做好会议记录的技巧和注意事项

浙江海洋学院办公室 杨 宁

操办会议事务，是秘书的本职工作。任何一次成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题，秘书人员做好会议记录，就要付出许多的精力和汗水。因此，本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨，从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。

一、会前记录准备

选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质，要有认真负责的态度，具备秘书工作知识，掌握基本技能，如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练，提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责，可以熟悉出席人员，了解会议有关内容，熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员，会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求，必要时会前做些适当的辅导。

记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸，使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔，也必须是经国家档案局鉴定的，这种圆珠笔芯上标有“DA”（档案的拼音字头）标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带，重要的会议要有录音，从而使整理会议记录时“有据可依”，定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机，不能凡会录音，而当场不手工记录，指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理，往往要花费会上好几倍的时间，记录速度慢，不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对，保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。

记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人，或扩音设备旁，便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

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如何做好会议记录工作

会议记录是办公室工作的一个重要组成部分。会议记录是会议情况的真实记载，它客观地反映了会议的内容和进程，是形成会议纪要、简报的重要素材和检查会议决定事项执行情况的依据，具有重要的保存、利用价值，是重要的文书档案材料。本文就会议记录的内容、方法、应注意的问题和记录人员基本素质谈点粗浅的看法。

????一、会议记录的内容

????会议记录一般由三部分构成。

????１．会议标题。记录标题很重要，如会议记录不写标题，查找所需材料就费时费力，很不方便。

????２．会议组织情况。这部分写在会议标题之后，在会议开始前，把会议的有关情况写好。它主要包括：

????①开会时间。要写明具体的年、月、日，同时还要写明是上午、下午，还是晚上，有的会议还要写明某时某分。

????②会议地点：要写明在何处开的会。如：“某某会议室”等。

????③会议主持人。一般直书姓名，必要时可写明职务。

????④会议出席人。即出席会议的正式成员，按排列顺序列出。

????⑤会议列席人。即不是会议正式成员，由于工作需要而参加会议的人。

????⑥缺席人。可单独作为一条，要写出缺席人的姓名和缺席的原因，也可以写在出席人、列席人的项目中，在括号内注明某某人因何故缺席，如“某某因公出差”、“某某因病住院请假”等。

????⑦记录人。写明记录人，一是说明会议记录内容的真实性；二是表示对记录内容负责。

????在记录中凡涉及到人名的要写全姓名，不能只写姓不写名，也不能只写姓加职务或职称。

????会议记录应采用统一制发的专用会议记录本或记录纸，会后要立卷归档。 ????３．会议进行情况。这部分是会议记录的基本内容，一般包括三个方面。

????①会议的议题和会议主持人的启示性讲话。这部分要着重记录（多项议题的会议要用数码依次标出，以便于会后利用查找）。

????②与会人的讨论发言。这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映，记好这部分内容十分重要（会议发言要按照发言顺序记录，发言人姓名要写在段首，后面即记录发言内容）。

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怎样做好会议记录的经验分享

以前我很怕开会，会上个个侃侃而谈，滔滔不绝，会议结束大家一哄而散，我则要加班加点整理会议纪要，以最短的时间发给所有参加会议的人员和更大的老板。曾经有家公司的老板特别爱开会，每个星期至少要开两三次会，会议无论大小，一律都要求做记录出纪要，可把我害苦了。

开始的时候做记录没经验，会上无论谁发言，我都匆匆忙忙埋头记录，不敢漏掉每一句话。没有学过专业的速记，记录的难度可想而知，通常会后整理的时候连自己都无法辨认写的是什么，整理会议纪要更不分轻重主持，突出不了重点。虽然尝试从书上学习，但是只能找到一些范文，没有一本书告诉我怎样做更加高质量、高效率，于是我自己琢磨捷径。

会开得多了，渐渐悟出了一些窍门，总结了一些经验，会议记录不再是苦差事，尤其是欣赏自己写出来的东西，很有成就感，再听到同事老板的赞扬，那感觉就更好了，整理会议纪要竟然成了一种创作和享受。

做会议记录听起来没有什么技术含量，写纪要也不是太难的事，却并不是人人都会，要做好更不容易，以下是我十几年来的体会，写下来与大家分享，希望对那些刚参加工作的人有帮助：

第一,无论是开什么样的会，会前一定要仔细阅读会议资料，了解开会的意图和要达到的目的。即使会议讨论的内容是你所不熟悉的领域，比如是很专业或技术性很强的会议，明白了会议要解决的问题，你都不用担心。

第二，虽然老板要求做记录，你并不需要埋头记录，反而应该抬头聆听，首先听明白发言的人在说些什么，然后用最简洁的话把要点记下来。电影电视上，我们经常看到开会的时候老板对秘书说：赶快记呀，一定要记下来。实际听明白要远比记下来更重要，否则，你记下来的只是只言片语，整理的时候很难派上用场。 第三，没有必要记录每个人的发言。通常讨论的环节要逐个发言，没有必要把每个人说的话都记下来，而是理清他的主要观点，找出和其他人的异同。对于关键人物的发言和观点不同的发言，要作上记号。有些会一开就是半天，记录的草稿会有几页，尤其是感到疲劳的时候，更要做好记号。

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如何做好会议记录

一、会议记录的概念及作用

会议记录是把会议的基本情况和会上的报告、议论的问题、发言、决议等内容当场记录下来的文字材料。

会议记录的作用十分重要。归纳起来，主要有：

（一）原始凭据作用

会议记录反映和记述了会议的全过程，什么时候在什么地方开过什么会议，由谁主持，有哪些成员出席了会议，会上传达了何种文件或有关会议精神，作出了什么重要决议等，均一一记录在案。这为分析、研究有关会议的议题，或总结、上报情况，起了原始凭据作用。

（二）撰文基础作用

很多重要会议之后，要撰写一系列文件，诸如决定、决议、会议纪要和简报等，都要以会议记录和大会文件提供的情况为基础。尤其是会议纪要，它完全是以记录为基础，通过整理加工而成的。因此，会议记录在撰写文件时起着不可替代的基础作用。

（三）存档备查作用

会议记录既有原始凭据作用，也有存档备查作用。很多事情和问题，时过境迁，容易忘却。有了会议记录等于有储备资料的“活电脑”。如过去一些重要议决事项或事情研究处理结果，只要一查当时的会议记录就一目了然。

二、会议记录的写法

会议记录的格式共分三部分：

（一）标题

会议记录的标题一般分两种：一是完全式公文标题，如《鬃县人民政府关于落实棉花种植面积办公会议记录》；二是省略性的公文标题，如《鬃学院第五次行政办公会议记录》。

（二）正文

正文由两部分组成：

1．会议的组织情况。它包括：

（1）会议名称。写清召集会议的单位或机构名称，要写全称。

（2）开会时间。写明会议起止时间，注意年、月、日的准确。

（3）会议地点。

（4）出席人。指按照规定必须参加的人数。规模小、人数少的会，应将出席人的名字全部列上；规模大、人数多的会，只写会议对象和范围，如全委会便写委员、候补委员多少人，扩大会扩大到哪一级。工作例会只写缺席者和名字，注明其他人均到。

（5）列席人。不属于本次会议的正式代表，被邀请参加会议的人员。

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二、 怎样做好会议记录工作

（一）工作会议记录前的准备工作

 熟悉会议情况和文件

 熟悉与会人员

 熟悉会议环境

 学习会议记录工作业务知识。要熟悉汉字特点，掌握语音规律，掌握方言知识，提高辨音能力。

 做好物质上的准备。如记录工具等

（二）在会议记录工作中，有3种常见的记录方法：

①详细记录

即要求有言必录，并严格按以上格式的3个方面记录。详细记录用于重要会议，并要求秘书掌握熟练的速记能力。有时可以由几个秘书同时记录，会后共同核对整理，每个秘书都应当在整理稿上签字。如领导者同意，也可以使用录音的办法，然后根据录音整理。 ②摘要记录

即除了会议概况必须详细记录之外，只需记录会议的议题议程、发言人姓名、发言的要点、决议情况，会议中的一般情况不必记录。一般性的会议可以使用摘要记录。这种记录方法的关键是善于抓住发言者的要点。

③简易记录

即除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题议程和会议的结果，不必记发言的内容和经过。简易记录仅限于事务性会议。

五、会议记录范本

【 范 文 一 】

中海股份有限公司董事会例会记录

（20xx年4月14日）

会议时间：20xx年4月14日上午10：00

会议地点：北京海淀高科大厦本公司总部会议室。

会议主持：高杰（董事长）

出席人员：高杰（董事长）、刘明（副董事长）、欧阳军（财务主管）、安慧（董事）、郭丽（董事）、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。

缺席人员：无

会议纪录：白丽婷（秘书）

1．秘书白丽婷宣读了20xx年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。

2．财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，20xx年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。

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怎样做好会议记录和会议纪要

第一部分：会议记录

会议记录是会议文书之一。它是开会时由负责记录的人员当场把会议的基本情况和会议上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的书面材料。一般用于比较重要和正式的会议。

一、记录会议的组织情况、应写明

1．会议的名称；

2．开会的时间；

3．开会的地点；

4．出缺席和列席人员；

5．主持人的姓名；

6．记录人的姓名；

7．备注；有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。

二、记录会议的内容，会议记录的重要组成部分

1.要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。

2.记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。

3.会议结束，记录完了，就要另起一行写“散会”两字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。

三、会议记录的写作要求。

1.会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。

2.会议记录的格式。

会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。

会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，标?quot;散会\”、\”结束\”、\”完\”等均可。

会议记录使用的工具：会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔，这种圆珠笔芯上标有\”DA\”（\”档案的拼音字头）标记。

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如何做会议记录

一、含义

1、会议记录是在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来的书面文字材料。

2、会议记录是研究和总结会议的重要依据，可以向上级通报信息，使上级机关了解有关决议、指示的执行情况；是编写会议纪要和会议简报的重要参考素材；是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用，以及落实政策、核实历史事实等方面，起着重要的凭证作用。

3、会议记录和会议纪要的区别

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的，需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

在平时的应用中，我们有时候会把“会议记录”也叫做“会议纪要”，但是，在专业商务文书写作中这两者是完全不同的。

他们的区别主要有：

会议记录是对会议情况和发言做如实记录，在写作时无选择性，包含所有会议内容，全面具体，属事务文书；而会议纪要只记要点，在写作时具有选择性、提要性，不一定包含会议所有内容，是法定行政公文；另外，会议记录一般不会公开，无须传达或传阅，只作为档案资料保存；而会议纪要则通常要在一定范围内传阅或传达，贯彻执行。

二、写作格式

一个完整的会议记录应包含四个部分，分别是：

1、标题。

会议标题一般由“单位名称+会议事由+文种”组成，如“XXX公司办公会议记录”。

2、会议的组织情况，包括时间、地点、主持人、记录人、参加者、缺席人员及缺席原因等；

在写会议的组织情况时，重点是如何写参加者、缺席人及列席人。其中，参加者需要写清楚姓名及职务，人数较少的话，应全部列出来；参加人数较多时，只记参加的对象和总人数，以及出席的重要领导成员即可；在某些重要的会议中，出席对象来自不同单位时，应设置签名薄，请出席者签署姓名、单位、职务等。

另外，写缺席人员时，应写明缺席原因，如人数较多时，也可只写缺席人数。

列席人，是指虽然不是本次会议的正式成员，但是有关的各方面人员，有的话也需要写清楚姓名及职务。

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