第三部分  活动策划及执行流程指导

一、活动策划

活动策划是负责人的工作，在得到一个活动后可以从以下几个方面依次进行考虑。

 

注：1. 时间安排要具体全面，要以具体时间点为截止时间。

2. 活动场地的申请要汇报给自己的直接负责人听从指示。

3. 活动主题，形式，宣传的策划建议通过5到6人开小会的方式头脑风暴。

4. 在作出决定前及时咨询直接负责人的建议，尽量减少失误。

5. 报销需要以同济大学打头的发票。

6. 活动要尽可能节省人力物力，不能给同学们造成过重的负担。

二、活动执行

活动执行时各成员因权责不同，从事工作不同。

1.      负责人在活动准备阶段要起到监督、督促作用，确保计划按时完成，活动进行时负责整体调度，不应接管其他事务，保证各成员有条不紊完成自己的工作。

2.      其他成员在活动准备时按指令按时完成工作，活动当天谨记呆在指定的工作区域，不要关心他人的工作，切实完成好自己的工作。

3.      主持人自行完成主持词的编写，经负责人审核准许后务必练熟，有责任参与各次大小型的彩排，保证活动是顺利进行。

附：活动组织案例——20##年饮食文化节之砌水果

一、活动策划

活动定位：活动定于纯娱乐型的游戏，旨在丰富广大学生课外生活。

活动形式：因为是饮食文化节，活动要与食品有关，因此想到可以进行一场围绕堆砌水果的小型游戏，参与者以5到七人团队形式参与。

活动主题：因为是团队参赛，活动以促进队友间关系为主旨进行。（主要还是以其娱乐性为着重点，活动主题让活动更丰富，更紧凑，比如以此为宣传点吸引了更多的参与者，因为主题的确定，活动各方面得以保持一致）

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策划活动的工作流程

（一）活动介入阶段

1． 认知公司推广的需求

① 了解公司推广的需求，

② 界定工作范围；

③ 描述提出方案或方法的基本原理；

④ 活动组织的介绍；

⑤ 活动完成所要求的进度计划；

⑥ 确认活动执行可能产生的成本预算；确认此次活动，公司可以 提供的资源； ⑦ 确认公司通过此次活动想要达到的效果，和要求；

⑧ 商定活动进一步的内容、时间及地点。

2．进一步沟通 确定活动主题

①； 研究公司提供的资源、分析状况、初步拟定活动框架；

② 确定活动框架和目标；经过沟通，提出活动建议书

③ 根据公司期望做准备性调查。确定活动主题， 就（活动目标、框架、主要内容、时间计划和初步预算等）进一步商讨。

二）方案设计阶段

1、 提交设计方案

① 根据领导要求 进方案设计，并根据情况实时修改。

② 向负责人提供满足业务推广等特殊要求的、可操作的活动改善方案。

2、 方案征求意见

① 初步方案 向涉及业务推广的部门进行介绍，广泛听取修改补充意见。 ② 针对反馈意见和建议，进行局部调整和补充。

③ 拟定实施计划纲要。

3、 方案调整，提交最终报告

① 拟定实施计划。

。

（三）活动进行阶段

1、 确定活动开展小组

① 根据活动要求确定活动需要协助的人员，和调的资源，统筹分工。

2、 确定活动计划

① 活动的 详细目标，结构细化，时间进度，人员要求和其他后期准备。 ② 准备活动开展所需的资料等。

③ 作好活动开展准备工作

3活动的宣传

4对活动的进行的现场监控

①活动按计划进行，实施，

（四）活动的反馈阶段

①活动的效果评估

②活动给相关业务带来推动的反馈数据

③ 向负责人递交 活动的报告

④ 策划专员做此次活动的个人总结

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活动策划的基本流程

1、制定活动实施计划（活动任务推进表，庆典活动物料项目推进表，前期广告宣传计划），依据市场部组织开业庆典活动策划。

2、确定活动、庆典方案（包括备选方案）。

3、与各大媒体谈判包括：软硬新闻、商品广告、有偿新闻，媒体支持等。主要洽谈对象包括：当地各大报纸期刊杂志、广播电台、电视台、广告公司等。

4、组织采购部与供应商谈判、对象包括：手机厂家、省包、国包，及与公司业务需求紧密相关的其他个人或单位。谈判内容包括：商品价格谈判、商品供货数量谈判、供货条件谈判、赞助费用谈判、文艺活动谈判、供应商独立活动谈判、广告赞助谈判。

5、由市场部提出相关广告策划方案、活动方案及费用预算，内容包括时间、场地、开业活动形式、宣传媒体、广告和宣传品设计方案、公司配合部门、单项费用预算和总额等内容。

6、由市场部组织通讯公司主管总经理、销售部（批发零售）、及相关部门对广告策划方案、费用预算、广告及宣传品设计方案进行评审，形成“业务评审表”。

 7、如果评审未通过，则根据评审意见对方案及费用预算进行修改，并再次组织新的评审。
8、通过评审，由市场部进行开业前的准备工作。

9、开业前软硬广告的撰写设计、排期投放

10、由市场部依据方案，形成“项目实施分工责任表”，并下发通知。

11、办理活动的相关城管手续。

12、市场部与销售部相互配合，购买活动相关物品

13、宣传品的设计、制作与发放。

14、活动内容培训、现场布置.

 15、市场部核实活动准备情况。

16、活动、庆典彩排

活动前两天，组织销售部、市场部的相关人员进行培训，熟悉现场活动程序。并进行彩排，可以会议的形式。并根据活动当天可能发生的临时情况制定备选方案。

17、实施活动、庆典的活动方案。

18、实施当天由零售主管和市场部人员检查门店活动促销情况。

19、根据市场信息反馈及临时情况对方案实施进行修改调整。

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策划书

一、活动背景

红十字会已于本学期在雁山校区合为一体，经过了火热招新纳贤的九月，我们红十字会成功的招入了99名12级新会员，无疑上为我院红十字会的未来发展注入了无比鲜活的血液和无穷跳动的活力，为了进一步增进红会的制度、宗旨和精神的落实，也为了使12级新会员间加深对彼此的了解，方便以后更顺利的开展工作，经过会干一致讨论，决定对12级全体新会员开展此次会员交流会，尽量使全体12级新会员参与其中。

二、活动意义

通过为12级新会员举办这次交流会，旨在加强会员间的交流和了解，增深对红会的认识和感情，在一定意义上强调红会人的责任感，调动新会员的热情和活动积极性，通过活动交流、游戏等环节传递“人道、博爱、奉献”的红会精神，让新会员在红会找到属于这个组织的归属感。

三、活动主题

“手拉手走在阳光下”

四、活动时间及地点

时间：10月27日

地点：桂林园博园

五、活动组织单位

教育科学学院红十字会

六、活动对象

级全体新会员

七、活动流程

（一）前期准备

1.外联部负责踩点，检查场地的安全隐患，掌握交通路线；（已完成）

2．会长部负责写策划和分小组，明确各部门的分工合作；

3.秘书部负责飞信通知，统计好人数后并交给会长部；

4.信息部准备好相机和电池（或充满电）；

5.宣传部负责游戏需要的道具；

6．组织部负责用小纸条写好游戏惩罚，20个左右；

7.活动前开次例会明确各部门分工和强调注意事项，给每部门一份小组名单。

（二）活动当天

1.秘书部负责提前半小时飞信再一次提醒（时间地点，需携带的物品等）；

2.各部门点名本小组成员，确定小组人数，把请假人数汇报给秘书部；

3.会长部负责携带我院红会会旗，出发前强调一遍安全并且要服从小组安排；

4.组织部负责携带红会药箱和游戏惩罚的纸条，预防途中的意外；

5.信息部携带充满电的相机，负责全程拍照；

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活动运营策划流程

活动运营要考虑四个因素：活动目的、选款、活动策划、数据分析与总结。

一、活动目的

活动目的，我认为主要由两方面决定，一个主观，一个客观。主观的是活动为我带来什么，客观的则是现在店铺需要什么效果。

二、关于选款

我始终认为，店铺的主推款不是拿来做活动的。当决定活动了，需要确定动款来引流，然后关联主推款，带动主推款。

三、活动策划

我理解中的活动策划，分为活动前，活动中，活动后，以及应急方案四部分。

【活动前】

1、供应链的准备：工厂对接方面，需要考虑工厂仓库容量，是否容得下活动期间需要的产品库存，以及产品储存的周期。

2、产品物料的准备：产品包装材料，如外包装、赠品、售后卡等，需要提前准备，以及工厂的打包准备，如打包人员安排、打包工具（胶带、打包器等）。另外就是产品生产周期，活动前3-7天是否能备好产品。当然，这具体准备时长得看是什么产品。

3、电商团队的准备：我们店是运营和店长一体的，因此电商职位主要由运营、推广、美工和客服。下面来说个之位的准备工作。

运营：1、对供应链要有把控力。活动前，要预估活动的销量以及跟工厂对接，控制活动期间的库存。2、活动方案的准备：活动预热前腰准备好活动策划方案，确定主题、分工等。3、活动款项的准备：根据方案中需要的款项提前申请，活动预热前1-3个工作日到位。

推广：关于推广，我这边偷了点懒，套了个图，直接拿来用了。运营出方案后，推广也要紧接着出活动推广方案、具体的推广手段以及落地策略等，对于流量要有把控和调整能力。直通车、钻展、淘客、sns方面的准备工作我就不说了，大家都已经熟到烂了。

美工：活动前需要根据运营的策划方案，在活动预热期间确立店铺整体风格，并在预热前完成预热海报及更换。活动期间的海报以及推广图，在活动开始前提交到推广及运营那边审核，并检查店铺装修情况，查漏补缺。

客服：售前提前设置快捷短语及自动回复，包括活动折扣、活动产品信息、快递时效、#5@p问题等。检查好活动商品及主推产品的评价，发现差评及时回评，活动期间保证不能再商品详情页出现不好的评价，要做好差评营销，根据活动方案需要，及时推送促销信息（旺旺群、短信）。

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活动策划是提高市场占有率的有效行为，一份创意突出，而且具有良好的可执行性和可操作性的活动策划案，无论对于企业的知名度，还是对于品牌的美誉度，都将起到积极的提高作用。而活动策划案也只有遵从整体市场策划案的思路，才能够使企业保持稳定的市场销售额，那么活动策划案的制作流程是怎样的呢？小编把活动策划制作流程归结如下：         

1、前期沟通，达成合作意向，签定活动策划案制作合同；

        初次见面沟通，了解客户意向，包括：  活动策划主题，活动想要达到的效果，活动日期及地点，活动参与人员，活动大致规模等；

 2、确定活动方案的制作（包括备选方案）；

      了解客户意向后，开始策划方案的制作，通常情况下，由策划公司设计二套策划方案供客户选择；
 策划案的制作包含：
    1)、成立专项小组(负责本次策划案)；
     2)、小组成员讨论本次策划案，以及确定策划方案的具体流程，确定本次策划案的大概框架；
     3)、提供策划案给客户评审；

3、客户审阅策划案；

       策划公司制作好大致的策划方案框架后，提交给客户进行评审；
     评审通过后，由策划公司具体每个框架的细节，以及实施方案；当然包括每一块执行的可行行及大致报价；
     评审未通过时，需双方再次沟通；进一步明确具体要求后，由策划公司修改制定新的策划方案；

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沙龙策划表及流程

此次沙龙意在“创立XX新形象、成为XX动力源”加强与企业各界人士的交流，创造良好的沟通机会，借此扩大XX的知名度，答谢各方面的客户对公司的支持。向新、老、潜在客户传递企业的鼓舞信息，坚定客户与企业荣辱与共的信心。以此推动公司业绩的良性持续发展。

主题：

1）

2）

具体安排

一、场地选择

根据此次拟邀请对象人数在20-30人左右，建议选择以室内多功能厅为主，同时兼有户外场地举办，户外场地不仅可远观风景，温馨浪漫的布置还会给部分客人一个相对安静的交际环境。（毕竟平时工作都比较忙，如果氛围较为轻松，也利于来客的身心舒展）。

现场布置

会场四处绿植鲜花等饰品装饰出温馨的气氛，入口处安放引导牌，会场入口布置迎宾签到处，摆放一些公司宣传册等，提示来宾随意取阅。主会议厅非常重要，包括投影、白版、整个现场典雅大方透出一种用心。（具体布置方案待场地定了之后再拟）

二、人员邀请

邀请函除设计精美外文字内容应详细介绍沙龙的内容与特色，高档的沙龙必定更吸引客户参加的欲望。此次拟邀请部分VIP老客户及大型企业集团中高层管理人员，主要为潜在客户部长及副总以上。

此次人员邀请主要是客户关系部负责，邀请函寄出后专人电话联系确认是否收到，并确认客人是否能参加，以确定最后的人数便于安排，建议按每位同事联络并接待20位来宾，每位同事需确认客人自驾车前往还是到指定地点安排接送，对负责接待的同事需了解沙龙的全部情况以便回答客户的咨询。

三、沙龙亮点

参会人员进行典型问题及经验交流

接待采用轻松氛围的自助酒会形式

考虑是否可以设置一个抽奖环节？

四、沙龙流程

七、物料准备

1、绿植鲜花、背景墙设计、签到用品、宾客纪念品、奖品、迎宾提示牌等。

2、设计请柬内容如下：

（封面文字内容）

2011“_____________”沙龙

请柬

___________________公司

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