加油站核算员工作手册
第一部分 基本要求
一、严格遵守公司和加油站的规章制度，恪守会计人员职业道德，熟悉公司的财务制度及相应处理程序，并切实执行。
二、负责本站固定资产、应收应付款项的管理及税收申报、缴纳工作。
三、负责本站资金的及时足额入行，确保资金安全，并监督本站其他人员遵守《收支两条线管理办法》，严禁坐支、挪用油款等现象发生。
四、根据《加油站管理规范》中的要求，填制各种会计账簿，确保帐账、帐表、帐实、帐证相符。
五、妥善保管本站现金、账册、单据、有关印章及保险柜钥匙。
第二部分 日常工作
一、 收取审核《加油站销售日报表》，出具销售汇总表。
每天上午交接班时收取并审核《加油站油品销售日报表》，并收取上一班的营业现金和相关票据。核对重点：
1、现金、银行进帐单的核对
核算员在当日坐班时，交班结账时应由核算员和当班班长打开保险柜，取出加油员投入的现金，由交班的班长和核算员当场清点。核算员根据《加油站油品销售日报表》中现金销售的金额、收回欠款及预收油款与班结后所交现金、支票核对，核对无误后，由核算员收取并保管。对于资金与《加油站油品销售日报表》存在差异的，立即向油站经理汇报，由当班加油员或查明责任人负责赔偿，同时向分公司财务科汇报，并在《核算员工作登记簿》上予以详细记录现场情况。
对于油款已入行的班次，核算员要核对银行进帐单上的金额与《加油站油品 1
销售日报表》中现金销售的金额、预收货款金额和收回欠款金额是否一致，监督油款是否足额入行。如资金与《加油站油品销售日报表》存在差异的，立即向油站经理汇报，同时向分公司财务科汇报，并在《核算员工作登记簿》上予以详细记录。由站经理负责查明原因和责任人，提出处理意见。
加油站核算员至少要每五日对所有已入行资金银行进帐单与汇总的《加油站油品销售日报表》中现金销售的金额、预收货款金额和收回欠款金额核对，检查金额是否一致。如存在差额，应及时查出差额原因，并在《核算员工作登记簿》上予以记录详细情况。
2、油券、油票的核对
根据《加油站油品销售日报表》中收取的油券、油票数量，与交班人员交付的油券、油票数量核对，核对无误后，由核算员收取并保管，同时在油票、油券上加盖“作废”或“核销”章以示作废或核销。
3、赊销票据的核对
核算员每日根据《加油站油品销售日报表》中的赊销情况，收取并核对相关赊销票据。根据赊销合同核对赊销对象是否在赊销范围以内，赊销金额是否超过公司批准的范围。根据赊销合同规定的时间，定期与对方单位结算。赊销票据由核算员保管。
4、相关数据的核对
（1）核对《加油站油品销售日报表》中加油机实际付出升数、自用油、检测用油（回罐油）数量、油品索赔数量与《加油站交接班记录》中是否一致。
（2）核对油品的销售单价是否为当日国家规定零售价，如不是，应核实单价，并将相关情况报加油站经理及分公司财务科，并在《核算员工作登记簿》作 2
汇报记录。
（3）根据《加油站油品销售日报表》中定点加油的数量，核对《加油站定点加油台帐》的填列是否准确、及时、全面。
（4）核对赊销款项有无审批手续，赊销单位和赊销金额是否超过公司批准范围，发现有未经审批私自赊欠或超过批准赊欠单位范围和金额的现象，要立即向分公司财务科汇报，并在《核算员工作登记簿》上记载报告方式、报告事项、接受报告人及其答复内容及时间等相关内容。
以上四项内容核对无误后，核算员在《加油站油品销售日报表》上签字确认。事后如再发现问题，责任由核算员承担。
根据每个分公司的具体要求，核算员要汇总五日或十日（原则上最长不得超过十日）的《加油站油品销售日报表》，并将汇总无误的汇总表连同每日的销售日报表和银行进帐单定期报至分公司财务科分管加油站的会计人员，作为分公司财务科进行会计核算的原始凭据。
二、资金管理
资金管理分为备用金的管理、营业款的管理、油票、油券的管理和各种应收款票据、欠条的管理。
1、备用金的管理
对于距离分公司较远，不能及时报帐的加油站，分公司可按规定
给予一定限度的备用金，用以加油站日常的零星开支。备用金由核算员保管。支付时，需由借款人填写借据，由加油站经理签批后方可支付。借款人应在一定期限内持有效票据到核算员处核销，核算员及时到分公司财务科报销，补足备用金。有备用金的加油站需记备用金台帐（账本规定为三栏式订本现金日记帐），逐笔 3
登记备用金的领用、借出和报销补足。
严禁将备用金借给本站人员用于其他与加油站经营无关事项或非本站人员使用。
2、营业款的管理
核算员每天从交班人员手中收取的营业款，应在清点核对一致后，及时存入银行，或由代收机构按照规定程序收取后交存银行。由代收机构收取营业款的加油站，必须设立《加油站金融机构代收款资金交接确认表》。当班期间营业款较大时，也应及时交存银行。如因银行方面原因，资金无法交存的，应在《核算员工作登记簿》上进行详细记录，及时告知加油站经理并由其签字证明，作为核算员的考核依据。同时将营业款锁入保险柜，并及时告知分公司财务科及主管安全领导以加强值班力量。严禁坐支营业款。严禁公款私存。
3、油票、油券的管理
核算员在从交班人员手中收取油票、油券时，应认真辩明真伪。核算员认为是假票、假证的，应拒绝收取，并由上一班人员照价进行赔偿。如交班人员有异议的，应交由分公司营销科作出判定。如核算员收取后交分公司时发现为假票、假券的，由核算员承担责任。
核算员收到油票、油券后，应锁入保险柜妥善保管，并定期交回分公司财务科进行核销。
各加油站原则上不能对外出售油票、油券等，如因工作需要，确需加油站出售油票的，须有分公司授权书，并由营销科办理空白油票领用登记手续。
各分公司发行油票、油券的，必须注明一次性使用，加油站严禁对收到油票、油券进行找零或出具欠条。
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4、赊销合同、票据、欠条及预收帐款客户的管理
核算员要负责整理保管经分公司审批的赊欠合同，定期对赊欠合同进行清理检查，确保加油站赊欠行为发生在合同约定范围之内。
核算员根据《加油站油品销售日报表》中的赊销情况，核对赊销审批手续，收取的赊销票据、欠条等，应根据不同的欠款单位分别整理，妥善保管，按合同约定时间及时结帐。未能按时结回的，应向财务科汇报原因，并向对方单位积极催收。每年根据6月末和12月末的应收帐款余额，及时到对方单位签对帐单或询证函。核算员收取的赊销票据、欠条因保管不善发生丢失，给企业造成损失的，由核算员负责全额赔偿。
核算员须登记检查加油站的《应收（预收）帐款明细帐》，分单位逐日逐笔登记，逐笔结出余额，避免预收款转为应收款单位。如发现有预收款单位预付资金不足时，及时提醒对方单位及时付款，对于监管不及时给公司造成的损失由核算员负责全额赔偿。
注意事项：
1、各加油站收取的转账支票，在加油站有条件背书入行的，应立刻存入银行；须将转账支票交由分公司背书入行的，应在当日内交由分公司财务科背书入行。收取转账支票时，要及时验明支票真伪，了解是否为空头支票。在确认收取的支票金额进帐前，禁止为该客户加油。
2、严禁以任何名义利用加油站帐户为他人或单位套取现金。例如：某某客户拟用支票套取加油站现金，拿一张5000元支票要求与加油站换取现金，或加一部分油，剩余部分要求加油站以现金找赎。
三、固定资产管理
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各加油站应建立固定资产卡片，由核算员负责登记、保管，每半年对固定资产盘点一次，如实物与固定资产卡片有差异，应及时查出原因，并通知分公司财务科。
分公司对加油站固定资产内部调整使用，要出具《资产调拨通知单》，经分公司领导、设备安全科和财务科审批同意后，方可办理资产调拨手续，核算员要据此在固定资产卡片上作详细记录，并保留《资产调拨通知单》。
四、费用管理
根据《兵团石油有限公司加油站财务管理办法》的要求，各全资、控股、租赁、联营加油站费用管理实行报帐制。分公司每年要对各加油站的费用进行预算分解，加油站的日常开支要在预算的范围之内，不得超支。
加油站日常费用支出所取得的#5@p由核算员负责收集、整理，按规定粘贴后定期到分公司财务科报销。核算员在收取#5@p时应注意审核#5@p的下列要素：
（1）客户名称为分公司全称，如：兵团石油有限公司××分公司；独立核算加油站为加油站全称，如：兵团石油有限公司××分公司××加油站。
（2）项目要填写完整。
（3）金额不得涂改，大小写必须一致。
（4）必须有开票人名称。
（5）日期填写完整。
对于填开的项目不齐全、内容不真实、字迹和加盖的印章不清楚，以及经税务机关通报作废的#5@p一律不得作为报销凭证，核算员有权拒收。
五、销售#5@p管理
加油站的销售#5@p包括增值税专用#5@p和普通#5@p。加油站#5@p管理责任人 6
为核算员，核算员必须严格按照税法的有关要求，对#5@p进行管理。加油站须设立《加油站#5@p领用缴销登记表》，并由核算员负责登记填写。
1、#5@p的领用
各加油站核算员负责向所在税务机关或分公司领用#5@p，包括增值税专用#5@p、普通#5@p。保管好空白#5@p和开具#5@p所需用到的印章等。核算员要随时掌握加油站#5@p使用、库存情况，避免#5@p断档、过期作废。
2、#5@p的保管
加油站所有#5@p由核算员专人负责保管。空白#5@p、未使用的发
票必须妥善保管在保险柜中，若#5@p丢失，必须在24小时之内报告主管税务机关，同时上报分公司财务科，并查明原因。如因核算员保管不善造成丢失，发生的损失由核算员承担。使用完的#5@p，核算员应及时收回、查验、核对。使用完的#5@p，必须按要求填写封面、装订、存放、保管。各种#5@p的存根联保存期限为5年。
3、#5@p的开具
#5@p严禁外借或用于其他用途。#5@p不得提前开具，必须在真实的销售业务发生后方可开具#5@p。
#5@p必须按照税务机关的有关规定开具，认真填写，保证字迹清晰，数字准确、内容齐全。开具的#5@p一定要和实际销售情况相符，严禁多开、少开、虚开#5@p，严格禁止，否则，造成的一切不良后果由当事人承担。
在开具的#5@p小写金额栏内，必须在第一个数字之前填写人民币符号“￥”。作废#5@p严禁撕毁，全部联次都须注明“作废”字样。#5@p存根联必须联号，不得缺少。
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六、登记帐簿
根据《加油站管理规范》中的相关要求，加油站核算员应登记的帐簿有《现金日记帐》、《库存商品明细帐》、《应收（预收）帐款明细帐》及《核算员工作记录簿》。
（一）、根据会计基础规范要求，加油站账簿应于每年年初予以更换新账簿，不得使用同一账簿连续记录不同年度经济业务。
（二）、加油站账簿在年初启用或交接时须填写账簿启用及交接表。《应收（预收）帐款明细账》、《库存商品明细帐》还需按往来单位或油品品号设立账本目录。
（三）现金日记帐（三栏式订本账）登记方法：
1、班次栏登记内容：填写交班班次或班名。
2、收入（借方）金额栏登记：序时逐笔填写每个班次《加油站油品销售交班表》上填列的现金。
3、付出（贷方）金额栏登记：按每天、每笔现金缴款单上金额填写。
3、结存（余）金额栏登记：每日结出余额，余额为零，应在结存（余）金额栏内“元”的位臵上用符号“”或“平”字表示余额为零。
借方（正数）余额表示收取的款项没有交存完毕，贷方（负数）余额反映的是多存款项。原则上现金日记帐不允许出现贷方余额。
对于收取的支票，视同现金登记在收入(借方)金额栏内，登记时在摘要栏内注明是支票及出票单位，交存后，根据银行进帐单金额登记在付出（贷方）金额栏。
月末26日结出本月借贷方发生额、累计借贷方发生额和期末余额。次月拿到银行对帐单后，要将现金日记帐的贷方发生额与银行对帐单逐笔核对，如有差 8
异及时通知分公司财务科，并查明原因,并在《核算员工作记录》记载。
（四）应收(预收)帐款明细帐(三栏式活页帐)：按欠(预收)款单位全称准确设臵明细帐户，不能用谐音或简称。根据《加油站油品销售日报表》所附的《加油站定期结算客户明细表》逐笔登记逐笔结余额。
1、借方栏登记欠款单位当日欠款金额或预付款单位当日加油金额。
2、贷方栏登记欠款单位或预付款单位交来的现金或支票金额。
内部转帐金额，如加油站自用油（加油车、摩托车、发电机）、分公司车辆用油等，发生额登记在借方栏。凭财务科收据冲帐，登记在贷方栏。
3、余额栏：月末结出每个欠款单位余额，并与财务科分管加油站会计进行账务核对，如有差额及时通知财务科，查明原因，按规定的更正方法进行正确更正。次月5日前要在财务科出示的《应收帐款明细表》上，与分管会计共同签字确认，明确责任。
（五）库存商品明细帐(三栏式数量金额帐)：按品号设臵明细帐户，根据《商品验收入库单》（各站计量员填制）及《加油站油品销售日报表》逐日登记。
1、借方栏：购进栏分品号登记收到的油品，只在数量栏登记数量，不用在金额栏内填写金额。站间移库数量也登记在借方，用红字反映。
处理盈亏栏填列当月油品的盘点盈亏数量
2、贷方栏：分品号登记《加油站油品销售日报表》中“本班销售合计”中的数量、单价、金额。
加油站自用油（加油车、摩托车、发电机）、分公司车辆用油等，发生额登记在贷方自用油量栏。
3、余额栏：只填列期末库存数量余额。
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月末轧帐日与计量员核对油品入库量和销售量，与分公司财务科核对入库量、销售量、含税销售收入（金额）和结存量。核对一致后，书面给计量员提供帐面各油品数量余额，以便计量员填制《加油站油品盘点表》。
七、填制《商品进销存商品核对表》
核算员在四核对工作中处于中心环节，主要由其负责牵头，自下而上的核对形成《商品进销存商品核对表》。
核算员每月至少两次在规定的时间根据《库存商品明细账》填制《商品进销存商品核对表》。并主动与计量员核对购销存情况，存在差异的要找出差异原因后报分公司财务科。
八、开展加油站单站模拟核算工作
核算员应在加油站主管会计指导下开展本站单站模拟核算工作，每月跟踪检查加油站预算执行情况，出具加油站《单站利润表》及《单站费用表》，为加油站经理及分公司财务科提供加油站简单财务分析。单站模拟核算的具体操作办法遵照公司前期下发的《兵团石油有限公司加油站模拟核算管理办法（暂行）》执行。
九、《核算员工作登记簿》应登记的内容
核算员应在《核算员工作登记簿》上登记以下内容：
1、资金管理中存在的问题及处理办法；
2、往来单位管理中存在的问题及处理办法：
3、加油站固定资产及费用管理中存在的问题及处理办法；
4、#5@p管理中存在的问题及处理办法；
5、加油站油品数质量发生异常情况的问题及处理办法；
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6、加油站自查及上次部门检（稽）查发现的问题及整改情况及处理办法；
7、其他与核算员工作职责有关的事项。
十、资料装订程序：
核算员原始凭证日资料装订顺序：
1、加油站销售日报表；
2、现金缴款单（粘贴规范）或支票进帐单；
3、银行上门收款资金交接单；
4、加油站转账销售统计对账表；
5、加油站定期结算客户加油明细表；
6、加油站商品入库验收单（相关人员签字必须齐全）；
7、赊销单位签字盖章票据（分单位规范粘贴并用分公司内部票据将各转账单位赊销油料进行汇总、统计开具）及赊欠明细表；
8、加油车销售油品的相关单据；
9、加油站油品索赔现金缴款单；
10、司机签字的索赔单据；
11、转账单位赊销油款的进账回单及现金交款单；
以上资料按工作日顺序规范排列，月末一次装订。
核算员原始凭证月装订顺序：
1、按日装订的原始凭证；
2、加油站油品盘点表；
3、加油站油品损耗（溢余）处理凭证
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4、商品库存核对表（四核对表）；
5、加油站油品进、销、存表；
6、当月应收账款(预收账款)核对表（主管财务人员、营销科、核算员、站长签字确认）；
7、加油站单站模拟核算表。
8、其他票据（银行网银划款回单、工资表等）。
核算员原始凭证装订统一按订本式装订，凭证封皮采用公司印刷的制式封皮。
纳税申报表另行一年装订一次，每月按下列顺序排列资料：
1、增值税纳税申报表（主表）
2、增值税纳税申报表附列资料（表一）（本期销售情况明细）
3、增值税纳税申报表附列资料（表二）（本期进项税额明细）
4、增值税纳税申报表附列资料（表三）（防伪税控增值税专用#5@p申报抵扣明细）
5、增值税纳税申报表附列资料（表四）（防伪税控增值税专用#5@p存根联明细）
6、#5@p领用存月报表
7、加油站税控初始化登记（变更）表
8、税控加油机维修、更换情况登记表
9、加油站月份加油信息明细表
10、加油站纳税申报数据于加油信息卡数据比对表
11、加油站日销售油品台帐
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12、加油机月销售油品汇总表
13、加油站月购油明细表
14、成品油购销存情况明细表
15、地方税纳税申报表
16、个人所得税扣缴税款报告表
17、人民教育基金申报表
十一、核算员应保管的资料：
1、核算员明细账簿（现金日记帐、库存商品明细帐、应收预收账款明细账）；
2、核算员原始凭证；
3、加油站#5@p领用缴销登记表；
4、核算员工作登记簿；
5、加油站投币记录；
6、加油站投币柜开启记录；
7、加油站固定资产卡片；
8、加油站经过审批的赊销单位名称备案；
9、核算员工作登记簿；
10、加油站单站模拟核算的利润表及费用表；
另：分税区加油站核算员还须保管好每月的纳税申报资料。
以上原始资料核算员应于每年年度终了时整理归档，加油站原始资料在加油站保存期限为一年，待满保存期限后，交由分公司财务科存档，分公司财务科对加油站原始资料按《会计基础规范》要求的保存期限保存。
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附：账簿登记规则
为保证帐簿记录清晰、准确，防止差错，明确工作责任，核算员应当严格遵守记帐规则，做到以下几点：
1、每本帐簿启用时，应及时填列帐簿启用表，包括：单位名称（加油站名称）、开始使用日期、共计页数（活页帐应在装订成册后注明）、会计主管人员和记帐人员（核算员）姓名并签字盖章。会计主管人员（核算员）变动时，应在表内填列交接日期和接办人姓名并签字盖章。
2、必须逐笔、正确、及时地登记各种帐簿，不能拖拉积压。
3、登记帐簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不能用铅笔或圆珠笔。书写时，要求摘要文字简明扼要，数字整齐准确，文字和数据书写占格距的二分之一。
帐页必须连续登记，不能隔页、跳行。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记帐人员在改错处加盖私章。
每页登记完毕，需要开立新帐页时，应在最后一行结出发生额和余额，并在“摘要”栏内注明“转下页”。然后，将发生额合计数和余额记入新帐页的第一行，并要在“摘要”栏内注明“承前页”。月末结帐时，应在帐页上结出本月发生额合计数、累计发生额合计数和月末余额。
4、帐簿和相关报表上的记录严禁涂改、刮擦、挖补或用消字药水更正字迹。记帐和填制有关表格发生错误时，可按照划线更正法进行更正。
划线更正法：登记帐簿时发生错误，应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在划线上方填写正确的文字或者数字，并由记帐人员在更正处盖章。对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正其中 14
的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。例如：12345.00误记为13245.00时，应将13245.0012345.00，然后在上边空白处写上12345.00，不得只更正32两个数字。
附：《加油站销售日报表》、《商品进销存商品核对表》格式及说明。
加油站油品销售日报填报说明
1、此表根据加油站交接班记录填制，一式三联，第一联加油站留存，第二联交分公司财务科（右上角加印“附件”二字），第三联交分公司营销科。
2、“加油站定期结算客户加油明细表（日报）”为“加油站油品销售日报”附表，一式三联，第一联加油站留存，第二联交分公司财务科（右上角加印“附件”二字），第三联交分公司营销科。
3、“加油站油品销售日报”和“加油站定期结算客户加油明细表（日报）”按班次填列。
4、加油站销售（发出）数=加油机发出数+加油机其他发出数+加油站直销数（含索赔）
5、当班销售数＝现款销售+赊欠客户加油数+预收款客户加油数+ 回收油券+IC卡加油+加油机发加油车销售数
6、加油站自用油、检测用油及加油车用油填列于加油机发出其他数；
7、加油站直销数（含索赔数）在加油站直销数栏填写。
《商品进销存商品核对表》填制方法：
1、月初结存数量=上月“月末结存数量”。
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2、本月入库数量小计=购进+内部移库+其他入库；本月出库数量小计=销售+内部移库+其他出库。
3、购进：当月进货数量（油库原发数）。
4、内部移库：内部油品移入、移出。
5、其他入库：回罐油、油品盘盈。
6、销售：当月加油站销售数量。
7、其它出库=检修用油数量+自用油数量+油品盘亏等。
8、月末结存数量=月初结存数量+本月入库数量小计-本月出库数量小计。
9、对回罐油、检修用油、自用油、油品盘盈盘亏等数量计量员应以有营销科签字确认的入账单通知核算员、财务科入账。核算员、财务科在未接到相应入账通知的情况下不得做其他入库、其他出库处理。
10、在是否相符栏对核对结果以“是”或“否”填列。
11、对账有差异时在“差异数量及原因分析”一栏作记录。
在“处理建议”栏由相关责任人对“差异数量及原因”做出处理意见。
使用说明：
1 各分公司应按照本公司#5@p领用、缴销（回）、内部交接流程填写此表。 2 由财务人员到加油站所属税务机关统一领用或申请自制，再由各加油站按#5@p需求量从分公司财务领取的单位，应在分公司和加油站分别填写此表；由加油站核算员自行到所属税务机关领取#5@p的单位，只在加油站填写此表。
3 摘要：上年结转、结转下年、承前页、过次页、领用、缴销、加油站内部 16
班次交接或其他需要说明的事项。
4 #5@p类别：增值税票、普通#5@p。
5 领用记录：加油站核算员向分公司财务#5@p管理人或加油站当班班长向核算员领取#5@p，将领用#5@p的起止号填入。
6 缴销（回）记录：核算员将开具完的#5@p存根交分公司财务管理人，或加油站当班班长将开具完的#5@p存根交核算员保管，将缴回的#5@p起止号、作废#5@p号码填入。
7 未使用#5@p记录：反映未使用#5@p情况及当班未使用完随班交接的#5@p情况。加油站内部随班交接未使用完#5@p需签字确认。
8 领用人员签字：按领用#5@p环节不同，此处应由加油站核算员或当班领用#5@p人签字。
9 缴销（回）记录：按#5@p缴销（回）环节不同，此处应由加油站核算员或当班缴回#5@p人签字。
10 #5@p管理人员：应由分公司财务#5@p管理人员或加油站核算员签字。 11 保存期限5年。
12 保管人：分公司财务#5@p管理人员或核算员。
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