O A 实 施 前 期 调 研 报 告
目录
一、 OA概述 ................................................................................................................................... 3
1.1、OA的概念 ........................................................................................................................ 3
1.2、OA的作用 ........................................................................................................................ 3
1.2.1、整合企业资源 ....................................................................................................... 3
1.2.2、加快信息流通 ....................................................................................................... 3
1.2.3、规范办公流程 ....................................................................................................... 4
1.2.4、提高办事效率 ....................................................................................................... 4
二、 学海办公现状 ......................................................................................................................... 4
三、 学海的OA需求 ...................................................................................................................... 5
四、 选型步骤 ................................................................................................................................. 9
五、 初步选型报告 ....................................................................................................................... 12
六、 OA实施需要注意的问题 ..................................................................................................... 14
6.1、技术缺陷 ........................................................................................................................ 15
6.2、功能欠缺 ........................................................................................................................ 15
6.3、选型失误 ........................................................................................................................ 16
6.4、管理不善 ........................................................................................................................ 16
6.5 学海在实施OA过程中面临的问题预估 ....................................................................... 17
一、 OA概述
1.1、OA的概念
办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
1.2、OA的作用
1.2.1、整合企业资源
1、通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制
度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。
2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业
发展。
3、对人力资源、客户资源实现更加有效控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。
4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相
学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。
5、将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，
发挥出最大的功效。
6、建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健
康持续发展。
1.2.2、加快信息流通
1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。
2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进
过程和发现人才。
3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。
4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。
5、所有员工都能及时了解权限内的市场信息，以便及时调整工作。
6、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。
7、所有员工都能在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。
1.2.3、规范办公流程
1、建立起一个紧密、协调、可靠而简单的管理机制，让企业充满活力，促进企业持续发展。
2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。
3、公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。
4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。
5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。
6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。
7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。
8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单
或客户。
9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。
10、企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公
成本，将资源和精力、时间用于核心业务。
11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不
是凭个人交际能力来沟通。
1.2.4、提高办事效率
1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。
2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。
3、可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。
4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高
执行效率和力度。
5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。
6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时
沟通，节省时间，提高效率。
7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。
8、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而
到处寻找浪费掉的大量时间。
二、学海办公现状
公司随着不断的发展，人员规模越来越大，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创
造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给公司带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。公司现在在各地都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批，可能会给公司带来巨大的损失。
学海的自动化办公停留在非常原始的阶段，企业一部分基层员工已经使用了ms-office办公，个别子业务系统，如财务、物流等使用了一些简单的系统。部分领导层不习惯使用电脑办公，还停留在纸质文件收发签字办公的阶段。
三、学海的OA需求
学海作为教辅图书出版发行的全产业链上的集团企业，面对的作者、客户、以及供应商等人员数目非常大，因此，要做好用户数和并发数规模的充分准备。根据对公司的了解，初步拟定需求，不包括其他协同系统的功能。
四、选型步骤
一个企业信息化的成功和失败的因素很多，选型是关键的关键。现把选型的步骤做简要的介绍。
4.1、成立选型小组制定选型规划
成立以总裁为组长、信息化负责人为副组长并全权负责的选型小组。召开选型会议，共同探讨公司现状、选型的大致步骤，制定公司OA需求的分析初稿，并征求应标软件商的意见，与他们探讨。
4.2、确定选型标准
作为国内知名的教辅发行企业之一，学海公司应对OA产品有十分严格的功能、性能评选指标，有自身的客观、特殊要求，应设置各种评选指标。
第一：有行业经验吗？
出版发行企业的办公自动化需求和应用特点有自己的行业特色，而一家有行业经验的OA厂商可以做到在今后的实施过程中更准确地理解企业需求，有效避免理解误差和产生摩擦。因此，公司首先强调的便是软件供应商必须具有丰富的行业经验。
第二：有成功的类似集团客户吗？
即便有同行业经验，还是不够的，行业存在共性需求，但同一个行业不同企业间还是存在不同的管理模式和企业文化，学海也有自己特色的管理理念、企业文化，同时学海是集团公司，跨在出版发行行业的全产业链甚至酒店、房产等也有涉猎，若能选择一家类似本集团有成功经验的软件厂商，无疑会为OA的顺利实施提供更为坚实的保障。
第三：应用调整灵活吗？
公司是一个拥有众多职能部门、下属机构众多、办公地点分散的集团企业，管理流程具有相当的复杂性，例如，各种文档管理、表单、流程等相对于单一小型企业要复杂得多，而且企业在发展过程中不断变化，这就要求OA软件必须具有大量可定制的功能。 第四：有权威认证吗？
OA品质是至关重要的一环，质量决不能马虎，OA在使用过程中会因为一个小的瑕疵而造成决策失误或管理混乱，带给公司巨大的损失。因此，考核OA品质的一个重要标准是看其通过了哪些权威认证，荣获了哪些有价值的荣誉，再做定断。
第五：实际效果怎么样？
考核OA性能的一个重要标准是看其实际效果，到该OA商在其它用户单位的实际应用情况进行考察，听取用户单位的实际评价，这是任何精美的资料案例都无法体现的。因此，对于公司可谓慎之又慎的软件选型过程来说，这是必须重视而且必须走的一步。
4.3、分析售前方案
软件商售前方案反映一个OA商的脸面和态度，从中能感觉出软件商是否重视它的这个项目，因此必须尽可能在小地方挑出毛病，以此检验软件商的精细度和服务品质。因为看似精美的解决方案有可能是“美丽的谎言”，在没有得到验证之前，绝不能轻信。
4.4、产品演示
产品演示是项目选型的重要阶段，展示软件商的实力，企业会通过软件的演示对各家软件形成大致的感觉。软件商的解决方案，从方案内容上看，好像都差不多，也看不出谁能更好地满足公司需求。因此，必须安排这软件商到公司集中进行产品演示，在演示的过程中检验和发现问题。
4.5、竞标报价
公司OA项目的竞标报价都是自行报价、统一拆封的。一般来说要综合考虑公司实际、软件功能、软件易用性、以及后期的服务价格。如果能够实施款项可分次付清，项目实施评估验收通过后再付最后一笔款项，那么这样的公司相对来讲就会有较强的实力。
4.6、系统试运行
软件商必须要提供一定时长免费试用期，哪怕是试用版也行，一是让员工尽早完成从手工到无纸化办公过渡的适应，二是检验软件的真实实力与适合度。
4.7、综合评分
在历经提报售前方案、竞价、演示、实地考察及试运行，选型小组要本着成本要缩小、操作要易用和要有典型成功案例的重点选型考核目标，召开综合评分会，确定选型方案上报公司决策层。
五、初步选型报告
选型作为一个重要的信息化步骤关系着信息化的成败，现对市面上使用客户较多，名声较大的四家公司的OA做一个技术上选型的简要报告，仅供参考。
经过了解和比较，从集团情况、软件功能和现有财务系统的整合上来考虑，我推荐选用用友A8 。
六、OA实施需要注意的问题
OA系统的失败案例在网上很少见，但并不能隐藏OA系统相当高的实施失败率。如果将完全废弃和没有产生应有效果的OA系统都算作失败项目，估计这个失败率将高达60%左右。相反，很多公司自己组织人员开发的OA系统反而有比较高的成功率。
一直以来，信息化项目实施失败的主因似乎都归咎于用户，而非产品本身。比如说用户缺乏一把手推动、用户需求变更太频繁、用户的管理太混乱等等理由。 因此，在决定实施之前，用户应该全面了解一下导致项目失败的常见原因，并尽量去规避。归结起来有四个主要原因：技术缺陷、功能缺陷、选型失误、管理不善。当然，学海作为用户，还会面临个性化的问题。
6.1、技术缺陷
1、不支持大规模并发
这种情况主要发生在大型企业和特大型企业，他们在最初上马OA系统的时候，用户数还不是很多，但用了几年后，用户数剧增，使用用户会达到万人左右，并发数（同时在线的用户）能达到2000-3000人左右。这时候系统的开发架构和运行平台就无法支撑了，系统访问会变得非常非常慢，而且很容易出现掉线或链接不上的现象，自然也就无法使用了。 万达集团原来花费数百万元上马的OA系统半途而废，主要就是这个原因。伊利集团三次实施OA失败，并发数问题也是一个重要原因。
2、服务成本太高
因为OA系统的服务成本太高而被迫放弃的用户很惨，他们已经习惯了这套系统，但有需求没法做，有问题没法改，只能使用最简单的功能。这种问题是 OA系统的先天问题，是无法解决的，出现这种问题的用户大多使用了一些服务成本很高的OA开发技术，如LOTUS、SharePoint等，这种架构的 OA系统无法远程服务，而到现场服务的成本远远超过JAVA等技术产品，因为掌握这种技术的工程师成本很高，没办法，物以稀为贵。
3、不能和其他系统整合
这种情况在近几年内越来越多，因为OA系统涉及面广，包容性强，所以用户需要将OA系统作为企业的中心平台，实现统一入口和整合数据的作用。但一些OA系统因为技术架构不合理或者设计水平欠缺，导致这种需求无法实现，这种问题也属于软件的先天性缺陷，后期是很难改进的。
这样用户得到的只是一个功能单一的OA系统，而且加重了企业信息孤岛的问题，被废掉就不可避免了。
6.2、功能欠缺
1、功能不细致
现在OA系统的功能普遍存在一个误区就是求全不求细，看起来林林总总各种功能都有，但深入的使用后才发现有很多欠缺，比如发送通知时不能设置自动回执、接收文件时不
能直接归档、工作流不支持多种类型的跳转、表单不支持交叉汇总等等。
2、功能不易用
这个问题一直被厂家所忽略，但却在很大程度上影响了OA系统的实施成功率。OA涉及面广，各类型人员电脑水平千差万别，OA实施是一鼓作气，再而衰，三而竭，如果不能够快速的让使用者产生兴趣，他们的热情就会很快冷却，再好的功能和技术都是空谈。
3、功能不实用
OA系统里面的很多功能模块都是摆设，并不能真正满足用户的业务办公需要，典型如资产管理、人力资源、客户关系、会议管理、项目管理等，用户发现不适用后又不愿意花钱做二次开发，慢慢的也就导致OA系统功能的闲置。
功能的欠缺可能不会导致用户完全废弃OA系统，但只能勉强的使用一些最基本的功能，如信息发布等等，远远没有发挥OA系统应有的价值，无疑也是一种失败。这种类型的客户太多了。
6.3、选型失误
用户在选型的时候一般都是不成熟、不理性的，过于理想化，但几乎所有的厂家为了取悦用户、尽快成单，都在一味的迎合用户的需求，甚至在明知不合理的情况下误导、欺骗用户。比如很多客户在购买时让厂家给自己开发一些业务模块，等实施后，才发现功能不适用，业务部门根本不用，钱就白花了。
还有很多用户只看重OA系统的表面，过分关注管理理念，以为先进的管理思想必然带来先进的管理工具，于是试用的时候走马观花，不够深入产品的功能和技术，结果产品和理念严重脱节，跟自己的预期落差太大，导致企业内上上下下的不满，OA系统成了摆设。 产品不对路，实施再努力也是徒劳，所以因为选型失误而导致项目失败的例子比比皆是。OA系统是七分软件、三分实施，还是有一定道理的。
6.4、管理不善
在失败原因中，管理不善的问题确实属于用户自身的问题。软件只是一个工具，不是救命稻草，要服务人的管理，管理是好的，软件可以让你变得更好；管理是坏的，软件就没有用武之地。
如果一个企业因为职能重叠、工作推诿、人浮于事而导致效率低下，那么首要的任务是先通过组织变革来解决管理问题，当然，解决过程可以借助OA系统这个工具，但不能寄希
望于OA系统，它的作用只是辅助性的。管理没有理顺，软件是不可能用起来的。
6.5 学海在实施OA过程中面临的问题预估
1、人员规模大，产业链拉得过长，工作流程不好固化，岗位职责较难定位，造成软件
所设计的流程很难按照完整的步骤走下来，所以OA上马既要求基本确立的组织架构，同时也要有完整的固化工作流程和完整的岗位职责。
2、企业领导能给信息化方面资金投入不多；便宜的软件，本身质量就不会很高，也不
能根据企业的实际需求做二次开发，导致OA 上马之后与企业需要脱节。这就要求企业要做好概预算，企业领导对信息化有足够的认识。一旦启动信息化进程，就没有回头路。
3、除了人力有限，还缺少专业人才，应用能力、维护能力、开发能力、实施能力等都
普遍较弱，这就要求管理系统要应用简单，不需要自己投入人力和金钱进行维护。
4、企业信息化实施的进程很难像集团公司那样通过企业文化和企业制度来推动，因为
一般的企业文化和制度都不具备强势的力量，往往依靠的是“奖惩性和强制性”两种方式。推动企业信息化建设，恰恰需要决策者重视和强制推行，否则实施起来将会遥遥无期，执行不力，将会导致效果甚微。
5、企业依赖“关系型营销”模式起家，因为市场、资金、人才等问题，这决定了它对
于信息化不是那么看重和依赖，觉得可有可无，或者说经营者并不相信管理软件所带来的作用（特别是在提高经营效益方面）。
6、OA系统选用的问题。OA本身区别不是很大，但是作为企业信息化过程中首先上的
项目，一是要让企业所有员工体会到信息化的好处，二是要考虑以后各个系统的集成与二次开发，三是要考虑各系统后面的服务费用和维护费用。
以上所有问题需要企业决策层领导要有对信息化的通盘考虑，做好规划。给予足够的资金预算和重视，强制推动信息化进程，切实解决好以上信息化过程中遇到的问题。
最后，选型的时候要关注未来发展，而不是眼前问题；关注综合成本，而不是购买价格；关注亲身试用，而不是厂家介绍。这样，系统实施失败的几率就会大大降低。