公文格式排版中的字体要求

我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

正文的字体：常用3号或4号仿宋体

附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

主题词的字体：常用3号或4号黑体

抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

日常事务文书：邀请信、感谢信、贺信、请柬、传真、备忘录、计划、总结、会议记录、意向书、订货单、产品说明书、述职报告、简报、市场调查报告、合同、招标书、可行性研究报告

机关公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、章程、办法

其中章程与办法，因没有独立行文的资格，必须借助于有独立行文资格的如：命令（令）、通知等文种作为载体。所以主要文种里没有将其列入进去。

前者用本公司抬头稿纸打印就可以了，属于后者范围的按照红头文件拟定。

第二篇：各类文件字体及间距要求

各类文件字体及间距要求

常规文件

一、标题：

方正小标宋体（简体）、小二号字(加粗）

二、正文：

仿宋GB2312、四号字

三、行间距：

1、标题：“固定值”36—38磅之间，以36磅为宜

2、正文：“固定值”21—24磅之间，以24磅为宜

四、字间距：一般不作要求

红头文件

一、标题：

方正小标宋体（简体）、二号字（加粗）

二、正文：

仿宋GB2312、三号字

三、行间距：

1、标题：“固定值” 38磅

2、正文：“固定值” 28磅

四、字间距：一般不作要求

各级标题字体要求

一、标题

方正小标宋体（简体）、二号字（加粗）

二、主标题（又称一级标题）

黑体加粗四号

三、二级标题

楷体GB-2312

四、三级标题和正文

仿宋GB-2312

如何写好公文

一、要写好公文，就要有正确态度和奉献精神。

二、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。

三、要写好公文，就要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。

四、要写好公文，就要研究和掌握公文写作的基本规律。学生会工作公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦功，谁人都可以掌握、都可以写好。

1、学习和研究公文写作专著。

2、要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。

3、抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布臵工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布臵，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。

4、要写好公文就要了解领导意图。领导意图必须不能与法律、政策相违背，领导意图排在法律、政策之后。

5、写好公文，要注意“悟”，道理是悟出来的，要把别人讲的道理变成自己的东西，听和看不可少，个人“悟”更重要，传说古人王羲之写字曾有一段时间在水平上停滞不前，在无意中观看了女子舞剑之后，引起了联想和思考结果开了“悟”，从而使自己在书法和诗词上产生了一个很大的飞跃。

怎样写公文(重点)

公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的机关干部（不仅仅是文书、秘书、档案工作者，而且包括全体机关干部），应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。

一、公文的形式与要求

文艺写作是一门艺术，公文写作也是一门艺术。这门艺术最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有以下五部分：导语要提笔入题、正文要主题突出、表述要正确无误、篇章要条理清楚、结尾要当断即断。

（一） 导语要提笔入题。“头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：

1、根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例文：根据***有关规定，结合我校实际，现就加强****管理，提出如下意见，请遵照执行。。

2、目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的。例文：为了深入开展****工作，促进****任务的圆满完成，现将***工作安排如下：

3、原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对****的管理，对于促进****发展，保证教学质量具有十分重要的意义。鉴于本学期以来教师科研工作管理中存在的问题．．．．．．

4、原因加目的式。

5、根据加目的式。为全面做好本学期期中教学检查工作(目的)，根据**通知精神(根据)．．．．．．

（二）正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。

（三）表述要准确无误。在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。

（四）篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：

1、一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。

2、分段式。大多数公文采用分段式结构。

3、分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。

4、章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。

（五）结尾要当断即断。所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。

二、公文的语言与修辞

（一）公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。

准确。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。 简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。

例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”

B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”

A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。

怎样才能使文稿简练呢？

一是要善于概括、归纳、提炼。二是要开门见山，少穿靴戴帽。有些文稿，开头总是“在什么什么形势下”，“在什么什么领导下”，“下”了半天 才是我们如何如何，这样的文稿看上去郑重其事，实际上废话连篇。三是少说空话套话假话。公文是施行行政措施，指导和布臵工作的重要工具，施行行政措施，指导和布臵工作，归根到底是一个干什么、什么时候干、怎么干、干成什么样子的问题，和这个问题无关联或关联不大的话都是没用的话，都不应写入文稿。四是少用数概修辞法。许多人在起草文稿时，都热衷于什么“一个中心，两个面向，三条措施，四个结合”一类的语言，并自以为是，洋洋自得。认真推敲一下，我们就会发现“一二三四”也好，“四三二一”也好，十之八九都是“数字游戏”，总给人一种生拉硬扯、拼拼凑凑的感觉，这样就使本来很有特色的数概修辞法庸俗化、形式化，也使本来能写得很精短的文稿变得又臭又长。

当然，语言精炼和用语苟简是两回事，随意苟且简略是无助于语言精炼的，而且容易产生歧义。

严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。

庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。我们讲公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：

A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；

C、常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；

D、常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

E、常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥； F、常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之； G、常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

H、常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。

生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。

做到观点新颖，就要学会科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。做到材料新颖，关键要选择出最符合客观实际情况、最有说服力的典型事例来。

（二）正确使用称谓

公文常用的称谓词：

第一人称：我（本）办（、部、所、院、校、委、站．．．）

第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）

第三人称：该单位（部门、系、院、所、局．．．）、他、他们；

特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。

为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如市委、市政府、市纪委、发改委、发规处、校办、计财处、学工处等等

同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。例文：

一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。例文：

有些情况下，公文的称谓可以省略。例文：

各单位、各部门：

根据国家房改有关规定，经学校研究，就加强校内公有住房管理问题，提出如下意见，请（你单位）遵照执行。

（三）公文的修辞。原则：主要使用消极修辞方式、适当运用积极修辞方式。

1、消极修辞方式。公文具有规范作用。公文的规范作用也就是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性。这种语言修辞正是公文用语的消极修辞。消极修辞要求语言有所控制，文理通顺，结构妥帖，繁简适当，通俗易懂，语言明确。

例文1：在建立平安文明校园的过程中，从重从快治理狗患，是摆在各校区保卫部门面前的一项重要任务。（定向型控制用语）

例文2：少数教师对违纪学生的舞弊行为熟视无睹，听之任之，这是完全错误的。（定性型控制用语）

2、积极修辞方式。在公文写作中，恰当运用某些修辞格，如：比喻、借代、夸张、设问、象征、感叹、警句、顶真、排比、对偶等)，把所陈述、表达、反映、部署、要求的问题准确、鲜明、生动地写出来，可以给人以深刻的感染。这就是公文写作中的积极修辞方式。这种修辞方式要恰当运用，不可多作，否则公文容易让人误认为是“文艺作品”。