摘 要：规范化、标准化是高校档案管理工作的关键，决定着高校档案管理的成效。因此，高校在进行档案管理工作的同时，要严格以规范化和标准化作为档案管理现代化工作的要求。基于此，首先分析了当前高校档案工作管理规范化和标准化的现状，接着论述了规范化和标准化的档案管理工作对于高校发展的积极意义，并对实现高校档案规范化、标准化管理提供了有效的策略，以供参考。

　　关键词：规范化;标准化;高校;档案管理

　　二十一世纪是知识时代和信息时代，其经济和科技的变革推动了高校教育事业和档案管理工作的改革。随着时代的发展，当前各高校档案管理工作也已经朝着电子化、自动化的方向发展。这对于档案管理工作来说，不仅是一项机遇，也是一场挑战。在这次机遇和挑战面前，高校只有采取规范化和标准化的管理模式才能取得成功。因此，实现高校档案管理的规范化、标准化是高校发展档案管理工作的唯一选择。笔者认为，要想让档案管理工作与时俱进，就要遵循管理规范化和标准化的要求，认识到规范化和标准化的重要性，明确其中存在的问题，并为实现档案管理规范化、标准化提出一些可行性策略。

　　一、高校档案管理工作现状

　　档案管理工作的规范化和标准化已经成为高校管理者极其重视的问题，在管理者关注的同时，其工作的规范化和标准化得到了一定程度的提高，档案管理服务水平和质量也得到了极大的上升。虽然高校档案管理已经取得了一些成绩，但是还有一些问题需要我们重视。具体来说有以下几个方面。首先，高校缺乏档案管理规范化、标准化的意识，没有认识其重要性，另外，即使有些学校意识到了，但是他们也没有对规范化和标准化有一个正确的认识和明晰的定位。甚至有部分工作者认为规范化和标准化没有存在的价值。其次，我国高校档案管理人员的素养比较低，缺乏相关专业人才，人员素质不高，致使高校档案管理很难实现规范化、标准化发展，长期以往，这将是高校档案管理的一大瓶颈，难以突破。另外，高校涉及到规范化、标准化工作的时候，便会出现组织失调的现象。档案名词术语多种多样，有时候对同一个定义还有着不同的理解和认知，这样就会出现归卷不清的问题，在日后的学习和研究中，很容易让人导致误解。除此之外，档案管理规范化和标准化缺乏有效的监察，尤其是专业工作，部分工作人员由于工作态度等其它原因容易违反档案管理规范化、标准化的相关要求，同时其不良行为还难以被人发现，不能得到及时纠正，因此我们不能仅仅依靠制度和条例，更重要的是实现有效的监督，采取正确的方式来对工作人员进行管理，对其行为进行约束。

　　二、增强高校档案管理工作规范化、标准化的重要意义

　　随着时代的发展，我国高校档案管理已经摆脱了原有的档案管理方式，到现在为止，高校档案管理发展得已经比较成熟了，但是仍然是以纸质检索、纸质归档为主。当前，社会对档案管理提出了更高的要求，一方面档案处理的内容在不断增加，另一方面，为了适应社会发展的要求，需要完成的文件也越来越多。因此，档案管理已经不满足于纸质方式了，不利于档案管理相关信息的传播。另外，纸质文件查询起来过程繁琐，内容不易得到很好的保存和使用，给档案管理工作带来了一定障碍，而且还会影响工作效率和工作质量。这与现代化的节奏和步伐产生一定程度的矛盾性，其灵活性、精准性和科学性难以得到有效的保证，管理效果往往不尽人如意。

　　因此，高校应当认识到这些弊端，提高信息处理的工作速度，在适当的时间内整理并加工文件档案，而改变这些弊端的有效途径便是实现档案管理的现代化。通过现代化管理，工作人员可以满足高校档案管理的要求，提高工作效率和工作质量，取代传统的纸质管理模式，加快自动化管理进程。而要做好现代化档案管理，我们就要做到档案管理工作的规范化和标准化。在计算机工作中要遵循规范和标准的原则，因为档案管理工作的规范化和标准化影响着现代化管理模式实施的效果。如果没有统一的标注规则，没有试用范围较广的应用系统，无论技术多先进，我们都无法实现档案管理的规范化和标准化，无法保证档案管理工作的质量，档案管理水平也难以提高。所以，档案管理工作的规范化、标准化是实现档案管理现代化的前提，它直接影响着档案管理工作的质量和进程，没有标准化和规范化，档案管理难有突破，难有发展。我们在改变传统纸质方式，引进电子管理模式的同时，还要树立规范化、标准化的管理意识，加快档案管理现代化的进程。

　　本文以文件生命周期 理论 为线索对文档一体化和文件中心进行 分析 指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时 研究 其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、 方法 。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

　　一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

　　所谓文档一体化就是将 目前 档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

　　文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

　　文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

　　依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、 内容 是一致的。

　　文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

　　文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥 参考 服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

　　随着我国高新技术的 发展 文件档案的 计算 机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使 电子 时代 档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

　　最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理 现代 化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

　　二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

　　公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也 影响 日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的 问题 。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施 应用 。

　　三、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

　　相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在 内容 、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体 分析 ，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

　　四、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

　　不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷 方法 问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。