广州农商行安防设备项目投标总结会议流程（1小时）

会议主持：黎杰锐 会议记录：段凤池

1、会议开始（说明参会人员到场情况，开会目的总结交流分享）（黎杰锐）3分钟

2、标书编制方面总结（邹志华）8分钟

3、履安产品投标测试方面总结（蒋金华）8分钟

4、桥中产品投标测试方面总结（张奕焕）8分钟

5、参与项目投标小组各成员间交流总结，或指定不同代表发言（黄火娣、郑华良、陈海）10分钟

6、裴总就本项目投标过程相关总结分享5分钟

8、黄总就本项目投标过程相关总结分享5分钟

9、现金发放投标奖励（农行广东省分行营业部防护舱、广发惠州分行办公大楼、广州农村商业银行监控安防设备、羊城科技大楼安防项目共4个项目的）8分钟

? 邹志华给（孙奇明、段凤池、李俊、朱淼浪、林万春、郑华良、袁谷生、巫龙强、林佳楠、陈海、张家浩、杨梓阳）发奖金

? 裴总给（邹志华、蒋芳超、许燕霞、黄火娣、蒋金华、张奕焕）发奖金

10、会议总结（陈总）5分钟

11、聚餐（沁苑湘鼎泰房）

第二篇：小型会议组织流程总结

小型研讨会流程总结

一、 活动组织：

1、活动策划

策划是办活动的脉络，一份好的策划是成功的前提；目的就是通过这份策划书的制定使得活动能够让任何一个有一定责任心的人、只要按照策划书执行就能够比较好的完成该项活动的组织工作。

策划书包括：

? 确定会议的目的和要求达到的结果，以及整体预算； ? 拟定具体操作方案，应该包括活动的总体规划、“工作时间进程表”、“任务分

工表”、“物品清单”等。

? 组织任务小组，分配人员职责。分配任务要以个人为单位。

2、活动前准备：

（1） 嘉宾邀请

邀请分三个环节：邀请阶段、跟进阶段、提醒阶段。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好达到以下几个标准：

★大小要适中

会场太大，人数太少，空下的坐位太多，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，不仅显得小气，也根本无法把会开好。

★地点要合理

要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。

★附属设施要齐全

会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备，会务人员要逐一进行检查。

★要有停车场

（3） 酒店预订

酒店选择标准：

◆客房的标准是否符合会议要求。三星级至四星级的标准是最保险的选择。 ◆在会议期间可供使用的房间总数有多少，满足需要的充足的客房是必须的。 ◆是否有不同的房型满足不同的与会者的需求。

◆什么时间可以入住。与会议地点协商，要求能够安排提前入住。

◆最迟何时退房退房时间。与会议地点协商能够延迟退房。

客房预定方式：

? 搜集与会者相关信息，如让与会者填写一份住宿单，要求其填写陪同人员名字，希

望哪种房间，抵达与离开日期，内容包括：

1) 注明客房的会议价格

2) 注明代表房费由主办机构统一付费，非代表房费需自付。

3) 注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

4) 注明主办单位只支付会议全程20xx年#月# 日- #日共#天房费，不提供提前或

超时的住宿服务。

5) 注明代表用餐标准，以及非代表用餐需自付（午餐*元/人，晚餐*元/人）等

? 根据搜集的信息，统计整理出一份房间预定单（包括入住客户姓名、房间类型、付

费方式、抵达与离开日期等），交予酒店，告之所有订房以此预订单为凭。并且将住宿负责人的联系方式留给酒店前台，以便能及时通知工作人员嘉宾退房消息。

（4） 印刷材料的设计制作

根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案（横幅、展板、背景板等）；提前把印刷品送到会场或指定位置。

（5） 会议相关书籍、资料准备：

包括会议流程、会议议程、签到表格、会议须知、会议详细日程、考察线路及参与方式等等。

（6） 志愿者招募

? 志愿者招募信息发布

? 志愿者筛选

? 志愿者培训

? 志愿者名单确定

? 志愿者分工

2、活动组织：

基本准备：这个部分需要对活动现场的种种所需设施、物品、人员做好规划，主要包括：会场布置、现场工作人员、技术/设备、信息联络、其他

（1） 签到与入住安排

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。需要提前分配好引导及协助人员，准备好签到台以及入住酒店相对明显的路径指示。

嘉宾所使用的材料（包括会议须知、会议详细日程、会议流程、笔、小纪念品等），会议须知上要注明酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等，以防嘉宾在不知情的情况下，花费了额外的费用。

（2） 会场布置：主要包括茶点、座位（座次）、参考资料的发放、讲台、鲜花、其他装

饰用品等

（3） 现场工作人员安排：

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? 礼仪接待人员：安排好活动的礼仪接待人员，包括引导领导嘉宾入场签到、发放材料、发放活动简介和流程等。 现场秩序维持：例如，表演类活动对观众秩序的维持和表演者的引导、颁奖类活动领奖人的引导等。 信息联络人员：主要是指活动相关参与人员的联络工作，包括嘉宾评委领导、观众、工作人员、采访的媒体等的联络工作， 收尾工作人员：做完活动以后别忘了把现场收拾好，包括安排好送领导、嘉宾、评委离场等。 其他：包括负责接送车辆、合影、茶点等

3、活动后续组织

主要包括活动资料的记录和整理、经验总结等

（1） 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册

（2） 活动资料的记录和整理：包括活动报道、活动现场照片、影音资料等的记录和整理；

（3） 经验总结，针对活动策划组织的各个环节中出现的问题进行总结，找出问题或者漏

洞并制定相应的解决办法，避免今后的活动中出现类似问题。