加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作，减少失误，提高公司经济效益，保障公司经营工作的健康发展。
2． 适用范围
销售分公司驻外办事处
3． 执行
销售分公司驻外办事处人员
4． 职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订，驻外办事处经理审核，销售分公司经理批准。
5． 制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前，必须认真了解对方当事人的情况，主要包括：对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和能力，确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时，必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任，经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前，必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限，以各种方式（书面、电话、传真、电子邮件等）上报审查，经销售分公司经理批准后，方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付，必须执行公司的《财务管理办法》。
5. 4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。
5.5 如合同履约过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括当事人双方往来的函电等），执行合同签订的审批程序，获得批准后，方可执行。
5.6如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废和向公安机关报案外，还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议（包括文本、函电）
等，均应妥善保管，如有丢失，公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。
6 管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案，由分公司统一编号，档案内容包括：
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。
6.2 综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案，内容包括。
6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2 用户自然情况。
6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4 履行合同情况
6.2.5 质量/技术问题处理情况（表格）
6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份，一份于次月x日前上报财务部，一份销售分公司保管备查，内容包括：
6.3.1 合同号
6.3.2 合同标的
6.3.3 签约日期，结算日期，经办人。
6.3.4 用户名称
6.3.5 产品/备件名称，数量/明细
6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，严禁有意或 无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。
6.5 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同，一经发现，公司对有关责任人给予开除处理，并追究其法律责任。
7 本规定发布之日起执行。
第二篇：市场销售部驻外办事处管理方法
市场销售部驻外办事处管理方法
为加强驻外办事处的管理,使其在人、财、物等方面的管理制度化、规范化,提高办事效率,树立企业形象,保障安全等制定本办法:
一人员管理
1. 人员的招聘:根据市场情况,由办事处经理提出用人计划,报
部经理审核,公司批准.人员的招聘由公司劳资部负责招聘,特殊情况也可由劳资部委托办事处在当地招聘人员.
2. 人员的使用:根据市场情况,办事处人员的安排使用,由办事
处经理负责,其职责目标明确,安排合理,人尽其才,达到提高工作效率和开拓市场的目的.
3. 例会制度:
办事处例会制度,根据市场发展的具体情况,前期﹙一﹙1﹚
般为半年﹚每天晚上召开一次例会,总结分析当天工作情况及问题,提出明天的工作计划和安排,待产品在市场进入循环期后﹙半年以后﹚可适当减少例会次数,以达到适应市场发展的目的.如市场趋于稳定发展,可与部门例会制度保持同步,即实行周例会制.
﹙2﹚ 部门例会制度:考虑到办事处的工作性质,部门例会原
则由办事处经理每周回公司部门经理汇报一次工作,其他人员每月回公司参加一次会议,定期汇报公司.
4. 工作时间,办事处各级人员的作息时间由办事处经理负责安
排,并报部门备案.作息时间要树立24小时工作理念,突出工作效率,保障人身安全,杜绝夜不归宿现象发生.
5. 考勤办法:办事处人员的请假,一天以内的由办事处经理批准;一天以上2天以内由办事处经理签批,并电话或短信告知主管经理;2天以上的按程序由办事处经理,部经理签批后上报公司审批.每月考勤情况由办事处经理上报给部门目标考核办.
6. 卫生制度,办事处的卫生管理,由办事处经理具体安排,要责
任到人,保持其办事处的个人卫生和环境卫生的整洁.对环境卫生的维护,实行轮班制
二财务管理
1. 货款管理;办事处销售货款﹙现金﹚由经办人于当天及时存
入指定银行卡﹙支付货款专用﹚,严禁私存或挪用.
2. 其他费用:办事处所发生的其他费用,如房租,水费,电费,办
公费,招待费用等由办事处经理报批,按部门和公司相关规定金星报销.
三其他
1.
2.
3.
4. 办事处的公共物品,办公用品由办事处经理负责落实和管理. 促销品的管理要建立台帐,根据权限,办理手续,登记记账. 资料管理要按照程度由办事处进行管理. 信息和日报管理,对于市场信息应由办事处经理汇总分析后
按重要程序大小进行管理,必要时及时上报部门经理或主管经理,业务员
日报应按要求填写,办事处经理审核后,存档备查.
办事处直销业务办理程序
3. 根据公司批准的销售政策,办事处在办理销售产品时,需提供产品的品种及数量,经主管经理批准后到内勤办理配货.
4. 办事处接到配货后,应建账销售,指定专人对产品,货款,手续,账项等进行管理;
5. 办事处应指定专人负责验货,发货,保管,月底盘点,上报月报,做到账实相符;
6. 办事处业务员送货时,应办理提货单﹙欠款条﹚,当天未销完的暂入库保管;
7. 业务员当日销售货款应在当日内交由指定人员,由其及时存入指定的银行卡﹙凭存款单记账﹚,部门负责管理银行卡及时核对.
8.
办理赊销业务应由办事处经理审批,业务员将终端客户的欠
款手续交办事处指定人员统一保管,部门定期或不定期对其审查,做到账账相符,账实相符,月底向部门编报《应收账款余额款;》
9. 终端客户需要#5@p结账的,由办事处提供客户名称等相关内容,内勤负责办理.
10.
11. 终端赠酒,摆台,实物应有收发存台账及相关手续; 大件促销品的使用,应按照部门规定办理﹙签订使用协议,业务员负责﹚,办事处建立台账,做到账实相符,部门建账,定期核对;
12.
13.
14. 促销协议建档,客户业绩量按月统计; 促销兑现应按部门规定的程序办理; 办事处应建立终端客户台账,记录客户销量等,保管相关资料,编报日报,周报,月报.
15.
部经理.
内勤建立办事处的相关台账,每月将办事处的营业情况编报
新市场驻外办事处经理工作职责 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
报表;
8.
9.
案报批;
10.
11.
12.
13. 根据新市场情况,提出新市场月工作计划和月工作目标; 负责新市场客户的寻找,洽谈,管理工作; 在政策范围内组织,落实新市场业务开展工作; 负责新市场业务,司机的管理工作; 每周向部门汇报新市场工作进展情况,并提出周工作安排; 对办事处的产品和货款安全负责,做到准确无误; 对要求填写的各类报表及考勤报表及时上报,并审核业务员的在授权范围内解决新市场出现的各种问题; 对新市场产品销售方案提出意见或建议;对阶段性促销提出预组织召开例会; 每月对新市场工作情况写出总结; 及时反馈市场信息; 上报办事处的其他事项;