摘要:伴随着数字化、信息化时代的蓬勃发展，档案数字化建设在档案工作中的重要性进一步提升。本文阐述了数字化档案信息平台的建设的必要性，以“兰台e令”档案专题网站为例分析了数字化档案信息平台建设的内容，最后针对时代发展的趋势，对数字化档案信息平台的发展方向和路径进行了探讨。

　　关键词:档案数字化;数字化档案信息平台;兰台e令

　　信息技术日新月异的发展给社会各个领域都带来了全新的机会和挑战。“十三五”时期国家档案馆所颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合的指导思想[1]。数字化档案信息管理平台建设有利于加快档案管理数字化工作发展，促进档案事业和社会经济同步发展，为我国现代化服务。

　　一、数字化档案信息管理平台建设的必要性

　　随着社会信息化进程的加快，信息资源逐渐成为人类经济活动、社会活动的战略资源[2]67。数字化档案信息是国家信息资源和社会信息资源的重要组成内容，而档案信息化建设正是当前档案工作者所需要面临的重要课题。数字化档案信息管理平台建设作为档案信息化建设的核心内容之一，其建设对我国档案事业和社会实践的必要性有以下几点。

　　1.数字化档案信息管理平台建设是信息时代发展的必然趋势。伴随着计算机网络技术和信息化浪潮对人类社会生活方式、工作方式和学习方式的迅猛冲击，档案事业也正向着数字化、信息化的方向发展。由此形成的大量数字化档案给档案日常管理工作带来了全新的挑战。与此同时，随着自动化办公、无纸化办公的观念普及，档案管理由实体化管理转向数字化管理成为必然趋势。因此，一个优秀的数字化档案信息管理平台无疑会使针对数字化档案管理的工作更符合时代趋势。

　　2.数字化档案信息管理平台建设是数字档案馆建设的重要内容。国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》提出，数字档案馆的建设内容包括集成建设满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施；开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统；推进馆藏数字档案基础数据库建设，逐步进行传统载体档案的数字化转换；实现档案信息资源分层共享；配套建设数字档案馆保障体系[3]。数字档案馆如果没有一个可靠的平台作为支撑，那么数字档案馆的档案管理储存、资源共享、信息安全等功能需求将无从谈起。

　　3.数字化档案信息管理平台建设是档案管理的迫切要求。在过去的传统档案管理中，大量的纸质档案给档案管理工作带来诸如档案汇总、档案存放、档案检索、纸质防潮、人员看护等不少方面的麻烦。随着大数据时代的来临，这些麻烦也随着档案的数量呈指数倍地增长。而数字化档案信息管理平台可以使档案变得存储方便、不易损坏，甚至通过程序使大数据量的档案维护、检索成为十分方便的事情。

　　4.数字化档案信息管理平台建设是社会发展的实际需要。当今社会，人们对档案的重视程度不断提高，越来越多的人愿意建立起自己的家庭档案来记录家族历史、荣誉成功等，这些档案甚至可以成为家庭教育的素材。数字化档案信息管理平台可以为想要建立家庭档案的用户提供便捷的数字化档案建档、管理服务。除此之外，拥有庞大数据、图表、文件等档案资料的信息化档案管理平台也同时具有不可估量的社会经济价值，可以为政府或机构做重大决策时提供大量具有时效性、便捷性的档案资料检索服务。

　　二、数字化档案信息管理平台的建设内容

　　1.“兰台e令”专题网站介绍。兰台是我国汉朝中央档案典籍库，其主管者称为兰台令史，兰台e令即是“互联网+”时代的档案管理者和使用者。网站采用“互联网+档案”的模式，将互联网思维融入传统的档案管理中，政府档案管理部门、家庭，甚至个人都可以使用网站平台将相关档案上传到云端数据库，建立、管理公众、家庭和个人的档案。网站用户角色主要分为四种：游客、注册用户、管理员、超级管理员。游客仅具有浏览网站公开档案的权限；注册用户除了浏览网站内的公开档案外，还可在自己的空间下建立、上传公开或是私有的档案；管理员拥有用户管理、档案管理、数据统计等后台功能；超级管理员仅有一名，除了拥有管理员所有权限外，还可以创建、注销其他管理员账号。网站整体web服务架构采用MVC设计模式，以JAVA作为主要编程语言[4]311。开发过程中的技术选型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技术[5]18，MySQL作为后台数据库[6]144。

　　2.档案信息资源集成系统建设。档案信息资源集成系统指对各类数字化档案进行收集并上传至云端的整套系统。档案集成过程中应遵守国家档案局颁布的档案归档标准等相关文件。以“兰台e令”专题网站为例，其参照了民生档案的归档要求，将档案分为成员成长、家庭历史、家庭资产、荣誉成果、医疗保健、社交旅游、声像电子、家庭藏品、图书资料、其他等十大一级分类，每一大类下还可以由档案上传者在自己的档案分类下自由设置自定义的二级分类。档案集成渠道可以由档案局的工作人员使用平台管理员账号将需要上传的数字档案上传至云端，也可以由普通民众在网站平台上注册的账号建立相关家庭档案。档案也可设置其可视权限，公开档案可被所有访问该网站的用户所见，私有档案只可由自己和管理员权限以上用户查看。

　　3.档案综合管理系统后台建设。档案综合管理系统后台指系统管理员管理、维护平台的可视化端口。在“兰台e令”专题网站中，后台功能分为用户管理、档案管理、数据统计等，可由管理员以上权限用户通过系统后台的可视化界面进行访问以及监管。用户建立上传的档案有违反法律规定或监管条例的情况，管理员可删除违规档案，严重情况下可暂时或永久冻结上传者的账号。用户在注册、填写账户信息、上传档案时产生的大量数据可以由管理员在后台进行相关数据的统计，例如用户地区分布、年龄分布、档案类别分布等等。

　　4.档案信息交流分享模块建设。用户通过网站上传的档案位于网站所在的文件服务器中，通常意味着档案的传播渠道只有在网站内部发生。但在“兰台e令”专题网站中，用户上传的档案不仅仅只可在网站内部浏览、传播，还可以利用第三方网络社交平台进行传播。这不仅仅可以方便用户之间的使用，有利于档案信息和档案理念的传播，还可以增加网站在社会上的曝光率。5.档案信息安全保障体系建设。用户上传的档案既是信息资源，也是用户的隐私。对于用户不愿公开的档案，网站平台应当建立一系列的安全保障体系来保障用户的隐私不被窃取。“兰台e令”专题网站对用户密码采取了MD5加密，增加了用户密码被窃取、破解的难度；另外，针对SQL注入、XSS攻击、目录遍历等常见的Web攻击手段也做了相应的安全防护措施[7]795，以维护用户的隐私权益和网站的形象。

　　三、数字化档案信息管理平台的发展方向

　　1.结合大数据时代背景的服务拓宽。当前档案实践领域，包括数字化档案、归档电子文件等档案数字资源总量达到了PB级别，具有了大数据的特征[8]9。同时，现在的档案用户也不再仅满足于表面数据的利用，而是更加希望可以得到数据背后蕴含的信息。因此，档案服务也应该与数据挖掘、数据分析等大数据领域相结合，开发一套基于档案大数据的新型信息服务引擎，使数字档案信息资源中蕴藏的巨量信息得到真正的开发和利用。2.各级数字档案信息平台间建立共享网络。目前，我国各省市级档案网站的建站过程相对独立，技术标准、检索方式各异，内部档案信息资源互不相通。长此以往势必形成“信息孤岛”，致使数字档案事业发展失去活力。若各级数字档案信息平台之间相关内容进行超链接互连，或由龙头档案网站做各级数字档案馆的目录索引，集成各类数字档案信息资源，有利于实现数字档案信息资源的共建共享。档案数字化建设是档案事业发展中一项重大而复杂的任务，对传统的档案管理工作方式是一次巨大的冲击。在信息化时代充分开发、建设、利用、管理数字化档案，有助于档案信息资源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，实现便民利民等重大意义。此外，在档案数字化建设过程中要着眼考虑未来时代的发展趋

　　参考文献

　　[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要（档办〔2016〕4号）.

　　[2]金波.论档案信息的数字化建设[J].档案学通讯,2005（3）.

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　　[7]谭彬,杨明,梁业裕，等.Web安全漏洞研究和防范[J].通信技术,2017（4）.

　　[8]张芳霖,唐霜.大数据影响下档案学发展趋势的思考[J].北京档案,2014（9）.

　　论文摘要：随着 社会 信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和 经济 活动的战略资源。信息技术的高速 发展 和推广 应用 使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的 研究 课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应 时代 发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断 学习 科学 知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

　　2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在 中国 档案管理 现代 化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的 问题 引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

　　首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
        一  档案的数字化

　　1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

　　2、形势发展的需求

　　21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替， 电子 档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。 目前 ，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
       二  社会的需求

　　3、社会强烈需求

　　当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些 农村 ，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细 内容 恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 二、档案数字化建设的 内容

　　1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

　　目前 ，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。笔者认为对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从 计算 机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

　　2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

　　档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

　　3、有重点地抓好数据库建设

　　目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行 科学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点，由单一库向系统库 发展 等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

　　三、档案数字化建设的步骤

　　1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2011年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

　　2、建立了档案局(馆)网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和 社会 提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果;建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市 经济 建设和社会发展的良好环境。 3、加强 电子 文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

　　4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

　　截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

　　档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

　　参考资料

　　1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《 中国 档案报》2000年第547期

　　2、杨公之主编《档案信息化建设导论》，中国档案出版社2001年版

　　3、王荣国、李东来《数字图书馆的概念形态及 研究 范围》《图书馆学报》2001，5