Business Proposal 商务建议书
建议书是指单位或个人对某项事业或工作有所研究和思考,进而向有关领导、政府、企事业单位、专业团体提出改进措施和建设性意见所形成的一种书面材料。它也是英文商务写作常见的一种文体。可以将其视为报告类文书之一种,但是它与其他报告相比有其自身特点,因此英文中常用一个特定的名称 “Proposal”来界定此类文书。
Part I Occasions That Call for Writing (书写场合)
“Too many good ideas die in business for the lack of a written proposal.” 当你想就某一问题提出对策、设想、建议或行动方案时,你可以进一步考虑“是否应该起草一份建议书?”这种主动提供的建议书在英文中称为unsolicited proposal,其主旨大多在于改变现状或改善局面。因为不是受命于人,自发性建议书的内容可有很大的自由度。但这样的文章必须有很强的针对性。首先要使对方意识到现存问题的严重性或某种需求的迫切性,然后拿出你的方案,提出建设性意见。
非主动提供的建议书(solicited proposal)则指那些应对方要求而写的规划或方案,如投标书则属此列。一般此类文书均属于正式文件。收件人在审阅完建议书后往往必须做出明确答复,要么“肯定(接受、认可)”,要么“否定(否决、回绝)”。你的目标是:使对方无论从文本的外表还是内容本身都能很好体会到你作为文件呈递者所具备的高度责任感、求实敬业精神和良好的职业风范。其次,你的说理必须充分,使对方完全了解他想知道的内容,并相信你有足够的把握兑现自己的承诺,这样才能说服对方给你开绿灯。
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Part II How to Write (如何书写)
针对自发性建议书,其行文大体可分为三个步骤:
√ Problem 揭示或认定问题所在
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