1、目的：

为规范公司的办公用品管理，确保办公用品的采购、发放、使用流程顺畅，特编制办公用品编号，制订本管理规范。

2、范围：

适用于合肥市通得力电气制造有限公司所有办公用品管理。

3、办公用品编号规则：

3.1分四段进行编号，如图所示：

3.2 第一段为：大类段，用一个英文字母B表示，其含义表示办公用品。

3.3 第二段为：小类段，用两个英文字母表示，其含义表示如下：

3.4 第三段为：属性段，用两个英文字母表示，用于对同小类但不同属性的办公用品进行分类编号。

3.5 第四段为：序号段，用三个数字登记，代表同类办公用品的顺序号，最后顺序号代表同类型办公用品的具体数量。

  编制：                         审核：                         批准：

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可行性研究报告

1.概述

项目名称：公司办公用品管理系统

项目用户：公司财务

开发人员：

2.项目目标

在半个月内建立一个高效、无差错的公司办公用品管理系统管理系统

3.建立新系统

（1）经济可行性→陈本效益分析

效益估算：该系统有很好的社会效益，提高了公司办公用品管理的工作效率，节约了财务的时间。

（2）技术可行性

     通过C#开发做出一个高效的公司办公用品管理系统，初步分析系统分为三个模块如图1—1所示

需求分析

1．功能需求

(1) 管理员功能的需求

    管理员为总经理、公司高级工程师

管理员权限最大，可以对办公用品进行统一的管理，细分如下：

添加、修改、删除管理员、损坏的公办用品；

有关办公用品、办公桌的浏览，包括购入时间、使用者姓名、部门名称、部门负责人、损坏时间

办公用品的添加、修改和删除

公司办公用品管理系统具体描述

公司办公用品的添加、修改和删除

办公用品信息的浏览与统计，按各个部门进行统计

(2) 财务功能的需求

    财务只是利用此系统进行与自己有关的信息查询、输入等，细分如下：

浏览办公用品信息，具体内容包括购入时间、使用者姓名、部门名称、部门负责人、损坏时间等；

2. 性能需求

互相消息传递顺利，协议分析正确，界面友好，运行时间满足使用需要，安全性得到保障。

二、功能模块分析

      图1－2中可以清晰的看到整个系统的运行过程。

图1－3是图1－2的细分在图1－3中管理员细分为管理员添加账号（账号＝财务管理人员）

1. 用户管理模块

主要有两个子模块构成，分别是总经理、管理员管理和财务管理模块，主要负责管理员办公用品信息的管理功能。

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目  录

第一章  总则

第二章  办公用品管理范围

第三章  办公用品采购

第四章  办公用品入库

第五章  办公用品领用

第六章  办公用品借用

第七章  办公用品日常管理

第八章  办公用品费用成本控制

第九章  办公用品管理流程与工作标准

（一）  办公用品管理工作流程图

（二）  办公用品管理流程与工作标准

第十章  附则

附件一：办公用品借用/归还登记表

附件二：办公用品采购计划单

     附件三：办公用品入库登记表

     附件四：办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品）

     附件五：办公用品交接清单

     附件六：办公设备报修登记表

第一章  总则

为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使后勤科工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。

第二章  办公用品管理范围

 根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：

2.1 耐用品：

2.1.1 办公家具，如：各类办公桌、空调、微波炉、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;

2.1.2 办公设备，如：电话、电脑、传真机、复印机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。

2.2 易耗品：

2.2.1 文具类办公用品，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等纸类印刷品。

2.2.2 生活类办公用品，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。

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办公用品管理制度

第一章   总则

第一条 目的：为进一步规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为，提高办公用品使用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费，特制定本制度。

第二条 适用范围：公司总部、各分公司及各直营店。

第二章   具体规定

第三条 办公用品的管理责任部门：办公用品的管理统一归口为公司行政部。

第四条 办公用品分类 

办公用品按使用的性质分为易耗低值品和耐用办公品。

1、易耗低值品：主要指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、A4纸、笔记本、印泥、文件夹、复写纸、大头针、回形针、线插板、钉书机、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。

2、耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用的办公用品。

第五条 办公用品的采购

1、办公用品、文印用品等行政用品的购买由各部门在年初部门计划中显示，并列入预算，一次购买金额达3万元以上，或年消耗量达5万元以上的，经总经理、董事长审批后由公司组织统一招标。

2、不在招标范围内的办公用品由行政部统一采购。行政部要做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。

3、行政部于每月底编制出当月各部门办公用品使用情况、费用统计表和下月公司办公用品使用计划，报部门经理、总经理审核。

4、每月1日，负责办公用品管理的仓库保管员（以下简称仓管员）根据审批过的当月办公用品使用计划，结合办公用品库存情况，提出书面采购建议（含库存情况）。

5、采购人员根据仓管员的书面采购建议，填写采购申请单（附件1）。采购固定资产办公用品时，要有财务部审批意见。购买200元以下办公用品由部门负责人审批，200至500元的要经分管副总经审批，500元以上的要经分管副总和总经理审批；购买非常用或专属办公用品时，由申购部门填写采购申请单，由部门负责人、分管副总、总经理审批同意后，交由采购人员予以采购。

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办公用品管理制度

1  目的

为规范公司办公用品的采购、验收、保管、发放管理程序，按照公司降低采购成本、 控制费用支出的要求，强化过程管理，制定本标准。

2  适用范围

    公司内部所有人员。

3  职责

3.1  人力资源部

3.1.1  人力资源部是公司办公用品管理的主管部门，核查各部门办公用品的请购计划，严格控制公司办公用品费用的支出，负责转发、宣贯上级管理部门的文件、政策，制定公司办公用品管理标准。

3.1.2  负责公司办公用品仓ERP系统的管理。

3.2  其他部门

3.2.1  企管部负责IT设备的报修与外协维修，相关流程参照《IT设备维修管理办法（暂行）》。

3.2.2  行政部负责办公设施（固定资产）的管理。

3.2.3  工程项目部负责公司办公用品的采购，确保所购物品在保质保量的前提下及时交货。

3.2.4  其余各部门负责本部门办公用品的请购计划申请的编制。

4  办公用品的分类

4.1  办公用品按使用性质分为固定资产、低值易耗品和低值耐用品三类。

4.1.1  固定资产主要指：办公桌椅、文件柜、电脑、投影仪、相机、空调等价值较高的物品。

4.1.2  低值易耗品：水笔、笔芯、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、双耳夹、橡皮、记事本、打印纸、传真纸、便签纸、档案袋（盒）、纸杯、信封、垃圾袋、抽纸、记号笔、油漆笔等价值较低的日常用品。

4.1.3  耐用品：美工刀、直尺、订书机、打孔器、文件夹、文件架、印泥、计算器、剪刀、U盘、电话机等使用期限比较长的物品。

5  办公用品的日常管理

5.1  办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。 

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公司办公用品管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条    本标准所指办公用品为本部员工日常办公所用文具、办公自动化所需用的耗材（含色带、墨盒、打印纸等）。

第二条    本办法适用于本公司各部门。

第三条    公司办公用品的采购、归口管理部门是办公室。

第二章  办公用品申请、采购流程

第四条    员工领用办公用品，需提前填写“办公用品领用申请单”，报部门负责人审核，办公室负责人审批后，交付用品管理员进行备案、发放。

第五条    办公室根据领用人填写的“办公用品领用申请表”，如用品仓库内有所申请用品，用品管理员直接办理领用手续；如仓库没有，由用品管理员填写“办公用品采购申请单”，报部门负责人、部门主管领导审批后，进行自行购置后办理领用手续。

第六条    办公室采购所需用品时，须本着经济节约、质优价廉的原则。要结合以前采购情况，进行对比选择，逐步建立资信度高的采购点进行长期合作。

第七条    物品购置后，采购人员需先到办公室办理填写“入库单”，办理入库手续，经办公室核对“物品采购申请单”后方可报销。

第三章  办公用品管理

第八条    办公室依照数量汇总编制“办公用品库存明细表”，每月末对办公用品的库存盘点一次，各类物品增减情况、领用情况、结余数量，根据入库单、出库单登记入、出、结存情况，确保帐目清晰，帐实相符。

第九条    各部门要妥善保管、使用办公用具，如有损坏、丢失，应向领导提请报告并说明原因，进行处理。如属自然损耗，以旧换新。员工调离公司时，需向办公室交回领用的办公用具。

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办公用品管理制度

为了加强办公用品的管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与领用，本着节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。

一、办公用品的分类

按使用的性质分为一般消耗品和耐用消耗品两类

一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、记事本、固体胶、液体胶、胶带、回形针、大头针、订书针、复印纸、复写纸、便条纸、稿纸、封皮纸、易事贴、档案袋、透明袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、拉杆夹、文件夹、文件框、装订夹、装订签、装订胶片、记号笔墨水、白板笔墨水、橡皮、双面胶、口取纸、创可贴

耐用消耗品包括：圆珠笔、中性笔、记号笔、白板笔、荧光笔、卷笔刀、笔筒、修正液、计算器、订书机、打孔器、起钉器、直尺、长尾票夹、票据夹、山形票夹、剪刀、电池、印台、黑板擦、名片夹、U盘

二、办公用品管理部门

（一）公司办公用品统一归口管理部门为人事行政部。人事行政部于每月月末的25号-30号完成公司下月办公用品购置计划，上交公司常务副总审批后由后勤中心采购。

（二）人事行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门经理对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。（附件：表1《各部门办公用品管理员名单》）

1、公司各部门在每月20日之前日进行申购，并将《办公用品申购表》（附表1），报综合管理部相关负责人处。

2、各部门申购办公用品时，需要部门负责人及相关分管领导进行签字。

 3、所有行政人员及工程技术人员均可申领办公用品。

4、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回。

5、新入职行政人员，办公室发放的配套办公用品包括：中性笔、笔记本、文件夹等常用物品。

6、公司本部各部门所需的办公用品统一由综合管理部采购，私自购买不予报销，各办事机构，由公司综合管理部统一采购，管理办法参照公司本部。

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