公文处理培训讲义
第一节 对公文处理的一般认识
一、公文处理的涵义
公文处理指为公文的撰制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理是党政机关、人民团体、企事业单位在管理中一项经常性的重要工作，也称文书处理、文件处理。
二、公文处理的任务
公文处理的主要任务是及时、准确、安全地控制、处理和管理公文，提高办文工作效率，充分发挥公文的作用，为改革开放和社会主义现代化建设服务，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。
其具体工作有以下几方面：
1、收文的处理 包括收文的签收、拆封、登记、审核、分送、拟办、批办、承办、对内催办、查办、组织传阅、注办等工作。
2、发文的处理 包括发出文件的拟稿、核稿、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、传递、对外催办、查办等工作。
3、文件的管理 包括公文材料的日常管理和收发文办理过程中形成的文书档案资料的收集整理、立卷归档、提供利用等工作。
4、文件的保密工作 开展保密教育、保密检查；搞好文件、特别是机、绝密文件的登记、保管和清退销毁等工作。
5、文件贯彻落实情况的督促检查工作。
6、领导同志交办的有关公文处理的其他工作。
三、公文处理工作的作用
公文处理是行政管理的重要形式，是办理公务的基本手段之一，它贯穿于机关、单位各项公务活动的始终。机关、单位的管理工作，很大程度上要通过公文处理工作来体现。因此，公文处理工作的地位和作用是不可低估的。
1、公文处理是为机关领导提供参谋、助手作用的辅助性工作。它协助领导加强对公文撰制、办理的组织与控制，防止公文的积压与延误，防止文牍主义，有效提高公文质量。它为领导简政，减轻领导在办文方面的负担，而且使公文得到及时、恰当的处理。它为领导提供有参考价值的信息，为领导决策和指挥工作提供重要依据与参考。它有效地保证和督促领导决策的实施，通过督促检查以保证领导决策的落实；通过信息反馈，不断调整、完善决策方案，使决策更科学、更可行、更全面。
2、公文处理是承上启下，联系左右的枢纽。公文处理工作通过公文的制发与处理，承上启下，沟通各级、各类机关、团体、单位之间的纵横联系，使政令下达畅通，信息反馈及时，相互配合协调，有效地保证了整个管理体系工作的正常运转，从而有效地促进了国家的政务管理与事务管理的顺利进行。
3、公文处理是机关、单位的门面和窗口。机关、单位的公文处理工作，直接反映了机关、单位工作效率、工作作风和精神面貌，反映了机关、单位领导的决策水平与管理水平，反映了机关、单位工作人员的业务能力与工作责任心。因此，公文处理的质量和效率，是机关、单位工作质量和效率的具体反映，关系到发文机关、单位在受文对象及人民群众中的形象和威信。
4、公文处理是档案工作的基础。公文处理工作与档案工作既有联系又有区别。大量档案来源于公文，公文处理工作是档案工作的前提和基础。公文的内容、形式、书写材料及处理程序是否规范，归档公文是否齐备完整，直接影响到档案质量的好坏。只有加强公文处理工作，才能促进档案工作的顺利进行，进而推动国家档案事业的发展。
(四)公文处理工作的特点
公文处理工作具有较强的政治性、服务性、机要性、时间性和技术性。
1、公文是领导集团实施领导和管理的工具，总是为统治阶级服务的。我国的公文，是为党政机关、企事业单位实施领导、管理服务的，是为巩固人民民主专政政权、建设社会主义现代化服务的，是为传达、贯彻党和国家的方针、政策，指挥指导工作服务的，因此都具有较强的政治性、政策性。而涉及公文撰制、办理、管理的公文处理工作，自然也有较强的政治性、政策性。离开了公文处理工作，公文本身的政治性、政策性是无从体现的。
2、公文处理工作较强的服务性，体现在它的从属性、被动性和事务性上。
第一，公文处理工作总是为一定的集团实施领导和管理而设置的，总是从属于领导工作的。
第二，公文处理工作又是被动的。比如公文撰写、制发，必须按领导意图、决定以及工作需要而定，不能自行其是；公文的收文处理，也不可能主动地计划和安排，而必须从收文的实际出发来开展工作。公文处理工作人员的工作主动性，总是寓于公文处理工作的被动性之中的。
第三，公文处理工作大量的是事务性工作，多忙于收收发发、抄抄写写。公文处理工作人员则是埋头苦干、乐于奉献的无名英雄。
3、公文处理是一项机要性极强的工作。各级党政机关、单位的公文处理，都要不同程度地接触到党和国家的各种秘密，具有极强的机要性、保密性。
4、公文的时效性决定了公文处理的时间性。公文处理不及时，就会影响行文目的的实现，甚至在政治、经济上造成损失。尤其在实行改革开放、更注重时间的经济效益的新形势下，公文处理的时间性表现得更为突出。必须增强时间观念，讲求办文效率，保证每一件公文的及时处理。
5、公文处理工作是一项技术性很强的工作。公文处理工作是一项规章性极强的工作，研究公文处理工作的公文处理学、文书学，是一门具有多学科性质属性的边缘学科、应用学科。随着网上办公的逐步推行，办公现代化的实现，公文处理工作技术性强的特点就更为突出。领导干部、管理人员都不能鄙薄公文处理工作，而要看重其技术性、业务性，认真学习公文处理知识，掌握公文处理工作规律和方法，实现公文处理工作规范化、科学化，提高办文效率，进而提高工作效率。
第二节 公文格式
公文格式是公文的外观形式。公文格式主要包括公文用纸格式、公文文面格式、公文排版、印刷与装订格式。
公文用纸幅面规格目前为两种：一种是16开型(260mm×184mm)，党的机关公文大多沿用16开型；一种是A4型(297mm×210mm)，这是国际通用标准，国家行政机关公文用纸目前大多采用A4型。
从目前党政机关办文的实用上看，最需要掌握的是公文文面格式。
机关公文文面格式一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。
一、版头(国家行政机关公文称“发文机关标识”) 党的机关公文版头分为两种，一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共西充县委文件”，即大版头，一般用于向下普发的公文；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文种组成，如“中共西充县委办公室(通知)”，也可不加圆括号，用小版头，用于向上级报文或向同级、下级和无隶属关系的机关行文。
国家行政机关公文版头由发文机关全称或规范性简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范性简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。国家行政机关凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。这点请县级部门和乡镇党政办要注意区分，乡镇以政府名义向上级行文就应采取这种版头。因此，建议乡镇将党委、政府的文件大、小版头和政府上报公文的版头都印制出来备用。县级部门中有部分单位也没有上报公文的版头，建议印制。
版头应套红居中印在公文首页上部，字体要庄重(行政机关推荐使用小标宋体)，字号要适当，一般不能超过22mm×15mm。版头一经确定，应长期沿用。联合行文，版头可用主办机关名称；也可并用联署机关名称，牵头、主办机关排列在前，如联署机关过多，必须保证公文首页显示正文。
二、份号(国家行政机关公文称“份数序号”) 即同一份公文印制份数的顺序号。一般用6位阿拉伯数字顶格标注在公文首页左上角第一行，如“No000015”。党的机关公文要求标有密级的公文和印发量大的普发性公文应标明份号，国家行政机关公文只要求“绝密”、“机密”级公文标明份号。
三、密级(国家行政机关公文称“秘密等级和保密期限”) 公文的秘密等级。有保密要求的公文应确定具体密级，两字之间空1字，用3号黑体字。党的机关公文密级顶格标注在公文首页左上角，份号下方。国家行政机关公文需要时可同时标识密级和保密期限，且密级在前，保密期限置后，中间用“★”隔开，如“机密★两年”都用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第一行(有保密期限时，密级两字之间不空距离)。
四、紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度两字之间空1字，用3号黑体字标注。极少数当天要办的十分紧急事项发“特提”电报，3天内要办的紧急事顶发“特急”电报，5天内要办的较急事项发“加急”电报，10天内要办的稍缓事项发“平急”电报。“特提”、“特急”件应收到即办，“加急”、“平急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。
党的机关公文紧急程度顶格标注于公文首页左上角，密级下方。国家行政机关公文紧急程度顶格标注在版心右上角第1行，如需同时标注密级和紧急程度，密级标注在第1行，紧急程度标注在第2行。
五、发文字号 机关制发公文的编号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注在版头下方居中位置。其中，国家行政机关上行文的发文字号在横隔线上居左空1字处标注。党的机关公文的发文字号用4号仿宋字；国家行政机关公文用3号仿宋体字。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书面排印，发文年度要用全称，并用“〔〕”括起来。发文顺序号自每年第一件起按发出顺序编排，不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。
六、签发人 签发公文的机关主要负责人。上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注姓名。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。
党的机关上报公文的发文字号一般居中，右侧标注签发人，都用4号仿宋体字。国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，之后用3号楷体字标注签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
国家行政机关公文还要求“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
七、横隔线 隔开公文的版头部分与行文部分的横线。党的机关公文由居中红色五角星加两侧红色横线组成，位于发文字号下方。国家行政机关公文只有一条红色反线，无红色五角星。横隔线与版心(图文区)等宽。
八、标题 公文内容的高度概括。一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题(事由)和文种组成，位于横隔线下空2行居中位置。标题字体要大小适中，一般用2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。党的机关公文标题中可有标点符号，国家行政机关公文标题中除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
九、主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文，主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左下方，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标注方法同抄送。
十、正文 公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关下方。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位；文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称；用数字表示层次结构序数，应按“一”、“(一)”、“1”、“(1)”的次序，不可颠倒使用。正文中第一层次标题可用3好黑体字，第二层次标题可用3号楷体字，正文中其他文字一般都用3号仿宋体字。
十一、附件 公文如有附件，在正文下空1行、左空2字用3好仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称，如需回行，与附件名称第1字对齐排列(国家行政机关公文附件名称后不加标点符号)。有两个以上附件时，应注明顺序，顺序号使用阿拉伯数字，在“附件：”后上下对齐排列，数字后用下圆点符号。附件标题一般用小2号小标宋或黑体字。附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，附件的序号和名称前后标注应一致。
被印发、批转和转发的公文，不属本机关公文的附件，应在印发、批转、转发“通知”之后另页排印，印发、批转、转发通知正文用3号楷体字。被印发、批转、转发公文的一般格式为：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等，被印发、批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。印发、批转、转发、“通知”的印制版记、主题词置于文末。
十二、发文机关署名 发文机关名称。应用全称或规范化简称，位于正文的右下方。联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将牵头、主办机关排列在前。国家行政机关公文，因必须加盖发文机关印章，单一机关制发或两家机关联合行文时，不需发文机关署名。
十三、成文日期 一般署会议通过日期或领导人签发日期(如有两位以上领导人审签，署最后一位领导人的签发日期)；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。电报以发出日期为准。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注(如20##年4月20日)；国家行政机关公文用汉字标注(如二○##年四月二十日)。
十四、印章 党的机关公文，除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，应加盖发文机关印章。但在实践中，我们向下普发的公文也都加盖了印章的。
国家行政机关公文，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标注成文日期并加盖印章，成文日期右空４字。加盖印章应清晰、端正，印章上边缘不压正文或者附件，下边缘居中压成文日期，印章用红色。联合行文，上报的，由主办机关加盖印章；下发的，发文机关都应当加盖印章。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空７字，牵头、主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐；两印章间互不相交或相切，相距不超过３mm。联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。牵头、主办机关印章在前，每排３个印章，两端不得超出版心，最后一排如余１个或２个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空２字标注成文字时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。
十五、印发传达范围(国家行政机关公文称“附注”) 一般用于说明印发、传达范围或者需要说明的其他事项。在成文日期下１行，居左空２字加圆括号用3号仿宋体字标注。
十六、主题词 位于抄送机关或印制版记上方。主题词的标注要准确、完整、规范。主题词由反映公文内容的类别词、公文主题词的词及公文种类的词组成。
十七、抄送机关 除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注在主题词下１行、印制版记上方，左右各空１字，用仿宋体字(党的机关公文用４号字，国家行政机关公文用３号字)标注“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一抄送机关后标句号。抄送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送机关，按党、政、军、群的顺序排列，地方政府在前、部门在后；地方、部门分别按行政区划的顺序和机构序列的顺序排列。
十八、印制版记(国家行政机关公文称“印发机关和印发日期”) 由公文印发机关名称、印发日期和印发份数组成，位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)，一般在公文未页下部印两条横线，两线之间左空1字注明制发单位和名称，右空1字注明印发日期。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注。底线下面右侧加圆括号用阿拉伯数字注明印发份数，如“(共印180份)”。党的机关公文的印制版记用4号仿宋体字，国家行政机关公文用3号仿宋体字。
另外，需要大家掌握的还有机关公文版头主要形式及适用范围。
党的机关公文版头的主要形式及适用范围
(一)《中共×××委文件》适用于各级党委；用于发布、传达贯彻党的方针、政策，部署工作，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示(见格式一)。
(二)《中国共产党×××委员会(××)》适用于各级党委；用于通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。在版头的圆括号内用黑色2号楷体标注文种(见格式二)。
(三)《中共××××办公厅(室)文件》适用于党委办公厅(室)和党委其他部门办公室；用于根据授权、传达党委的指示，答复下级党委或部门的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项(见格式三)。
国家行政机关公文版头的主要形式及适用范围
(一)《×××人民政府文件》用于各级政府发布、传达政策，作出重要工作部署，转发上级机关文件或批转下级机关的重要报告、请示，向上级机关报告、请示工作。
(二)《×××人民政府》用于各级政府联系、商洽工作，通知事项，任免干部。
(三)《××××××办公厅(室)文件》用于各级政府办公厅(室)和政府各部门办公室根据授权，传达指示，转发文件，通知有关事项，向上级机关报告、请示工作。
(四)《××××××办公厅(室)》用于各级政府办公厅(室)和政府各部门办公室根据授权，通知具体事项，联系商洽工作。
(五)《××省××厅文件》用于政府各部门向下级政府相关部门部署工作，转发文件，发布本部门职权范围内的事项，通知重要事项，批复下级政府相关部门的请示，向上级机关报告、请示工作。
第三节 行文规则
行文规则就是发、送、报公文的基本规矩和原则。主要有四个方面：
一、根据机关的隶属关系和职权范围确定行文关系的原则
(一)向上级机关行文，应当主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关或部门阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关。
(二)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送上级机关和抄送上级机关，由主送机关负责答复请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。
(三)党委或政府各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。党委和政府的办公厅(室)根据授权，可以向下级党委或政府行文。党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性文件，如有关工作必须由下级党委执行的，应经党委同意后(冠以“经中共×××委同意”字样)方可向下级党委行文。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。
(四)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
(五)不相隶属机关之间一般用函行文。如乡镇与部门、部门与部门互相都可用函行文。
二、联合行文的机关必须是同级的原则
同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军事机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当把握以下几个原则：
(一)联合行文只适用于同一系统的同级机关和不同系统中地位或级别相当的机关之间，上下级机关不能联合行文。
(二)联合行文应当确有必要，即只有当公文的内容涉及两个或两个以上机关的职权范围时可以联合行文。
(三)联合行文必须明确主办部门，以便分清主次责任，便于公文处理。
(四)联合行文应当严格控制行文单位数量。如果联合行文单位过多，往往会造成职责不清、相互推诿。
三、不直接向领导者个人报送公文的原则
这是规范公文处理程序、提高公文处理效率的要求。《中国共产党机关公文处理条例》第十四条规定：“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”《国家行政机关公文处理办法》第二十二条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”
四、请示应当一文一事的原则
(一)请示应一文一事。所谓一文一事，指请示公文所提出的请示事项，性质上必须是单一的，并非指只能提出一个要求解决的具体问题。请示事项多是下级机关急于开展的工作或急于解决的问题，需上级机关迅速给予答复，若将几件性质不同的事项在一篇公文中提出，会增加上级机关处理的难度，花费许多精力和时间，大大降低效率，也不利于公文管理部门按问题特征对公文进行归档。
(二)请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。这一方面是为了尊重和维护相关机关的职权，另一方面也是为了便于上级机关了解全面和真实的情况，从而作出更准确、更令人信服的批复。
(三)请示一般只写一个主送机关。向上级机关请示事项，应按谁主管就对谁行文的原则行事，切不可将同一份请示报送两个或两个以上主送机关。确需同时送其他机关的，应当以抄送形式。
(四)不得在报告等其他公文中夹带请示事项。如果将请示事项夹带在报告等其他公文中，有可能被上级机关忽略，造成误事，而且不便于上级机关办理、批复，公文归档及日后查阅也增加了困难。
第四节 公文校核
公文文稿送领导人审批之前，应当由办公室进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是：
一、报批程序是否符合规定；
二、是否确需行文，发文规格是否合适；
三、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接；
四、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；
五、所提措施和办法是否切实可行；
六、人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合规定。
具体说来，公文校核就是要严把“六关”：
一是严把行文关。首先要审核行文是否需要，是否符合规定。要尽可能精简文件，减少文件数量，提高行政效率。
二是严把政策关。公文的政策规定必须正确、切实、可行。要注重与党和国家政策规定的一致性、与本机关以往政策规定的连续性、与有关部门相关政策规定的联系性和政策规定的可行性。对涉及民族宗教、干部人事、机构编制、财政开支、税收减免、计划生育、报刊征订以及关系群众切身利益等敏感问题，必须重点审核。
三是严把法律法规关。公文必须按照国家法律、法规的规定阐述和反映本机关职权范围内的事项。公文的内容和各项规定必须符合国家法律、法规。公文中一切涉及法律、法规执行问题的宣传和要求及具体措施，都要体现法律、法规的本来含义。
四是严把内容关。公文的内容要突出主题的鲜明性、材料的真实性、判断的准确性和内容的完整性。
五是严把文字关。公文文字上必须做到结构清晰、字句妥贴、标点准确、文风纯正及人名、地名、时间、数字、引文准确。
六是严把格式关。公文的格式审核要做到文种选择恰当、行文形式准确、文件体式规范。
第五节 公文收发归档管理
一、收文办理
收文办理包括公文的签收、登记、分发、传阅(传批)、承办和催办等程序。
(一)签收 收文时应逐件清点，重要文件要逐页清点，并以签字或盖章的方式签收。如发现问题(如散包、被拆、错送、错投等)须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。紧急公文应注明签收的具体时间。
(二)登记 公文办理过程中应对公文的特征和办理情况作详细记载。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。收文登记的具体做法可由各机关根据本单位具体情况自行确定并做到规范化，一般应标注本机关的收文序号。
(三)分发 将公文分送给相关领导和部门阅知、批示或研办。若领导批示需提请党委会议集体审议的公文，应在会前适时将公文及相关材料移交给承办部门。分发公文必须严格按领导批示范围进行。时效性强的要及时分送。密级较高的公文要尽量缩小知密范围。
(四)传阅(传批) 需送几位领导人传阅或传批的公文，应由秘书部门按一定的程序送有关领导人阅知或批示。一般原则是，传阅件按领导同志的排序由前向后递送，传批件按领导同志的排序由后向前递送。办文人员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。切勿横传，以免造成传阅失控或公文遗失。建议各乡镇、部门印制一点阅文笺，以便传阅领导好签名并批示意见。
(五)承办 主管部门应及时对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复呈文机关；若涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与相关部门协商办理；若需报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟批复文稿一并送请上级机关审批。
(六)催办 秘书部门应对公文的承办情况进行督促检查。催办工作贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文要及时催办，对一般公文也要定期催办，并及时向作出批示的领导同志反馈办理情况。
二、发文办理
发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
核发 秘书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。
登记 发文登记须由专人办理，包括填写发文字号、记录签发人、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。
印制 应做到准确、及时、规范、安全、保密。
分发 公文分发要认真登记，认真执行公文份数、发文通知单、封皮号码“三对照”的制度，仔细核对，保证分拣、装封准确无误。
三、保密管理
(一)公文的管理
1、党的机关公文要严格管理。公文一般只发给组织，不发给个人。到上级单位开会带回的公文，要及时交机关公文管理人员登记保管，个人不得私自保存。秘书部门应切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。
2、借阅公文要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。
3、党的机关内部公文(即非密级公文)的分发、传达范围应按照发文机关的要求执行，如需变更或复制，一般应经本机关(单位)的主管领导批准。
4、公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。标有密级的公文公开发布后，原公文即行解密。
(二)公文的保密
1、对党的机关标有密级的公文的分发、传达范围应按照发文机关的要求执行，下级机关、无隶属关系的机关如需变更，须经发文机关批准，任何机关、单位和个人不得擅自扩大密级公文的知悉范围。对接触和知悉绝密级公文的人员要做出文字记载。传达密级公文时，凡有要求不准记录、录音、录像的，传达者应事先声明。
2、复制上级党的机关标有密级的公文，须按以下规定执行：复制绝密级公文，应当经发文机关或其上级机关批准；复制发文机关允许复制的机密、秘密级公文，应当经本机关(单位)的主管领导批准。复制密级公文，不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并在本单位内部文印室或经保密工作部门审查批准的定点单位复制。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。未经发文机关批准，不得将上级党的机关标有密级的公文录入计算机。
3、汇编上级党的机关标有密级的公文，须经发文机关批准，未经批准不得汇编。上级机关汇编所属下级机关的公文可不受此限。经批准汇编密级公文时，不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围；确需改变的，应当经发文机关同意。汇编密级公文形成的载体，应按其中的最高密级和最长保密期限标识和管理。
4、绝密级公文和密码电报应指定专人管理，并采取严格的保密措施。
5、对录有密级公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同密级的公文管理。
6、密级公文应当在阅文室(或办公室)阅读，不得随意带出。阅读和使用绝密级公文必须在指定的符合保密要求的办公场所进行。因公外出确需带密级公文，要经本单位有关领导批准，履行借阅手续，并采取保护措施，使密级公文始终处于携带人的有效控制之下。携带绝密级公文应经本机关(单位)主管领导批准，并有二人以上同行。禁止携带绝密级公文参加涉外活动。禁止将绝密级公文携带出境。因工作需要携带机密级、秘密级公文出境的，应按有关保密规定，办理批准和携带手续。
7、保存密级公文，应当选择安全保密的场所和保密部位，并配备必要的保密设备。绝密级公文应当在安全可靠的保密设备中保存，并由专人管理。工作人员离开办公场所，应将密级公文存放在保密设备里。
8、对遗失密级公文的，要认真进行查处并及时向发文机关和党委保密委员会办公室(保密局)写出书面报告。
(三)公文的清退和销毁
1、党的机关的秘书部门应对收进、发出的标有密级的公文定期进行清理、清退。省军级公文和绝密级公文按规定按时退回省委办公厅。其他密级公文和未标密级的公文(除标有要清退的外)，由收文单位秘书部门妥善保管，除需留存归档备查的外，其余应在一年后按有关规定自行清理、登记、销毁。需要特别说明的是：目前县级各部门对市级以上公文的清退做得非常差，每年都有一定数量的上级公文无法清退，县委办的机要人员感到非常头痛，文件没有全部按时清退回市、省秘书部门，我们县委办也无法交差。建议县级各部门对市级以上的公文的管理要加强，传阅都要作好登记。
2、机关合并时，全部公文应随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、使用的公文按照有关规定移交、清退。
3、销毁标有密级的公文，应经本机关(单位)主管领导批准，并履行清点、登记手续，由二人监销，保证不丢失、不漏销。销毁密级公文，应确保秘密信息无法还原。销毁纸质公文，应采用焚烧、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应使用符合保密要求的碎纸机；送造纸厂销毁的，应送保密工作部门指定的厂家销毁，并由送件单位二人以上押运和监销。禁止将密级公文作为废品出售。个人不得擅自销毁公文。
四、公文归档
1、公文办理完毕后，文书部门或业务部门应按照有关规定将公文的定稿、印件和有关材料(包括电报、音像材料)收集齐全，归档整理。个人不得保存应归档的公文。
2、两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档整理，机关保存复印件。
3、机关各部门一般应于次年第二季度内向机关档案部门移交档案。文件归档整理工作要符合《归档文件整理规则》的要求，并接受同级档案部门的指导、协调和监督。
4、起草、修改和签批公文，书写及使用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
№000020
机 密
中 共 西 充 县 委 文 件
西委发〔2006〕×号
中共西充县委关于×××
×××××××××××的决定
(20##年 月 日)
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(此件发至××)
主题词：×××× ××× 决定
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中共西充县委办公室 20##年 月 日印
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(共印×××份)
№000020
机 密
中国共产党西充县委员会(批复)
西委〔2006〕×号
中共西充县委关于
××××××××的批复
中共西充县财政局党组：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
中 共 西 充 县 委
20##年 月 日
主题词：×××× ××× ×× 批复
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抄送：×××，×××，×××。
中共西充县委办公室 20##年 月 日印
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(共印×××份)
机 密
紧 急
中共西充县委办公室文件
西委办发〔2006〕×号
中共西充县委办公室关于
印发《××××××》的通知
××××××××××××××××××××××××××××：
《××××××》已经县委同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
中共西充县委办公室
20##年 月 日
××××××
第一章 总 则
第一条 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
……
主题词：×× ×× 通知
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中共西充县委办公室 20##年 月 日印
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(共印×××份)
秘 密
中共西充县委办公室(通知)
西委办〔2006〕×号
中共西充县委办公室
关于××××××××
××××××××的通知
××××××××××××：
××××××××××××××××××××××××××××××。
中共××县委办公室
20##年 月 日
主题词：×××× ×× 通知
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中共西充县委办公室 20##年 月 日印
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(共印×××份)
秘 密
中共西充县委组织部文件
×××〔2006〕×号
中共西充县委组织部
关于××××××××的意见
×××××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
……
附件：×××××××
中共西充县委组织部
20##年 月 日
附件：
×××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
主题词：×××× ×× 意见
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中共西充县委组织部办公室 20##年 月 日印
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(共印×××份)
秘 密
中共西充县委宣传部(请示)
×××〔2006〕××号 签发人：×××
中共西充县委宣传部
关于××××××××的请示
×××××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
中共西充县委宣传部
20##年 月 日
主题词：×××× ×× 请示
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中共西充县委宣传部办公室 20##年 月 日印
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(共印×××份)
