北京东豪建设集团邮件标准格式

（20140916号）

（二零一四年九月签发版）

签发人：

为了规范公司员工写邮件的格式，体现公司的专业化，树立良好的企业形象，现颁发《邮件的标准格式》，请集团全体员工认真学习并严格执行。

筑基企划部

20xx年09月16日

主题词：邮件的标准格式

主送：集团全体员工

抄送：筑基企划部

1

目录

一、 目的·····················3

二、 标准格式···················3

（一） 邮件主题················3

（二） 邮件内容················

（三） 邮件地址栏···············

（四） 邮件统一格式··············

（五） 邮件范文················

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目的

为了规范邮件书写格式的标准化，打造企业文化的专业化，提升企业形象，因此我们就需要制定一份统一规范的邮件书写格式。

邮件标准格式

（一） 邮件主题

★与公司内部同事沟通的邮件格式为：

部门-发件人姓名-事件-日期

例如：企划部-焦琼琼-工作计划-14.9.16

★与其他公司工作上的沟通邮件格式为：

公司名称-事件-日期

例如：北京筑基企业管理咨询有限公司-旭亚威合同

-14.9.16

（二） 邮件内容

邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。

1、 称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行

顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号

间隔敬语。

例如： 徐总，您好： ； 如果为群发收件人

3

可直接称呼为 Dear all

注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通

讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避

免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，

也利于今后的沟通与联系。

…… …… 余下全文

商务电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一

般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

3. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

…… …… 余下全文

电子邮件书写规范

一、 正文格式：

称谓+礼貌用语

（例如：XXX ，您好！ XXX经理/先生/女士，您好！

如为群发公告：各位同事 ， 大家好等

二、 内容：

1. 字体，宋体；

2. 字号：小号；

3. 颜色：黑色、个别重点处可加黑

4. 全文字体字号需统一

三、个人签名档

1. 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、Email）

2. 如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号、QQ、MSN号码等）

（例如：XXX

XX部/人事主管

江苏天创物业服务有限公司（XXXX服务处）

地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，邮编：0000000

Tel：XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXX

Email:XXXXXX@XXXX )

3、签名档字体：宋体，字号：特小，颜色：黑色

四、邮件语言文字规范

1. 语言表达清楚、简练、不能有歧义；

2. 规范用语，尽量少用口头语；

3. 段落分明、清晰；

4. 文件，表格??大段内容，需添加附件

五、邮件发送规范

1. 邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能

有歧义。

六、结尾客套语

例如：Sincerely

Best regards

祝您顺利！祝工作顺利！等

节日前夕可变更为相应的节日祝福语

七、邮件发送

1. 邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发

给无关人员

2. 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的

当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。

3. 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。

4. 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不得群发。

…… …… 余下全文

电子邮件使用规范

一、邮件文本及格式规范

1．邮件内容

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。

2．邮件字体

① 全文统一。

② 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体字。

③ 字体为正体

④ 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。

3．邮件附件

如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。

4．邮件信纸

使或公司统一的信纸格式，如无，则不使用信纸。

5．个人签名

① 个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等

② 如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。

二、邮件语言文字规范

1．语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2．规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。

3．段落分明、清晰。

三、邮件发送规范

1．邮件主题

① 邮件必须写明主题。

② 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有岐义。

2．邮件发送

① 邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。 ② 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。

③ 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。 ④ 连续回复，转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。 ⑤ 邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发送。

3．邮件群发

① 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。

② 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。

4．邮件优先级

① 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级。

② 不要频繁使用邮件高优先级。

…… …… 余下全文

邮件格式说明

邮件格式说明................................................................................................................... 1

1 概述 ............................................................................................................................. 2

2 主体结构 .................................................................................................................... 2

2.1 邮件头 ................................................................................................................ 2

1) 长字段的断行 ........................................................................................... 2

2) 字段主要结构 ................................................................................................ 3

3) 邮件头构造协议............................................................................................. 3

…… …… 余下全文

商务电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一

般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

3. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

…… …… 余下全文

黑龙江永安集团有限公司

电子邮件收发管理规定

第一章 总则

第一条 为了规范员工公务用电子邮件收发和使用，特制定本规定。

第二条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。

第二章 公司电子邮箱的使用

第三条 行政人事部必须在员工入职三天内，向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。

第四条 员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码，防止盗用。

第五条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及 时接收邮件

第六条 员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用 公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。

第七条 电子信件格式要求

1、 发送邮件时，一定要写主题，标明1）、公司、部门 名称；2）、文件标题。

2、 文件资料发送邮件时，一般情况下需要将文字直接 打在电子邮箱正文处；如加载附件时，将word文本格式转换成图片格式。特殊情况下如不能，可发送word文本格了解和执行公司管理制度是每位员工的权利和义务！

式，但需要限制编辑权限。

3、 电子邮件正文处不使用任何信纸。

（1） 称 谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；

（2） 问候语：如“您好！”、“早上好”；

（3） 需告知邮件的内容描述，描述应简洁明了；

（4） 告知邮件中的附件个数；

（5） 结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回 复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；

（6） 签名处，可按如下样板设定：

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xxxx 部（部门名）xxx(员工姓名)

xxxxxxxxxxxxx有限公司

地址：

电话（Tel）:0454-88xxxxx

传真（Fax）:0454-88xxxxx

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（7） 需要上传附件时，一般情况下不要传递压缩包， 一封邮件最多一次性上传六份资料，附件文件发送时必须控制文件大小，或分批次发送。邮件容量大小控制在7M以内。

…… …… 余下全文