商务电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一

般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

3. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

…… …… 余下全文

北京东豪建设集团邮件标准格式

（20140916号）

（二零一四年九月签发版）

签发人：

为了规范公司员工写邮件的格式，体现公司的专业化，树立良好的企业形象，现颁发《邮件的标准格式》，请集团全体员工认真学习并严格执行。

筑基企划部

20xx年09月16日

主题词：邮件的标准格式

主送：集团全体员工

抄送：筑基企划部

1

目录

一、 目的·····················3

二、 标准格式···················3

（一） 邮件主题················3

（二） 邮件内容················

（三） 邮件地址栏···············

（四） 邮件统一格式··············

（五） 邮件范文················

2 3 5 6 6

目的

为了规范邮件书写格式的标准化，打造企业文化的专业化，提升企业形象，因此我们就需要制定一份统一规范的邮件书写格式。

邮件标准格式

（一） 邮件主题

★与公司内部同事沟通的邮件格式为：

部门-发件人姓名-事件-日期

例如：企划部-焦琼琼-工作计划-14.9.16

★与其他公司工作上的沟通邮件格式为：

公司名称-事件-日期

例如：北京筑基企业管理咨询有限公司-旭亚威合同

-14.9.16

（二） 邮件内容

邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。

1、 称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行

顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号

间隔敬语。

例如： 徐总，您好： ； 如果为群发收件人

3

可直接称呼为 Dear all

注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通

讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避

免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，

也利于今后的沟通与联系。

…… …… 余下全文

电子邮件写作格式及原则

商务英语电子邮件以其方便快捷， 在现代商务活动中起着重要作用。 商务往来中的电子邮件 代表着公司的形象，

显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，

商务

电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有 88%

的互联网用户使

用电子邮件，而在商务领域中约有

90%

的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球

经济一体化的发展，

商务英语电子邮件的写作越来越受到重视， 本文将着重探讨商务英语电

子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人 Email 地址、 收信人 Email 地址、

抄送收信人

Email

地址、

密送收信人

Email

地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务 及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨， 要引人注目、

意思明确，

最好为名词或动名词短语；称

呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用

Dear+Title

作为

称呼，如只知对方姓名不知性别，可用

Dear+

全名，如邮件为一封通函，则用

DearAll

作

为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利 用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五 C

原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五

C

原则，即 Correctness 、

Conciseness 、

Complete

、 Clarity 和

Courtesy 原则。

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、

义务关系，

其准确性对商务治理

…… …… 余下全文

英文电子邮件格式范文

1. Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back. 祝旅途愉快。

How are you? 你好吗?

How is the project going on? 项目进行顺利吗?

2. Initiate a meeting 发起会议

I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.

我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.

今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。

We‘d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.

十月三十号(周三),老时间,开会。

Let‘s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.

下周一盐湖城时区下午五点半开会。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.

我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。

3. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议

Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.

…… …… 余下全文

英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。

称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。

在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。

结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

一般电子邮件：

Sincerely,

Sincerely yours,

私人电子邮件：

Regards,

Best wishes,

Best regards,

With best wishes,

Wish best regards,

Yours,

Cheers,

As ever,

With love,

…… …… 余下全文

电子邮件写作格式及原则

一、商务电子邮件的格式
　　常见的商务电子邮件包括以下：

（1）       写信人Email地址

（2）       收信人Email地址

（3）       抄送收信人Email地址

（4）       密送收信人Email地址

（5）       标题

（6）       称呼

Dear JING DEE

（7）       开头

（8）       正文

（9）       结尾句

（10）    日期

（11）    礼貌结束语

（12）    写信人全名

LEOOOOOOOON KE

（13）    写信人职务及所属部门

（14）    地址

（15）    电话号码

（16）    传真

（17）    电邮

（18）    其它信息

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
　　二、商务电子邮件写作应遵循的五C原则
　　商务电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即

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商务电子邮件格式

 

一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分：

l  主题

l  称呼与问候

l  正文

l  附件

l  语言与编码

l  签名

l  回复邮件

l  发送、抄送、密送

Ø  主题

不能有空白标题；主题要简短，不宜冗长；一封信尽可能只针对一个主题，避免在一封信内谈及多件事情。

Ø  称呼与问候

邮件开头要恰当地称呼收件人，如果对方有职务，则按职务尊称对方，如“**经理”、“部长”等。如果不知道对方职务，也可按“**先生”、“**小姐”尊称，但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“All”。开头写“Hi”或“您好”，结尾常见的可写“Thanks and Best Regards”，或中文的“祝您顺利”。

Ø  正文

正文应简明扼要的说清楚事情，要注重用词、语气和行文通畅，多使用敬语。若事情复杂可用1、2、3、4罗列出来，合理利用表格和图片，便于查看。

Ø  附件

如果邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看；附件数量不宜超过4个；若附件是特殊格式，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

Ø  语言与编码

由于存在中英文编码不同的问题，尽量不使用英文邮件，除非特殊需要；中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用5号或10号。

Ø  签名

每封邮件结尾都应署上签名，便于对方清楚发件人信息；签名档包括：姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息；引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的，如座右铭、公司口号等。

Ø  回复邮件

…… …… 余下全文