摘要：档案管理部门是食品药品检验机构的数据中心，起到不容忽视的作用。电子档案在档案管理中非常重要。食品药品检验所应利用数据中心整合各信息系统和信息资源，及时更新业务数据。同时，食品药品检验所也应基于数据中心的实际情况建立相应管理系统，管理系统处理档案的加工、整理、排序、分类、编目和其他内容，可以进一步增强电子档案的准确性和真实性，并确保食品药品检验结果无误。

　　关键词：食品药品检验 电子档案 档案管理 档案信息化

　　社会经济的发展给人们创造了更加美好的生活，大家越来越重视身体健康。食品药品检验能为人们的日常饮食和用药提供安全保证。因此，在新时期必须不断完善和优化食品药品检验机构的档案管理，将先进的理念和技术融入到工作中，使其能够全面发展和不断创新。

　　1 食品药品检验档案管理内容及意义

　　食品药品监督检验研究院所是国家和地方食品药品质量保证体系机构和技术支持部门，是一个基于法律规定的国家药品和生物制品的质量检验机构和技术仲裁机构，承担对食品、医药、保健食品、生物制品、化妆品、实验动物等多类型产品注册的审批，生物制品的进口检验、监督、检验和安全评价及发放，负责国家食品药品检验与真菌类有毒物质的研究、生产、销售和管理，并进行相关技术研究。食品药品检验记录检验、科研、培训和管理及其他内容，主要包括食品和药品检验服务以及食品和药物检验管理，归于科技档案的类别，不仅与一般档案“自然形成”“历史记录”“使用价值”和其他属性相一致，还有其独有的特征，例如材料的分散性、较强的时限性、较高的使用频率、查询困难、信息的多样性，较强的专业性等。当今信息技术日益广泛的应用，借鉴国内外档案管理的先进经验，运用计算机技术中的云计算、网络技术等手段，建立电子食品药品检验档案，拓展、深化档案信息资源向公众开放，将有效地改善食品药品检验档案的服务质量和效率。

　　2 食品药品检验建立电子档案的优点

　　食品药品检验电子档案具有以下优势：一是占用空间少。传统的档案存放各种大型档案柜储存各种案卷，需要占用大量空间。档案管理信息化后，不再需要大的存储空间，也不需要进行繁琐的排序和归档工作，只需要一个小芯片就可以存储电子档案，档案保存的时间更长，存储的内容更加完备。二是信息处理效率高。纸质文件资料在档案管理信息化后将形成电子文件，并立即进行归档分类处理。文件资料的存储、收集、登记、检查和统计将获得更加迅速的结果，这不仅使文件的归档率和文件内容的完整性得到了保证，而且也利于档案的搜索和利用。三是实现了共享资源。资源共享一直是传统档案很难实现的功能，当需要查阅时只能亲自去档案室。实施电子档案信息化管理后，能有效地解决这一问题。

　　3 食品药品检验档案管理现状

　　3.1电子档案建设相对滞后

　　以往我国档案管理以黑白文字为主，纸质档案是留存记录的主要载体，档案管理工作未能跟上时代的发展的步伐。由于单位对档案管理投入相对较少，重视程度较低，导致普遍认为保存档案就是单纯为了保管档案文件，这种思想使得档案管理失去了活力，从而导致档案远远没有发挥其应有的作用，这不利于电子档案的发展。当前，尽管大多数的食品和药品检验机构开始高度关注食品药品档案信息化建设，但是由于缺乏电子档案管理的经验和方法，仍采用传统的手工方法来进行大部分档案管理工作，绝大多数食品药品检验档案仍停留在收集存储的阶段，不能实现食品药品检验档案的自动化管理和实时处理网络档案信息资源，难以适应食品药品监督管理工作的发展节奏和食品药品检验工作的实际需要。

　　3.2电子档案管理软硬件设施配置不足

　　由于大多数的食品和药品检验机构建立时间不长，基础工作条件相对不完备，没有为档案管理工作配备专业人员和专门库房，防火、防盗和防潮等安防措施没有得到有效落实，没有安装如空调、除湿机等维护设备。电脑、打印机、扫描仪是档案管理的基本配置，但是一些档案管理部门甚至没有扫描仪，也没有建立全面的实验室信息管理系统，档案查询管理仍然处于人工阶段，这非常不利于食品药品档案管理的信息化发展。与此同时，电子档案管理的标准不统一，在处理和管理档案上没有一致的规范，很难实现共享所有档案信息资源。此外，食品药品检验机构档案管理团队人员配备不足，知识结构跟不上发展步伐，软硬件质量还须继续提高。

　　3.3查询档案不便捷

　　目前，许多食品药品检验档案的保存还处于纸本阶段。经过长时间的积累之后，存储的文档越来越多，占用的空间相应也越来越大。此外，由于查询不方便，有些内容需要保密，给查阅食品药品检验档案增加了难度，档案的利用率和开发程度相对较低，这与公民享有平等使用档案资源的权利之间产生了矛盾。例如2016年，济南市食品药品检验所档案的借阅量仅占档案总储存量的3%左右。除上述原因外，食品药品检验档案由于自身存在保密性的特点和获取信息的渠道不通畅，也造成较低的档案利用率。

　　4 食品药品检验电子档案建设的措施

　　4.1加大档案管理投入，提高创新能力

　　管理层要更加重视档案管理，从资金、存储空间等方面及时解决档案管理中出现的问题。对于基础设施建设，要做好三个方面的工作。第一，建好网络环境。网络环境包括内部网络、专业网络和公共互联网+。内部网主要进行食品药品检验档案信息的传递、收集、预处理和检索内部信息。企业内部专业网络是负责食品检测系统的验收和信息收集及交付业务的一个处理系统，为专用网络用户提供信息服务；公共互联网面向公众提供服务，向大众媒体提供各種方式的档案信息查询和浏览服务。第二，建好硬件环境。食品药品检验档案信息管理主要包括电子档案管理系统和数字档案的建设和运行。根据整个系统的需求，建立具有高性能、高并发用户的大容量存储和访问服务器系统的信息资源数据库，配置光端机、高速网络交换机、路由器、安全设备和数字处理设备。第三，建好软件系统。软件系统包括应用软件工具和系统工具两大类。系统软件的主要作用是在计算机系统中建立操作平台，协调和管理各种独立硬件之间的工作，使它们能相互配合完成各项系统指令。应用软件是一种满足用户在文件领域解决具体问题的应用程序，如OCR识别、数字图像处理、校对、质量检验等一系列专用软件。还要对基层食品药品监督管理人员开展教育培训，提高他们的专业素质和专业技能。

　　4.2整合食品药品检验档案资源

　　经上级部门批准后，对食品药品检验档案资源进行整合，并按照授权的范围对库存文件资料进行编目整理。完成以上工作后，招标采购电子档案管理软件；整合硬件设备，包括文件柜、个人電脑、小型电脑、数码相机、扫描仪以及其他外围设备和网络设施；在此基础上，建立食品药品检验电子档案数据库、食品药品检验电子档案管理系统和食品药品检验信息网站。不同文件格式的电子信息资源存储在食品药品检验院的服务器数据库中，由食品药品监督检验信息网站开展公共信息的查询服务，通过食品药品检验电子档案为食品和药品管理信息系统和食品药品检验档案管理数据库提供后台管理支持。满足大众查询利用档案的需求，使食品药品档案管理在建设和谐社会中发挥良好的作用。

　　4.3在食药检档案信息化建设中运用云技术

　　把云技术运用在通过信息网络查询食品药品检验档案具有很多优点。首先，减少了维护硬件设施的成本，通过使用云计算技术，可以把保存的档案信息资源直接放在云平台上，降低了采购服务器和计算机网络设备的成本，降低了设备维护和设施更新的成本。其次，减少了档案信息管理系统的开发和维护方面的开支。目前，云技术已经相当成熟，云存储平台的直接应用不仅节省了硬件设施，还可以直接利用云平台管理技术管理档案和信息资源，降低了研发整个管理系统和对系统进行持续维护升级的成本。第三，避免“信息孤岛”现象的产生。基于现有硬件和网络基础设施，当地食品药品监督检查和档案管理机构在不同的地方可以考虑建立一个本地云平台，进而建立一个国家档案管理信息系统平台。在此基础上，以实现国家统一管理食品药品检验档案信息。当然，使用云技术也不是完美无缺的，由于云服务企业掌握了食品药品检验档案的原始信息，如果云服务企业利用这些信息牟利，将对食品药品检验档案管理带来不利的影响和危险。因此，关键问题是要保证云服务企业的服务质量和业务诚信不存在风险。因此，要进一步加强监管体系建设，进一步完善相关法律体系。此外，我们需要利用现代信息技术促进低碳管理。例如，为某个主题创建一个数字存档数据库。在资源共享原则的基础上，合理有序地进行工作分工，以满足大众对档案信息使用的需求。建立在线档案阅览室和线上展览厅，突破空间和时间的束缚，大家可以实时通过在线档案阅览室和线上展览厅查询档案。建立查阅网络档案BBS，更大程度发挥以用户为中心，通过互联网直接咨询和信息发布，促进基层食品药品监督规范化管理。

　　5 结束语

　　总之，当前档案管理工作发展的主流方向是档案信息化，信息化程度越高越能体现出档案利用的水平。然而，食品和药品检验档案信息化建设并不是一蹴而就的事业，而是需要付出长期艰巨的努力才能实现的任务。应该参考国内外同行的成功经验，做出符合实际情况的计划，建立档案管理和档案服务在网络环境中的基本框架和基本方法，推进国家管理网络建设，“双套制”档案管理和网络安全技术，充分实现档案管理信息化、低碳化，进一步提升食品药品检验档案社会服务功能。

　　参考文献：

　　[1] 王楠楠.食品药品检验档案管理信息化建设研究[J].中国信息化，2017（10）：73- 75.

　　[2] 陈玉帝.档案管理信息化建设研究[J].中国管理信息化，2015（14）：198.

　　[3] 齐兵.新时代食品药品检验档案管理工作创新对策研究[J].办公室业务，2018（5）：98.

　　关于医院电子档案管理策略的探讨

　　[摘 要]电子档案作为一种现代化的存储方式已经广泛的应用于各行各业当中，也成为医院进行档案管理工作中不可缺少的环节。怎样科学的收集、整理以及管理文件成为档案管理人员面临的新课题。本文通过分析医院电子档案管理工作中出现的新问题，提出相应的解决方法，推进电子档案管理工作的发展、提高管理水平与质量。

　　[关键词]医院电子档案；文件管理；策略

　　电子档案就是由数字电子计算机实施处理的档案，对实体的档案信息进行收集、整理最终存储于计算机的磁盘中。包括文字、图像、音频与视频文件等信息。随着电子信息技术的发展，医院的档案管理工作也由纸质文件的人工管理转变为电子档案的自动化管理，怎样做好医院电子档案管理工作适应社会的发展、提高医院的服务质量也成为新的课题。

　　1 医院实施电子档案管理的优势

　　当前医院的各项活动都在不断的迈向网络化与信息化，各种活动材料也通过网络申报系统进行自定生成与上报，工作效率得到了极大的提升。尤其是科研活动的写作材料由传统的手工制作演变为计算机自动化操作，各种复杂的数据处理、图表绘制等都能够通过系统与计算机软件实现，让科研人员从繁重的手工劳动中得到解放，能够将更多的精力投入到研究当中。

　　此外采用电子档案还具有以下三个优点：第一是具有超强的共享能力，当档案生成之后会自动存储到计算机系统的数据库当中，有权限的操作人员都能够查阅档案，实现良好的共享；第二是其处理速度非常快，管理人员能够对电子档案进行实时的修改与操作，生成之后立即可以进行下一步的核对与校验，提高了档案管理工作的效率；第三使用电子档案可以快速实现分类和整合，与传统的纸质文件相比，电子档案的整理工作非常便捷，无需耗费大量的时间与人力资源，整理的结果更为精确。

　　2 医院电子档案管理中存在的问题

　　2.1 医院电子文件带来的问题

　　电子文件对于计算机设备具有很强的依赖性，同时还有信息不可识别性以及可分离性、可共享性以及保存环境的特殊性，医院的电子档案管理工作就能体现出这一系列特性。随着信息手段以及网络的普及，各级医院活动通常使用网上申报系统，通过网络在线的方式操作，网络申报系统将文件资料打印成册。这一方式能够有效的节省时间，提高工作效率，但是在带来方便的同时也造成了新的问题。首先就是资料对于计算机以及软件的依赖性让电子档案的收集具有一定的难度；其次是电子文件非常容易修改和删除容易造成让档案的原始文件消失，其中某些内容与特征消失之后难以寻找，给审查带来一定的问题；最后电子文件是计算机中的最终形式的文本资料，草稿还是打印稿、正本还是副本都没有差异，给医院管理人员收集整理电子档案的工作带来极大的困扰。

　　2.2 医院电子档案管理者素质带来的问题

　　与传统的纸质文件档案管理相比较，电子档案管理工作不仅要求档案管理工作人员有过硬的文化基础知识以及档案管理的专业技能，还对其计算机操作能力以及软件的操作水平提出了要求。电子档案管理人员必须熟练的掌握信息网络技术与计算机相关的操作技术，否则难以实现对电子档案的管理，同时档案的安全性也得不到保证。

　　2.3 医院电子文件的安全性问题

　　电子档案是重要的历史资料，保证其真实性与准确性是档案管理工作的重要环节。但是由于电子档案的特性，其容易修改编辑，同时还有部分鉴别原始资料的凭证信息也容易被修改。操作人员的失误或者网络黑客的攻击都会对其安全造成威胁，很多不法分子通过传播网络病毒对档案资料进行盗取甚至破坏和毁灭。除了操作人员的失误以及网络黑客的侵袭之外，不可抗力的因素对医院电子档案的管理也会产生威胁，如发生机器故障、停电等都会对档案信息造成一定的影响。

　　3 医院电子档案管理的策略

　　3.1 建立完善的电子档案管理网络

　　医院中的档案信息具有数量庞大、类别繁多的特征，应当以现代高科技为手段，创造数据库无纸化发展的契机。首先应当建立健全医院、档案室以及科室的三级管理网络作为医院档管理的保证。明确医院电子档案管理工作人员的职责、档案管理的流程以及要求，建立系统的管理模式对档案管理工作进行领导、制度、操作以及保管方面的统一，并组织监督部门对档案管理工作进行监督；明确各个部门的职责和权利；实现电子档案保管规范化与系统化，确保电子档案的真实性与准确性，同时能够实现医院电子档案的多元化资源共享以及对管理权限的统一规划。

　　除此之外，医院电子档案管理应当实行档案管理和其他信息分开管理的模式，成立信息科以及综合档案室分别进行管理。由信息科实施医院病案的统计管理、书籍文献管理以及计算机设备的管理；而综合档案室则针对不同类别门类和载体的档案实施统一管理，与此同时，综合档案室监督、指导和检查电子档案管理工作的任务。部门之间的权责分明，相互之间协作配合工作完整医院电子档案管理工作。

　　3.2 建立完善的医院电子档案管理制度

　　制度建设是做好医院电子档案管理工作的重要保障，医院应当建立科学可行的电子档案管理制度，其内容包括电子档案收集制度、归档制度、利用制度以及保管制度，明确医院电子档案的保管期限以及归档范围，将制定的制度与规定纳入到医院岗位责任制以及考核办法中，与管理人员的切身利益相挂钩，提高管理人员的工作积极性。建立医院电子档案动态管理制度，按照规范化、流程化的方式实施档案管理。

　　3.3 提高电子档案管理人员的综合素质

　　档案管理人员是医院电子档案管理工作的重要因素，其应当具备较高的素质以及专业技能水平。首先让管理人员学习了解医院开展的各种活动的规律、流程以及电子档案管理工作中应用到的信息技术、网络安全技术和医学管理知识。尤其是现代数字化的医疗信息手段、数字化设备、网络安全技术的应用，不但需要管理人员有过硬的技能，还需要对自身知识进行更新以适应时代与技术的发展变化，才能有效地进行医院电子档案管理的工作；同时提高医务工作人员对电子档案重要性的认识，鼓励其自觉对文件资料进行收集与保存，确保电子档案的完整性与准确性；此外，管理人员还应该学习档案管理的医院内部调理以及相关的法规制度，增强法律意识、减少工作失误。

　　3.4 增加对医院电子档案管理工作的投入

　　电子档案管理工作水平的高低直接关系到电子档案信息的质量，关系到医院的档案安全，更是医院开展医教学、以及科研活动的需要，才能让医院中的档案得到充分利用、发挥出最大的作用。因此医院首先应该重视档案管理硬件及软件方面的投入，选择性能优越的计算机硬件设备，保障工作效率以及档案的安全，此外购买性能好刻录仪器以及选择科学的存贮方式也很重要。同时应该配置高性能的安全软件，开发安全系统，加大对防火墙技术、数据加密技术等的投入，对于处于离线状态的电子档案采取有效的防盗和加密技术。确保医院电子档案管理工作能够正常、有序的开展。

　　4 结语

　　医院电子档案管理的任务任重而道远，随着社会的进步电子档案管理的方式与方法都在不断的更新发展，也让医院的电子档案管理工作面临着新的挑战与难题。只有找到医院电子档案管理过程中存在的问题，针对问题展开思考，制定一系列的策略才能强化管理水平与质量。本文中通过建立完善的电子档案管理网络、完善医院电子档案管理制度、提高电子档案管理人员的综合素质以及增加对医院电子档案管理工作的投入等措施加强对医院电子档案的管理，全面提高医院的工作效率以及服务质量。