企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，下面就所见现状和档案管理工作如何开展进行浅谈。
一、面临问题：
(一)档案管理在公司实属空白。
1、档案不集中，分散在各部门手里，无法保证其整体性、安全性、延续性和可追溯性。
2、无正式下发的管理办法、细则，难以界定管理者的权限、责任和义务，以至于即使档案丢失也无人知晓，无法问则。
(二)不受重视。档案属企业的隐形资产，见利不直接，因此容易被忽视，甚至在企业改革中出现被挤脱现象。
(三)固有模式业已形成，难以改变。
二、解决办法：
(一)建立健全档案管理制度，切实做好执行工作。
1、界定档案范围。公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。（详见附《各专业档案分类及管理要求》）
2、建立与档案管理相适应的组织结构和管理制度。使档案管理有章可循，落实责任人和责任，界定档案管理权限。
(二)高管重视及各部门密切配合。
将档案管理工作同企业现代化发展同步考虑，列入企业发展和年度工作计划，纳入领导议事日程。增强各部门助理、秘书责任感，促进文件资料、会议纪要等进行收集、整理、送交行政部存档。
(三)抓住时机，实现双轨双套。在OA正式启用之时，将档案管理纳入OA系统中， 使档案管理工作实现数字化、网络化、档案信息共享，达到方便检索和利用的目的，进一步提高档案管理现代化水平。
(四)加强硬件建设。设立专门档案保存区域，添置档案柜等相关设备，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防尘、防虫等安全措施。
三、执行档案管理工作的计划：
(一) 做好档案收集工作。（详见附《档案管理目录体系》）
1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。
(二)制定合理的分类方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。
(三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。（详见附《档案管理台账表》）
(四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。
【注】规范档案管理即可以保证企业的商业机密、法律权益不受侵害，又可以提高各方工作效率，是实现企业现代化管理的必经之路，此项工作的开展首先需要确立观念，正确执行；其次需要各级领导的大力支持和各部门的密切配合。
附：《各专业档案分类及管理要求》《档案管理目录体系》
《档案管理台账表》
各专业档案分类及管理要求
一、行政文书档案分类
1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。
2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。
3、会议纪要、收文和发文登记薄。
4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。
5、公司大事记、史志。
6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。
7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。
8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。
9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。
10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。
管理要求
归档时间要求，对于独立项目的声像材料，在项目结束后，随时整理归档。零星项目声像材料可在每年的十二月底至次年一季度前，整理好总经办归档。
二、经济合同档案分类
1、购销合同；
2、工程合同；
3、承揽合同；
4、货物运输合同；
5、财产租赁合同；
6、借款合同；
7、财产保险合同；
8、其他相关经济合同
管理要求
经济合同档案归档时间为合同签订后一个月内，由经办部门人员填写档案移交清单，移交到总经办。
三、销售合同档案分类与管理要求
1、客户档案。
2、客户签约明细单。
3、所有潜在客户由对应客户经理建立潜在客户档案，收集相应信息。
4、与客户相关的其它文件。
管理要求
客户信息及相关档案未经董事长、总经理同意不得以任何方式查询、泄露、使用。
档案管理目录体系
一、档案管理流程图
二、档案管理编号
行政文书类编号说明：
经济合同类编号说明：
销售合同类编号说明：
档案管理台账表
文件卷内目录
文件借阅/复印记录
文件销毁记录
第二篇：1.1.3 工作计划总结及报表单据信息档案管理制度
1.1.3 工作计划总结及报表、单据、信息档案管理制度
工作计划总结管理
1、各部门主管应于每月的月末、周末制定本部门上月、上周工作小结，下月、下周工作计划草案，计划及总结应以KPI指标及分析为主。
2、各部门的工作计划草案经总经理办公会协调平衡后，下达正式的目标管理月计划书及每周任务书，由总经理及责任人签名确认。
3、部门主管应制订出目标进程控制表格或看板，对目标达成率及工作进度进行考核，经常检查本部门工作计划/任务的完成进度，存在的问题和困难，并及时向总经理汇报。
4、每个计划期末，各部门主管应总结本期计划/任务的完成情况以及工作中需改善的地方、遇到的困难及解决办法等，并在总经理办公会上汇报，确定本期计划/任务的完成率。
5、计划期内未完成的工作需说明未完成的原因，并重新确定完成的具体日期，需其他部门配合的，由总经理办公会协调。
6、各期的工作计划/任务及其完成情况评定结果将存放各部门主管的个人档案中，作为业绩考核的内容，并与当月工资挂钩。
7、一般员工的工作计划/任务由各部门主管安排，工作计划/任务的完成情况在部门例会上确认，经部门主管及总经理评定后放入员工个人档案，作为对员工个人考核的依据。部门主管应对员工业绩实行看板式管理，并公布结果。
8、所有试用的员工还应于每周周末对上周的工作进行总结并填制《××公司试用人员周总结报告书》。
报表及单据管理
1、公司各部门使用的报表、单据应制定统一的格式并编号，编号规则：
××公司XX部XXX号，如有修改，应填写《文件修改申请单》，经总经理批准后方可修改。
2、各类报表、单据的传递应及时有序并作好记录。
3、有权知晓报表内容的人员应按公司保密规定保守公司的商业秘密，
未经授权不得向外发散。
4、各责任部门应按规定的报送对象，报送时限及时准确的报送各类报
表。逾期报送或不报送，给公司造成不良影响的，将予以行政处罚。
信息档案资料管理
1、正式文件使用公司标准文档格式，即有标识、公司名称、地址、邮
编、电话、传真的信笺纸格式，并注明公司（部门）名称、签发人、发放部门、日期等。一般技术材料、培训材料、表格等可简化，保留公司商标即可。
2、第一行文件编号：字体宋体、右对齐、字号五号字。
3、文件编号：
（1）向上级管理部门的报告文件或对外发函：××公司（办）字第[20xx]XXX号。
（2） 经理签发的管理文档：××公司（通）字第[20xx]XXX号。
（3） 销售部管理文件：××公司（销）字第[20xx]XXX号。
（4） 服务部管理文件：××公司（服）字第[20xx]XXX号。
（5） 财务部管理文件：××公司（财）字第[20xx]XXX号。
文件编号由总经理秘书统一进行编号。一般事务性联络可使用《工
作联络单》，不必统一编号。
4、文件标题：字体黑体、居中、加粗，字号小二号。
5、正文：字体宋体、字号小四号、行距1.5倍。
6、签发：公司通用管理文件及对外公文或函件由总经理签发；各部门
管理文件交总经理审核后由部门经理（主管）签发。
7、发放：正式文件发放到各部门或班组需有文件发放记录。
8、保存：公司所有文件（报送总公司文件、接收总公司文件及其它外
部发出及接收的文件）副本由总经理秘书统一保存。
9、传真：对外发传真，统一使用公司标准文档格式，传真前附上附页，
说明传真目的、主题等。
10、借阅：因工作需要借阅文档，由借阅人申请，经文档管理部门负
责人批准后办理借阅手续，借阅和归还要进行登记。
顾客档案的管理
1． 顾客档案是公司主要的资源，由各业务部门负责收集与管理。
2． 各业务部门应及时将该部门的顾客档案进行分类、整理、编制档
案目录。
3、任何员工不得向外部泄露顾客档案所记载的涉及顾客个人隐私的有
关资料。
会议材料管理
1. 会议举行后，会议记录人员应及时整理会议纪要。
2. 整理好的会议纪要经领导批准后分发给有关部门和个人。
3、会议材料须统一格式、编号、归档管理。
技术资料的管理
1. 技术部门应及时将本部门的技术资料进行整理、归档，建立技术
资料档案。
2. 借用技术资料需办理审批及登记手续。
人事档案及员工业绩档案管理
1. 建立员工人事档案，每位员工的人事档案包括：求职表、员工调
动呈批表、身份证明复印件、社会保险卡复印件、入职登记表、劳动合同、培训协议、照片等。
2. 人事档案由管理部行政办统一管理。
3. 建立员工业绩考核档案。员工业绩档案包括：试用人员任务书、
周计划总结、干部每月每周任务书、述职报告、奖罚记录等。
4. 员工业绩考核档案由总经理秘书统一管理。