集团印章管理规定

一、总则

1.为规范集团及下属子公司的印章管理，防范经营管理风险，结合工作实际，特制定本规定。

2.本规定适用于集团及房地产类子公司。

3.本规定中的印章是指集团及子公司的公章、合同章、法人代表名章、董事会章和部门章。财务印章（财务专用章、法定代表人印章、#5@p专用章及各类结算专用章等）的管理按集团财务管理心的相关规定执行。

4.印章由集团总裁办公室（以下简称“总裁办”）、各子公司行政部门负责管理，集团总裁办对集团及下属子公司的印章管理工作实施统一制度建设、人员培训、督察考核等常规管理。

二、印章管理员

1.印章管理员是履行印章管理职责的主要责任人，负责印章的日常管理和使用。财务人员不得兼任印章管理员。

2.印章管理员实行“AB角”制度，即在印章管理员因出差或其他原因离开岗位较长时间时，由备选人员担任临时印章管理员，行使印章管理员的职责。

3.印章管理员平时应对临时印章管理员做好印章管理制度和操作流程的培训。印章管理员对临时印章管理员的印章管理及使用承担连带责任。

4.印章管理员及临时印章管理员由各公司选报，各公司行政、人力资源部门填写《印章管理员选报审批表》（附表一）后逐级上报，由集团董事长批准。子公司不得自行任命或撤换印章管理员。

5.印章管理员及临时印章管理员须在《印章管理员选报审批表》上与集团签订责任状以明确其职责，印章管理员上岗前应学习本办法及其他相关规章制度，接受总裁办开展的岗前培训。

6.印章管理员办理离职手续时，应向公司行政、人力资源部门做出书面承诺，对其在担任印章管理员期间未记录于《印章使用登记簿》的用印，愿意承担相应的经济和法律责任。离任和接任的印章管理员应在《印章使用登记簿》封面上签名交接，并注明交接日期。

三、 印章的刻制和缴销

1、严格按照《印章刻制、缴销申请表》（附表二）的要求，写明印章刻制的原因、使用范围、样式、尺寸等内容后逐级报批。

2、总裁办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长批准。

3、经董事长批准的印章刻制、缴销，由总裁办负责办理，并填写《印章管理档案表》（附表三）报总裁办备案。

4、各公司行政部门向集团总裁办申领有集团标记的《印章使用登记簿》（另发），印章可启用。《印章使用登记簿》由集团统一制作下发，不得使用其他文本代替，其领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的《印章使用登记簿》应上交总裁办保管。

5.印章刻制过程中如有以下情况的，集团将严格追究其经济、行政和法律责任：

5.1未按照国家及公安部法律法规规定的程序刻制印章的；

5.2未经批准擅自刻制印章的；

5.3伪造印章的。

6.因机构撤销、合并、更名，或由于印章样式改变，印章久用致使字迹不清等原因停用印章时，应办理缴销手续，其程序为：

6.1各公司行政部门及时填写《印章刻制、缴销申请表》并逐级报批；

6.2集团总裁办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长核准；

6.3印章缴回总裁办封存或销毁，印章应由两人以上共同销毁。任何公司和个人都不得私自保留废弃印章。

四、印章的保存和管理

1.公章、合同章、部门章、法人章、董事会章由印章管理员统一保管。

2.印章的用印批准人和印章保管人不得为同一人。公章、合同章与财务印章的保管人不得为同一人。

3.印章管理员应注意印章的日常保养及清洁，延长印章的使用寿命，保持印迹清晰。

4.印章管理员对印章必须妥善保管，不准随便将印章放在桌子上，离开或不用时必须将印章收存锁好，有条件的应存放于保险柜中，以防丢失，若丢失应立即向总裁办报告。

五、印章的使用

1.用印必须登记，除《印章使用登记簿》之外，根据用印文件的不同情况，可分别使用《印章使用申请单》（附表四）、《合同会签审批单》、《发文稿纸》等作为用印依据，经批准的用印，申请人用印时应在《印章使用登记簿》上登记备案，但批准人不需在《印章使用登记簿》上签字。

2.合同用印与其他类别用印应分别登记，同一公司可登记在一本《印章使用登记簿》上，根据工作实际需要以标签注明合同类、发文类、其它类等不同类别。

3.印章管理员必须亲自用印，用印前应当按照批准人的审批意见，审查用印文件的审批流程、文件内容、格式等，确认无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处），对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。

4.印章原则上不得外借，如有特殊情况确需借用，须由借章人员填写《印章外借申请表》（附表五），经总裁办报集团董事长核准。

一般情况下印章管理员应作为监管人与借章人员一并办理印章外借期间的用印事项，由于特殊情况印章管理员不能作为监管人时，则由公司委派一名人员作为监管人，印章由监管人保管，用印时监管人与借章人员应同时在场，对印章的使用内容予以审核。借章人员与监管人对印章外借期间的用印风险承担一切责任。

印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。印章管理员须督促借章人员按时归还外借的印章。

5.印章管理员对下列用印申请，应当拒绝或暂缓办理：

5.1未经批准人签字核准的；

5.2批准人越权审批的；

5.3超出规定的使用范围的；

5.4规章制度未作出规定的。

对于上述情况的用印申请，印章管理员应立即向总裁办报告。

六、使用范围及审批权限

1.红头文件用印按照集团《公文管理条例》的规定履行报批手续，以经公司董事长签发的发文稿纸作为用印依据。

2.合同用印按照集团《合同管理办法》的有关规定执行，以《合同会签审批单》作为用印依据。合同履行过程中对合同权利义务产生影响的文件用印，审批程序与合同用印一致。

3.诉讼、仲裁、行政处罚等法律文书、行政文书用印，经法务部、法律顾问审核后，由集团副总裁核准。

4.办理企业设立、变更、注销登记等工商事务用印，按照集团《工商事务办理规定》的要求履行报批手续，以集团董事长签发的《企业内部工作底稿》及签署的工商登记材料作为用印依据。

5.向政府有关部门报送的文件用印，由各部门分管领导核准。但对于具备下列条件之一的文件由集团董事长核准：

5.1涉及对外承诺的；

5.2可能导致集团、子公司承担经济、法律责任的；

5.3对项目运营带来较大影响的；

5.4子公司总经理无法承担由此带来的后果的。

6.对外出具的具有担保性质的文件用印，经法律顾问审核后逐级报批，报集团董事长核准。

7.办理银行开、销户、变更手续需用印的，按照集团《财务管理制度（试行）》中关于银行存款管理的相关规定履行报批手续，以集团董事长批准的《单位银行账户开/销户/变更申请表》作为用印依据。

8.对外出具财务报表（包括对外提供有关资料）需用印的，逐级报批至集团财务负责人核准。

9.工程招投标、工程结算审价等文件用印，按照集团《工程招投标、采购管理办法》及《成本控制管理制度》规定的审批程序履行报批手续，由分管领导核准。

其他工程建设相关文件、表单、工程资料的用印，按照集团工程管理相关制度的规定履行报批手续，由分管领导核准。

10.办理人力资源工作（包括录用、退工、养老金、公积金申报等）需用印的，由人力资源部经办，由分管领导核准。涉及用印批准人自身的人力资源相关事务用印须报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。涉及董事会任免的人员由董事会核准，涉及集团统一任免人员由集团董事长核准。

11.外出联系工作需开具公司证明、介绍信的用印，履行审批手续，经分管领导审核后，由总裁办核准。

12.员工办理公派或因私出国（境）手续用印，履行审批手续，经分管领导审核后，由总裁办核准。

13.员工因私开具有关证明用印，履行审批手续，经分管领导同意，证明所涉及内容之专业分管领导审批，由总裁办核准。涉及用印批准人需因私开具有关证明的应报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。不得开具与事实不符的证明。

14.车辆办理检车、保险等相关手续的用印，由总裁办分管领导核准。

15.不得在空白纸张、证明、表格上用印，不得在内容残缺可能引发事端的文件上用印。不得开具空白证明或介绍信。

16.董事会章仅限处理股东会、董事会事务使用，由集团董事长核准用印。

17.部门章严格限于在集团内部的工作联系或对外办理一般事务性工作，绝对不可用于对外签订具有经济内容的任何形式的委托书、意向书、合同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。

18.日常工作中应尽量减少印章的使用频率，可以签名确认的文件应避免使用印章。

七、档案管理

1.集团总裁办及各公司行政部门应如实填写《印章管理档案表》，记录本单位各类印章的刻制、使用、缴销等情况，并及时报集团总裁办备案。

总裁办应建立集团及各公司印章管理员管理档案，记载印章管理员选报、奖惩、离任等信息。

2.印章管理员应妥善保管《印章使用登记薄》及其他用印依据（《印章使用申请单》、《合同会签审批单》、《发文稿纸》等），以备核查。

印章管理员应在每月5日前将上个月的《印章使用申请单》、《合同会签审批表》、《发文稿纸》等其他用印依据分类装订管理、备查。

《印章使用登记簿》的领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的《印章使用登记簿》应上交总裁办统一存档。

3.用印文件按照集团《档案管理制度》的要求由相关部门负责存档，印章管理员应记录用印文件的存档情况，以便查询。

八、管理责任

1.印章管理员、用印批准人必须严格按本规定操作执行，违者将根据情节轻重给予扣罚相当3个月考核工资或一个月工资以上金额的经济处罚或记大过以上直至辞退的处分，并承担因过失或过错而造成的全部经济损失，性质特别严重触犯刑律的，将依法追究法律责任。印章管理员对不符合用印条件仍违规操作，或明知他人违规用印而未加以有效制止的，或对用印申请人所提交的材料未尽职审查而草率用印的，不论是否造成实际损失均应接受上述处分、处罚；造成集团或子公司损失的，由印章管理员负责赔偿一切损失。

2.各公司至少每半年开展一次印章管理自查，并将自查情况报总裁办。总裁办每年对各单位印章管理情况开展1-2次检查评比，集团将对“年度印章管理先进单位”和“年度印章管理先进个人”的业绩纳入年度考核中。

3.各公司印章管理工作纳入单位以及单位负责人的业绩考核体系，印章管理工作被评为不合格的，不得参评当年度集团的任何荣誉奖项，并对责任人酌情处理。

九、附则

各子公司参照本规定制定相关管理细则，报集团总裁办备案，本规定自发布之日起执行，原印章管理相关规定同时废止。

本规定由集团总裁办公室负责解释。

第二篇：XX集团印章管理办法

集团用印管理办法

1.总则

1.1制定目的

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为规范用章流程制度，维护公司的利益，针对本集团公司之用印情况特制定本办法。

1.2适用范围

   本办法适用集团总部及各子公司及各关联公司。

1.3管理单位

公司董事长（总经理）授权行政（综合）部全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。

1.4名词定义

    （1）印章包括：

公司用章——公章、财务专用章、法人印鉴。

部门用章——人事行政专用章、发票专用章、（销售）业务专用章、（财务）结算章、厂家业务指定用章合同专用章以及其他形式的印章。

（2）各类印章之定义：印章是公司一切对外业务的合法标志。

a、公司用章是以代表公司对外签定有关文件时的一种书面承认。

b、业务章是公司对外办理各项业务时的专用章，在一定范围内是代理公章行使权利，也是公司签盖文件的一种书面承认。

2. 印章的领取及保管

2.1公司采用分级保管的办法，各类印章由各岗位专人依职权领取并保管。

（1）公章由行政（综合）部管理，财务专用章、法人印鉴由财务部管理；

（2）部门用章由业务所在部门管理。

2.2印章必须由各保管人妥善保管，原则上未经既定程序不得转借他人。

2.3公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章时需在卡上予以记录，如（附件一）。

2.4印章保管人离职时，须办理归还印章手续，作为移交工作的一部分。

2.5所有具备法力效力的公司印章，均需做“印章登记档案”，子公司综合部留存一份，集团总部行政中心备案一份。在公司印章发生变动的一周内，及时更新“印章登记档案”。

2.6每天17：30综合部将印章封好存放到财务部， 次日8：30取出使用。

3.印章的使用规定及用印流程

3.1公司将印章根据其重要程度分二类；一类章为涉及公司重大权利义务的印章，包括公章、财务专用章、法人章。二类章为业务用章，包括本公司业务章（销售、售后、综合、财务）、厂家指定专用章等。

（1）   一类章使用流程

a、公司各级人员使用一类印章时须按要求填写“用印申请单”（如附件二），并按用印流程（如附件三）将其与所需用印文件的复印件上报（在本公司的用印文件留存正本时，可不需要复印件），经部门主管审核，总经理（子公司适用）或财务总监或行政总监或董事长（集团总部适用）裁决，如有特殊情况，裁决人可以指定职务代理人代为裁决或采用电话报备方式。印章保管人必须对用印文件内容和“用印申请单”上载明的签署情况及用印文件的复印件予以核对，经核对无误后方可盖章。如果属于公司重要文件合同如借款合同担保合同、投资合同、租赁合同、资产处理合同、涉及款项或债权债务的保证书、确认书、认可书、承诺书、对账单等等，需要看到正本的裁决人亲笔签名方可用章。用印后“用印申请单”与用印文件的复印件作为用印凭据由印章保管人留存，并定期整理按照月份使用时间存档。用印文件留存正本在本公司且可妥善保管时，正本留存综合部，可不需要印章保管人留存复印件，但需在“用印申请单”上注明见档案文件XXX号或其他可查询索引。一类印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写“用印申请单”，注明事项，经权限裁决人批准后由方可带出，原则上由印章管理部门派员一同前往使用。

b、  财务人员严格依照财务的业务流程规范保管使用“财务专用章”和“法人章”，财务人员常规工作内容自行使用财务印章的无须填写“用印申请单”。日常报税、发票的申购核销中公章的使用，亦可省略用印流程，但公章使用需要登记。除此之外，需要严格遵守用印流程。非财务人员日常使用财务专用章、法人章，依照财务的表单流程申请使用，如在财务业务流程之外，必须填写“用印申请单”，通过用印流程审核后使用。保险索赔业务中，向保险公司收款的申请单，一般使用财务专用章，无须填写“用印申请单”，但需要成本会计对此逐一登记跟踪，如保险公司指定用公司公章的，用印也无须填写“用印申请单”但需作用印登记，公章保管人定期将用印情况反馈成本会计，以此跟踪。

（2）       二类章的使用流程

a、二类部门业务章的使用，无须填写“用印申请单”，主要根据业务的权限区分部门业务章的裁决人，但施印时需进行登记。在部门主管的权限内，经部门主管签字确认后，方可用印。超出部门主管权限的，需要经总经理或更高权限裁决人批准后方可用印。

b、厂家指定用章由各业务部门主管负责管理，并只允许在厂家指定的业务范围内使用指定专用章。

C、二类章使用于涉及款项或债权债务的相关文件如保证书、对账单、确认书、认可书、承诺书等等时，需经总经理（子公司适用）或财务总监或行政总监或董事长（集团总部适用）裁决。

4.用印裁决权的规定

4.1集团董事长对集团公司所有印章的使用拥有绝对的裁决权。

4.2各子公司公章的使用裁决权归公司总经理，但超越总经理业务裁决权限范围使用公章的需要报呈总部裁决。

4.3其他部门业务印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权，但必须保证在业务的权限范围之内。

5．印章的数量、规格

公章：1枚，规格按国家规章

财务专用章：1枚，方形，按国家规章

法人印章：1枚，方形，按国家规章

人事行政专用章：1枚，圆形

发票专用章：1枚，按税务局规定

（销售）业务部：1枚

（财务）结算章：2枚，椭圆形，带可调日期，以结算章（1）（2）为分辨

厂家业务指定用章：按厂家规定

6.印章的雕刻

6.1由公安机关备案指定机构或厂家要求雕刻印章。

6.2由于业务需要增加或更换印章的，由用章部门申请，综合部（行政部）负责统一经办，雕刻。本办法规定外印章的雕刻必须签呈总部，裁决人批准后方可刻制使用。同时更新“印章登记档案”。

7.责任

7.1印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须立即以任何有效方式向有关机关和集团报备挂失，如一类印章还须登报声明。同时申请新章，更新“印章登记档案”。

7.2任何人员必须严格依照本办法规定的程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。若违反本规定的，对用印人视其严重性处以50元——200元的罚款，损害公司利益的或造成公司损失的，将追究其法律责任。

8.附则

8.1本办法由集团总部行政中心行政部制定，呈公司董事长批准后自20##年9月17 日起公告实施，修废时亦同。

8.2本办法之解释权在集团总部最高裁决人。

8.3本办法附件包括：

附件1：《用 印 申 请 单》

附件2：《用 印 审 批 流 程 图》

附件一

           汽车销售服务有限公司     印章登记档案

附件二：

用印申请单

申请日期：     年    月    日

注：1、审核本单时必须附所需盖章的文件原件或复印件；

2、文件盖章后，本单由印章保管人留存，并定期整理存档。

3、需要带出使用者，裁决人必须特殊注明，申请人注明带出无效。

附件三：

用 印 审 批 流 程 图