合同全过程管理分析
摘 要：企业在经营中应当重视并加强合同管理，有效的合同管理不仅是企业利润增长的平台，也决定了企业未来发展的竞争力。为此，企业要非常关注合同风险防范的协同性问题，建立合同报告，构建科学的合同管理体系，尤其注重对员工的有效激励。
关键词：合同过程管理：协同性；风险规避；管理体系；有效激励
1672-3309（2012）04-52-04
一、合同管理中存在的法律风险及应对策略
任何社会活动都存在一定程度的风险，管理也不例外。主要表现在：一是签订的合同存在不符合公司利益的条款，导致合同无法执行或给公司带来财务损失或法律纠纷的风险；二是企业缺乏知识产权意识，未能对员工日常工作或公司日常经营中产生的知识产权进行汇总、收集和采取相应保护措施，导致知识产权资产流失的风险；三是企业未树立反贿赂的环境，未在公司日常经济行为中向所有员工灌输反贿赂的意识，导致企业员工为完成业绩指标而采用不正当手段，进而使公司承担法律纠纷或经济损失的风险；四是企业承担了可能导致法律赔偿的义务、责任或债务的风险。导致合同法律风险产生的主要因素还有：合同签订前没有准确掌握对方的主体资格和履约能力方面的信息，如与主体资格有瑕疵的当事人签订合同，导致合同无效或合同效力待定；合同签订时，合同内容方面存在瑕疵，如有的企业合同条款含糊不清，无法确定当事人的权利义务，进而导致合同纠纷；合同形式方面,主要表现在合同在形式上不齐备使得合同具有法律风险，如一些企业采用口头形式进行交易，一旦对方不信守承诺，便会引发合同纠纷；合同履行过程中的法律风险也包括在合同履行过程中因一方发生突发事件等造成可能发生己方违约需要承担违约责任；在产生合同纠纷时的法律风险主要是由于应对不善而导致己方在诉讼中处于不利境地，如面对一方当事人不正确履行合同时，一些企业处于某些现实顾虑，怠于行使相关权利或疏于跟踪进一步变化，致使实际损失形成或损失扩大。
因此，公司在合同管理过程中应当从调查客户的资信情况开始。通过查阅客户的营业执照、资质资信材料、财务资料，了解其商业信用、经营情况、资本结构和偿债能力等，核实和验证各种信息的真实性和准确性，必要时可向相关行政管理部门进行核实。其次，注重合同策划。合同策划是企业根据项目的特点和要求，列出合同的重要条款和事项，并对这些重要条款和事项的可选方案进行分析，从中选出最适合、最安全的方案，从而确保能够签订一个完备有利的合同。确保合同标准文本条款完整，避免因合同特定条款缺失而使得合同不符合公司规定或未能最大程度上保护公司利益，进而避免公司承担经济损失或产生法律纠纷；合同签订时应考虑合同适用的法律条款，确保适用法律合理，且与签署客户所属国家法律一致，避免公司承担潜在的法律风险；合同中明确符合公司利益的禁止条款，避免合同执行过程中出现不符合公司利益的行为，进而避免公司蒙受经济损失或产生法律问题；签订合同中避免包括某些被公司法律部门认定为高风险的条款，避免公司蒙受因违约而造成的法律责任及赔偿损失风险；合同中的服务或责任的范围约定应清晰、明确、合理，如明确约定管理服务交付前的维护责任、服务起始点或培训服务要素等，避免公司承担不合理的经济损失或产生法律问题；合同签订时充分考虑人力资源因素，避免因人力资源因素造成的合同履约风险；合同中应明确规定双方的转让及分包权利条款，确保公司在分包和转让合同的权利得到保护，避免公司承担潜在法律风险；合同中应包括在保护公司利益的基础上，有效转移所有权或风险点的条款，确保所有权转移中公司的权利得到保护，避免公司承担潜在法律风险或经济损失；合同条款中应明确规定各类免责条款（包括自然灾害、战争、恐怖事件或其他政治事件等），使得合同能起到保护公司利益的作用，避免公司面临特殊情况下的经济损失；合同中应签订完整的保密条款，明确合同双方的保密责任，避免合同未能达到保密的目的或发生信息泄露时无法追责，进而避免使公司遭受信息泄露的连带损失和法律风险；合同中应排除客户的任意解除权，且明确规定解除权不可以影响其他合同条款效力，避免公司可能面临的法律诉讼；合同中应规定纠纷解决方式，包括仲裁机构和法院的选择等，确保纠纷发生时能够在合理范围内保障公司利益，避免公司承担不必要的法律风险；同签订中避免奖惩条款严重不对等，确保合同双方利益均衡体现，避免公司利益未能得到保护或影响合同的法律有效性。合同签订时还要考虑如下与合同法律条款相关的原因所产生的潜在法律风险，如合同中是否包括分割条款、存续条款、效力优先条款及合同通知、变更条款等，确保合同符合公司规定且最大程度上保护公司利益，避免公司承担经济损失或产生法律纠纷。此外，要保证各相关合同之间的协调。企业有时需要签订数个彼此之间存在联系的合同，企业应对各个合同内容之间的相容性和一致性进行协调，防止各个合同在实际履行中出现失误，确保各个合同的履行能够有序、稳定、协调进行。
订立的合同经过合同履行这一过程才能带来实际利益，因此，合同履行是合同管理中非常关键的一个过程。合同履行环节的目的是确保合同得到切实履行，实现企业的合同目的，防范合同履行中可能出现的各种风险。该环节的关键管理活动包括履行实施和履行监控。履行实施时，合同执行部门应会同相关参与部门明确各部门的权利和责任，制定各类业务合同履行的流程，确保按照合同约定全面推进合同的履行。比如：某公司产品销售合同的履行过程中，项目管理部为合同履行的主管部门，其他业务部门在销售合同的履行过程中为参与部门，对项目管理部起配合、支持作用。项目管理部对于每笔产品销售合同指定合同业务负责人，负责合同履行过程的协调调度、信息沟通、情况汇报、资料汇集，全面推进合同的履行。质量检验部门的职能是监督出厂的产品必须合规（或者必须符合合同的约定），在产品出现质量问题时协助项目管理部门进行处理；库房管理部门的职能是根据项目管理部门出具的有关提货手续及时、准确的向客户或者承运人交付货物；运输管理部门的职能是应当根据项目管理部门履行销售合同的需要及时、准确的将产品运送至客户，以运送或者安排运送产品的方式支持项目管理部门对产品销售合同的履行。合同管理部门应要求合同履行部门定期（如每月）统计本部门各类合同的进度情况，对于合同履行的进度主要应关注产品交付/验收状态、产品交付/验收完成时间、收款/付款情况，并将合同的执行情况与合同约定情况进行对比，提示未按约定时间进行的事项、原因以及由此产生差错的可能性和影响，并制定后续跟进计划。合同管理部门可会同相关业务部门根据业务特点对重要类型合同设置合同履行的里程碑，并关注里程碑完成情况。合同管理部门应汇总各部门各类合同进度完成情况，提示重大未履约事项、原因及可能产生的影响和后续跟进计划，作为定期汇报给管理层的决策支持报告。此外，在合同履行过程还可能出现合同变更的情况。对于需要进行合同变更的，应重新履行合同起草和审查程序，业务部门应当及时把情况反馈到法律顾问部门，法律顾问部门根据情况进行分析处理或提出法律建议等。[NextPage]当合同履行完毕，由公司法律部或业务部门确认双方再无任何权利义务关系，企业也应及时对合同及其相关资料进行整理并妥善保管，尽可能完善相关证明和记录，不能认为对方现在没有否认就万无一失。很多的诉讼失败都是因为证据管理问题造成的，而不是因为事实问题造成。合同资料在法律上不仅是重要的证据，而且也是具有一定价值的技术资料，如日后一旦出现法律或技术上的纠纷．将有利于企业避免承担不必要的责任。事后应对处理是在事前防范和事中控制没有奏效的情况下，为减少企业的经济损失，维护企业的合法权益不得已的措施之一，但也是合同风险防范的最后保障。合同履行后，公司应对合同进行评价，总结合同风险管理的经验教训。公司应对长期交易的业务合作方进行评价，评价内容因交易内容不同而不同，通常可以包括业务合作方的资金实力、融资能力、技术水平、设备水平、管理现状、质量水平、诚信程度、协作精神、经营能力、价格水平、供货能力、分销能力等，公司可根据客户类被列明考评的各项内容，并根据权重分配考评项目的分值，以打分的方法对业务合作方进行评价。在对业务合作方进行评价时，不能只有合同业务主管部门的人员参加，还应当由合同业务相关部门的人员参加。比如，对原料供应商的评价，除采购部门参加外，还应当有使用部门、质量管理部门、库管部门的人员参加。
二、加强内部控制促进协同性
合同管理是一个异常复杂的综合过程，我们强调法务部门对于合同管理中的重要作用的同时，绝对不能忽视相关部门之间的协同管理的作用。较为突出的问题是只针对合同本身进行修订，而不提前与其他部门协调妥当，并且事后又未及时、准确地传递相关信息给其他部门，导致内部活动失衡而导致法律风险。法律风险的种类包括：经营性损失；民事赔偿、判决或裁决；行政或刑事处罚或制裁；企业资产受损；商誉受损；其他损害。合同法律风险管理有其特殊性，它的参与部门非常广泛，所以对各个环节协同运作的要求严格。很多问题通常不能依靠单个部门或者单个个体能解决，从而成为对合同风险进行有效防范的瓶颈，产生风险防范漏洞，最终会对企业利益损害。为此，我们在合同管理过程中，要非常关注合同风险防范的协同性问题。在此问题中，应当注重以下三个方面：
1、注重合同管理上下环节之间的协同配合。业务人员在合同资信调查中掌握第一手资料，在与合作方的实地接触过程中，即可对对方的规模、实力有一个大致了解，并通过对书面资料的真实性进行核对，从而为专业部门进一步审查提供依据；法务部门对业务部门提交证照资料进行审查，判断对方是否有签订合同的主体资格，是否合法存续等；财务部门核实其财务资金情况；技术部门核查对方在技术上的履约能力。在实践中，由于业务部门提交的合同草案是双方谈判的结果记录，所以，一般情况下审查部门不会对条款进行实质性修改，只会在此基础上做局部调整。最终，各专业部门对合同的审查并没有起到应具备的约束和保障作用，为合同的履行埋下了隐患。为此，合同提交审批后，审查部门对此进行审核时，如有疑问之处，要与业务部门沟通核实。合同一经签订便交付履行，业务部门作为承担合同履行任务的部门，必须先准确理解合同内容后再执行，尤其要对合同中约定的关键点密切关注，例如：合同中对知识产权和产品的描述、版权免责、损害限制、支付条款、交付时间等的相关规定。此外，还要注意文本中约定的各种期限，例如，提出产品质量异议的期限、付款期限等，履行时要严格按照期限执行。如果合同签完了就将其置于一旁，很可能会忽视这些细节性的规定，而导致自身的违约。另外，合同的履行少不了收付款环节，财务部门在收付款时，也应当按照合同条款，核对结算时间、金额和方式，确保己方的合同利益不受损害。
2、注重合同审查部门之间的配合。在合同审查过程中，由经济、技术、法律部门对合同的进行联合审查十分必要。它们不但要对与合同业务相关的国家法律、行规有所把握，还要依据企业内部的规章制度对合同内容的合规性进行分析。例如，技术部门审查的重点是：合同项目的技术方案是否科学、可行，是否能满足项目的实际需求，合同的任务、工期、质量标准等技术条款是否准确、清楚等；经济部门的审查重点是：合同的价格是否合理，对项目投入产出的核算是否经济、准确，资金的来源、用途、使用方式是否符合财经政策、行政法规和制度；法律部门的审查重点是：合同双方的约定是否符合现行法律规定，是否存在较大的履约风险，合同条款是否完备，权利义务是否明确、具体等。审查工作科学分工相互配合，才能使合同内容得到全方位的考察和确认。
3、设置科学合理的合同管理流程，使协同管理制度化、常态化。在提高协同管理意识的同时，制定科学的合同管理制度和流程，使管理模式制度化、常态化也相当重要。目前，企业的合同管理岗位通常设在法务部门，作为合同管理的归口部门，法务部门除了对合同进行法律审查外，还要对其流程进行控制，将合同纳入相应专业部门的审查范围，确保各个风险点都有专门的控制。同时，结合企业自身情况，以及不同类别合同的特点，合同管理部门要合理设置合同审批制度和流程，既保证合同运行过程实时可控，又要兼顾合同管理的周期效率。目前，不少企业运用合同管理信息系统进行合同管理，将合同立项、选商等各个环节整合在统一平台上，根据合同管理部门搭建的合同管理架构，自动控制合同运行流向，对控制法律风险，提高管理效率发挥了积极的作用。[3]
三、建立公司合同报告
合同报告是指从内部循环中累积的数据中提取相关内容，形成有价值的管理信息，用来进行审计、风险识别、业绩评估等。合同报告可以分为单份合同报告和整体合同报告。
订立重大合同时建议建立单份合同报告。单份合同报告分为初期阶段报告、过程中报告和结束报告。在项目签订合同之前，可以对重大合同的解决方案进行评价，目的是检查合同是否与公司期望达到的经营目标相符，以作为管理层进行合同审批决策的支持信息：进行成本收益分析、盈利预测，评价合同的解决方案是否与公司的策略、运营、财务和技术要求相符，识别解决方案是否存在限制条件等。在合同签署之后，可以对合同质量进行评价，目的是检查合同条款的内容是否与公司签订合同标准相符，提示合同可能存在的风险以及合同签署待完善的方面。合同质量评价包括如下六个方面内容：财务方面旨在控制合同中与财务事项相关风险的条款，如客户信用、货币、付款等方面的条款。法律方面旨在控制合同中涉及的法律事项以及涉及最大程度保护公司利益的条款，如涉及合同责任限制、争议解决、适用的法律规定等方面的条款。合同执行方面： 旨在减少合同执行过程中相关风险的合同条款，如合同验收、合同更改、合同终止等。合规方面旨在减少交易执行过程中以及交易完成后法律合规相关风险的合同条款，如当地合规要求、所属国家合规要求，环境保护的合规要求等。解决方案方面旨在减少合同涉及的与解决方案相关风险的合同条款，如履行、技术规范或是服务描述等。交付方面旨在减少涉及产品或服务交付相关风险的合同条款，如项目范围，项目时间计划等。[NextPage]企业在对合同进行合理分类的基础上，根据公司的经营战略目标、合同涉及的相关经营活动的管理制度和政策等，考虑合同涉及的相关风险，从六大方面出发，对不同类型合同的具体条款进行逐类分析，进而建立合同标准。在合同签署完成后，根据实际合同的签署情况，从六大方面相关标准的落实情况可以对具体的每个合同或每类合同进行对比，进而评价出每个合同或每类合同的签署质量，提示管理层合同可能存在的风险漏洞以及合同签署待完善的方面。合同业务部门应定期负责编写合同风险评估报告，目的是检查合同在履行过程中是否存在重大的合同风险，对于可以量化的风险因素采用金额数量列示，对于不能量化的风险因素采用风险热图列示，明确各风险点可能造成的损失，从而分析预测履行合同的收益，以作为管理层进行对于重大合同在履行过程中对于相应风险进行审批决策的支持信息。合同业务部门在合同结束关闭后，应编制结束报告，对合同的实际执行情况进行总结，并与合同约定以及业务需要进行比对，分析与合同约定或业务需要不符的原因，说明合同实际执行的效果，总结需要完善的方面。
整体合同报告是合同管理部门应该定期对已完成的合同从以下两个方面进行分析，即合同签署情况报告和合同质量报告。合同签署情况报告是对当期已签署合同，按不同产品或服务、不同区域、不同渠道等划分标准提供合同金额信息，以便于管理层了解经营目标的实施情况。合同质量报告是指提供当期合同变更的百分比、合同按期完成百分比、合同违约百分比、发生合同诉讼的百分比等衡量指标，并对重大合同的变更、未按期完成、违约和诉讼等情况进行说明与分析，以便于管理层了解合同执行情况与风险。
四、健全企业合同管理体系
合同管理制度是企业针对合同管理问题而制定的关于人员、模式、合同管理流程及其相应的实施细节的管理型规定。应该从以下几个方面来构建科学的合同管理体系：
1.合同管理人员是合同管理的关键
提高合同管理人员素质是公司合同管理的首要任务。企业应当选择本企业优秀人才担任合同管理人员，对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确他们的责、权、利。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和谈判、签约技巧及合同编写技巧，加强合同管理人员的职业道德教育，全面提升合同管理人员的业务能力，在企业范围内营造重视合同管理、尊重合同管理人才的氛围，为合同管理人才的培育提供良好的环境。
2.合同管理流程也是企业合同管理体系的重要组成部分
合同管理流程的缺失，会降低合同管理的效率，加大企业合同法律风险发生的可能性。合同管理流程，就是适时地解决合同问题。过早地介入合同管理，会加大企业的管理成本；过晚的介入，会增大企业风险，甚至直接导致企业的重大损失。在管理流程中，应将合同管理的重点分为两大类，其一为具体事宜的重点管理；其二为备案管理。合同具体事宜的管理在整个合同管理的过程中其作用就是起到防患于未然的作用。合同履行中的监督、维护及备案，其作用是起到防微杜渐的作用。在此阶段，合同的签订通常要经过前期的沟通和调研来完成。关于合同的备案，企业必须要有一个规范的备案方式。
3.建立有效的合同风险防范机制
从全球发展趋势来看，企业合同法律风险的防范机制正逐渐向由企业总法律顾问牵头的纵向集中、纵横结合的网络模式变化，为确保企业在追求合同利益最大化的同时，最大限度地防范企业合同法律风险，在企业合同管理法律风险组织防控机制的建设方面，有必要选择采取这种更为细密高效的防控机制。
4.建立企业自己的合同管理信息系统
合同管理信息系统将把合同文本制定、合同审查、合同履行及合同存档有机地融为一体，从而实现对合同履行进度、结算情况、变更内容、争议解决办法、合同履行完毕资料归档等合同执行情况的时时跟踪。合同管理信息系统可以将合同法律风险与经营风险、财务风险同时展现在一体化的信息平台上，以受到实时、动态的监控。同时，企业还应该加强对与行业发展、企业经营等活动相关的法律法规以及司法解释等信息资料的收集和整理，并适时更新信息数据库，为防范企业经营决策和合同管理中的法律风险提供帮助。
5.加强员工培训并形成有效激励
企业应定期或临时或两者方式结合地合同管理人员进行法律知识的培训，也包括对员工其他技能的培训。但是，需要特别注意的是：培训不只是对员工要进行合同管理方面的专业培训，在培训中更要达到对员工的心理激励。希腊哲人普罗泰格拉说：“人是万物的尺度。”在管理实践中，员工是管理的实施者和主要对象，是管理活动的依靠力量，成为企业能否持续发展的重要力量。激励的实质就是通过建立员工需求与工作积极性的联系，以满足员工的需求来激发员工的工作积极性。人性是有避免苦痛、趋向闲乐的本性的，个人生来首先关心自己，当然这是恰当的，因为没有哪个个体会比自己更适合关心自己。并且个体都是有需求的，这也是公司能够通过某些方式激励员工的理论基础。因此，企业如何为个人提供心理上的满足感、建立能够促使员工快乐工作的机制成为企业面对的重要课题。特别是那些位于服务末端的员工，他们不只是合同过程管理的参与者，在特定情况下，他们代表了顾客眼中企业的全部形象，热情和快乐的员工往往更富有效率，也能够为顾客提供更优质的服务。[4]在培训过程中，公司可持续性的向新老员工输出本公司发展所秉持的理念，积极健康的企业文化可以在工作中营造一种积极向上的氛围，为员工提供精神支持，使整个企业形成巨大的凝聚力。
参考文献：
吴芳.政府投资项目施工合同的审核管理[M].管理创新，2009.
指出法律风险包括导因于监理措施所产生的罚款、惩罚性赔偿及私下和解等[M].新巴塞尔资本协定（英文简称BaseⅡ）.
[3] 张雅冰.论企业合同法律风险防范的协同性[J].经营管理者，2011,(19).
[4源于：论文标准格式www.fGdxw.com
] 张春燕.走向快乐公司[J].北大商业评论，2008,(06).