计调工作对从业人员有十分严格的要求。对于初次从事计调工作的人员来说,总有一些工作不到位,即便是一些老计调,也容易犯一些常识性错误。以下是笔者总结出的旅行社计调工作八大禁忌。
1、口头确认或不明确确认。计调在与相关合作单位确定吃、住、行、游、购、娱等方面的接待事宜时,必须要以接收到对方盖有公章或者业务专用章的确认函、或者对方盖有公章或者业务专用章的传真确认件为准,并加以核实,不能接受对方的口头确认或者网络聊天确认,即使对方是很熟的合作对象也不可以。
2、 工作无条理。计调需要处理各种各样的日常或者突发事件,也需要与各种各样的人打交道,这就要求计调人员做事要有条理、有计划,要分清轻重缓急,更要准备好各种情况下的处理预案。计调要对每一个运行团队的基本情况烂熟于心,并适时进行双向的信息沟通。
3、 延误回复。计调人员对每一项需要回复的要求都应予以重视,绝对不能拖延或者应付。否则,就会误事,或是失去客户。比如,对方要求你提供一个产品的报价,或者一条旅游线路设计,你必须尽快从自己的资料库中提取相关信息,进行加工润色之后,在3—5分钟之内回复。
4、 滥用通讯设备。计调人员对打出或打入的电话都应该言简意赅,快捷明了,不能闲扯过多的无关话题。同时,计调必须24小时开机,保证联系畅通。目前
旅游从业者的年轻化愈发明显,年轻人间有比较多的话题,有些人经常以工作名义互相聊天、套近乎,从而达到笼络客户的目的。但是,这种既浪费时间又浪费资源的方法是不可取的,把你与对方互相恭维的时间,用在如何把团队做好上,你会得到更多的客户。充分利用好通讯设备,也是一个作为合格计调的必要素质。
5、作业不精心。计调人员要缜密严谨,心细如发,目光如电,能够发现接待计划中的细微变动,要对特殊要求仔细研究,要有重复检查及细节检查的意识。把每一项需要向接待人员交代的注意事项落实到书面上,不能只是在脑子里过一下或者临时现想。
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