会议接待
会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。下面作为四川新世纪会议展览有限公司（www.sc-mice.com）专门做会议公司的小编来给大家整理一下会议的流程
会议接待流程
一：会议资料准备
1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会 人数印刷。
2：会议资料（主办单位提供）
3：领导发言稿（主办单位提供）
4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5：项目执行情况资料（主办单位提供）
6：展板所属图片（主办单位提供）
7：广告牌设计稿
8：欢迎布标、会议室布标
9：会议礼品（按参会人数准备）
10：会议代表证
二：设备及设施准备
1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水
桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。
会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。
2.签到簿、名册、会议议程
签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、笔
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各种视听器材
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
5.资料、样品
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
6.会标、背景板、展板
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。 三：会前准备工作程序
1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。
2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。
4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。 5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全
隐患的发生。
6：医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。
7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
四：会议其它费用开支预算
1：代表证2：广告牌 3：展板4：用车5：宴会标准6：水果 7：纪念品8：资料打印、复印 9：照相、摄像10：其它
五：人员安排
1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）
2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务
3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员
4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。
5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务
6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表
会议期间的生活服务
七：#5@p的开据
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式#5@p及酒店的住宿#5@p。
八：会议接站：会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。
九：会议报到
1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处” “签到处”
2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。
4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存
6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表
7：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表
十：会议期间
1：要求酒店落实叫早服务
2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行
3：会议室布置情况落实
4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
6：与酒店 公司财务人员协调好票据的开取
7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
十一：会议结束工作
1：会议结算
1：我向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误
2：向会务组提供所需#5@p
3：返还会务组附加的会议利润
4：本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益
2：会议返程
1：根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程
2：可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送丽江特色精美礼品
会议接待服务
会务组
1、提前确定会务组房间号，并通知参会来宾。
2、会务组门牌明显标识，便于来宾寻找。
3、建立酒店与会议团队的沟通桥梁。
4、24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。
5、开通网线便于与外界联络。
6、安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。
数据统计
1、确定标准服务用语，提供优质服务。
2、根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息。
3、根据临行更改信息，及时调整相关数据。
4、准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。
交通服务
1、按照数据统计时间，准确接送来宾。
2、根据来宾数量，合理安排车辆。
3、车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。
4、途中安排矿泉水及当天报纸，提供贴心服务。
5、安排值班车辆，处理应急事件。
6、大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。 住房
1、重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。
2、服务包括：欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。
3、协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。
4、每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。
餐饮
1、根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。
2、提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。
医疗保障
1、配备医疗人员，解决突发事件。
2、提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。
3、基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。 四川新世纪会议展览有限公司是一家专业提供: 庆典全程企划与执行、公关活动策划、企业品牌推广传播、政府公共形象建树、会议策划与管理等大型项目整体解决方案的专业性公司。自成立以来，它始终坚持“倾心融注、与众有别”的企业精神,依托多年来逐步壮大的精英团队, 成功策划并实施了许多重要工程的开工奠基和竣工典礼、开业庆典、颁奖仪式、楼市开盘、新闻发布、展会开幕、会议论坛、产品推广、品牌传播、文艺演出等活动。建立了良好的商业形象与口碑;在西南市场为众多知名、大型企业提供了定制化、专业化的服务，获得了众多客户的高度认同。
第二篇：会议接待流程
会议接待流程
1、 与主办单位洽谈并签订相关会议合同。
2、 按照要求提供多方案会议接待计划书。
3、 考察接待会议场所及相关配套设施。
4、 确定方案、交付定金。
5、 会议接待。
6、 结款。
会议提供服务项目
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14、 及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。 如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。 执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益 提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。 会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。 参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。 会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房（1--2间）。 免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。 协助会务组布置会场和绿化 如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。 免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。 根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。 如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。 如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供
最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。
公关礼仪：
礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）
文艺演出（专业表演团，可挑选节目）
空飘（氢气球充气、升空）
花篮（大、中、小号订做） 15、
16、 17、 18、 19、 20、 21、 22、 23、 主持人（男、女均可） 签到笔薄（专业用品） 摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师） 印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作； 意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷； 彩旗的制作； 背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸； 物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。 物品配送： 酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购； 办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品； 纪念礼品 ：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。 海南民族服饰：参会嘉宾若能身着统一、最具特色的海南民族服饰，会对外界（其他人群）产生一种特殊的感觉与影响； 旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义； 笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方； 翻译服务： 中英对译口译 中日对译笔译 中韩对译笔译 中俄对译口译 订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；免费代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。 邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。 汽车租赁：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。 医疗保健:如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。