第三部分 ERP系统实施方案
一、目标及效益预测
XXX集团有限公司实施计算机管理是引进先进的管理思想和管理模式，掌握科学的管理手段，从而提高企业的整体管理水平，使企业高层能更有效地决策及利用更有效地手段保证决策地实施和制定，最终的目标是提高企业的竞争能力，使企业快速发展壮大起来。实施计算机系统后，可在下列几个方面产生明显的效益：
1、业务技术
·先进的管理结构
·高效的业务流程：提供供应链式管理审核
·全面的物流管理和高效决策流程
2. 市场竞争
·合理周转的库存，加速资金
·通过有效的成本控制管理来提高市场份额
3. 人员
·通过软件技能的培训，满足XXX公司人员长期发展计划，提高企业的整体素质
·资源的优化利用
4. 经济效益的提高，高投资回报率
二、 成功的关键
企业购买天心公司ERP系统后，并不能说明该企业已经成为一家ERP企业。因为天心ERP系统不仅仅是一个软件系统，更主要的是它蕴含了现代化的管理思想。而实施天心ERP系统的过程正是将这套思想在企业推行、发展的过程。天心ERP系统的实施方法是天心公司通过实施国内多个企业后总结积累出来的，通过实践，它被用户证明是一种能使用户在短时间内快速和成功实施天心ERP系统的有效方法。它简单，易行，用户只要按照实施步骤进行每一步操作，就会将保证项目在本企业实施的成功。要使系统真正在企业运行起来，除了领导的支持、全体人员的全力合作、严格地按项目的实施方法执行外，还应注意以下4个环节：
人—— 因为天心ERP系统系统涉及企业的产、供、销、人、财、物等多个部门，系统的最终用户也是个个部门，所以企业‘一把手’的重视和企业人员的培训和组织是一个非常重要的方面，经过国内外大量企业的实践证明，ERP系统能否应用成功，其关键在于
“人的因素”。
数据——数据的整理与录入是天心ERP系统在企业实施过程中的一大障碍，数据的及时性、准确性和完整性是天心ERP系统系统的基本要求。及时性是指数据必须在规定的时间进行和完成数据的采集；准确性是指数据必须去伪存真，符合实际；完整性是指数据须符合软件对数据项的要求。只有进入计算机系统的数据具有上述特征，方可保证实施的成功。
管理——组织主要是指人员的组织、教育及培训。在实施项目的过程中建立起一套完善的组织机构来领导与执行管理信息系统，是十分重要的。
处理规程——天心ERP系统是一种非常规范化和条理化的管理方法，企业任何使用计算机系统的人员都必须遵循一个统一的原则和规范，决不允许各行其事。因此必须在模拟运行的基础上，结合本企业的具体情况，制定出一套行之有效的管理制度，主要有：电脑管理制度、技术档案管理制度、数据录入与维护的管理制度、操作员的考核和职责、各管理部门处理规程。真正实施好一个项目，必须充分重视上述4个环节。下面将详细介绍实施天心ERP系统的具体步骤。
三、实施步骤
1、项目管理阶段
时间：在系统正式实施之前应先期成立
在一个企业内建立项目管理是实施成功所不可缺少的阶段，项目管理阶段主要是成立项目管理小组，它包括领导小组、实施小组和职能小组三个层次。现介绍如下：
1）‘一把手’作为项目管理小组的领导核心
项目管理小组由企业‘一把手’主持，它由与系统有关的总经理或副总经理、财务总监、企管部负责人、计划部负责人、项目实施小组组长构成。他的主要职责是：
(1) 提出企业计算机系统所要达到的目标，项目设计的范围及评价考核标准。
(2) 组织调整不合理的，与计算机系统不相适应的管理机构、体制、和制度。
(3) 协调各业务部门之间的关系，解决天心ERP系统与现有管理发生冲突的问题。提出解决方案。
(4) 调动及组织有关管理部门和项目实施小组，按计划逐步实施管理信息系统，并批准进行新老系统的切换。
(5) 决定项目实施小组的人选
(6) 研究企业工作流程的调整及机构的重组。
(7) 审批新系统的工作流程及工作规程，保证项目高质量地进行。
(8) 监控项目的进度。
领导小组至少每周举行一次例会，领导小组组长需要经常关心、参与和指导实施工作，及时处理各种问题，重点在以下几方面：
(1)抓培训效果及企业人员素质的提高
(2)定期检查工作，制定严格的奖惩制度。
(3)转变企业职工的管理观念，推进企业管理深化改革。
项目管理小组的机构图如下：
2）成立项目实施小组
时间：在系统正式实施之前应先期成立
（1）项目实施小组主要进行实施ERP系统的日常工作。项目组长（或经理）是一个非常关键的岗位，人选是否合适关系到项目的成败，企业对项目组长（或经理）的要求是：
· 必须十分熟悉企业的管理情况，具备一些主要基层部门的管理经验。
· 有改革创新的精神，熟悉ERP/ERP基本理论。
· 有较强的组织能力，能与人合作，在企业中有一定威望。
（2）项目实施小组的组织机构
项目实施组长（经理）：制定出本部门各岗位的工作职责，协调各部门工作，及时将问题反映给领导小组。提交各阶段报告。
系统硬件 ：（1人）负责硬件的维修，网络的维护，及日常的备份操作。
应用软件维护：（3人—4人）建议负责仓库1人、采购1人，销售1人；他们是天心公司和最终应用部门之间的桥梁。最好是既懂计算机操作，日后有维护系统软件的能力，又有一定企业业务知识人员。由项目经理考核决定其项目组成员，天心公司协助对相应的人员进行辅导，通过在数据准备及实施过程中，训练出一支即有管理经验又有应用软件维护能力的队伍。
文档管理员 ：（1人）管理软件介质和文档
（3）项目实施小组职责
·配合天心公司，保证实施计划的实现。
·指导、组织和推动职能组的工作。
·负责数据的采集组织，负责编码原则的制定，保证数据录入的准确、及时、完整。
·负责组织模拟运行，对管理改革的问题提出解决方案和建议。
·组织和开展企业内部的培训，担负起教员的工作。
·制定工作准则和工作规程。
·提交各阶段的工作成果报告。
3）项目执行职能组
项目执行职能组是指各个具体的执行部门，职能组是在项目实施小组的领导下，研究本部门实施ERP系统的方法和步骤，掌握与本部门业务有关的软件功能，并准备录入数据，学会应用各种报表提供的信息，培训本部门的使用人员，参与制定工作准则和工作规程，做好新旧系统的切换，运行新的系统。它是企业具体使用ERP的部门。
2、项目活动
我们建议将实施过程分为不同的阶段，每阶段设定相应的目标并在阶段结束之前进行检查，确认目标是否实现，运用这种方法的主要目的是保证项目正确有效的实现并最终满足公司的需要的实施方法。项目活动包括：
项目开始阶段的活动
·项目组织 ：召开项目启动会，介绍项目管理小组成员，确定项目的准备及目标。
·实施计划 ：天心公司与XXX公司密切合作开发一个描述实施活动内容的项目计划，该计划将为XXX公司项目管理小组提供一个全面的项目跟踪工具。
·设置环境 ：建立计算机网络环境。
·软件安装 ：安装天心ERP系统软件。
·培训 ：使用户尽快了解天心ERP系统软件功能。
·数据准备动员 ：讲解软件的数据采集，布置数据采集工作。
·系统试运行 ：将数据输入软件由用户进行软件操作及数据测试。
·系统正式运行 ：用户进行试运行后，由项目实施小组进行验收，验收合格后，项目实施小组将进行数据的移植及系统交接工作。
项目跟踪/控制阶段的活动
·实施小组的检查：项目实施小组每月进行一次，并报告结果，总结成绩，找出问题并予以解决，同时对未来可能出现的问题采取预防措施，向项目领导小组提交报告摘要。
·管理考察会议 ：每月召开会议向项目领导小组报告最新的项目进行情况，对新出现的问题加以解决。业务管理中出现的变化及工作中出现的问题也将根据需要在会上予以讨论。
·质量保证视察 ：天心公司将对项目进行考察以确保项目实施的质量。
四、实施计划
《XXXERP系统实施规划》是整个项目的实施原则。按照项目总体规划，项目实施工作计划在1个月的时间内完成XXX公司的ERP系统。建议项目实施和培训计划如下：
1．数据准备
ERP系统的运行依赖于数据的准确、及时和完备。企业原有的各种管理信息，一般需要经过收集、整理、转换才能符合ERP系统运行的要求。因此ERP系统实施过程需要一个数据准备阶段。
数据准备是在充分理解了ERP系统原理、使用方法和软件应用培训的基础上进行的。只有经过培训，理解了ERP系统，才能正确地理解各项数据的定义、概念、作用和要求，减少由于理解错误造成的返工。
有些数据可以在实施的前期就着手准备；有些数据则要根据ERP系统的具体要求来确定；还有一些数据需要在系统运行之后补充完善。
数据准备工作要动用各部门自己的力量，并使他们认识到这是他们自己的事，同时还需要各个部门的紧密配合，对某些关键问题，需要反复磋商研究。
l 对企业所有物料进行编码，整理物料清单（包括商品物料表），确保物料清单的准确性。------由物料部门或计划部门负责
l 对所有客户/厂商进行编码，整理出客户/厂商清单。
------由销售部负责客户清单，采购部负责厂商清单
l 对仓库进行编码
------由仓管部负责
l 整理员工资料、部门资料
------由行政部门负责
2． 实施准备阶段
时间：1周
1） 数据采集动员
由天心公司实施人员进行阶段性数据采集的指导工作。
（1） 向直接用户介绍天心ERP系统相应系统的业务流程，让直接用户对ERP系统有一定了解。
（2） 解释每一个数据采集表，数据采集项的涵义，以及数据采集时的注意事项。需要给用户强调的是，有时一条完整数据的采集需要跨越好几个部门，因此需要各个部门的配合。
2） 数据的采集
数据的采集是软件使用前所需进行的一项重要工作，只有在充分了解ERP软件的原理、流程并经过数据准备动员培训后，才能开始数据的采集工作，这样能避免或减少由于理解错误造成的返工。采集上来的数据由收集人直接填写在数据收集表中。数据收集表由项目实施小组分发到相应的业务部门。
3） 数据编码
在企业内由企业自行制定，天心公司进行指导。
采集上来的数据必须经过数据编码后，方可进入计算机系统。数据编码的工作量非常大，如果企业原来没有物品编码，则在编码前，还需制定各种代码的编码原则（主要是物品代码）。如果原来已有物品代码，那么也须重新进行整理，使之更加规范化，符合《天心/ERP》软件的要求。数据的编码工作应在天心公司的指导下进行。
4) 数据录入
经过整理的基础数据由各部门在天心公司的指导下输入软件系统。
3． 正式实施
我们将项目实施分为两个阶段。
1） 系统的实施
（1）实施软件
包括库存管理、采购管理、销售管理、应收应付帐款管理。
（库存与采购销售连接、应收应付与采购销售连接）
（2）时间
实施一期软件的时间在10天之内。
实施时间分配：
库存管理： 3天
采购管理： 2 天
销售管理： 2 天
收付款系统： 3天
（3）客户问题点发现及解决方案制定
时间：1-2天（天心公司实施人员）
一些软件与企业业务流程有差异的地方到真正使用计算机处理日常业务时才会发现提出，天心公司及时根据软件功能的现状，在修改最小的前提下，确定客户化方案
（4）客户化方案确认
时间：1天
与用户进行客户化方案的确定
（5）客户化方案执行
时间：视客户化工作量的大小而定
（6）试运行
时间：1个月
在进行客户化方案修改后，要求企业投入实际应用。试运行时，除项目实施小组成员参加外，还需要有职能组的参与。只有最终用户理解、接受并乐意去应用ERP系统，才能取得预期的效果。
（7） 制定系统运用工作准则和工作规程
时间：系统的实施过程中
天心ERP系统是一种规范化和条理化的管理信息系统，任何岗位上的任何人在任何时候都必须遵循统一的工作准则和工作规程。因此在试运行的基础上，应结合企业的实际情况，制定一套实施ERP系统的工作准则和工作规程。
“准则”是指处理各种事务或问题或例外情况的处理原则。“规程”是指在业务流程的基础上制定的事务处理步骤。
工作准则和工作规程由项目实施小组会同各职能科室共同制定，结合模拟运行进行验证，经领导小组批准，形成企业的正式文件。
2）系统的完善及全面推广
项目实施的最终目的是在企业内部全面采用ERP模式的管理。从分散管理向ERP一体化系统过渡是管理上的一次质的飞跃。最后的成败取决于前序各项实施工作的质量。
转入实际应用的时间，企业可根据其产品及生产组织的特点，原有基础自行确定。应该说明的是，手工管理若与ERP系统并行，只会增加管理的复杂性，增加直接用户的劳动强度，甚至有可能倒退到传统的老办法，有功亏一篑的危险。因此建议用户要重视过渡工作，把握实际，及时切换。尽量缩短切换的时间。时间为1周。
4、全面验收及评估
评价ERP系统的目的是通过考核，检查实施ERP系统的成效以改进工作。没有评价就没有进步。因此在整个系统正式运行一段时间后，可以进行系统的验收及评审工作。时间为1周。
五、培训计划
注：各培训课程的具体上课日期由天心公司与XXX公司根据实施进度商定。
另附XXX公司需准备资料：
1．XXX公司整体组织架构图及说明
2．XXX公司各部门人员组织架构图及岗位描述
3．XXX公司各部门业务流程图，及整体业务流程图及说明
4．各部门所需单据和报表格式及样张（结合业务流程图）
5．基础资料的整理和收集