高校实物档案管理，下面带来的高校实物档案管理相关论文范文，欢迎阅读。

　　高校实物档案管理【1】

　　摘要：实物档案与其他门类档案一样，都能够真实地记载和反映学校的各项工作和实践活动，同时也为撰写校史、大事记、年鉴等提供依据和凭证。

　　实物档案内容丰富，来源广泛，涉及面大，特殊性强，收集、整理和保存它们，具有现实意义和历史意义。

　　高校实物档案从某种程度上体现着学校的发展史和光荣史，有着不可替代的作用与地位。

　　关键词：高校;实物档案;管理

　　“实物档案”即以实物为载体的档案，档案理论界对“实物档案”是否属于档案这个问题存在着各种各样的争议。

　　笔者认为，实物档案与其他门类档案一样，都能够真实地记载和反映学校的各项工作和实践活动，从某种程度上体现着学校的发展史和光荣史，有着不可替代的作用与地位，同时也为撰写校史、大事记、年鉴等提供依据和凭证，实物档案内容丰富、来源广泛、涉及面大、特殊性强，对其收集、整理和保存，具有现实意义和历史意义。

　　一、目前高校实物档案的管理现状

　　高等院校档案部门过去的档案藏品的主要形式是纸质的文书档案。

　　随着档案事业的发展和科学技术的进步，许多新型材料也成为档案的载体，使得高校档案藏品的形式不断有新的拓展，实物档案便是高校档案的延伸和补充形式。

　　在平时的走访和参观中，我们发现，在实物档案的收集和管理工作中，许多单位对实物档案的收集和管理工作未能像对其他门类档案那样给予足够的重视，比如有的单位将历年来所获得的荣誉物品杂乱无序地堆放在档案室或会议室的一角;有些随便找个木柜摆放起来，任其长年累月地灰尘蒙面，对这些荣誉物品的有关情况不做记录，致使其获得的日期、出处无从查考;还有些荣誉物品则散放在个人手中，特别是有的科室以及职工个人获得后，或存放于科室办公室内或挂于墙上，或不当一回事丢弃一边，长期无人过问，时过境迁，不是被污染了，就是遭到损毁或丢失。

　　有的基层单位或未升级达标的单位平时只注重管理几份文件，因而使实物档案这种形象、直观的信息记录得不到与其相辅相成的其他门类档案的整理归档，造成了档案管理工作的缺失。

　　二、高校实物档案的管理方法

　　(一)确定实物档案的收藏范围

　　我们对档案信息的管理通常是本着“藏以致用”的原则，因而对实物档案的收藏也应以利用需求作为导向，这需要在涉及归档的有关规定中予以适当地明确，同时对实物档案归档范围的制定也要注意与已有室藏档案相协调。

　　对于那些在高校办学过程中重大的、有历史影响的、有深远意义的、有典型代表性的、有特殊个性的实物，方可列入收藏范围，继而形成实物档案的收藏特色。

　　本着这一收藏原则，根据高校自身的特点和实物档案工作实践的具体做法，笔者认为高校实物档案归档范围应包括以下几方面：一是奖品类，包括奖旗、奖牌、奖状、奖杯、荣誉证书等;二是题名类，包括上级领导、知名人士来本单位检查指导工作或参与重要活动时的签名、留言、题词等;三是礼品类，包括兄弟单位、国内外友人、校友赠送的礼品、礼物等各种有价值的物品，等等。

　　这些实物档案具有惟一性和不可再生性，有着十分珍贵的无可替代的收藏价值。

　　因而，在接收、征集实物档案时，要加大珍贵、微观、典型实物的征、收集力度，用以充实高校实物档案的内容，填补空白。

　　(二)注重实物档案的整理和保管

　　目前，国家档案局颁布的《高校档案实体分类法》中没有专门对实物档案的分类整理进行统一地规范，多数高校对实物档案的管理处于自发状态。

　　笔者结合自身的实际情况，认为对实物档案的管理应该着重做好以下几个方面的工作：

　　1、实物档案的保存

　　实物档案因其载体、形态、体积等不同的特点，存放占地面积较大，如要长久、适宜的保存就必须配置专门的实物档案陈列室。

　　2、实物档案的收集

　　根据实物档案的形成带有一定的偶然性和随意性等特点，可通过如下收集方法：(1)档案工作者要眼观六路、耳听八方，每周、每月都要与办公室主任沟通，总体把握学校每阶段的工作动态，及时捕捉实物档案信息，积极主动地收集实物档案;(2)各部门每年年底应向档案室送交本部门当年获得的证书、奖状等实物档案。

　　个别部门希望多保留一段时间的，可在保存一段后再送交，但应在获奖当年将所获奖品的文字说明书送交档案室以备查;(3)对个人或部门所送交的实物档案，档案管理部门应随时接收;(4)凡属校外赠送的物品，物品接收部门应将所收物品清单送交一份给档案室，其中具有一般使用价值的物品，可由接收部门使用，而珍贵物品应交与档案室保存;(5)无论个人还是部门所送交的实物档案，均应附上相应的文字说明，并办理交接手续。

　　如奖品、奖状文字说明可包括奖品名称、奖励材料、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间等。

　　3、实物档案的分类整理

　　在对实物档案进行整理归档时，首先应整体把握、熟悉本校实物档案的种类，要对各类实物进行分析比较，从而划分出具有代表性且能概括本校所有实物档案的类别。

　　(1)应根据实物的收藏价值大小划分收藏期限。

　　应将实物档案的保管期限分为短期、长期、永久。

　　为了节省室藏空间，作为短期保存的则可酌情而定，部分实物档案可由有关部门自行保管;(2)按实物的级别来源进行分类。

　　如各种奖励证书可按国家级、省部级、地市级划分;(3)按实物的形态分类。

　　即将形态一样的实物档案集中在一起，如奖状类，由于各种奖状是单位和个人荣誉及成就的直接反映，在个人鉴定、单位介绍、成就展览、编史修志中的凭证作用一目了然，因而利用率较高。

　　所以归档时，应先制一封套，可用塑膜或硬质打孔装订成活页，再将奖状左边贴在活页上，并在扉页处编上目录，便于保管，不易丢失。

　　奖牌、奖杯类，可在实物上贴上标记，将其拍照，归入照片档案，同时将实物依次编目存放，便于随时取用。

　　锦旗类，可将其作清洁处理后，放入一定规格的档案盒内，编好档号，标名实物名称和时间，并在卷盒右上方贴上此实物的照片。

　　如有条件可将所有的实物档案全部拍成照片，一式三份冲洗，其中两份由档案部门专门保存，一份留作备用。

　　三、实物档案的开发利用

　　(一)利用实物档案为学校的中心工作服务

　　实物档案的收集、保管其目的在于利用，充分利用实物档案更具有文化特色、直观性强，具有无可辩驳的凭证作用等特点，多形式、多渠道、多层次、多方位的开展利用和服务工作。

　　如举办展览、申报学士学位、申报学科、校庆、教学评估等都要大量利用实物档案。

　　(二)加大信息开发力度，实现资源共享

　　建立实物档案数据库和档案平台，通过校园网和互联网，使全体师生和海内外校友在自己办公室就可以查找到所需的实物档案信息，同时海内外校友也可把自己毕业后所取得的成果通过互联网扫描到学校的服务器上，实现真正意义上的资源共享。

　　总之，实物档案是高校档案的重要组成部分，各高校应重视实物档案的集中统一管理，加强收集工作，提高实物档案的总体管理水平，改变被动式服务和重藏轻用的观念，使实物档案真正达到记载过去、服务现在、启示未来的目的。

　　参考文献：

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　　摘 要：学籍档案是高校档案的重要组织部分，学籍档案管理工作对保证高校学历电子注册、新生学籍电子注册、学年电子注册工作的完成有不可替代的作用。通过分析高校学籍档案管理面临的挑战，结合学校实际，提出更好地实现学籍利用价值的对策。

　　关键词：高校;学籍;档案管理

　　高等学校学籍档案管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分，高校学籍档案是学生在校期间学习、生活、工作、思想过程中直接形成的，是学生在校学习和学校历史发展的原始记录材料，同时，还是学校进行科学管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教学改革、提高教学质量和管理水平、开拓人才信息资源不可缺少的条件[1]。信息化快速发展的今天，给高校学籍档案工作也带来了新的挑战和压力，目前高校学籍档案管理工作已进入高速发展时期，其管理成效直接标志着一个学校的日常教学管理水平。

　　一、高校学籍档案管理面临的挑战

　　1.学籍、学历管理体制改革的挑战

　　学历电子注册：由于社会上假x凭泛滥，不法分子伪造学历证书行为严重，为维护国家学历制度和学历证书制度的严肃性和高等学校毕业生的合法权益。2000年，教育部开始建立高等教育学历证书电子注册制度，并开始进行试点工作。2001年，教育部正式颁发了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，从2001年9月起全国即实行各类高等教育学历证书电子注册制度。2010年4月，教育部在《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》中实施高等教育学历证书在线即时电子注册。至此，高等学校在对毕业生学历资格审核后，通过中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上传本校毕业生学历数据注册，即传即审即上网，并形成学历认证网络。

　　新生学籍电子注册：2007年3月，教育部出台《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办1法》，并印发《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》，暂行办法第四条规定：新生报到后，高等学校要按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。此工作的实施把住了学历电子注册的进口关，将学历电子注册的资格审核提前到了入学阶段。新生学籍电子注册政策的出台，强化了省级教育行政管理部门的监管职责，规范各省招办录取工作，及早地排除了学籍纠纷，遏制了高校违规招生行为，规范了高校办学行为。

　　学年电子注册：2008年10月，教育部在《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中要求对在校生进行学年电子注册工作。学年电子注册工作是学历电子注册和普通高校新生学籍电子注册的进一步延伸和扩充，是对在校生新学年学习资格的认定，要求各高校在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台实时操作在校学生的学籍异动情况，加强了高校学生管理的基础性工作，实现了省级教育行政管理部门对高校学籍管理工作全过程的监督和指导，使学籍管理工作更趋规范化和信息化。

　　高等教育学籍、学历证书电子注册制度，为高等学校学籍管理工作提供了新的手段，也对学籍档案管理工作提出了前所未有的挑战[2]。

　　2.学籍档案自身的挑战

　　学籍档案主要包括：学生入学通知书、新生入学登记表、成绩单、奖惩、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案具有形成的规律性、往复的特殊性、存贮方式的多种性、表现形式的多样性等特征，随着高校教学改革发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷数日益增多，涉及的内容也更为复杂、更加充实，范围也更大，学籍档案也被赋予更多利用价值，工作任务更繁重，要求更高，也引发了许多新状况、新问题[3]。

　　档案材料是从档案管理实践中得来的，学籍档案意识缺乏、收集不及时或不能及时发现档案的价值以致档案遗失，都会使学籍档案失去参考、凭证和利用价值。

　　3.服务对象的挑战

　　随着高等教育体制改革的不断深化，学生与高校之间，学生变得更加主动，形成一种享受服务和提供服务的关系，学生选择学校，学校也有义务为学生提供服务。同时随着我国信息化的发展，社会各界是档案管理的另一个服务对象，学籍档案的重要性就更加凸显出来了。对高校而言，提供高校档案的利用价值，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，因此，高校档案部门应从服务于高校发展的目标实现角度出发，立足于校内与社会两方面档案需要，在有效满足高校自身档案需求的同时，尽最大努力实施档案的利用价值。

　　学籍档案管理工作如何面对学籍档案服务对象的变化及时调整，更好地服务于社会各界和学生，是一个必然要面对的问题。

　　4.信息化服务的挑战

　　近年来信息技术发展迅速，逐渐融入人们的生活，改变人们的生活方式。信息化的技术作为社会各界日常工作中的基本手段得到广泛应用，在学籍档案管理工作中，高校学籍档案的工作流程仍沿用传统的工作模式。如归档方面，二级学院形成的纸质档案，由教学秘书将纸质学籍材料归到教务部门或者由学生科归到学生处或相关部门，最后由各管理部门移交档案馆归档保存并提供利用。档案利用方面，虽然目前是以档案系统信息查找为主，手工查找纸质档案，提供复印件为辅，但由于学籍信息与档案系统的信息未实现对接，使学籍档案的开发利用受到一定条件的限制，形成查询手续繁琐、查询面窄、查询信息不够全面等困难。

　　学校的各项决策和规划均以事实为依据，以信息为参考，而支撑材料多为档案资源，这一资源不进行开发、利用，师生、社会各界就无法便捷、快速地获取相关的档案资料，且将无法为学校的宏观决策和教学管理提供深度服务，严格影响学籍档案的利用价值。

　　二、实现学籍档案的利用价值的对策

　　1.加强高校学籍档案管理，更好地为学籍学历电子注册服务

　　学籍管理、学籍学历电子注册的实施者是人，受众者也是人，应该树立以人为本的学籍档案管理理念，提高学籍档案管理认识，加强事业心、责任感。加强学籍档案管理，科学制定归档范围，高度重视学籍档案管理材料的收集、整理、归档等工作，保证学籍档案的完整、齐全，对工作步骤、分工、进度和各阶段的工作目标进行具体、规范筹划，并保质保量地做好该项工作。学籍学历电子注册网络管理平台是一个信息的收集、处理、控制、反馈的过程，该项工作是高校管理工作中难度较大的任务，高校各级主管领导应给予高度重视和大力支持。把它当做一个重要环节来抓，最大限度地减少错误，堵塞漏洞，努力做到对学生负责，对学校负责，对人民负责，为高等教育学籍学历电子注册提供准确、真实的数据信息。