商务函电实训

实训课题一 询盘及回复信函

在国际货物买卖中，交易一方欲购买某种商品的时候，他会主动向另一方发出探寻，了解对方商品的情况或就买卖该商品提出有关交易条件，这种表示叫询盘，也称询价，通常情况下询盘是买卖双方交易的开始，它有时只说明要买卖商品的范围，目的是要对付进一步的介绍情况，有时还指定商品，甚至连包数、包装、交货期都明确提出，要求对方报价或递价。询价信一般由买方向卖方发出，信中表达的只是一种愿望，请将来可能的交易对象向自己发盘。因此，询价函里所列的内容多是探询和参考性质的，写信人没有必须购买的义务，其内容对双方也均没有约束力。必须清楚的是--询价环节是买方了解市场供求、寻找交易机会的有效手段，写一封有效的询价信或对对方的询价信妥当的回复，在开拓市场、寻找客户的贸易初级阶段其作用是不容忽视。有些采购商他会提供样品，提供规格要求等详细资料给你报价，这样的采购商你要好好把握，因为他们的订单率很高。 对于随口询问价钱的采购商，有时甚至规格，要求，材质等一切资料都没有，只是给你一个图片要你报价，你也要热情对待，虽然此采购商并非真的有订单，但并不代表<WBR&NBSP;&NBSP;>以后没有。你可以给他报个笼统的价格。因为他们要等着这个价格回复客人。如果客人有订单，以后采购商自然会提供详细资料要求你重新报价。

实训课题

二 报价、发盘、还盘信函

在国际贸易中，买卖双方在签订合同之前需要经过“询价——报价、报盘——还盘——接受”这一流程。买方先向卖方进行询盘（或称询价），要求卖方报价或报盘，卖方则据此发盘，提出某些交易条件（如商品名称、牌号、数量、规格、价格、包装、支付、交货期等）。如果买方认为其条件可以接受，同意卖方报盘，双方则达成交易。如果买方认为其条件可以接受，同意卖方报盘，双方则达成交易。如果买方认为卖方报价偏高，或有些条款与其所期望的有所出入，则可能拒绝这次报盘，或者进行还盘，提出卖方自己的建议或条件。收到这样的还

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Mr. Brown

The Procurement Manager of Flying Mobile Phone Retail Market, 22 Green Street, New York

September 19,20xx

The Sales Department of Guangxin Electronics Co.，Ltd 1 Jiangxia Road，Wuhan

Dear Sir/Madam，

I got your name card of Guangxin Electronics Co.，Ltd. from China Import and Export Fair last week in Guangdong. We learn that you are producing cute mobile phone. And we are quite interested in your products.

Would you please send us as soon as possible your illustrated catalogue and the latest price list.

We used to by these products from other sources. We may now prefer to buy from your company because we are given to understand that you are able to supply cute mobile phone of high quality at attractive prices. In addition, we have confidence in the quality of your mobile phone.

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We have learned from MR. Jackson that your firm is of good standing and reliability in Food trading. And we understand that you are

interested in import of food. We are now

writing you hope enter into business relations with you.

Food import fall within the scope of our

business activities. We are confident that we will be able give orders if the delivery and price and quality is good.

Please give us all necessary information

regarding your products for export.

Yours sincerely,

We know that you are exporters of Walnut. We would like you to send us details of your

various ranges, including prices, and also

samples of the different qualities of material used.

We are large dealers in food and believe there is a promising market in our area for

moderately priced goods of this kind

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通过一周的实训，使我对国际贸易单证业务流程及操作有了进一步了解和感触，进一步掌握制做单证的基本知识，基本规则和基本技能。本次实训，也是一笔珍贵的财富，带给了我们许多快乐。同时使我们的专业技术水平得到了有效的提高。 国际贸易单证制作是一个复杂的过程，涉及的部门多、环节多、范围广、手续繁琐，它要求对外贸易的从业人员不仅要熟练地掌握国家对外贸易政策和外贸专业知识，还应加强我们对外贸单证的了解和实际动手能力。

在这次实训中我们所做的单证有：销售确认书和合同，不可撤销信用证，海运货物出口代运委托书与货物出口订舱委托书，装货单，海运提单，航空货物托运单，货物运输保险单，商检证书，出入境检验检疫机构品质证书，原产地证书，普惠制产地证书，商业#5@p，装箱单，汇票，受益人证明书，装运通知书进出口收付汇核销单等相关证书。

本次实训的主要目的是:是为了提高我们制作常用外贸易业务单证和熟悉进出口业务一般流程,识别和加强单证业务操作能力的训练而进行的.让们进行比较系统的外贸业务综合技能训练,采取仿真模拟实际业务流程,一环套进行业务操作训练,为以后从事实际进出口贸易工作,实现零距离上岗作业打下坚实的基础.

我们作为国际贸易实务专业的学生，对这方面知识的了解和学习就显得十分必要和重要了。因此，从大一我们国际贸易实务专业就开设国际贸易实务专业课、大二就开设了国际贸易单证这门课程，为了使我们更好地，更加深刻地了解和掌握本学期这门课程加强理论知识和实践的相互联系，本月份我系特为我们安排了为期一个星期的国际贸易单证制作实训。让我们真正地认识到了和接触到了实际操作方面的知识,让我们能更好地理论去联系实际.在这一周的进出口实务实训当中,在老师的指导下,在同学们的帮助以及自己的努力下,我把老师交给我们的实训任务圆满地完成了.在实训的过程中,我对进出口贸易的一些基本的知识有了更加深刻的了解,通过实训,我对进出口贸易交易前的准备交易过程中的具体流程有了一个清楚的认识,同时也明白了平时努力学习理论知识的重要性以及实际操作的必要性.

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通过一周的实训，使我对国际贸易单证业务流程及操作有了进一步了解和感触，进一步掌握制做单证的基本知识，基本规则和基本技能。本次实训，也是一笔珍贵的财富，带给了我们许多快乐。同时使我们的专业技术水平得到了有效的提高。

国际贸易单证制作是一个复杂的过程，涉及的部门多、环节多、范围广、手续繁琐，它要求对外贸易的从业人员不仅要熟练地掌握国家对外贸易政策和外贸专业知识，还应加强我们对外贸单证的了解和实际动手能力。

在这次实训中我们所做的单证有：销售确认书和合同，不可撤销信用证，海运货物出口代运委托书与货物出口订舱委托书，装货单，海运提单，航空货物托运单，货物运输保险单，商检证书，出入境检验检疫机构品质证书，原产地证书，普惠制产地证书，商业#5@p，装箱单，汇票，受益人证明书，装运通知书进出口收付汇核销单等相关证书。

本次实训的主要目的是:是为了提高我们制作常用外贸易业务单证和熟悉进出口业务一般流程,识别和加强单证业务操作能力的训练而进行的.让们进行比较系统的外贸业务综合技能训练,采取仿真模拟实际业务流程,一环套进行业务操作训练,为以后从事实际进出口贸易工作,实现零距离上岗作业打下坚实的基础.

我们作为国际贸易实务专业的学生，对这方面知识的了解和学习就显得十分必要和重要了。因此，从大一我们国际贸易实务专业就开设国际贸易实务专业课、大二就开设了国际贸易单证这门课程，为了使

我们更好地，更加深刻地了解和掌握本学期这门课程加强理论知识和实践的相互联系，本月份我系特为我们安排了为期一个星期的国际贸易单证制作实训。让我们真正地认识到了和接触到了实际操作方面的知识,让我们能更好地理论去联系实际.在这一周的进出口实务实训当中,在老师的指导下,在同学们的帮助以及自己的努力下,我把老师交给我们的实训任务圆满地完成了.在实训的过程中,我对进出口贸易的一些基本的知识有了更加深刻的了解,通过实训,我对进出口贸易交易前的准备交易过程中的具体流程有了一个清楚的认识,同时也明白了平时努力学习理论知识的重要性以及实际操作的必要性.

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商务信函的格式和范文

商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

文种特性

〔一）语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

（三）态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

（四）主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

（五）格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

（六）地位平等性

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第一种、介绍信 Letters of Introduction

实例之一：

Dear Mr. / Ms.,

This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.

We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。 您诚挚的

实例之二：

Dear Mr. / Ms,

We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.

Yours faithfully

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