代理商会议流程管理
目前几乎所有代理商都非常重视针对终端客户召开的各种会议，因为一场好的会议可以对代理商的年度销售甚至是未来发展都起到非常明显的促进作用。目前代理商在会议召开上可谓是使尽浑身解数，用尽各种花招，其结果也为我们呈现了很多非常成功的会议。现就内衣行业代理商会议的流程管理进行简单的分享，望在会议管理的规范上对大家有一定的启示作用。
一、 确定会议目的
开会以前，我们首先明确的是我们开会的动机，是为什么而开会。一般而言，代理商举行会议，主要动机一般有以下几种：
1、 招商，开发加盟客户；
2、 新品发布及订货；
3、 联络与终端客户感情，或感恩客户；
4、 展示代理商实力或团队风采；
5、年度总结和颁奖，回顾代理商自身或品牌发展，规划未来方向，并评选出“优秀终端客户”，“优秀导购”等；
6、 新政策的执行。
一场会议的动机可以不是唯一的，我们可以通过一场会议达到多个目标，但是目标之间一定要分清主次。
二、 确定会议类型。
根据我们开会的动机，我们可以将代理商会议分为以下几种：
1、 招商会：一般新品牌都需要招商，现在的招商会主要有两种呈现形式，一种是代理商以自己经营的多个品牌进行综合性招商，另一种为某某品牌专场招商会；
2、 新品发布会：目前内衣市场，一般厂家都将新品分为春夏季和秋冬季，所以很多厂家和代理商在一年中通常会进行两次新品发布；
3、 订货会：目前很多品牌实行订货制，一般订货会都是伴随新品发布同时进行；
4、 培训会：根据代理商目的或终端需求的不同，最通常的培训为新产品知识培训、导购销售技巧培训、终端客户店铺管理培训等；
5、年终总结或联欢会：很多代理商会在年底召集终端客户举行总结会或联欢会，回顾过往，规划未来，并都优秀终端进行评定。
上述几种会议很多时候也以组合的形式出现，品牌在举行新品发布时，往往也会组织订货或培训。
三、 确定会议主题。目前我们的众多代理商对召开各种会议都有非常丰富的经验，而越来越多的代理商非常注意会议的品味和内涵。会议主题通常代表我们想要传导的一种价值观，好的主题可以让客户在情感上产生共吟。
四、 费用预算。主要包含住宿费、餐费、会场费、模特费、音响费、灯光费用、广告物料费用、礼品费、用车费、广告公司费用、其他费用等。
五、 会议流程和会议政策的制定。根据会议的目的和主题，流程中可加入一些特别的环节，如终端故事、品牌发展故事、感恩环节、游戏环节等，以丰富会议的内容或增强互动性和趣味性。
六、 会议的准备工作及分工
1、 邀请函的发放和回执，确认参会人员、客户数量、用餐人数，并提前一周完成；
2、 酒店预订：根据会议性质和内容的不同可选择不同的酒店。一般而言，招商会可选择档
次较高能够充分体现品牌档次和形象的酒店；如果是培训会则经济实用型即可，且会议重在培训的内容和形式上。酒店预订需考察酒店房间质量、环境，酒店餐饮状况，会场大小及房顶高度，舞台大小及高度。会场大小由参会人数决定，会场高度影响走秀灯光桁架的搭建，舞台的大小和高度影响T台和走秀效果。
3、 广告公司及模特的接洽：需确定好灯光、音响、舞台、静态展、桁架、T台、模特、化
妆师及会场布置方案，并选择好会议音乐或走秀音乐；
4、 物料准备及跟进：首先主要是烘托会议氛围的物料，包括贵宾证、会议横幅、拱门、会
议厅背景、静态展背景、迎宾台背景、三角架或X展架、易拉宝；其次是办公物料，包括文件袋、铅笔、笔记本、环保袋、签到本、签到笔、便签纸等；此外，可提前准备一些水果、点心、饮料等，供会议休息时使用；
5、 会议资料的准备：主要包括会议流程表、订货合同、招商合同、订单、画册、企业简介、
新品资料、招商手册、会场纪录资料等。
6、 道具的准备及管理：形象道的准备，包括全身模特、旋转模特、灯模和灯模台、形象柜
或中岛架、文胸衣架、家居服衣架、嘉宾牌、手提袋；办公道具的准备，包括幻灯片机、数码相机、订书机（钉）、计算器；组装工具的准备，包括螺丝刀、双面胶、菲黛尔品牌胶带等
七、 会议样品的准备：安排专人负责准备样品及走秀所需的饰品和道具，并提前对走秀
的样品、饰品、道具进行归类和编号。
八、 会场布置：会场布置通常在会议前一天进行，主要包括舞台和T台的搭建，舞台
主背景、副背景布置，会场静态展布置，灯光桁架的搭建及灯光和音响的准备及调试，签到台布置，拱门搭建及横幅布置，会场X展架、易拉宝等宣传画的摆放、现场座椅摆放等等
九、 会议现场工作及分工：
1、 用车安排，安排专人进行车辆调度，负责接送客户；
2、 前台接待，通常安排2人负责，工作包括前台指引、客户签到、资料发放、会场指引、
房间安排及房卡发放及回收
3、 酒店衔接，需安排专人负责与酒店方面的衔接，以解决会场出现的各种问题，如调试投
影仪，临时打印指示牌或嘉宾牌等
4、 餐饮准备，需安排1人跟进餐饮准备工作，以保证用餐准时、有序进行；
5、 样品跟进，需安排人员进行样品的现场管理
6、 协助穿衣人员，走秀过程中时间往往比较紧凑，一般需每个模特配备一名协助人员专门
帮忙穿衣服
7、 音控及灯控人员，虽然我们很多会议的音控和灯控都交给广告公司，但是现场最好安排
一名内部员工跟进广告公司工作，以保证走秀按照代理商的规划进行
8、 拍照人员，专人负责拍照或摄影
9、 现场服务，需安排人员进行现场秩序维护及现场服务。
十、 总结
召开内部会议，对各方面工作进行总结或分析，找出不足，以期下次改进。
第二篇：经销商会议流程(标准版)
经销商会议（标准版）
一、会议名称
XX地区xxx经销商会议（订货会）暨新产品展示会
二、会议目的：
为旺季动员最大限度占用每个经销商的专用资金，从而造成其它品牌的铺货压力。最大限度调动经销商对xxx的销售热情和忠诚度。公布该区域贯穿整个旺季的市场运作思路和阶段性工作布署。宣传xxx企业理念和营销文化，提高经销商的经营素质。
三、会议筹备：
1、准备周期：
周密的会议筹备要用5~7天
成立会务组、作出会议费用预算，拟定会议议题。
准备会议用品：礼品、奖品、横幅、背景、展览道具……
选择合适的会场及会议时间，统筹食、宿、行问题。
作好会议幻光片并以传真形式下发会议通知。
2、会议筹备
会场布置及最后与会名单确认及跟催。
3、会议正式召开。
会后政策执行、效果跟踪等善后事宜处理。
4、经销商会议费用预算。
5、会议备品准备：做到事事有人负责，件件有人准备。
6需要准备的文件类：
《文件通知》、《经销商意见反馈表》、 《产品报价单》、《经销商奖励制度》、《促销活动方案》、《会议签到表》、《订货单》、《会议议程》、纸、笔、文件袋、宣传用印刷品。其他会议备品准备。
7、会场布置类：横幅、口语标语、会议室指示牌、展台、样品、托架、彩盒堆头、海报、
灯箱、广告碟、促销品、宣传单、新产品、电视机、VCD机。
8、会议备品准备
演讲用品类：话筒、功放、笔记本电脑一台、投影仪一台、白板一块、油笔二支、板擦一块、讲台、激光笔。摄影人员2名、摄像人员1名。
人员用品：工作证、促销服、饮品、纪念品、对讲机。
9、会议通知：
尽可能让客户全部参加以正式文件下发通知，并写明议程，申明与会的必要性和文件的严谨性。发文后10分钟电话跟催，进一步明确人员、地点、时间及会议参加的不可推拖性。在会议开始前一个小时再作一次跟催和确认。县区的客户要提前通知和报到，一般是路远的先到。
10、会议时间：
一般是选择下午，按经验来讲，上午客户一般起床晚，会议开始时间迟，较为被动，但下午时间与会人员容易困倦，所以开头必须精彩而紧张，建议会议时间是2：00报到，2：30~5：30会议进程，6：00结束用餐。
11、会前事宜
我们不要让业务员错过任何与客户沟通的机会。一般来讲，先到的比较孤单无聊，所以要作以下事宜：
让经销商填写《经销商意见表》、业务员与经销商作简短的沟通、让经销商看产品报或看新产品。
切记：千万要让业务员主动打招呼，陌生的要主动交换名片，不可冷落一个客户。 即便如此，根据我们承办经销商会议的经验总结，我们仍然发现了诸多不足，觉得还是很多小事没有做细，总结列举了20条，在以后举办会议时需要注意的细节：
1、 会务组未能在开会期间召开小型预备会议，确定当天或第二天工作内容、注意事项
及负责人缺乏各种会议管理表格，例：业务人员与客户对应表、实到代表确认表、返程时间表、客户及会务组住宿安排表等，会后自由活动的详细分工不到位、不明确；
2、 会议后旅游日出游人数与计划人数严重不符，会务组未能在出游前晚最后确定人员； 3、 客户人员调整住房、中途退会、离场等变动情况，现场负责人未能及时通知会务组；
4、客户的亲属关系未注明，导致会务组将客户夫妻分房安排；客户亲属旅游安排也因人员上报不及时而疏漏；
5、会议内容分工的主要负责人不能随意换岗；特殊情况换岗需做好充分转接工作；
6、参会客户的姓名、性别、人数及着装码数等基本情况不清晰，导致会务组安排住宿及发放礼品难度加大；
7、每日用餐时应交代后续的相关安排，反复提示；
8、经销商发言的资料准备不充分，发言内容与幻灯资料不一致；
9、无专人引导或标识指引会议室位置及座位安排（特别是在会议第一天）；
10、娱乐活动过于单调、无趣。晚间可考虑座谈会、放映营销参考片或其它形式的娱乐活动；
11、会刊没有认真、充分校稿；
12、调查问卷方面：
①因无明显标识“转反面”导致部分经销商未能全部填写问卷；
②对工程师的调查未注明前任和现任；
③问卷仍存在错别字；
④原定的发言代表未能参会，但与其发言有关的调查题没有及时从问卷上删除。
13、未安排同品牌经销商座谈；
14、未设计对会议主持人的评价调查；
15、机场、车站接站车中途改变路线未及时通报，让一批客人随车接公司内部人员的做法不妥；
16、极少数业务人员同客户一起消费时，处理不当，个人消费转嫁至公司；
17、吃喝娱乐占时偏多，费用也太高；
18、内部参会人员未一一明确，安排亦欠妥；
19、未及时提供与会代表通讯录；
20、会议筹划启动稍晚，造成相关布置及配置准备不充分。
四、会议议程
1、介绍总公司新产品及旺季的战略（信心和雄心）
——广告：绝对性的品牌广告优势。
——特价产品：优秀的品质、震撼的价格。
——高端产品：xxx垄断上游资源。
——利润：以量取胜，高价机高利、低价机中利。
2、促销：不间断的活动促销、介绍总公司新产品及旺季的战略
3、新产品介绍：
4、希望：
5、旺季期间对各位经销商的奖励方案，为有效地实施我们的战略意图
五、会议的结束
会议要以热烈的气氛结束，使每个商家都感觉到信心十足，学了东西而不虚此行，为以后的会议铺路。
会后的聚餐要把握分寸，过犹不及。
会上承诺的事情会后一定要按时办理。
跟踪会议效果，反馈会议工作的不足。
落实会议精神。
附件：
经销商会议、客户年度会议的迎宾仪式方案
为了充分展示企业的人文环境和企业文化，体现中国人热情好客的习俗，设计一下迎宾仪式方案：
流程：
一、 会场（酒店大堂）迎接
由礼仪小姐陪同公司领导迎接来宾，迎接来宾的领导人数在3-5人间。
二、会场门前迎接
由六名礼仪小姐、20名工作人员组成的欢迎队伍列于通道两侧，礼仪小姐献花、同时，鼓乐声起，两队醒狮献舞。总经理带领公司全体中层以上干部在门口迎接，开始全程摄像。
三、 会议室
1、 会议室悬挂横幅，礼仪小姐迎宾至座位。
2、 会议室活动结束后，带来宾参观工厂（公司），
送别
1、 中层以上干部及来宾合影留念。
2、 礼仪小姐及工作人员到队欢送,醒狮表演。
基本要求:
1、 场景工具
1) 彩色旗100面——200面。
2) 悬挂吊幅的大气球两个或四个（直径2.5米）
3) 门口及会议室、前横幅各备一条。
4) 各种类鲜花、绿色植物布满道路两旁。
5) 鲜花四束
6) 礼宾花炮两串万响及花炮一支。
7) 通道铺红色地毡。
8) 音响设备或军乐队
2、 人员
1) 礼仪小姐 6名
2) 保安员 20人
3) 醒狮队两对 （8人）
4) 专业摄像师、摄影师
5) 司仪 1人