒档案领域在运用“云计算”技术时必须要在先期充分考虑数字档案资源的安全[6]。黄正鸿认为云计算不仅影响人们的工作方式和商业模式，更重要的是带来思维方式的挑战。呼吁档案行业在开展信息化过程中应吸纳 “云

理念”提高服务水平，基于“云架构”构建全国性、区域性云平台，利用“云存储”更好地保存档案、提供利用， 借助“云模式”节约成本、提高效率，打造“低碳经济”档案信息化建构模式，同时也指出云计算在信息安全、 隐私保护、标准规范与资金投入、技术透明等方面尚存在许多未解决的问题，但坚持认为云计算能够实现档案工作信息化领域更多的创新，能从根本上改变档案信息获取和知识传播的方式[7]。

从这几篇论文内容来看，云计算在档案管理方面的研究还处于了解、认识和探讨的初级涉入阶段，有关云计算对档案学基础理论影响、对档案实践工作的变革以及云计算与档案信息化整合等方面的研究涉及不多，尚需要进一步开展更深层的跨学科融合研究。

二、云计算环境下电子文件管理研究概述

云计算环境下电子文件相关研究的学术文献在国内尚未有公开发表的论文，国外的一些学者自20xx年就开始有所研究，下面对这些研究成果进行概要总结。

Brent Gatewood从云计算环境下软件即服务(SaaS)的应用角度探讨了电子文件管理的相关问题。他认为云时代电子文件研究重点应聚焦于如何将文件管理规则应用于云计算信息存储解决方案中，指出云计算被认为是易用、易访问的，能够提供包括硬件、开发平台、软件与数据服务在内的IT虚拟资源池，并对SaaS与云计算之间的相互关系进行了讨论;认为使用SaaS模式的用户并不能真正拥有软件，而是按照对软件的计量付费后授权使用，用户并不知道所形成的文件和信

息存放在哪个地方、哪台设备和哪块硬盘上，并且提供软件服务的云供应商并没有充分考虑到文件管理的控制条例或规则，认为云环境下文件和信息管理将会失控。建议在采取SaaS解决方案之前应充分考虑和加强电子文件管理在云服务软件中的法规遵从性，认为云软件服务的供应商应能够充分理解法规制度中对机构电子文件管理和证据留存的各类要求，以确保管理机构对文件形成机构进行复查和审计时，通过保障其原始记录文件来确保电子文件的真实性和完整性，提醒用户在实施云计算方案时应在契约、审计、集成、政策遵从等方面做好充分的论证和考虑[8]。

Jeremy Leighton John和Jim Ericson从云计算环境下非结构化数据存储技术的应用层面探讨数字文件与档案管理的相关问题。Jeremy从数字记录革命角度分析了越来越多的个人数字档案信息将形成，借助IDC 20xx年发布的70%数字信息由个人形成而非组织形成的信息，从英国国家图书馆收集人物档案情景出发，论证了大量的非结构化数据收集与保存将需要云计算虚拟存储的支持，以及可信任数字仓储系统对云存储的应用需求，分析了云计算环境下哪些信息需要存储、归档、保存和用于检索[9]。Jim 认为云计算为档案信息的存储提供了新的解决方案，美国一些大型组织内部建立了档案保管部门，而小型组织将档案保存在文件或数据中心以减少内部档案管理的昂贵费用;云计算档案服务模式走向市场，降低了成本，提供了可以“无限使用”的基础设施服务、安全保障、容灾备份和统计分析等功能，文章从文件信息的机构资产保存和运行维护负担的二元性进行分析，

对于电子发现而言，文件或信息获取的时间和速度是非常重要的;从文件形成者自己管理还是委托第三方机构管理Email服务器、Email记录及其归档等方面，提出云计算能够提供集成服务和帮助文件形成与创建，将大大降低IT运维负担、提供专业的IT服务等众多优点，并进一步从收费服务的角度分析云计算档案服务工作模式的拓展

[10]。James Lappin认为当前使用EDRMS被认为是主流的、正统的电子文件管理方式，但20xx年电子文件管理处于一个变化的十字路口。文中就两个方面提出质疑：一是云计算的出现和应用，EDRMS是否会出现停滞或后退，怀疑电子文件管理模型背后的支撑理论的适用性;二是在未来五年是否会有新的文件管理的主流、正统思想出现，特别是在云计算新技术的冲击下，电子文件管理系统将会以何种方式出现及其是否会对电子文件管理理论产生影响[11]。

Katharine Stuart 和David Bromage主要基于实践经验及其与公共和私人机构交互基础上，介绍云计算环境下信息存储现状、挑战和管理状况。强调“Web2.0”和“云”会成为组织改变业务行为的主要方式，管理文件需要特别注意可能存在的风险。认为在实际工作中,提供“云”服务的组织开展业务,不应仅基于技术而做出决定,更应考虑机构信息存在的众多风险，认为“云”本身就存在先天的安全风险。如果更多的制约“云”的政策或立法被制定出来,云计算将有助于管理层使用和管理组织内的信息和文件，良好的政策和立法,将会是解决威胁云存储面临的机遇和方法，文件管理者提高在线信息管理能力与风险意识,在“云环境”背景下显得尤为迫切[12]。

Roger James从利用角度探讨云计算对电子文件管理的影响。认为传统的文件管理的成本正在增加，云计算为文件管理者提供了在保持费用的同时增强可控制性的机会，在应对数字或纸质载体文件管理方面,良好的文件管理是可持续发展的基础。云计算因其操作层面的易用性与推动性,在专业的文件管理方面得到不断的扩大,包括向前端延伸的文件管理;同时云计算也为文件管理提供了一个新机遇——档案开放,为他人参与和使用,而不是把它封装起来独家享用。作者认为云计算会刺激组织考虑他们希望保护哪些信息以及信息开放的范围。在数字世界里,并不是保护度越高影响越大或安全性越高,正像英国政府计划开放的数据研究中心，认为新文件管理应该是促进其内容的使用而不仅仅是一味地提倡保护[13]。

Beverly Oswalt 和Roslyn L. Turner提出随着数字时代的到来，文件管理存储介质从纸质变迁为数字媒体，这个转变必然带来对存储机构能力和空间提升的要求，目前网络存储和云存储是比较流行的两种方式。但是对于云存储用户来说，存在一些不利因素，主要是因为云存储虽然可以使用户通过互联网方便获取数据，但是会出现数据存储在其他国家或地区的情况，或是容易出现数据丢失等问题，云环境中，数据一旦丢失，将难以恢复，整体安全性是最大的冲击和挑战[14]。 Lawrence W. Serewicz提出，再大的存储空间也需要有更好的搜索引擎，无限量空间的出现和语义网搜索呈现出对未来数字文件与档案管理的重大机遇。相对而言，无限量存贮对于文件档案管理的意义,并未涉及潜在档案意义的挑战;而语义网革命将会长远地影响公共部

门或组织管理文件和档案的思路。因为在公共管理过程中，web2.0的应用，使得用户能够通过标签、记号等方式更好地定义他们控制及形成的信息与记录。这种公众和公共管理部门创造性的需求将会引发电子文件管理的新方式，并不仅仅像形成巨大的云存储系统或空间那样简单，而是巨大的无限云存储空间与语义 Web搜索引擎服务之间的一场博弈[15]。

以上分析可以看出，云计算在资源存储和信息检索等方面给电子文件带来前所未有机遇，但云计算如何从深层次影响电子文件的形成、管控和保存，特别是对电子文件的信息构建、生命周期理论和连续体模式等带来挑战、影响和变革等方面，还有待深入研究和分析。

三、结论

云计算的出现宣告了以低成本方式提供超级网络计算服务时代的到来，它以超强的计算能力和低成本、高可靠性、计量服务和安全、开放、持续之理念将全社会推到一个能够实现超共享的数字时代。尽管目前云计算的应用发展还有待完善，将云计算应用于安全可靠性要求较高的电子文件领域还有很长的探索之路。但未来10年注定是云计算快速发展的黄金时期，云基础设施的可靠性追求、云存储的海量扩展能力、云平台与云应用的即时服务模式以及云计算的IT集约化、专业化、持续有效性运营态势等都会得到更多关注、研究、发展和改进，各国政府和IT巨商都已经且还在加大力度不断地在云计算研究方面给予强劲的支持和投入，有理由相信，云计算将必然会给电子文件信息管理带来新机遇，特别是对电子文件的理论延伸、业务扩展、

管理模式以及共建共享等带来新变革。(薛四新 黄萃)

注释：

[1] 尹雪梅.从云计算到个人数字档案馆[J].山西档案,2009(2):18-22.

[2] 方昀，郭伟.云计算技术对档案信息化的影响和启示.档案学研究,(4):70-73.

[3] 彭小芹,程结晶.云计算环境中数字档案馆服务与管理初探.档案学研究,(6)：71-75.

[4] 文杰.基于云计算的数字档案馆建设研究[J].档案与建设,2011(1):46-49.

[5] 胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探.兰台世界,2011(3下)：20-21.

[6] 田雷.“云计算”在档案领域的应用[J].北京档案,2011(5):24-25.

[7] 黄正鸿.云计算在档案信息化领域的应用启示[J].中国档案,2011(5):61-63.

[8] Brent Gatewood.CLOUDS ON THE INFORMATION HORIZON: HOW TO AVOID THE STORM[J],Information Management Journal.Lenexa:Jul/Aug 2009. Vol.43, Iss.4; p32-36.

[9] Jeremy Leighton John.The future of saving our past[J].Nature.London:Jun 11, 2009,Vol.459,Iss.7248,p775-778.

[10] Jim Ericson. New Ideas for Old Information; Software/service providers are a natural fit for a growing archival headache; for many organizations, the cloud looks like the best answer[J].Information Management.New York:Nov 1, 2009,Vol.19,p8.

[11] James Lappin .What will be the next records anagement orthodoxy[J].Records Management Journal Vol. 20 No.3, 2010, p252-264.

[12] NATIONAL ARCHIVES, RECORDS ADMINISTRATION ISSUES GUIDELINES ON CLOUD COMPUTING,US Fed News Service, Including US State News. Washington, D.C.: Sep 23, 2010.

[13] Current state of play: records management and the cloud. K Stuart? - Records Management Journal, 2010 .

[14] Records management in the CloudRecords management IS the Cloud! R James - Business Information Review, 2010 .

[15] Amit Roy Choudhury. New tech reshaping record keeping; Retrieving records gets easier as social networking, cloud computing converge, The Business Times. Singapore: May 9, 2011.

第二篇：云计算环境下电子文件管理面临的问题浅析及对策

云计算环境下电子文件管理面临的问题浅析及对策

云计算的出现拓展了传统电子文件的内涵,同时也给电子文件的管理带来了机遇与挑战。文章结合国内外文献概括总结了云计算环境下电子文件管理存在的问题,浅析了云计算给电子文档管理带来的挑战。以期文档管理部门认识到这些挑战,并做出积极的应对策略,从而确保云计算环境下的电子文件得到安全高效的管理。

1．引言

近些年，云计算凭借强大的计算功能、海量的存贮能力及低廉的耗费等优势受到社会各行业的青睐。据澳大利亚CCH20xx年公布的一项调查显示，在亚太地区59％的用户每周都要使用web2．0工具，43％的产业部门利用社会媒体来完成工作，云计算已经成为了一种影响深远的服务模式。云计算的快速发展同样给文件、档案管理部门带来前所未有的机遇。档案管理模式和管理技术与信息技术有着紧密的联系，从档案数字化发展过程来看，信息技术的每一次升级，都会引起档案工作者的关注并推动档案管理与服务的改善与提高。利用云计算巨大的优势，可以提升档案界网络信息管理与服务的水平，降低文档管理与服务的成本，扩大档案行业在社会中的影响力，为文件管理部门及档案管理部门带来便利。

然而，云计算的出现给文档管理工作带来便利的同时也带来了巨大的挑战。随着云计算的发展，电子文件的内涵不断丰富，不仅包括传统形式下形成的电子文件，也包括电子邮件、博客等个人信息形

成的电子文件，文件管理的内容和形式更加多样化，传统的电子文件管理理念和手段逐渐受到新的技术环境下形成的文件所带来的挑战。尽管与档案相邻的同属信息管理服务业的图书馆学和情报学较早地开展了云计算的研究，并积累了一些可以参照的经验，但是，由于学科性质存在着很大差异．档案界应用云计算并没有现成的道路可走，所以在档案领域，研究云计算给电子文档管理带来的挑战有着重要的意义。首先，在应用层面，档案界需要研究云计算与文档管理的关系，并应对其带来的各种挑战，完善云计算环境下的电子文档管理，使云计算有更广阔的应用前景；其次，在理论层面，其表现得更为紧迫，如对档案基础理论的影响、对档案实践的指导思想等研究目前还是一片空白。因此，研究云计算环境下的文件、档案管理具有重要的理论意义。

2．云计算环境下电子文件管理概述

2．1云计算概述

20xx年9月8日美国联邦文件管理署发布的《云计算环境下的文件管理指南公报》中指“云计算”是能够便捷地按照需求联网访问经过结构化配置的计算机资源共享池(如网络、服务器、应用程序和服务)的模型凭借低付出和参与服务商的互动，便叫以快速配置和发布资源。常见的云计算服务模式有二种:SAAS(软件即服务),PAAS(平台即服务)和IAAS(基础设施即服务)。运行模式见图1。

图1云服务模式

SAAS是指服务商基于web网络提供软件应用的种服务，以软件为基础使多个用户共享，用户在交互运用软件的基础上获益。SAAS运用较成功的商业案例是Salesforce和Google Apps。PAAS指服务商为用户提供个开发产品的平台，用户利用平台来检测应用程序。这个平台包括应用设计及开发、对用户的监察和语义追踪，目前较为典刑的PAAS平台是Windows Azure,Facebook等。IAAS指基于Xen服务器建立统的API，使用户能够通过APl运行和控制部署多个虚拟机内资源的种服务。用户可以利用IAAS提供的软硬件等基础设施来开发满足自身需求的产品或服务，比如Amazon推出的EC2和S3。

2.2云计算下电子文件管理概述

电子文件管理研究人员和档案学者己经开始关注云计算，并从数字档案馆建设的角度探讨了云计算技术给文档管理带来的便捷与机遇。然而，任何技术都有两而性，云计算在给电子文件管理带来便捷的同时，也带来了巨大的挑战。

Brent.G指出云计算环境下电子文件存储存在的问题，即企业组织和机构在利用SAAS时对文件存储地点不知晓，因此文件存储位置的不确定性造成了难以预料一的风险。Lawrence.W认为云计算为解决电子文件的存储提供了足够大的空间，但是，在这个空间里能够准确高效地满足用户需求也应该受到关注。囚此，云计算环境下如何利用高效的搜索引擎安全检索到所需文件也是影响向电子文件管理的重要因素之一。Sourya从应用主体—人的角度入手，来阐释云计算应用中存在的数据风险，他指出山特权人员引起的信息泄露将会给公司

或企业带来严重损失。Donghee.S等人认为云计算为传递个人文件信息提供了极大的方便，但是如果缺乏对这些电子文件的管理或者是管理时小注意云计算自身存在的漏洞，将会导致个人电子文件泄密甚至丢失。2008-20xx年山“信息管理与信息组织”（AIIM)组织的一项调查显示，在澳大利亚77%的机构叫能是出于信任机制问题而小愿意使用公共云。20xx年，盛拓公司对中国的云计算情况进行了调查，调查内容主要包括六大部分，其调查报告指出关于云计算利用中存在的问题主要涵盖一七个方而，详见表1所示。

3.云计算环境下电子文件管理而临的挑战及对策

通过上文分析国际上近年来对云计算管理问题的研究，并考虑到文档管理工作时的应用，笔者认为云计算环境下文档管理存在的问题主要有如下几项:

3.1标准、规范问题及对策

3.1.1存在问题

表1云计算利用中存在的主要问题

目前在欧美发达国家，针对个人数据安全和国家层而上的数据安全，己经有了相关的法律和政策，如《隐私权法》、《联邦数据保护法》、《数据保护法》等。尽管这些发达国家的信息保护法律法规己经相当完备，但是在云计算环境下，对电子文件管理的标准法规还没有出现，云计算环境中数据遭受侵犯的事件一旦发生，将会使得现存法律的完备性遭到质疑。没有共同的行业标准，云计算服务商对软件和硬件开发各自从自己的角度和优势着手，势必会造成文件形成时格

式的混乱及收集信息的冗杂。

3．1．2应对措施

笔者认为，云计算环境下要高效优质地管理电子文件，首要解决的问题就是电子文件管理方面的法律问题，只有构建了法律规范，才能够推动云环境下电子文件管理良好地开展。通过对云计算相关政策的研究，在文档管理工作中促成相关的管理章程出台，档案行政管理机构也应该制定出可以推行的标准，保证云计算技术的实施符合文档管理和服务的要求。

另外，国家在制定云计算管理政策时，应当将文件管理人员和档案管理人员纳入到云计算体系设计中，使文件管理人员积极参与了解并学习云计算的相关技术和工作原理，与信息技术人员合作制定文件管理方案。同时制定相关的管理指南，作为云计算环境下确定文件保管期限的依据，对于有永久保存价值的文件和数字档案，在托管到服务商时，应签订协议，以明确文件捕获、保管、存储、迁移的责任，特别是还要制定对文件和代理服务器迁移到其他环境进行定期检测的使用说明，以确保文件保持可迁移状态，保证文件的可读性和可用性。最后，需要制定可靠有效的文件管理政策来解决文件的迁移问题， 同时确保数据的可访问性。在用户层面上，国家或档案管理机构要积极推广和传播文件管理政策，使用户在使用云计算资源时对文件和数字档案管理有所了解，以保证文档的合理使用。

3．2文件安全存储问题及对策

3．2．1文件安全存储和处置问题

云计算数据存储服务是以分布式网络、伸缩性存储、虚拟化技术为基础的，数据可能存储在网络上任何一个节点，其数据存储位置不确定、存储边界模糊、数据共享存储等特点也带来数据安全风险。比如谷歌和微软云每年都会出现登陆中断现象，这种中断影响到数据传输，使大量电子文件不能及时发挥现行效用。这些故障影响到文件利用服务的开展，进而影响到云计算在文档管理领域的进程。 云服务是基于互联网发展起来的一项服务，不可避免地要承受来自互联网的一系列攻击，比如恶意代码、网络病毒、木马、账户盗用等，托管云服务的企业内部员工若经常登录社交网络很可能就会使公司托管到云中的数据遭到攻击，这种攻击可能会使文件内容信息遭到更改，进而导致电子文件“失真”。在企业或组织中，对托管在云中的电子文件同样非常担忧。根据201 1年企业云服务应用调查显示阎：在美国25％的公司表示在利用云计算后更加关注数据安全问题。在新加坡和巴西，对云计算数据安全的担忧高达47％和53％ 。

另外，在电子文件存储方面，云计算存储的文件信息是浩瀚的，这些信息都是通过云平台上的信息获取软件随时抓取过来的，正因如此，云存储的文件信息比较广泛全面。但是，对于档案管理而言，并不是每片信息都具有保管价值，虽然在云计算中有重复数据删除技术能够删除冗余的信息，然而，云计算缺少文件鉴定的程序功能使得云环境中的文档处置存在一定的风险，在没有鉴定的情况下数据一旦删除，将会给文件和档案用户的检索利用和资源选择带来不便。

云计算环境下文档信息数据的安全对国家和档案管理机构非常重要。文件和档案独有的政治性及保密性，对信息的存储安全要求很高，而且在文件未开放的期间文档利用者也有特定的限制，无论是文档内容信息数据、用户数据还是流通数据一旦丢失，后果将是不堪设想。对于数字档案馆稀有档案信息和特色信息数据的泄漏或丢失，更会让文档管理工作者对云计算技术望而却步。

3．2．2应对策略

第一，档案因其特定的保密性，需要在管理中加强保管，以保护档案的信息和宴体安全。在云环境中，可以采用加密技术比如加密存储、虚拟局域网、网络中间层(如防火墙、过滤器)，对具有重大价值和影响的文件和档案进行保管。

第二，对于文件的真实性和可审计性，可以增加一个审计层作为一个虚拟客户操作系统(虚拟应用环境)没有权限的附加层，需要指出的是在云环境下的审计主要是指内容审计，它主要是指对影响云环境文件安全的相关因素进行记录、识别和分析。审计层就是云环境中的“监察机构”，它能够记录用户访问数据库过程的一切信息，对网络进行动态监控。

第三，根据档案机构的实际情况，建立适合自身需要的云计算文档管理模式，这个模式不仅要能够根据需求任意地增大或缩减比例、满足程序与资源管理的可测性，而且还要满足数据的稳定性、高获得性等有关期望。

3.3信息隐私问题及对策

3．3．1隐私问题

在云环境下，用户把信息传到云服务器上后，就很难对数据信息进行方便的控制，而这些数据对服务商而言，却是透明的，服务商可以随时随地对数据进行处理；同时在开放云环境中很难控制特权访问人员泄露数据的风险。云计算的这种服务模式对用户的信息隐私造成极大的风险 。H·Katzan·Jr指出云计算环境下信息的应用首先应该注意信息的安全和用户的信息隐私问题，其中最关键的是用户的属性信息(如年龄、性别、种族)及用户在网上活动的信息应受到保护㈣。最鲜明的例子是美国《爱国者法案》规定的条款所引起的风波，由于美国有世界上三大云计算中心，这些云计算中心成为加拿大和欧盟大型企业数据托管的重要基地。但是美国《爱国者法案》规定联邦调查局可以进入任何一个“云” 调查数据，出于对隐私信息的保护，国外媒体报道称欧盟将封杀美国云计算服务商，以保证数据的安全和国家隐私。

传统的文件管理很注重文件的信息隐私．通常把文件分为内部文件和外部文件，机密文件和绝密文件。但是云计算提供了一个开放的电子文件管理环境，内部文件和外部文件的划分也日趋模糊，导致电子文件的隐私遭到各方面的挑战，所以基于新技术的个人信息如博客、电子邮件都应受到规范的文件管理，来确保云环境下的文件信息安全。

另外，给电子文件管理带来的挑战还来自用户登录数据库时的身份认证方面存在漏洞。云基础设施依赖web通过利用SSL表来创

建和管理用户的账户信息，并且允许用户重新设置密码，但是新的密码会通过一个不安全的电子邮件传递给用户，用户一般单点登录就能够轻松登录云服务，访问多个数据中心，这样很难确认访问人员的真实身份。换句话说，云环境下用户在很容易地利用电子文件的同时也会侵犯到个人的隐私。所以，在管理电子文件时应该制定规则来预防电子文件泄密事件的发生，保证电子文件的信息安全。

3．3．2应对措施

解决电子文件数据隐私风险的对策主要有IAM(身份和访问管理)和隐私保护系统。IAM 是最主要的应对策略，主要涉及用户身份建立和注销、认证、联合身份管理以及授权和用户档案管理 。通过SAML(安全断言标记语言)实现SSO(单点登录)功能，可以完成对云用户的安全集成管理和访问控制。SSO实现云平台多应用程序的用户集成管理，通过持续动态地维护用户信息中心，确保用户身份的真实可靠；而SAML又可以确保管理系统中不同安全域(服务提供商和身份提供商)交换认证和授权数据过程中的安全通信，其中服务提供商可以是Google Apps、Azure、AmazonEC2等云服务平台，身份提供商可以是统一的用户档案数据中心。另外，为了防止用户非正常登陆，系统还应该记录下“是谁登陆”、“何时”、“从伺地登陆”、“执行了什么活动”、“访问了什么数据”等用户历史行为。不仅可以方便用户账户管理，还可以实现用户的自助服务，确保身份的真实性。

3．4第三方审计问题及对策

虽然云服务商控制用户的数据，但是对数据的安全并不负责，一

旦数据存在安全问题。风险只能用户自己承担，这将会给用户带来困扰，所以，第三方审计工作亟待建立和完善。如果云服务商符合一些监管安全的要求并受到外部审计和第三方认证的约束，将会保证云内的电子文件长期真实性和可存取性，电子文件的凭证价值才能有所保证。

基于这个问题，电子文件管理部门在向云服务商托管电子文件的时候，应该与服务商达成协议，共同受第三方的审计。电子文件管理部门和云服务商可以从以下几方面来考虑：

(1)法规团队。云服务商的服务标准条款可能无法满足用户或审计方的法规遵从需求，因此，法规人员应尽早与服务商协作，参与到服务商规章的制定活动中，以保证其条款符合审计和遵从要求。可见相应的法规团队对服务商满足审计和法规遵从要求有极大的促进作用。

(2)分析法规遵从范围。制定法规时，分析所要遵从的法规是否与给定的云服务有所冲突有极大的必要性，其可以保证制定的法规具有基本的适用性。

(3)审计人员的资格与选择。在许多情况下，云服务商没有选择审计机构的权利，但是如果服务商对审计机构的选择具有一定的发言权将会对审计工作带来一定的益处，因为并不是所有的审计机构都熟悉云服务的业务结构。在公开可控的范围内，允许服务商选择熟悉自己业务结构的审计机构可以在很大程度上取得服务商的审计支持。

(4)服务商法规遵从。云服务商对平台数据和设施具有决定的控

制权，因此，云服务商自身及内部人员的控制显得尤为重要。耍满足云服务安全性要求，服务商必须制定保障平台安全和约束内部人员的规章制度，并控制内部人员严格遵守法律法规、制度和流程要求。

(5)提供法规遵从证据。收集众多管理法规和要求的法规遵从性证据是一项艰巨的任务。云服务的客户和审计机构应该开发一定的流程来收集和存储法规遵从性证据，包括审计日志和活动报告，以及系统配置、管理报告更改和其它测试程序输出的副本。同时，云服务商也应该有提供法规遵从性证据的义务。

4．结语

综上，本文结合国内外文献概括总结了云计算环境下的电子文件档案管理中存在的问题。云计算作为新兴的技术，在其巨大的优势下面，也存在难以避免的问题。文档管理工作在合理利用云计算等社会媒体优势的情况下，要更加注重对云计算本身存在的缺陷进行研究。同时，不同类型的档案馆(室)和文件管理机构要根据自身特点合理选择“云”的模式，可以根据机构的地域特点、收藏特色等选择适合自己的“云”。还应该注意到，云计算能在文档管理工作中应用的关键不仅是技术，更重要的是文件和档案行政管理机构的组织和管理作用，完善的标准、规范，跨学科的管理方法，灵活的技术运用及高素质的人才支撑，将会是云环境下文档管理逐步形成、发展和完善的必备条件。所以，利用云计算技术优势，改变传统的文档管理意识，避免云计算的缺陷，取长补短，这才能推动社会媒体新环境下文档工作的顺利开展。