机关文字材料写作的通病及纠正

文字材料的优劣，直接影响机关工作的效率和质量。要不断提高文字材料的写作水平，应注意防止和克服以下几种通病。

防止和克服的通病之一：贪大求全，开中药铺。早在50多年前，毛泽东同志就已批评了这种现象。他指出：“写文章，做演说，著书，写报告，第一是大壹贰叁肆，第二是小一二三四，第三是甲乙丙丁，第四是子丑寅卯，还有大ABCD，小abcd，还有阿拉伯数字，多得很!”“一篇文章充满了这些符号，不提出问题，不分析问题，不解决问题，不表示赞成什么，反对什么，说来说去还是一个中药铺，没有什么真切的内容。我不是说甲乙丙丁等字不能用，而是说那种对待问题的方法不对。现在许多同志津津有味于这个开中药铺的方法，实在是一种最低级、最幼稚、最庸俗的方法。这种方法就是形式主义的方法”。现在这种不好的文风依然存在。有的材料架子搭得很大，面子展开得很宽，条条目目很多，像中药铺里药柜子上的许多抽屉格子。看上去很全面，很有条理，实际上是臃肿、散乱、无重点，真经被一大堆无关紧要的文字所淹没。有的同志在思考、研究材料总体框架和思路时，总想把一个单位、一次试点、一次会议的情况反映得全而又全，怕丢了“金子”，怕人家不识货，一股脑儿往上堆，这也舍不得丢，那也舍不得丢；心是好的，殊不知，面面俱到，主次不分，结果使“金子”掉进一锅“糊糊”之中，有光也发不出来。

解决这个问题，首先，安排文字材料的框架结构，要从实际出发，该复杂则复杂，该简单则简单，不能认为篇幅大、条条多，材料才有分量，才能体现水平。这是一种误解。我们在调查研究阶段，应当占有比较全面、丰富、详实的材料，而在具体分析和抽象概括时，要善于从“全面”中跳出来。其次，要紧紧抓住本质、抓住要害。任何事物都有量和质的规定性。质是反映事物特点和规律性的东西。只有抓住事物的个性、特点和规律，才能深刻揭示事物的本质。因此，要抓住最能反映事物本质的东西，从一点进入，向纵深开掘、拓展，这样的材料才会有深度。我们认识一个人都是靠了解其特征才留下较深刻的印象的。再次，无论是纵向还是横向阐发问题，都一定要高度集中。能三个问题说清楚的，不写四个问题，能四个问题说清楚的，就不伸出腿来写五个六个问题。每个问题，也不一定非要再搞成几条。切忌搞“三三制”之类的模式。 防止和克服的通病之二：重复雷同，千人一面。常常有这种现象，我们阅读一些刊物，总感到有些文章大同小异，雷同的地方不少，有的好像在哪里见过。一个是标题雷同。如调研材料，不是对什么问题的调查与思考，就是从什 1

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论典型经验材料写作的基本规律

典型经验材料是党政军机关为了表彰先进、传播事迹、交流和推广各种经验所写的文字材料。这类材料的写作是各类机关、团体中使用频率最高的文体之一，其材料质量高低，是衡量一级政治机关写作实力强弱的重要标志。但在部队调查了解中发现，师团机关和基层中，一些干部的文字能力较弱，只能应付要求较低的一般文字材料，对于要求较高的典型经验这样的大材料，往往感到无从下手。这与当前急需用典型经验来推动军事斗争准备向纵深发展的时代需要很不相称，如何帮助政工干部攻克典型经验材料写作的瓶颈，促进政工干部岗位写作水平向纵深发展，研究典型经验材料的写作规律，帮助初学者掌握经验材料的写作技巧显得十分重要。

一、典型经验材料构成的内在规律

（一）典型经验材料的写作难点。

经验，是人们针对某一实践活动，通过对成功因素的分析和研究，上升为理性认识，从而归纳概括出来的做法、体会、规律。反映上述具有指导性、代表性的做法、体会、规律的文字材料称之为典型经验材料。通过调查了解发现，写作典型经验材料难也就难在对规律的揭示上。主要表现在：

一是不知道典型经验材料有什么内在规律；二是不知道如何使总结出来的经验更具有指导性；三是对如何提炼经验观点感到无从下手；四是对选取的经验实例怎样更具有典型性把握不准。

（二）典型经验材料的内在结构形式。

我们在进行广泛的调查研究，并且阅读、分析大量的典型经验材料后，发现典型经验材料像议论文离不开论点、论据、论证这三要素一样，也有反映其内在规律的三个要素。 请看一篇经验材料习作的片段，其观点是：注重发挥军事干部做思想政治工作的优势，改变政工干部唱独角戏局面。接下来是这样写的：艇长××提出以强有力的思想政治工作开拓工作新局面的设想。在政治教育中，他是如何带头学理论；在一线军事训练中，他是如何注意透过战士在训练中微妙的思想变化，捕促信息， 跟踪做好思想工作，反响好。 这个材料观点提炼得不错，但军事干部做思想政治工作的优势在哪里?材料没有说明，只能是?观点+例子?的事迹材料，还没有上升到规律性的认识，这正是一般初学者把握不好的地方。如果把这个材料改成：

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机关公务员如何提高材料写作水平

一、要善于积累和运用资料。巴甫洛夫曾说过：“不管鸟的翅膀怎么完善，它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是科学家的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞;没有它，你的理论就是无用的挣扎。”对于机关干部来说，要想做好本职工作，把材料写好，手中没有各种有价值的资料供自己参考借鉴是不行的。要想实现自我的提高和超越，尽管途径是多方面的，但有一条是共同的，那就是要善于积累各种资料，学习运用他人的经验，也可叫做“借梯上楼”。实践证明，有些同志虽然同时调进机关，一开始的基础和条件都差不多，但经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的就是看他是否善于学习和借鉴“它山之石”。法国著名幻想小说家凡尔纳，一生共创作了100多部科学幻想小说，内容几乎遍涉当时科学技术各个领域。然而，比他的创作本身，似乎更令人惊叹的是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理摘录的各种资料有25000多本。60年代，批判赫鲁晓夫时，新华社发表了九篇评论，在写每一篇评论的过程中，都邀请《人民日报》社国际部的两个老资料员出谋划策，提供资料，由于他们的参与合作，对评论的起草形成起到了“绝对”效果。古今中外，大凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关。事实上，机关里许多优秀的同志，大都是在善于积累和运用各种资料中，慢慢成长，成熟起来的。搜集资料的方法很多，无非是自我积累，单位、部门、组织提供、调查研究、查阅文电和个别了解等，什么方法好，就用什么方法，没有固定的模式。无论采用什么方法，只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的。当然，搜集资料要遵守有关保密规定，不能发生失泄密问题。

积累资料是为了利用资料，如何用好资料大有学问。一是要认真学习资

料。在剪贴资料时，要自己动手，不要让别人代劳，做到边剪贴边过目;对搜集到的资料，要经常熟悉，仔细翻阅，抓紧一切时间学习、理解、消化;对重要的思想、观点、事例做上记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑子里，认真思考，反复领会。这样做的目的是消化资料内容，做到温故而知新。通过消化吸收，一方面可以将资料真正变成一种有用的信息，记忆在头脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来，为我所用;另一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其中的思想境界，从中汲取营养。二是要精心选择资料。要根据公文内容的需要选择资料，选出最有典型意义、最能说明问题资料。为便于使用，筛选出来的资料还要加以分类，把入选的资料按照公文内容表述要求，分门别类梳理排队。同时，对一些有联系但又不能直接用的，要进行粗加工;对一些重要的观点、表述和名人名言等，要认真查找出处;对一些重要的事实和数字，要加以核实整理，确保准确无误。三是要用活用好资料。常见到这种现象，有的人没有资料写不了材料，有了资料又跳不出资料，这抄抄，那贴贴，搞出来的东西千孔一面，没有自己的思想和见解。这实际上是没有用好资料。任何资料的价值都是相对的，只能用于开启思想的门，一般不要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采，又要超越常规。写材料时，要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写;或者把资料作为比较、鉴别的参照系，取其当中的成功和高明之处;还可以选择资料中的弱点甚至败笔作为“反面镜子”进行对照，看看差在如里，原因是什么，哪些方面不到位，由此寻求突破。只有这样，才会产生比原资料更新的思想飞跃，才会写出超越资料本身的高质量材料。如果起草的文字材料，能够源于资料，而又高于资料，就达到了积累和运用资料的新境界。

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一、公文的定义和分类

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关工作人员的基本素质要求。当前，各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，有许多年轻人因为具备较好的文字功底，而被选拔进市、县党委、政府机关工作，从而改变了自己的生活环境和人生境遇，一些机关还因为选不到合适的文秘人员而发愁。由此可见，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。

（二）分类

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的，重点是行政机关公文。

2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。紧急公文的处理，我在后面要专门给大家讲。

5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。今天讲的，主要是通用公文。

6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。

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机关实用公文写作要领与要求

做好机关工作，“说（讲话）、写（写材料）、做(办事协调)”是基本功。文字材料是一个单位的脸面。一个单位的材料写好了，就会成为品牌，既可以给单位赢得知名度，增添话语权、增加影响力，获得上级和兄弟部门更多的物质和精神支持，又能够不断地促进材料写作人员的文化底蕴的积累、思维境界的开阔、认识水平的提高，是个一举多得的好事。

根据本人从事机关文字材料撰写二十四年来的心得和教训，并结合我委工作实际，重点介绍一下有关撰写汇报材料、领导讲话、政策意见和写作信息这四种文体的要领与要求。所谓“要领”，就是要把握关键、抓纲谋篇，使纲举目张；所谓“要求”，就是提出的具体愿望或条件，希望得到满足或实现。

由于时间有限，只能作高度归纳，不妥之处请大家指正。

一、 撰写汇报材料

汇报材料，指下级向上级领导机关以书面形式陈述工作情况。它是上级向下级调查研究、以及和下级官员进行沟通互动的一种重要途径，同时也为上级领导提供了一个考察下级的机会。对于干部特别是领导干部来说，汇报工作的能力也是一种执政能力。

（一）撰写汇报材料的要领

1

主要有三点：

1. 用观点统帅材料。力求用观点统帅材料，做到主题可以不新鲜，但视角不可不独特。

人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。观点，就是视角的捕捉物，是这个材料区别那个材料的独特之处。作为汇报材料，要有独特的视角，通过观察，形成自己的观点，用观点引发出有声有色的议论。对今后的工作打算要讲远景，讲可能性。讲远景，又有高的低的间作比较。不能只讲一些数字和材料，只谈情况，罗列数据，开材料仓库，而不讲自己的观点，不进行差别分析，总之，材料文风要做到生动活泼。

从根本上说，有材料有议论，关键是要体现出分析问题、解决问题的能力。一个领导干部汇报工作，不仅要通过丰富生动的材料显示出对工作的熟悉程度，还必须善于发现和提出问题、找到解决问题的办法，显示认识和思考问题的深度和层次，显示把握情况和局势的能力，得出规律性的结论，也为领导在更高层次上的决策提供思想资源。如果做不到这一点，汇报工作就做不好，汇报者就很可能不是一个称职的领导干部。

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机关笔杆必备的实用老套套

坐了二十多年的机关，听了二十多年的新闻，写了二十多年的材料，吃了二十多年的皇粮，走了二十多年的红道，拿了二十多年的俸禄，想了二十多年的问题，终于概括了一些共性的东西。无论你想不想当机关干部，愿不愿当机关干部，只要你还是一名机关干部；无论你是机关带冒号的干部，还是没带冒号的干部，只要你还是一名机关干部，那么以下这些实用性的“老套套”你还真得掌握一些。你可以不写材料，但你必须懂材料；你可能是外行，但如果需要你指导内行呢？所以，你就看着办吧！（天舒整理于20xx年7月）

1、常用排比

新水平、新境界、新举措、新发展、新突破、新成绩、新成效、新方法、新成果、新形势、新要求、新期待、新关系、新体制、新机制、新知识、新本领、新进展、新实践、新风貌、新事物、新高度；

重要性，紧迫性，自觉性、主动性、坚定性、民族性、时代性、实践性、针对性、全局性、前瞻性、战略性、积极性、创造性、长期性、复杂性、艰巨性、可讲性、鼓动性、计划性、敏锐性、有效性；

法制化、规范化、制度化、程序化、集约化、正常化、有序化、智能化、优质化、常态化、科学化、年轻化、知识化、专业化、系统性、时效性 ；

热心、耐心、诚心、决心、红心、真心、公心、柔心、铁心、上心、用心、痛心、童心、好心、专心、坏心、爱心、良心、关心、核心、内心、外心、中心、忠心、衷心、甘心、攻心；

政治意识、 政权意识、大局意识、忧患意识、责任意识、法律意识、廉洁意识、学习意识、上进意识、管理意识；

出发点、切入点、落脚点、着眼点、结合点、关键点、着重点、着力点、根本点、支撑点；

活动力、控制力、影响力、创造力、凝聚力、战斗力；

找准出发点、把握切入点、明确落脚点、找准落脚点、抓住切入点、把握着重点、找准切入点、把握着力点、抓好落脚点；

必将激发巨大热情，凝聚无穷力量，催生丰硕成果，展现全新魅力。

XX工作有新水平、队伍建设有新面貌、廉政建设有新举措、自身建设有新发展、内部管理有新突破；

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机关笔杆必备的实用老套套 坐了二十多年的机关，听了二十多年的新闻，写了二十多年的材料，吃了二十多年的皇粮，走了二十多年的红道，拿了二十多年的俸禄，想了二十多年的问题，终于概括了一些共性的东西。无论你想不想当机关干部，愿不愿当机关干部，只要你还是一名机关干部；无论你是机关带冒号的干部，还是没带冒号的干部，只要你还是一名机关干部，那么以下这些实用性的“老套套”你还真得掌握一些。你可以不写材料，但你必须懂材料；你可能是外行，但如果需要你指导内行呢？所以，你就看着办吧！（天舒整理于20xx年7月）

1、常用排比

新水平、新境界、新举措、新发展、新突破、新成绩、新成效、新方法、新成果、新形势、新要求、新期待、新关系、新体制、新机制、新知识、新本领、新进展、新实践、新风貌、新事物、新高度；

重要性，紧迫性，自觉性、主动性、坚定性、民族性、时代性、实践性、针对性、全局性、前瞻性、战略性、积极性、创造性、长期性、复杂性、艰巨性、可讲性、鼓动性、计划性、敏锐性、有效性；

法制化、规范化、制度化、程序化、集约化、正常化、有序化、智能化、优质化、常态化、科学化、年轻化、知识化、专业化、系统性、时效性 ；

热心、耐心、诚心、决心、红心、真心、公心、柔心、铁心、上心、用心、痛心、童心、好心、专心、坏心、爱心、良心、关心、核心、内心、外心、中心、忠心、衷心、甘心、攻心；

政治意识、 政权意识、大局意识、忧患意识、责任意识、法律意识、廉洁意识、学习意识、上进意识、管理意识；

出发点、切入点、落脚点、着眼点、结合点、关键点、着重点、着力点、根本点、支撑点；

活动力、控制力、影响力、创造力、凝聚力、战斗力；

找准出发点、把握切入点、明确落脚点、找准落脚点、抓住切入点、把握着重点、找准切入点、把握着力点、抓好落脚点；

必将激发巨大热情，凝聚无穷力量，催生丰硕成果，展现全新魅力。

XX工作有新水平、队伍建设有新面貌、廉政建设有新举措、自身建设有新发展、内部管理有新突破；

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