关于工程物资档案有效管理措施的探讨

物资档案管理是指对在工程施工中所发生的物资计划、采购、验收、调拨、结算、核销等活动过程中有保留价值的文字材料、图片、声像资料等不同形式原始记录的整理、归档和保管。

一、物资档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括施工单位物资需求计划、计划分配表、发货通知、同供应商和施工单位之间的来往函件、现场验收交接单据、质量证明书、质量异议处理卡片、结算资料（含验收单、支付单、调拨单）、物资管理工作中召开各类会议的会议纪要等相关资料。

2. 合同性文件。主要包括与供应商签订的采购合同及相关附件、施工单位办理物资开户相关资料、物资采购合同在执行过程中发生的价差调整等证明文件、合同备忘录等相关资料。

3. 竣工核销资料。主要包括施工单位工程竣工物资核销报表等相关资料。

二、物资档案的特点

1.单一独立性。即每一个采购合同或每一个施工合同均对应一套相关资料。这是物资档案最突出、最重要的特点。

2.真实性。物资档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为物资档案材料是与工程建设同步形成的，是工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，是进行竣工验收的重要依据。

3.实用性。物资档案是工程施工过程中最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

三、物资档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是物资档案整理过程中存在的主要问题。例如物资采购合同中部分质量证明书的缺失、来往函件的不完整；施工合同中物资开户资料不完整、

竣工资料的缺失等都是影响档案资料归档完整性的重要因素。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的部门成立了专门的档案室，档案管理较好。有的部门则不然，物资档案由业务部门代管或由综合信息员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、物资档案有效管理的措施

1.加大宣传力度,增强档案意识

为加强对水电工程物资档案的有序管理,在工程项目开始时,就应对每位物资管理人员进行档案法律法规的宣传教育,增强物资档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好水电工程建设物资档案管理的自觉性和责任感。

2．完善制度,规范档案管理

一要根据国家及行业的有关法律、法规,结合水电工程建设情况

完善制度,建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设物资档案管理制度,对组织体系、职责、考核,以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程,都应明确规定,实现档案管理规范统一、有章可循;二要制定水电工程建设物资档案管理工作约束机制,将物资档案管理工作纳入工程建设目标管理,并将其纳入有关部门的职责范围,明确责任指标,严格考核;三要提高执行力,严格落实档案管理规定,从源头上为竣工资料的建档打好基础。

3.加强队伍建设,提高业务素质

一方面配足档案管理兼职人员,保证档案人员的相对稳定。条件允许的,应配备专业人员专门管理;条件不允许的,也要设法提高档案管理兼职工作者的积极性和工作热情,使其安心工作。另一方面,加强业务培训,主要包括三方面的培训:首先是档案业务、物资专业基础知识的培训,使档案人员对文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识,又懂得物资管理流程,从而更有利于归档工作的开展;其次对行政管理人员进行档案知识培训,使他们掌握档案方面的有关规定和要求,督促相关人员严格按标准执行;最后,对档案管理专、兼职人员进行档案整理现场指导,通过“传、帮、带”的形式,提高专兼职档案人员的业务素质和专业技能。

4.深化过程控制,实行全程跟踪

为实现物资档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性,需做好物资档案事前介入、事中控制、事后把关,使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。为此,在启动工程业主统供物资供应时就应预先

谋划,自工程立项开工前就将档案工作列入议事日程,建立健全档案管理体系,制定明确的目标和计划;在工程施工阶段实时监控,在检查物资管理各项业务时,同步检查档案资料的形成、管理情况,重点检查和指导档案专兼职人员如何立卷,检查案卷质量是否符合要求,对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查;在工程竣工验收阶段,重点加强案卷整理，做好物资质量异议处理相关材料收集和未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查,同时指导和审核施工单位工程物资竣工核销报表的编制、剩余物资的转调处理、串项物资的正负调拨等相关文件材料的收集和收尾阶段各项工作的闭合，保证归档资料的完整。

5. 加强电子文件管理,开发档案信息资源

首先要有一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印,又能准确、快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作的档案管理软件;其次加快纸质档案信息的录入速度,推进档案信息资源共享,建立档案目录系统数据库;最后要加强电子档案的管理,实现纸质档案与电子档案的同步管理,开发重要档案全息数据库,实现重要档案的全息机检,真正实现档案资源共享,为水电工程建设管理服务。

水电工程建设物资档案有别于一般工程技术档案,它是工程建设档案的一部分，也是物资管理工作的闭合。只有做到领导重视,机构人员落实,档案管理制度健全,过程控制和全程跟踪有效,才可以保证搞好水电工程物资管理工作, 从而满足水电建设快速发展要求。

第二篇：档案在你身边征文

档案在你身边征文

依法管档从我做起

档案管理是村委会日常工作的基本内容，也是村务管理工作关键的一环。村委会作为一个基层群众性自治组织，在协助镇政府开展工作，发展本村经济、办理本次的公共事务和公共事业，调解村民之间的民事纠纷中，必然产生了很多档案资料，档案管理工作就显得至关重要，妥善收集、保管、利用好这些档案材料是做好农村档案工作的重点。

作为一名村官，我对村内的档案管理工作十分重视，在协助村主任管理我村档案工作的一年中，加深了我对农村档案工作的认识，收获了很多农村档案管理的经验。

首先，我在档案管理工作中总结归纳了各项管理制度：

（一）档案利用制度

1、本村工作人员利用档案必须履行利用登记手续。

2、外单位因工作需要利用本村档案，需持介绍信，经本村分管领导同意并在介绍信上签字后，到档案室办理利用登记手续，方可利用档案。

3、档案室内严禁抽烟，严禁在档案上涂改、勾划、批注、抽换等，如发现上述问题，应及时上报，追查当事人责任。

4、档案利用完毕，应及时归还。档案人员在检查、点收后，当面注销登记。

(二)档案保密制度

1、加强保密工作，对秘密以上的档案要加强管理，控制使用范围，严格执行利用审批手续，严防泄、失密事件的发生。

2、绝密档案不得外借。利用秘密以上等级的档案，须按规定经本村领导批准方可利用。

3、复印秘密文件要严格加以控制。确因工作需要复印秘密文件必须经领导批准。

4、档案人员要增强保密观念，自觉遵守保密制度，做到不泄密，不与无关人员谈论档案机密，不随身携带涉密档案外出。

(三)档案鉴定销毁制度

1、档案鉴定必须在本村档案鉴定领导小组组织下进行。档案鉴定领导小组由分管领导和档案人员组成。主要任务：确定和调整档案密级，鉴定档案价值。

2、档案鉴定由有关人员对档案内容进行具体地分析和详细审查，逐卷、逐份评定价值，并写出鉴定报告。

3、档案销毁。对需要销毁的档案由档案人员编造销毁清册，经鉴定小组审查签署意见后，报村领导审批后方可销毁。

4、严格办理档案销毁手续。具体销毁档案时要有2人监督，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人须在销毁清册上签名以示负责。

5、对批准销毁的档案必须化为纸桨或焚毁，不得出卖或作它用。 其次，我对学法、守法、执法、依法做好档案工作有了深刻的体会；作为一名档案工作人员，我对今后如何运用法律处理档案管理工

作提出自己的几点建议：

（一）深入开展档案法制宣传教育，提高各级对农村档案工作重要性的认识。

通过实践来看，做好档案工作，要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案普法宣传教育，让档案法等档案法律法规不断深入人心，全面提高农村各级特别是领导干部的档案法制意识，增强对农村档案工作重要性的认识。

（二）加大农村档案工作执法力度，促进档案法律法规的正确有效实施。

档案管理属于行政管理的范畴，但长期以来，档案行政主管部门在工作中习惯侧重于业务指导，对执法检查被动应付，执法力度不够，从而影响了档案法律法规的正确有效实施，也影响了档案事业的发展。因此，档案行政主管部门要加强学习，认清自身的地位和所负担的责任，加大执法力度，强化管理，促进档案法律法规正确有效实施。

（三）开展档案资源利用活动，增强服务意识，提高农村档案的地位。

农村档案是我国农业和农村最基础最真实的历史记录。他的内容丰富，包括户籍、人事、财务、婚姻、耕地、农村集体经济合同、民事调解等等。这些档案资料真实生动的记录和反映了农村经济发展和社会进步的状况。我们要利用农村档案在为农业和农村工作服务中的典型事例广泛宣传，使干部和群众了解档案在农村各项工作中的重要作用。

（四）建立健全档案规章制度，促进档案管理的规范化。

各级档案管理部门要依据档案法等法律法规，在档案行政管理部门的指导和帮助下，尽快建立健全适合农村档案管理工作特点的档案工作规章制度，让农村档案工作有法可依、有章可循，并把档案工作列入农村各级干部任期目标，促进农村档案工作的规范化、制度建设。

农村档案工作存在很多不足之处，仍需要广大的档案工作人员去完善健全，在档案工作中我们要充分发挥档案工作人员的法制素质和敬业精神，为依法管档贡献出我们的力量。

作者姓名：杨阳

性别：女

年龄：24

工作单位：北京市顺义区南法信镇东杜兰村村委会

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