物资采购管理效能监察

自检自查总结

为认真贯彻落实公司《xxxxxxx》文件精神，加强对物资采购工作的管理监督，全面规范物资采购行为，按照山东分公司相关文件要求及工作安排，xxxx公司从采购计划的审批与执行、采购合同、采购价格、采购结算、采购质量、采购招标、仓储管理等方面对20xx年以来的物资采购工作进行了全面自检自查。现将自检自查情况报告如下：

一、物资采购计划的审批与执行管理情况。严格按《物资采购管理办法》的有关规定，对各工程项目的物资采购计划进行了梳理检查，不存在计划不实，擅自扩大采购品种、数量等问题。对物资采购计划的审批程序和各流程、环节进行了详细检查，没发现越权采购、降低采购审批权限、虚报计划变通采购、套取现金等问题。应集中采购的物资，按照上级公司的有关规定进行了集中、合理、规范采购，列入上级公司一、二级物资采购目录的，按上级公司物资采购部门要求实施了集中采购或授权后采购，无其他违反物资采购计划审批与执行有关规定的问题。

二、物资采购合同、采购价格、采购结算、采购质量管理情况。根据《合同管理办法》，对物资采购合同的签订权 1

限和要求进行了重新核实，重新检查了合同的严密性、规范性和准确性；根据20xx年以来签订的采购合同，对各类采购物资的数量、名称、价格、金额等基本情况进行重新核实；针对商务谈判订货的采购物资，对订货次数、产品名称、数量、价格、供应商等基本情况进行来了摸底，对资源市场内同一产品进行询价比较；对独家供货的产品，公司重新召开总经理办公会议进行了集体讨论确定，进行了科学、合理定价；认真分析市场走势，对所用物资材料进行了价格评估，对采购时机进行了重新统筹安排，采用规模、批量采购的方式，降低采购成本；对物资结算过程中的付款方式和付款流程进行了自检自查，杜绝了违反合同约定方式和额度擅自对外付款，付款手续不全进行结算等问题；对采购物资的质量进行了彻底检查，确保了产品质量。

三、物资采购招标管理情况。根据《招投标管理办法》，对按规定必须招投标的物资采购项目进行了检查，对招投标项目的总数、金额进行了摸底，杜绝了应招标而未招标、肢解项目规避招标、明招标暗定中标商等违规现象；对招标委员会、招标人在招标过程中的招标行为进行了检查，杜绝了串通招标、行贿受贿、有关人员违反规定干预或插手招标项目的行为，再次确定了公平、公开、公正的招标原则；重新检查了物资的型号、数量、质量、价格在中标书、合同、现场的一致性。

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四、物资仓储管理情况。根据《物资管理办法》，一是对入库验收环节进行了重新自检自查，依据公司与供应商签订的合同及技术协议，对到货物资进行数量、规格、质量、性能等指标的检验和确认；二是对订货合同、订购单、质量证明、产品合格证、装箱单等进行核实；三是质量验收员对物资外观及内在质量的检验，确保到货物资质量符合规定要求，防止质次产品和不符合要求的产品入库，四是验收后立即出具验收单据，包括物资的名称、规格、供货单位、验收日期、应收数量、实收数量、质量情况、验收人等，填写完毕后，验收人员签字认可。通过物资管理的自检自查，既保证了采购物资质量，又提高了管理水平，为保证公司安全运行夯实了物资基础。

五、存在的问题。公司目前没有专职的采购部门及人员编制，公司采购管理部门在安全生产和工程技术部，距离规范管理和操作还有差距。公司长远的情况看，规范化管理还要走一段路程；公司采购人员少，事头多，工作量较大，特别是采购政策、法规性强，采购程序要求严谨，为适应采购工作需要，相关人员须进一步加强学习，特别要走出去学，提高采购专业水平。

六、管理建议。公司将继续认真贯彻《物资采购管理办法》，进一步提高采购招标率，促进采购服务管理水平不断提高。一是建立积极有效的预防商业贿赂机制，规范管理、 3

为公司顺畅运行提供优质服务保障。二是进一步规范和完善公司采购批复、合同备案、公司采购资金支付等管理工作，不断加强采购监管部门、采购执行部门和采购资金支付部门的工作协调与管理。三是进一步加强公司采购管理、操作人员培训，提高采购队伍的综合业务素质，以适应新形势对采购工作的要求。四是认真执行党风廉政建设和采购人员廉洁自律“五不准”，坚决杜绝采购活动中的权钱交易、暗箱操作等腐败行为，自觉接受监督。五是建立有效的工作机制，形成工作的整体合力，加强内控机制建设，强化对业务人员的监督，使之制度化，经常化，提高自觉抵制各种不良诱惑的能力切实形成用制度规范行为，按制度办事，靠制度管人的良好局面。

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二0一一年十月十三日

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第二篇：物资采购管理效能监察操作规程

《物资采购管理效能监察操作规程》教程

(摘要)

中国石化股份公司物资装备部 卢秀军

第一节 开展物资采购管理效能监察的目的和意义

一、开展物资采购管理效能监察，对物资采购管理各项规章制度的贯彻执行，保证“归口管理、集中采购，统一储备，统一结算”的工作方针落到实处，促进集团化整体优势的进一步发挥，提高中国石化物资采购供应工作整体效益，有着十分重要的意义。企业物流看似是货物的流动，伴随的则是有关客户需求、服务水平、库存状况等信息的流动，其根本是企业资金和利润的流动，它可能是我们的利润源泉，也可能会是吞食企业利润的无底洞。

二、开展物资采购管理效能监察，是降低采购供应风险，保证各企业物资采购工作高效有序进行的重要措施。

三、开展物资采购管理效能监察，是强化采购关键环节监管，规范采购行为，堵塞管理漏洞，杜绝暗箱操作，减少企业效益流失，预防腐败，防止违法犯罪行为发生的重要手段。

第二节 物资采购管理效能监察过程中应注意的问题及各监察点的检查方法

物资采购管理效能监察主要是通过对12个监察点的监察，重点检查各企业贯彻执行物资采购管理有关规章制度的情况和物资采购管理体制、运行机制的落实情况。由于物资采购的决策过程是由企业采购部门、用料单位、供应商等多方因素共同作用下完成的，存在着技术、经济、社会等因素的影响，因此，监督检查难度很大。

一、物资供应体制的监察

1、物资供应体制的管理与规定:集团公司、股份公司实行“归口管理、集中采购、统一储备和统一结算”的物资供应管理体制。物资装备都是中国石化物资供应归口管理和集中采购部门，负责对各企业物资采购供应管理工作进行指导、协调监督和考核;各企业必须在分公司设一位领导主管物资供应管理工作，设一个物资供应部门负责上市和非上市物资采购归口管理、集中采购和统一储备工作。存续不设物资采购机构，所需物资委托上市部分物资供应部门集中采购，按照规范的关联交易运作。

2、物资供应体制容易出现的问题:部分企业集中采购程度不高，尤其是上市非上市分立运作后，分散采购倾向比较严重，非上市部分所需物资委托上市集中采购率低;上市与非上市部分关联交易不规范。

3、物资供应体制的监察点:归口管理、集中采购、统一储备、统一结算

4、监察的内容和方法

(1)归口管理:通过了解各分 (子)公司的物资供应管理体制，检查是否由分公司物资供应部门归口物资供应管理，是否由一位领导主管物资供应工作。

(2)集中采购:通过了解物资采购状况，检查企业内部集中采购是否达到规定要求，非上市是否按规定委托上市物资供应部门采购，有无擅自采购的行为 (重点为总部集中采购的品种)，关联交易及收费是否规范。

(3)统一储备:通过了解企业储备状况，检查是否实行了统一储备，是否实现了储备信息共享和资源统一调剂调度使用。

(4)统一结算:通过了解企业资金使用和结算方式，检查企业采购资金是否由物资供应部门统一使用，储备资金是否按核定的储备定额进行控制。

5、参考文件:《中国石油化工集团公司物资供应管理规定》(中国石化物[2002]309号)、《中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定》(石化股份物 [2002]67号)。

二、计划管理的监察

1、计划管理的业务程序:生产单位、分厂、车间按规定的时间，向物资采购部门提报需求计划，物资采购部门平衡物资需求计划，编制采购计划。

2、计划管理容易出现的问题:用料单位不按要求编报需求计划，提报计划随意性大、不准确，导致计划准确率低，供应不及时;物资采购部门未按要求编制、审批采购计划等，导致出现超储、积压、浪费现象。

3、计划管理的监察点:物资需求计划、物资采购计划、计划与采购岗位分设。

4、监察的内容和方法

(1)需求计划

(2)采购计划

(3)计划与采购岗位设置

5、参考文件:《中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定》(石化股份物[2002]67号文件)及企业制定的计划管理相关规定。

三、供应商管理的监察

1、供应商管理的业务程序:按照中国石化物资采购渠道分级管理的要求，供应商由总部与各企业两个层面分级管理，总部负责总部集中采购供应商、一级供应商网络管理;总部集中采购供应商、一级供应商网络未包括的物资品种，各企业组建二级供应商网络，并负责二级供应商网络的管理。

2、供应商管理容易出现的问题:属总部集中采购和一级供应商网络涵盖的物资，企业又办理二级供应商网络;企业二级供应商网络的供应商选择、准入程序不规范，考核评估机制不健全;总部通报处罚过的供应商，企业仍在继续与其发生业务;中间商采购、网络外采购比例较大;以设计、使用、技术等形式指定供应商。

3、供应商管理的监察点:供应商资格预审、供应商考核

4、监察的内容和方法

(1)供应商资格预审

(2)供应商考核

5、参考文件:《中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定》(石化股份物[2002]67号)、《中国石化物资采购渠道管理暂行规定》(石化股份物管[2003]72号)。

四、采购方案的监察

1、采购方案的操作规程:物资采购分为总部直接集中采购、总部组织集中采购和企业自采3种模式。对需求计划性强的大宗、通用和重要物资，由物资装备部实施总部直接集中采购;对需求计划性较强的大宗、通用、重要物资，由各企业在总部组织集中采购供应商短名单内实施采购;其它物资各企业可根据生产需求，采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式自行采购。

2、采购方案容易出现的问题:总部集中采购物资，企业越权自行采购;可实行批量采购的物资，企业分散对外采购，造成批量采购规模优势难以发挥;已建立供应商网络的物资未在网络内采购，中间商选择比例高;供应商预选中存在着设计指定、技术指定、使用指定采购的现象。

3、采购方案的监察点:采购模式、供应商选择、方案审批

4、监察的内容和方法

(1)采购模式

(2)供应商选择

(3)方案审批

5、参考文件《:中国石油化工股份有限公司总部集中采购实施办法》(石化股份物[2003]406号)、《中国石油化工股份有限公司总部组织集中采购实施细则》(石化股份物设[2003]444号)，以及企业制定的相关规定。

五、网上采购的监察

1、网上采购的业务程序:企业需用的各类物资均可上网采购，凡中国石化总部集中采购的物资必须上网采购。属总部直接集中采购的物资，企业通过石化总部电子商务网站录入订单，由总部实施采购，企业与石化总部签订采购合同;总部批复委托企业自行采购的，企业签订合同后，将合同要素录入石化总部电子商务网络系统;属总部组织集中采购的物资，企业通过石化总部电子商务网录入订单，总部组织集中采购的供应商在网上公开报价，企业根据报价等情况确定供应商，并录入采购合同。

2、网上采购中容易出现的问题:网上采购补录现象严重;网上与网下采购两张皮(重复审批);应上网采购的物资未上网采购;企业提报网上采购订单后，订单已过交货期而未编制询价方案、询价书、未录入合同，造成网上垃圾。

3、网上采购的监察点:网上采购率、网上业务处理及时率、网上业务处理方式

4、监察的内容和方法

(1)网上采购率

(2)网上业务处理及时率

(3)网上业务处理方式

5、参考文件:《中国石化网上采购管理规定》(石化股份物[2002]22号)和《关于加强网上采购管理的补充规定》及《中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定》(石化股份物[2002]67号)。

六、采购方式的监察

1、采购方式的业务程序:物资采购方式主要分为协议采购、招标采购、询比价采购3种，属于总部直接集中采购、组织集中采购范围内的物资，由物资装备部组织各企业物资采购部门与供应商进行联合谈判签订一揽子框架合作协议，按合作协议实施协议采购;属于企业自行采购物资具备招标条件的，由企业物资采购部门实施招标采购;对采购批量较小且不具备招标条件的物资采购采取询比价方式采购。企业编制询比价采购询价书后，可在一、二级供应商网络内选择3家或3家以上的供应商，向供应商发出询价书，依据询价结果确定供应商，也可通过总部网上竞价采购系统，实行网上竞价采购。

2、采购方式容易出现问题:属总部组织集中采购的物资品种，企业未在框架协议确定的供应商短名单选择供应商，未按协议确定的价格执行;招标采购容易出现的问题是明招暗定、虚假招标，寻

找借口、规避招标，招标程序不规范、不严谨，使招标流于形式;招标评分标准不合理，评委主观评分的分值大;标底价测算不准确，投标供应商恶意报价等。询比价采购预选的供应商未选择3家或3家以上;指定采购或明询暗定;参与报价的供应商蓄意串联，相互充当“价托”。

3、采购方式的监察点:协议采购、招标采购、询比价采购

4、监察的内容和方法

(1)协议采购

(2)招标采购

(3)询比价采购

5、参考文件:《中华人民共和国招标投标法》、《评标委员会和评标办法暂行规定》、《中国石化重要物资招标投标实施办法》(石化股份物[2002] 152号)、《中国石油化工股份有限公司总部组织集中采购实施细则》(石化股份物[2003]444号)。

七、项目管理的监察

1、项目管理的业务操作:物资装备部负责项目物资采购管理工作，实施限上、限下项目分类管理。凡投资额大于3000万元、新区动用探明石油储量1000万吨及以上、原油产能建设10万吨/年及以上、动用探明天然气储量l00亿立方米及以上、天然气产能建设2亿立方米及以上的基建、技改等投资项目采购管理工作由物资装备部归口管理，项目责任单位在物资装备部指导下具体实施;限下项目采购管理工作由项目责任单位自行管理和实施，物资装备部负责监督和考核。

2、项目管理容易出现的问题:企业工程建设项目未经物资装备部组织进行国内外采购物资分交和国内采购物资集中分交，便开展采购工作;个别企业工程项目物资采购以包代管，一包了之，工程项目物资采购管理薄弱，项目总承包单位片面强调设计、采购、施工一体化，物资采购上网率不高，存在应报总部集中采购未报的现象;项目设计料表变更频繁，项目积压物资问题突出。

3、项目管理的监察点:进口物资分交审查、国内采购物资集中分交

4、监察的内容和方法:

(1)进口物资分交审查

(2)国内采购物资集中分交

5、参考文件:《中国石化固定资产投资项目物资采购管理办法》(石化股份物项[2003]23号)、《中国石油化工股份有限公司固定资产投资项目实施管理办法》(石化股份发[2002]141号)。

八、质量管理的监察

1、质量管理的业务操作:物资采购质量管理贯穿于物资的设计选型、合同签订、加工制造、运输、验收入及仓储和安装调试等采购供应全过程各个环节。包括:产品的品牌、生产商、技术规格、性能参数、质量控制标准、驻厂监造、验收标准、包装运输技术质量要求、质量检验、验收入库、售后服务、责任追溯等。

2、质量管理容易出现的问题:采购部门采购物资时，技术规格参数不清、供应商选择不当、质量条款不明确、监造失察、验收入库把关不严;物资使用单位擅自处理物资质量问题，造成物资供应部门无法对供应商的产品质量进行准确分析和考核评价，并继续采购此类产品等。

3、质量管理的监察点:质量检验、质量跟踪、重要设备和材料监造、质量事故

4、监察的内容和方法:

(1)质量检验

(2)质量跟踪

(3)重要设备和材料监造

(4)质量事故

5、参考文件:《中国石化质量管理制度》、《中国石化物资采购质量管理暂行规定》(石化股份物

[2003]73号、《中国石化设备监造管理办法》 (石化股份物设[2004]5号)

九、价格管理的监察

1、价格管理的业务程序:企业建立物资采购价格监控制约机制，明确界定采购价格分级审批权限，物资采购供应部门依据审批的物资采购计划，采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式，通过竞争和谈判确定采购价格。采购价格不得突破物资装备部发布的采购指导价格，对属于总部组织集中采购的物资，各企业不得擅自突破物资装备部牵头组织的联合谈判小组与供应商共同谈判确定的采购价格。

2、价格管理容易出现的问题:企业不注重市场价格调研，或受利益驱动，采购物资的价格，高于总部发布采购指导价格或高于市场价格;片面的追求的低价格，而忽视产品质量;物资采购价格监控制约机制不健全，对价格监管不力。

3、价格管理的监察点:价格确定、价格调整

4、监察的内容和方法:

(1)价格确定

(2)价格调整

5、参考文件:《中国石化物资采购价格管理暂行规定》(石化股份物管[2003]70号)，以及石化总部在电子商务网上发布的采购指导价格和企业制定的价格管理相关制度。

十、合同管理的监察

1、合同管理的业务操作:按照中石化物资管理规定，企业在签订物资采购合同时，必须有相应的通过审批的物资采购计划，杜绝无计划盲目采购。根据股份公司《内控制度》的审批权限，合同单笔≥500万 (化工原料≥1000万)的，由企业经理或经理班子审批;单笔100—500万 (化工原料300—1000万)的，由企业分管副经理或总会计师审批;单笔＜100万 (化工原料＜300万)的，由企业处室负责人或业务经理审批。

2、合同管理中容易出现的问题:合同不按规定的程序审批，存在越级、越权审批的现象;签订的合同与采购计划不符、招标结果和签约不符;供应商不按合同履约，以次充好;合同的法律与防范意识差。

3、合同管理的监察点:合同审批、合同签订、合同履行

4、监察的内容和方法:

(1)合同审批

(2)合同签订

(3)合同履行

5、参考文件:《中华人民共和国合同法》、《中石油化工股份有限公司内部控制手册》、《中国石化股份有限公司合同管理实施细则 (试行)》(石化股份法[2004]419号)及企业制定的合同管理有关规定。

十一、资金管理的监察

1、资金管理的业务操作:按照物流与资金流相统一的原则，企业采购资金要统一管理，根据采购权限和采购计划，由物资供应归口管理部门集中使用。总部直接集中采购物资的货款，按照集团公司和股份公司内部转帐方式进行结算。企业自购物资的货款，在保证商业信誉的前提下，各企业可根据本企业的生产经营实际，按合同约定条款，确定采购资金的付款方式、付款时间，以提高采购资金运营效益。

2、资金管理容易出现的问题:企业结算手续、交接制度不完备;预付款管理制度不落实，合同履约后未及时冲销预付款，或预付款项长期不清账、不对帐，给企业造成损失。

3、资金管理的监察点:资金申请、资金拨付

4、监察的内容和方法:

(1)资金申请

(2)资金拨付

5、参考文件:股份公司《内部控制手册》、《中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定》(石化股份物[2002]67号文件)、以及企业计划、财务、物资部门制定的资金管理相关规定。

十二、物资储备管理的监察

1、物资储备管理的业务操作:按照中国石化物资管理规定，由物资装备部对大宗、通用、重要物资的储备实行统一调度，各企业实行统一的物资储备管理制度，由物资供应归口管理部门对集中采购物资实施集中储备，减少二级储备，不设车间储备。同时，各企业要采取多种方式充分利用社会库存，并采取改代利用、降价处理、报废等方式加大积压物资处理力度，控制储备数量，减少储备资金占用。

2、物资储备管理容易出现的问题:库存物资未做到统一调度、集中储备;物资储备结构不合理，库存物资长期无动态;造成库存物资积压的责任不清，没有处罚措施。

3、物资储备管理的监察点:储备定额的控制、积压物资处理

4、监察的内容和方法:

(1)储备定额的控制

(2)积压物资处理

5、参考文件:《中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定》(石化股份物[2002]267号)、《中国石油化工集团公司物资供应管理规定》(中国石化物[2002]309号)、《关于加快积压物资处理的通知》(中国石化物[2003]399号)、《中国石化股份公司防止物资积压优化库存结构的规定》(石化股份物

[2004]113号)，以及企业的相关管理制度。

结束语 希望通过效能监察，认真总结企业在物资采购管理中好的经验和作法，积极推广;要认真分析企业物资采购管理中存在的问题，查清责任，提出整改意见，规范物资采购行为，堵塞企业管理漏洞，切实提高物资采购管理效能。