公 文 种 类
一、定义
公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。文种具有概括表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点的重要作用。 二、文种的比对和最新变化
目前，全国通行的公文系统共有四类，分别是党的机关公文、行政机关公文、人大机关公文和军队机关公文。政协机关由于其机关性质的特殊性，目前没有统一的公文规范。
19xx年《中国共 产 党机关公文处理条例》规定，党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。
20xx年《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
20xx年《人大机关公文处理办法》规定，人大机关公文种类主要有公告，决议，决定，法规、条例、规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等14种。
20xx年《中国人民解放军机关公文处理条例》规定，军队机关的公文种类主要有命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要等12种。
20xx年《党政机关公文处理工作条例》规定，公文种类主要有决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。
本着继承的原则，并参考近年来党政机关行文中文种的使用频率，《条例》保留了原《办法》的全部文种，删去了原《条例》中的指示、条例、规定这3个文种。其中，指示自原《条例》印发以来一直没有使用过，条例和规定则属于党内法规的范畴，可用通知印发，因此不再列入《条例》
表1现行公文文种规定对比
表2《条例》与原《条例》、原《办法》关于文种规定对比表
三、文种的分类
1.按性质不同，可分为指令性、告知性、规范性、报请性、商洽性、记录性公文。
指令性公文主要包括决议、决定、命令(令)3种。
告知性公文主要包括公报、公告、通告、通知、通报5种。
规范性公文主要包括意见1种。
报请性公文主要包括请示、报告、批复、议案4种。
商洽性公文主要包括函1种。
记录性公文主要包括纪要1种。
2.按行文方向不同，可分为上行文、下行文、平行文。
上行文包括请示、报告2种。
下行文包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、通报、批复8种。
平行文包括议案、函2种。
此外，通知一般用于下行文，也可以用于平行文;意见既可以作为下行文，也可以作为上行文或平行文。
纪要一般发至参会单位和其他相关单位，无固定行文方向。
3.按发文机关不同，可分为党的机关专用、行政机关专用和党政机关通用。
根据中办、国办对于《条例》的解释，文种的适用范围原则上不做区分，只有命令(令)、议案2个文种明确为行政机关专用。但依据文种的适用范围，决议一般不用于行政机关，公告、通告2个文种一般不用于党的机关。
党的机关专用文种主要包括决议1种。
行政机关专用文种主要包括命令(令)、公告、通告、议案4种。
党政通用文种主要包括决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要10种。
四、15个文种的具体应用
1.决议
从适用范围看，适用于会议讨论通过的重大决策事项。决议以会议名义发布，其发布的决策事项是对重大问题的处理或重要工作事项，必须经会议讨论通过。
从发文机关看，决议属于党的机关专用文种，且发布层次较高。
从行文方向看，决议属于下行文，一般在会后发布。
2.决定
从适用范围看，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可用于解决重大的方针、政策、决策、部署等问题，也可用于处理具体的人和事。
从发文机关看，决定既可用于党的机关，也可以用于行政机关，适用于各级机关
从行文方向看，决定属于下行文。
3.命令(令)
从适用范围看，适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。命令(令)的发布要按照法律规定的权限，涉及的多为具体事务，表达高度简洁。包括公布令、行政令、嘉奖令等。
从发文机关看，命令(令)只可用于行政机关及其法定代表，其他单位和个人不能发布，且发布层次较高。党的机关不使用此文种。 从行文方向看，命令(令)属于下行文。
4.公报
从适用范围看，公报适用于公布重要决定或者重大事项。涉及的内容是党内外、国内外普遍关心的重大事项或重要决定。
从发文机关看，公报可用于党的机关，也可用于行政机关(注:原《办法》无此文种)。其中，会议公报由党的全国代表大会及其政党、国家名义发布，统计公报、环境公报等由国家或省区市职能部门发布。发布层次较高。
从行文方向看，公报属于下行文，多通过新闻媒体公开发
5.公告
从适用范围看，公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。重要事项指有关国家政治、经济、文化、军事、科技、人事、外交等方面的大事；法定事项指依据法律法规和法定程序公开的事项。
从发文机关看，《条例》虽未明确规定公告的适用范围，但其发布主体限于国家权力机关、行政机关及被授权的机关。党的机关不使用此文种。
从行文方向看，公告属于下行文，多通过新闻媒体公开发布。与公报相比，公告的内容一般较简要，而公报的内容一般较具体。
6.通告
从适用范围看，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。针对社会的某一方面，用于要求一定管辖内的单位、群众了解知晓某些事项。内容具有公开性，但一般非重大事项。
从发文机关看，《条例》虽未明确规定通告的适用范围，但通告发布主体可以是各级行政机关、人民团体或企事业单位。党的机关一般不使用。
从行文方向看，通告属于下行文，通过在社会上张贴或新闻媒体公开发布。
7.意见
从适用范围看，意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。要对重要问题作出全面中肯的分析，同时拿出切实可行的解决办法和措施。
从发文机关看，意见属党政通用文种，各级机关均可使用。
从行文方向看，意见既可用于下行文，向下级机关提出指导性的见解和处理办法;也可用于上行文，向上级机关提出建议;或用于平行文，就某项工作提出建议，供对方参考。
需要强调的是，意见作为上行文时，只能用于对重要问题提出见解和处理办法。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，经协商仍不能取得一致时，主办部门可列明各方依据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关一般按办件的程序和要求办理。
8.通知
从适用范围看，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。人事任免也多选用此文种。其中，批转、转发通知可分为批转性通知、转发性通知、印发性通知三种。批转性通知可以用于发布下级机关的来文；转发性通知可以用于发布平行机关或者不相隶属机关的来文；印发性通知可以用于发布《条例》规定的15个主要文种以外的其他文种，如条例、规定、办法等，也可以用来发布15个主要文种，如意见等。
从发文机关看，通知属党政通用文种，各级机关均可使用，是党政机关使用频率最高、适用范围最广的文种。
从行文方向看，通知可以用作下行文，且是机关内部行文，对本部门、本系统内的下级单位有强制约束力;也可以用作平行文，告知有关平级机关知晓或办理。
9.通报
从适用范围看，通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。侧重于说明、介绍情况，目的性强。
从发文机关看，通报属于党政机关通用文种，各级机关均可使用。表彰先进时，基层单位应多用通报，而少用决定或命令(令)。 从行文方向看，通报属于下行文，也是机关内部行文。
10.报告
从适用范围看，报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。内容以陈述为主，就已经出现的情况进行汇报或反映，一般发生在事后。
从发文机关看，报告属于党政机关通用文种，各级机关均可使用。
从行文方向看，报告属于上行文，不要求上级机关答复。
11.请示
从适用范围看，适用于向上级机关请求指示、批准。一事一请示，必须是事前请示。
从发文机关看，请示属于党政机关通用文种，各级机关均可使用。 从行文方向看，请示属于上行文，上级机关应给予答复。 12.批复
从适用范围看，批复适用于答复下级机关请示事项。内容必须针对请示事项，表明态度和处理意见。往往与请示相对应。 从发文机关看，批复属于党政机关通用文种，各级机关均可使用。 从行文方向看，批复属于下行文，是对下级机关请示的答复。 13.议案
从适用范围看，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。所提内容需是同级人民代表大会及其常务委员会职权范围内的。
从发文机关看，议案只适用于各级人民政府。
从行文方向看，议案属于平行文，由各级人民政府发往同级人民代表大会或其常务委员会。 14.函
从使用范围看，函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。一函一事，可以进行事前、事中或事后商洽或答复。
从发文机关看，函属于党政通用文种，各级机关均可使用。
从行文方向看，函属于平行文，适用于不相隶属机关。函与复函往往互相对应。 15.纪要
从适用范围看，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。要集中地反映会议的精神实质。 从发文机关看，纪要属于党政通用文种，各级机关均可使用。
从行文方向看，纪要印发参会单位和其他相关单位，根据会议需要确定发放范围，无固定行文方向。
五、几种常用文种的区别 1.决定、命令(令)、通报
这3个文种都可以用来表彰先进。其中，命令(令)适用于国家行政机关，被嘉奖的对象必须是在全国或一个大的区域内具有突出成就或作出重大贡献的先进典型，一般授予荣誉称号，是最高级别的奖励，发布层级高。决定主要用于表彰在某一地区、某一系统内有较大贡献、较大影响的先进集体和个人。通报则用于一般性的表彰，发布层级较低。基层单位应多用通报而少用决定表彰先进，更不宜用命令(令)。
2.公报、公告、通告、通知、通报
这5个文种都可以用来发布或部署需要周知的事项。其中，公报、公告和通告都面向社会公开发布，但发布层次和发布范围不同;通知和通报则属于机关内部行文，但发布内容和要求不同。公报发布层次最高，只能由党的全国代表大会及其中央委员会、政党或国家、国家及省区市职能部门发布，涉及内容是党内外、国内外普遍关心的重大事项或重要决定。公告的发布主体只能是国家行政机关及被授权的机关，用于宣布重大消息，内容简要。通告的发布主体可以是行政机关、人民团体、企事业单位，针对社会某一方面发布应当遵守或周知事项。通知是党政机关使用最普遍的文种，用来提出工作的意见和要求，通报则侧重于说明、介绍情况，可以不提任何要求。
3.请示和报告
这2个文种都用来向上级机关反映情况。其中，请示是事前行文，属于请求性公文，需要上级机关答复，目的在于向上级机关取得指示、批准。报告是事后行文，属于陈述性公文，不需要上级机关答复，目的在于向上级机关汇报工作、反映情况或答复上级机关的询问。
六、如何正确选用文种
一看行文方向。向上行文，要用请示、报告等，而不能用通知、函等。向下行文，要用批复、通知等，而不能用报告、函等。 二看行文目的。为推动、指导下级机关工作的，应用通知。为就某一重要问题提出见解和处理办法的，应用意见。
三看公文内容。如公文的内容涉及面比较广泛、全面，是全方位并带有指导性的，应选用决议。如公文的内容集中、直接、具体，
针对性较强并带有指导性的，应选用决定。
七、文种使用的常见错误
1.缺少文种。有的公文标题要素不全，缺少文种要素。
2.生造文种。如情况报告、总结报告、申请报告、建议等。
3.错用文种。如请示报告不分，决定决议不分，决议纪要混同等。
公文格式
一、组成
公文格式包括公文的组成要素、公文介质及公文数据的格式标准等。对公文而言，格式属于“规定动作”，需严格按国家标准执行。 二、格式的变化
19xx年《中国共 产 党机关公文处理条例》规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项要素组成。
20xx年《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关公文由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素组成。
20xx年《党政机关公文处理工作条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。
与原《条例》、《办法》相比，《条例》增加了“页码”这一要素，删去了“主题词”要素，并将公文纸型统一规定为国际标准A4型。 表1《条例》与原《条例》、《办法》公文格式的主要区别
三、公文介质的格式标准
1.纸型:用60g/m～80 g/m的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度为80%一90%。用纸幅面为国际标准A4型纸，成品尺寸为210mm x 297mm
2.版心:版心尺寸为156mm x 225mm(不含页码)。上边距37mm,下边距35mm,左边距28mm,右边距26mm，每页22行，每行28个字，行距为3号字的7/8（约4.85mm,用word排版可将行间距设为28磅）。
3.装订:双面印刷，骑马订或左侧平订。 四、公文组成要素的格式标准
公文的组成要素主要分为版头、主体、版记3个部分。版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个要素，主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等9个要素，版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等2个要素，以上17个要素均在版心之内;版心之外，还有页码1个要素。
(一)份号
1.定义:公文印刷份数的顺序号。
2.范围:涉密公文应当标注份号。
3.标注位置及标准:用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。
注意:涉密公文须标注份号，份号前不加“No”等标识。
须写满6位，不足6位时编虚位补齐，份号从000001编排起。用word排版印刷时，份号应使用3号半角黑体字。
(二)密级和保密期限
1.定义:公文的秘密等级和保密的期限。
2.范围:涉密公文。
3.依据:根据涉密程度。
4.内容:分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
5.标注位置及标准:用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
注意:涉密公文应严格按照涉密程度标注密级和保密期限，不宜过紧或过松，如标注密级未标注保密期限，则按照《国家秘密保密期限的规定》执行，即按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。密级和保密期限的确定，要按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和相关规定执行。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。保密期限是对公文密级时效的规定。
标注保密期限时，密级的两字之间无空格，密级和保密期限之间用★隔开，如需标注紧急程度，紧急程度的两字之间亦无空格;不标注保密期限时，密级的两字之间应空1字，如需标注紧急程度，紧急程度的两字之间亦空1字。
(三)紧急程度
1.定义:公文送达和办理的时限要求。
2.依据:根据紧急程度。
3.分类:紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
4.标注位置及标准:用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则依次自上而下分行排
列，即紧急程度标注在版心左上角第3行。标注份号不标密级时，紧急程度的两字之间空1字，标注在版心左上角第2行;份号和密级均不标注时，紧急程度的两字之间空1字，标注在版心左上角第1行。
注意:不得随意标注“特急”、“加急”等，未标注紧急程度的公文不得按紧急公文催办。
紧急公文的办理时限没有明确规定。电报的办理时限分别是，“特提”要求收到电报10分钟内办理并反馈办理结果，“特急”要求收到电报48小时内办理，“加急”要求收到电报4天内办理，“平急”要求收到电报6天内办理。
(四)发文机关标志
1.组成:由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。
2.联合行文:可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
3.标注位置及标准:发文机关标志居中排列，上边缘至版心上边缘35mm(位置不因份号、密级和保密期限、紧急程度等要素的增减而改变)。发文机关标志字体要庄重、大气、美观，推荐使用小标宋体，字体颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志。联合行文时，如需同时标注联合发文机关名称，主办机关名称在前，其他机关名称依次自上而下分行排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。
注意:原《条例》规定，发文机关标志可以用发文机关全称或规范化简称加括号标明文种的形式，《条例》取消了这项规定。现在的发文机关标志有两种，一种加“文件”二字，一种不加。加“文件”二字时，应标注在发文机关全称或规范化简称的右侧，字体字号颜色与发文机关全称或规范化简称相同。
(四)发文字号
1.组成:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
2.联合行文:使用主办机关的发文字号。
3.标注位置及标准:一般编排在发文机关标志下空2行(约21mm )，居中排列。上报公文的发文字号居左空1字编排。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。
注意:年份应标4位全称(如应标注2012，而不应标注12)，用六角括号〔〕括入(不用()、()、[]等);发文顺序号不编虚位(如01)，前面不加“第”字(如第〔1〕号)。发文机关代字应准确、规范、精炼、无歧义、固定使用，避免与上级机关或同级机关的机关代字雷同。
(六)签发人
1.范围:上行文。
2.内容:签发人姓名。
3.标注位置及标准:居右空1字，编排在发文机关标志下空2行(约21 mm )，由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，
一般每行排列两个姓名，两个签发人姓名中间空1字，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名与发文字号处于同一行，下边缘距下方的红色分隔线4mm。
注意:上行文应标注签发人姓名，需由发文机关的主要负责人或经授权的其他负责人签发。联合发文时应标注所有联署机关签发人姓名。当只有两个签发人时，签发人姓名一般排列在同一行。当签发人姓名为两字时，中间空1字;当签发人姓名较长时，可适当紧缩字符间距。
(七)标题
1.组成:由发文机关名称、事由和文种组成。
2.标注位置及标准:用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行，分1行或多行居中排列。
注意:4个及以上机关联合行文时，标题中的发文机关名称可简略。标题回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜。排列应使用梯形或菱形，不使用沙漏形、长方形等。标题一般不使用标点，确有需要时，可以使用书名号、引号、顿号、括号等。
标题为多行时，行距为3号字的7/8(约4.85mm)。
公文首页必须显示正文，当标题行数过多导致首页无法显示正文时，可通过上移标题(即发文机关标志下空1行或不空行)来调整。
(八)主送机关
1.定义:公文的主要受理机关。
2.要求:使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
3.标注位置及标准:用3号仿宋体，居左顶格编排于标题下空1行，回行时仍顶格，最后1个机关名称后加全角冒号。
注意:有多个机关时，同级同类机关之间用顿号，同级不同类机关之间用逗号。机关的规范化简称或同类型机关统称按市编办有关规定执行。
(九)正文
1.定义:公文的主体，用来表述公文的内容。
2.标注位置及标准:用3号仿宋体，编排于主送机关名称下1行，每个自然段左空2字，回行顶格。文中小标题层次序号依次使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层序号及小标题用用3号黑体，第二层用3号楷体，第三层及以下均用3号仿宋体。
注意:公文首页必须显示正文。每个自然段之间不空行。第三层次序号数字后的标点一般用“.”而不是“、”。
公文层次的使用不应过于复杂，如只有一层标题时，使用“一、”，如只有两层标题时，使用“一、”“1.”标注。
(十)附件说明
1.组成:公文附件的顺序号和名称。
2.标注位置及标准:如有附件，用3号仿宋体，在正文下空1行，左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。若公文有
多个附件，需使用阿拉伯数字标注顺序号。
注意:公文如有附件，须标注附件说明，关于附件名称的表述应与附件标题一致。附件名称后面不加标点符号。附件名称较长需回行时，与上一行附件名称的首字对齐。在正文中涉及附件内容处应加括号标注“见附件”。批转、转发类公文中，批转、转发的公文属于公文的正文部分，不能作为附件，不需标注附件说明。附件顺序号用阿拉伯数字标注，后标半角“.”。
(十一)发文机关署名
1.要求:署发文机关全称或规范化简称。
2.格式标准:用3号仿宋体。
(十二)成文日期
1.要求:署会议通过或发文机关负责人签发的日期。
2.联合行文:署最后签发机关负责人签发的日期。
3.格式标准:会议审议通过的公文成文日期编排在公文标题下方居中排列，用3号楷体，写全年、月、日用“（）”括起来;其他公文成文日期在发文机关署名下1行，用3号仿宋体，写全年、月、日。
4.发文机关署名及成文日期的标注位置:
单一机关行文时，如不加盖印章，则在正文或附件说明下空1行编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期。发文机关署名长于成文日期时，右空2字编排发文机关署名（即发文机关署名末字距离版心右边缘2字），成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；发文机关署名短于成文日期时，右空2字编排成文日期，发文机关署名首字比成文日期首字左移2字联合机关行文时，如不加盖印章，则先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排，依照最长的发文机关署名长度适当增加其他发文机关署名的字符间距，确保所有发文机关署名两端匀齐，在最后一个发文机关署名下1行编排成文日期。最长的发文机关署名长于成文日期时，右空2字编排发文机关署名，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字;最长的发文机关署名短于成文日期时，右空2字编排成文日期，发文机关署名首字比成文日期首字左移2字。如加盖印章，则将各发文机关署名按发文机关顺序依次排列，根据印章大小和发文机关数量确定每排发文机关署名数量（每排排列2-3个），在最后一个发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期居右空4字，最后一个发文机关署名以印章为准居中编排。
注意:批转、转发类公文发文机关署名和成文日期编排在批转、转发通知的末行下方，而不在批转、转发公文的末行下方。发文机关署名应与发文机关标志和标题中的发文机关名称一致。
联合行文时，发文机关标志可以单独用主办机关名称，4个及以上机关联合行文时标题中的发文机关名称可以简略，但发文机关署名需署所有会签机关的名称。
如发文机关署名较长，推荐使用发文机关规范化简称。可以回行排列，要注意保持词意的完整。
(十三)印章
1.范围:公文中有发文机关署名的。
2.要求:与署名机关相符。
3.例外:有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。纪要也可不加盖印章。
4.标注位置及标准:印章用红色。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内。联合行文时，依次按发文机关署名顺序一一将印章加盖发文机关署名之上，最后一个印章端正、居中下压相对应的发文机关署名和成文日期;印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超过版心。
注意:公文加盖首个印章的页面应当同时显示正文、发文机关署名和印章。上行文须加盖印章。印章要与发文机关署名一致。 (十四)附注
1.定义:公文印发传达范围等需要说明的事项。
2.标注位置及标准:用3号仿宋体，居左空2字加“（）”编排在成文日期下1行。
注意:请示、函等用于请示、商洽某项工作或某些事项的公文，应在附注位置标注发文机关联系人，联合行文只标注主办机关联系人即可。
在附注位置标注联系人及联系电话时，建议格式为:在同一行标注“联系人”3个字及联系人姓名、“联系电话”4个字及联系电话，两者中间用分号隔开，“联系人”、“联系电话”后分别标全角冒号。
附注回行时，第二行首字与版心左边缘对齐。
(十五)附件
1.定义:公文正文的说明、补充或参考资料。
2.标注位置及标准:另面编排，在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行（即“附件二字及附件序号下空1行)。如附件与正文不能一起装订，在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号，并在发文字号后标注“附件”二字及附件序号。
注意：附件的序号和名称应与附件说明标注献顺序号和名称一致。“附件”二字及附件序号后无标点符号。
(十六)抄送机关
1.定义:除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
2.要求:使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
3.标注位置及标准:用4号仿宋体，编排在公文最后一页的版记位置，左右各空1字。“抄送”后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后抄送机关名称首字对齐。最后一个抄送机关名称后标句号。每行末尾均标句号。
注意：抄送机关的排列顺序按机关性质和隶属关系确定，按先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序排列;同级不同类的机关要按党、政、军、群的顺序排列，如需抄送各民族党派、工商联，再另起一行排列;对上级、平级、下级机关均用“抄送”。
如需同时向多个机关报送文件，应确定主送机关后，将其他需报送机关在抄送机关中予以标注，以避免交叉批示。向上级机关的请示不得抄送下级机关。
(十七)印发机关和印发日期
1.组成:公文的送印机关和送印日期。
2.标注位置及标准:用4号仿宋体，编排在抄送机关下1行，版记末条分隔线之上。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字标全年、月、日，后加“印发”二字。
注意:上行文、平行文或下行文印发日期后均加“印发”二字。印发机关为发文机关的办公厅(室)或文秘部门，而不是发文机关。 抄送机关、印发机关和印发日期属版记部分。版记中的分隔线与版心等宽，首条、末条分隔线用粗线(高0. 35mm )，中间分隔线用细线(高0. 25mm )，首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线与末页版心下边缘重合。在版记部分不得额外标注打字、校对人员等其他内容。公文双面印刷时，版记应标注于公文的偶数页，如正文或附件末页为奇数页，则在其后加一偶数空白页，再于偶数空白页标注版记。
(十八)页码
1.定义:公文页数顺序号。
2.标注位置及标准:用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放1条一字线，一字线距版心下边缘7mm。公文用骑马订或左侧平订，单页码居右空1字，双页码居左空1字。
注意:页码标注于版心之外，公文首页也应标注页码。版记前有空白页的，空白页和版记页都不标注页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。
五、公文的特定格式
(一)信函
1.发文机关标志:用发文机关全称或规范化简称，以版心为准居中编排，上边缘距上页边30mm。推荐使用小标宋体。联合行文时，使用主办机关标志。
2.红色分隔线:发文机关标志下4mm处为一条红色双线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条红色双线(上细下粗)，线长均为170mm，以版心为准居中编排。
3.份号、密级和保密期限、紧急程度:顶格居左编排在第1条红色双线下，份号、密级和保密期限、紧急程度依次自上而下分行排列，第1个要素距红色双线约3号字字高的7/8(约4.85mm )。
4.发文字号:顶格居右编排在第1条红色双线下，距红色双线约3号字字高的7/8，与份号(或紧急程度)标注在同一排。
5.标题:居中编排，与版头部分最后一个要素(密级和保密期限、紧急程度或发文字号)相距2行。
6.页码。信函首页不显示页码，第2页开始标注。如信函只有2页，可不标注页码。
7.信函无印发机关和印发日期、分隔线。
(二)命令(令)
1.发文机关标志:由发文名称全称加“命令(令)”组成，上边缘距版心上边缘20mm，不能使用规范化简称。
2.令号:发文机关标志下空2行，居中编排，前加“第”，如“第X号”，不编虚位。令号可自发第1号令开始顺序编排，也可按年度编排。
3.正文:令号下空2行编排正文，令号和正文之间无红色分隔线。
4.签名章:一律用红色。单一机关制发的，在正文或附件说明下空2行，右空4字，加盖签发人签名章(即签名章右边缘距离版心右边缘空4字)，签名章左空2字标注签发人职务(即签发人职务右边缘距签名章左边缘空2字)，用3号仿宋体，相对于签名章上下居中排列;联合制发的，先编排主办机关签发人职务和签名章，其余机关签发人职务及签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务及签名章上下对齐，每排只排列一个机关签发人职务及签名章。加盖签发人签名章时，签发人职务要用全称，后面无标点。
5.成文日期:签名章下空1行，右空4字编排成文日期。
6.主送机关:置于版记中，抄送机关之上。
(三)纪要
1.标志:由“XXXXX纪要”组成，居中排列，上边缘距版心上边缘35mm，推荐使用红色小标宋体。
2.出席、请假和列席人:用3号黑体在正文或附件说明下空1行，左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后首字对齐。“请假”、“列席”编排方式同“出席”。
3.不加盖印章。新的国家标准只对纪要的基本格式作了说明，并规定纪要的格式可根据实际需要制定。
六、公文数据的格式标准
公文使用的汉字、标点符号、计量单位和数字等，按照有关国家标准和规定执行。