档案整理思路
一.档案整理的方法:
1、以“案卷”为单位整理
按“卷”整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理
按“件”整理的档案整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。
二、档案分类、档号编制
1、大类的设置原则上每各单位设置八个大类
即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
2、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。
声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法;载体有照片和磁性2种
3、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
(1)、全宗号的编制
全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
(2)、目录号编制。
案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
1)一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多,可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);X代表音像档案;D代表电子档案;
2)采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。
3)目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3代表短期(或10年)类的业务档案。
3、案卷(件)号、页号
(1)案卷号是目录内案卷的顺序编号,案卷号用三位阿拉伯数字标识。
…… …… 余下全文