印章管理规定

1.目的

为严格控制公章、财务专用章、行政人事专用章、管理处专用章、等及相关 印鉴使用范围，增强印章使用的严肃性，同时规范公司印章管理制度，进一步完 善公司印章的管理程序制定本制度。

2.范围

本规定所牵涉的印章包括以下几个方面：

2.1 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司公章、合同专用章、法定代表人印鉴

章、部门章；

2.2 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司财务印章（财务专用章、支票专用章、

#5@p专用章、银行预留的法定代表人印鉴章等）。

2.3 各物业管理处（专用）章；

2.4 日常工作中，为规范书写或避免过多的重复书写而使用的方章；

2.5 因工作需要使用的私人印鉴章。

3.职责

3.1 行政人事部负责编写《XXX经营公司印章管理的规定》，并按本规定归口管理，

同时负责本文件的编制、贯彻、实施过程中的协调、监督和解释工作；

3.2 行政人事部负责2.1 条印章的日常管理工作；

3.3 行政人事部负责2.1-2.5 条印章的刻制工作；

3.4 各管理处的相关部门负责其管理处印章的管理工作。

4.要求

4.1 申请和批准

4.1.1 刻制印章必须填写“印章刻制申请表”（附表一），填写申请人姓名、刻制印章

的理由、要求和样式（所刻印章的尺寸、文字）。

4.1.2 申请人报本部门经理签署意见，之后，由行政人事部出具意见，报主管副总经

理审批，最后由行政人事部负责具体刻制工作。“印章刻制申请表”一式二联， 第一联由行政人事部存档，第二联交采购员完成印章的刻制，并设立专本备案 登记。

4.2 领用和保管

4.2.1 采购人员完成印章刻制后,交于行政人事部验收，行政人事部根据印章的内容，

决定其日常管理的部门/管理处，由授权相关部门/管理处专人领用和保管；

4.2.2 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司公章、法定代表人印鉴章、行政人

事部专用章、由行政人事指定专人保管，不得擅自委托他人代管；

4.2.3 管理处印章的日常管理采用二级管理网络，管理处要求自行保管印章必须书面

申请，经总经理批准后方可授权，管理处专用章由管理处经理指定专人保管；

4.2.4 财务专用章、支票专用章及银行预留的法定代表人印鉴章等由财务部经理或其

指定专人保管；

4.2.5 印章须妥善保管，如发现印章变形、毁损等情况，应及时报总经理室及行政人

事部负责人进行处理，印章遗失，须立即到当地派出所报案，并登报申明作 废；

4.3 使用和要求

4.3.1 须填写《合同审批单》（附表二）方可用印的文件

合同类文件用印前必须填写《合同审批单》，凭审核完毕的《合同审批单》至 行政人事部履行用印手续。

4.3.2 须填写《用印申请单》（附表三）方可用印的文件

非合同的一般文件资料（如介绍信、情况说明、相关报表、封条、工资收入证 明、就业证明等），用印前必须填写《用印申请单》，凭审核完毕的《用印申请单》

至行政人事部履行用印手续。

4.3.3 可直接用印的文件资料

对已经签署了意见的文件资料，可直接用印，并在“用印登记本”上登记，如 每月的财务报表、劳动手册、录用通知书、退工单、社保、公积金各类报表、请示、

通知等。

证照复印件、本公司员工身份证复印件等也可在用印登记本上登记后直接用印， 但要注明仅限办理专项事务用。

已完成付款流程的各类支票、本票、贷记凭证、汇款凭证等；

4.3.4 以下文件、资料不得用用印

未经合同流程、用印申请流程的用印文件、空白介绍信、填写不完整的报表、 资料；

4.3.5 未经总经理或法人批准，任何人不得将公章带离办公地点。如确因工作需要在

空白表格或其他资料上加盖公章或携带公章离开公司的，应按下列程序进行： 有总经理签署的用印申请表（注明印章外带）；

安排专人负责此项管理，详细填明用途，并有相关审批手续；

将完成的表格或资料做相应备份，存档；

需有指明用途的特定格式，除此用途之外，不能作他用。

4.3.6 公司印章使用时须字迹清晰、图形完整、不变形，严格按照印章加盖的方式用

印，落款与用印名称必须完全一致。

4.3.7《合同审批单》《用印审批单》作为存档文件的附件，由档案管理人员一并存

档。

4.3.8 公司职员应以公司利益为重，自觉遵守用章制度，保守公司机密，不得泄露用

章内容。

4.3.9 对于不符合用章审批程序或越权审批的用章要求，公章保管人有权且必须

保证

公章的法律效力，维护公司利益，拒绝用章。

4.4 变更和废止

4.4.1 公司在完成工商变更和注销手续后，相应的印章亦作变更和废止工作。

4.4.2 对一些部门章、专用章等，随着发展的需要，亦可相应的变更和注销。

4.4.3 所有变更和注销的印章，必须先报总经理批准同意后，由行政人事部履行相关

手续。

5. 印章的管理

5.1 印章由专人管理，印章管理人员如遇特殊情况外出，事先必须将印章交部门/管

理处领导或领导指定的专人代为保管及使用，并做好交接手续，临时保管人员严格

履行印章管理人员的职责；

5.2 任何人不得利用掌管印章的权力为自己谋私利；

5.3 使用印章时应当坚持原则，严格执行印章管理制度，按照程序用印；

5.4 印章存放应有安全防范措施，谨防丢失和盗用，如印章丢失，应立即上公司领导

及公安部门，并以通报或信函形式通知相关单位，声明遗失期间，盖有丢失印章的

任何文件均不生效。

5.5 对各管理处授权管理的印章必须签署授权管理合同(附表四)

5.5.1 管理处（专用）章的使用须填写《用印申请表》，签署至部门经理一栏；

5.5.2 管理处（专用）章不得用于以下用途：

合同；

公司负有责任和义务的承诺书；

员工的任职、薪资、等员工资料的证明材料；

未经财务部门、行政人事部门审核的与税务、社保、公积金、录用、退工等有 关的各类报表及资料；

其他需用公司公章的资料。

5.6 对于丢失、擅自刻制、未经审批擅自使用印章的责任人给予通报批评，情节严重

的，除赔偿公司相应损失外，还须追究相关责任人和当事人责任。

6.解释和监督

本规定解释权属于行政人事部，总经理室对制度的执行情况进行监督。 附表一 印章刻制申请表

附表二 合同审批表

附表三 用印申请表

附表四 印章授权使用管理合同

附表一

印章刻制申请表

内 容：

理 由：

要 求： 样 式：

申请人：

主管经理：

行政人事部经理： 总经理：

签 收： 保管部门 责 任 人：

备 注：

年 月 日

附表二

合同审批单

合同名称合同编号 合同附件 具体事宜 合同单位 合同金额 履行部门 所属单位 经营公司 □

物业公司□

份数

履行人及

部门意见

签名： 日期：

法律顾问

及部门意见

签名： 日期：

财务部

意 见

签名： 日期：

分管领导

审批

签名： 日期：

总经理

审批

签名： 日期：

董事长

审批

签名： 日期：

档 案

存档部门

签名： 日期：

密 级 □普通 □秘密 □绝密 附表三

用印申请单

用印部门 经办人 日期

公文名称

主送单位

加盖章别 □经营公司公章 □物业公司公章 □法人章 □其他

用印数量

审

核

部门经理

分管领导审批

总经理

备

注

备注：对外公文用印，有主送单位的需填写单位全称

附表四

XXX经营公司印章授权使用管理合同

印章是公司或部门用法律形式来履行责任和享受权利的标志，应慎重使用。为 了做好公司印章的有效管理，按照 “XXX经营公司印章管理程序规定”，XXX经营

公司今授权 公司／ 管理处 部门使用管理

印章。并由行政人事部代表公司与 公司 部门责

任人签订本合同。

一、授权使用管理的印签样式为：

二、授权使用管理责任

1、负责印章的日常保管工作，做到安全、第一。

2、严格按照《XXX经营公司印章管理程序规定》执行。

3、当印章授权管理的责任人发生变动（公司内岗位异动或是离开公司）,责任人应

及时上报行政人事部，由下属公司再指定另一个责任人，重新签定“授权管理合同”，

或视具体情况，暂时收回印章的管理权。

4、当印章授权管理的责任人发生变动（公司内岗位异动或是离开公司）,行政人事

部在办理人事变动手续时，应有总部行政人事部签署的意见。

5、在印章使用过程中，发生违纪、违法行为，将视情节轻重，损失大小，公司有权

对责任人予以各种处分，严重的还要追究法律责任。

二、本合同的签约部门亦可与其下属单位或部门签订授权管理合同，明确权利义 务和责任。

三、在签订本合同后，如发生印章的变更，行政人事部应及时收回授权管理的原 印章，并在新的印签上签署作为本合同的附件。

四、公司因发展的需要，废止本授权管理的印章，则本合同也自动作废。

五、本合同一式二份，行政人事部持一份， 持一份。

行政人事部： ：

责任人： 责任人：

日 期： 日 期：

用印流程表

合同

付款用印

管理处章不得用于合同、公司负有责任和 义务的承诺书、联络函、员工任职、薪资 等证明材料、未经行政、财务部门审核的 各类报表及其他需要使用公章的资料 部门经理审批

起草、填制用印文件资料

及凭证

分管领导审批

法 律 顾 问 及 行

政人事部审批

财务部审批

总经理审批

相关部门用印

档案部门存档

财务办理付款业务

财务部审批__

第二篇：公司合同印章管理规定

×××公司合同印章管理规定

年 月 日发布（ ）法合印字第 号

第1条 为加强对全公司的合同管理，完善合同签订制度，制定本规定。

第2条 合同专用章由公司法律顾问室管理。公司对外签订合同，均必须使用合同专 用章。

第3条 各分公司和有权对外签订合同的业务部门，可以向法律顾问室提出刻制合同专用章。合同专用章的样式由法律顾问室制定。

第4条 合同专用章应设专人保管，经办人要使用合同专用章时，必须经主管领导批准。

第5条 本公司共有合同专用章 枚，对应单位如下：

（1）号章：公司本部，公司法律顾问室保管； 保管人：

（2）号章：公司物资采购部，由物资采购部保管； 保管人：

……

第6条 合同专用章必须是在签订合同时使用，不得将合同专用章用于非合同文书。

第7条

第8条

第9条 不得在空白纸页上盖合同专用章。 各单位每月向法律顾问室报送一次合同专用章使用情况。 法律顾问室应定期或者不定期地检查合同专用章使用情况，对违反使用规定 的行为，法律顾问室有权责令其改正；因此而给公司造成经济损失的，由法律顾问室提出处理意见，报总经理。必要时，可以收回合同专用章。

第10条 本规定自发布之日起施行。

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附件一：

合同专用章登记表

附件二：

合同专用章使用登记表

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