关于工程物资档案有效管理措施的探讨
物资档案管理是指对在工程施工中所发生的物资计划、采购、验收、调拨、结算、核销等活动过程中有保留价值的文字材料、图片、声像资料等不同形式原始记录的整理、归档和保管。
一、物资档案资料的内容
1.综合性文件资料。主要包括施工单位物资需求计划、计划分配表、发货通知、同供应商和施工单位之间的来往函件、现场验收交接单据、质量证明书、质量异议处理卡片、结算资料(含验收单、支付单、调拨单)、物资管理工作中召开各类会议的会议纪要等相关资料。
2. 合同性文件。主要包括与供应商签订的采购合同及相关附件、施工单位办理物资开户相关资料、物资采购合同在执行过程中发生的价差调整等证明文件、合同备忘录等相关资料。
3. 竣工核销资料。主要包括施工单位工程竣工物资核销报表等相关资料。
二、物资档案的特点
1.单一独立性。即每一个采购合同或每一个施工合同均对应一套相关资料。这是物资档案最突出、最重要的特点。
2.真实性。物资档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为物资档案材料是与工程建设同步形成的,是工程报批、施工、竣工过程的原始记录,与工程实体完全一致,是进行竣工验收的重要依据。
3.实用性。物资档案是工程施工过程中最原始的记录,所以有很大的使用价值,即实际性。通过档案,可以全面考核工程建设工作,检查工程是否符合设计要求。
三、物资档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整。档案材料不完整是物资档案整理过程中存在的主要问题。例如物资采购合同中部分质量证明书的缺失、来往函件的不完整;施工合同中物资开户资料不完整、
竣工资料的缺失等都是影响档案资料归档完整性的重要因素。
2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看,有的部门成立了专门的档案室,档案管理较好。有的部门则不然,物资档案由业务部门代管或由综合信息员兼管,形成的档案材料五花八门。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差,既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的业务知识,难以适应工作需要。
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