摘要：自进入二十一世纪，经济的迅猛发展推动着社会的每一个行业领域迅猛向前，在计算机现象技术方面，其发展更是速度惊人，计算机信息技术的快速发展，也推动着社会每一个行业朝着智能化，数字化，现代化的方向发展。就我国教育而言，在高校教务管理系统中充分应用计算机信息管理技术，由于计算机信息技术的便捷性，全面性及高效性，可以使其教学质量及管理水平发生质的提高。本文将通过近年来计算机管理信息技术的发展趋势，就计算机管理信息技术在高校教务管理系统中应用的必然性及其优势做出总结分析，另一方面对计算机信息管理技术在高校教务管理系统中更深一步的应用及发展予以建议指导。

　　关键词：计算机信息管理技术；高校管理；教务管理系统

　　1简述信息化教务管理系统

　　所谓信息化教务管理系统就是将信息管理技术运用在教务管理工作中，往往人工处理工作存在很大的局限性，因此运用计算机信息技术可以很大程度是解决相关的问题。信息化教务管理系统将教务管理工作中设计到的内容进行平台上模块设置，根据某校信息化教务管理系统内容，比如图1，总体上其数据库都是同层次在划分形式，比如图2。通过这样的设置使得学生，教师及外界都可以明晰快捷地了解相关信息，教务管理人员可以通过该系统进行及时的教务管体工作，对教学质量及管理水平都有明显提高。

　　2简述高校教务信息化发展中存在的问题

　　计算机信息化管理平台在我国应用较晚，部分院校经过一段时间的实践与探索，逐渐形成了一种比较成熟教育信息化管理体系，并在其建设方面取得了一定成就。但信息化管理平台在高校的教务管理系统应用中，仍存在一些明显问题，从而导致我国教务管体信息化发展受阻。主要问题表现在以下几个方面。

　　2.1教务系统及时更新不足

　　在相关人员最初最教务信息化管理系统进行设置时，缺乏创新性，只是根据当下高校管理水平及资源现状进行信息化管理平台的设计与应用，缺乏一定的预见性与创新性，在正式的应用过程中，往往由于资源的变更与管理机制的发展，其系统无法及时更显，从而导致系统软件不完善，开放性差，难以实现人们在管该系统中实现资源的共享。

　　2.2相关管理人员水平不足

　　就目前的教务管理系统的相关的管理人员而言，其综合水平不足，在对教务管理统日常管理中，只注重资源的整合与系统的维护，注重信息技术的应用，现代管理理论指出要将先进的管理理论与专业信息技术结合起来，现代化管理技术才得以更好地服务于人民。

　　2.3高校之间交流频率不足

　　目前大多高校都已建立信息化教务管理系统，学科专业的不同导致其软件系统也是多种多样，但其整体水平统一不高，系统的智能化和扩充化还有待开发，在对信息化教务管理系统进行优化的发展中，各大高校应该加强交流。

　　3计算机管理信息技术在高校教务管理中具体应用措施

　　3.1完善信息化教务管理系统

　　信息化教务管理系统在高校管理的应用中，仍然存在不完善的地方，只要是软件就一定存在相关缺陷，就是在一步步的完善中逐渐接近完美，信息化教务管理系统亦是如此，相关人员在设计时，就结合相关的发展趋势进行设计而不是仅仅放眼目前，致使信息化管理系统在日后存在较大缺陷，另一方面建立及时的更新制度，对该系统进行定时更新，来达到在教育不同发展阶段都可以更好的为教育管理服务。

　　3.2加强相关人员的信息化技术培训

　　现状问题中已经指出，现代化管理水平取决于现代化管理理论及信息专业技术的综合水平，而信息化教务管理系统的相关管理人员可能举要较高的计算机信息技术，但是由于其现代管理理论知识水平普遍不高，从而导致其对于信息化管理系统的整体结构无法形成了一个理论性的框架，因此必须加强相关管理人员的管理技术水平与理论知识培训。

　　4结束语

　　综上所述，在高校的教务管理系统中应用计算机信息管理技术，通过对资源的整合与分类，使得学生及其外界能顺利快速地获取自己的学习资源或对相关信息的查看。从资源优化，管理方式改善及在教务管理系统中建立完整的计算机信息管理平台，充分发挥计算机信息管理技术的作用，不断推动我国现代化教育管理体制的发展。

　　参考文献

　　[1]张德宇.计算机管理信息技术在高校教务管理中的重要性及应用[J].计算机光盘软件与应用,2013,14:226+228.

　　[2]刘瑞玲.计算机管理信息技术在高校教务管理中的重要性及应用[J].微型电脑应用,2003,01:16-18.

　　高校学籍档案是指高校在招生、教学、毕业等过程中对学生个人情况和学校考核的原始记录，一般包括高中学籍成绩、体检表、党团关系、评优评先材料、大学考核成绩、奖励处分等内容。学籍管理不仅是对学生成长轨迹的真实记录，也是学校教学管理工作的重要组成部分，是保持学校正常教学秩序的重要途径。随着现代科学技术的发展，信息技术管理方法在高校学籍档案管理中得以应用，克服了传统档案管理的诸多弊端。其应用主要表现在内容管理、载体管理、使用管理三个方面，下文进行具体论述。

　　1 内容管理

　　随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。

　　学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等，建模后的体检元数据与数据的关系如表1所示。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，表1进行档案元数据的存放，图1进行关系型数据库系统的管理，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。

　　通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块(可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择)，然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。

　　2 载体管理

　　我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。

　　在制作电子档案管理时应当注意以下问题：(1)将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系;(2)采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动;(3)做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留;(4)收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性;(5)收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。

　　此外，还要注意电子档案保存的有效性：(1)每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记;(2)按时进行抽样机读检验;(3)进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;(4)每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。

　　3 使用管理

　　在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。

　　档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案站的建设。

　　基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：

　　(1)学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息(用户名和密码)，进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表;

　　(2 )验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌(包括档案地址和时间有效期等信息);

　　(3)元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器;

　　(4)网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者;

　　(5)档案使用者向资源服务器索取成绩单;

　　(6)资源服务器将成绩单返回给档案使用者。

　　同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。

　　4 结语

　　如何更加科学高效、安全稳妥地对档案信息资源加以开发和利用，是档案管理人员面临的重要课题。抓好落实高校学籍档案工作并非易事，除了统一认识，制定严格的规章制度外，还应利用科学的管理方法，开发适用于各院校具体实际的管理系统，形成一个完整的控制链。相关工作人员必须解放思想，锐意进取，增强信息服务意识，提升信息服务能力，开拓高校学籍档案管理与开发利用的新局面。