5星级酒店会议接待流程
您请尽可能提供如下信息并与前台确认:
1.入住人数/房间数/间夜数
2.航班信息(抵店&退房)
3.接机要求(如果需要提供该服务)
4.附有证件号码/团签的资料(如果是团签,团队抵店后收取,如果是人数很少的会议,还是去前台登记,复印/扫描证件比较好)
5.分房要求(前台需提前将客人入住所需物品准备好:房卡/钥匙,餐券(如果有的话),写有客人姓名的hotel passport等等)
6.结账付款方式(贵公司所支付的消费项目以及客人自付的消费项目)
7.押金收取(在有客人自付消费项目出现的前提下,贵公司是否愿意为客人做信誉担保,或者与酒店前台协商好押金收取金额)
8.入住登记休息区域要求以及饮品,茶点供应(根据批次入住间数/人数,以及酒店场地规模及周边公共区域设施设备)
9.其它(由于区域不同,或者应政府要求,酒店还需同客人收取其它费用或相应资料,应及时了解并与酒店协商好如何购买或者发放)
如果贵公司需要客人做入会签到,又或者备有资料或者礼品,要么就提前请酒店置放好于相应的客人房间,要么就在酒店公共区域设置签到台.会议签到和入住登记分两边.客人可以先做会议签到,领取过相应资料或礼品后转到入住登记处. 如果酒店前台容量比较大,且参加会议人数不多,可要求酒店隔划出一两个柜台专提供贵公司登记入住使用.
除此以外,会议负责人最好每日当夜与前台确认当日消费状况和金额,并附属有效签名,以便结账时发生不必要的拖延.
同时,如果有会议厅使用及其它餐饮消费的要求,请及时提供正确的叫早时间. 要提醒的是,如果您是会议负责人,请要求与各部门负责人召开协调会议,因为即使在最好的5星级酒店里,客房销售或者宴会销售人员都无法提供给您最有效也最快速的登记入住方案.会议期间,结合您公司的要求,可以与相应部门切实落实有关事项.如果有临时更改,请配合并理解酒店的协调程度.否则,不论是您的客人,贵公司,又或者酒店方,都会因此而感到很大的困扰及不快.
最重要的是,作为客人和酒店方之间的直接协调者, 请务必全面准确地了解酒店信息及服务,然后尽可能准确地提示或者知会客人,以避免不必要的误解,麻烦和问题.
第二篇：酒店会议接待流程
会议接待流程
一、 前期准备工作
1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐
场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。
2、 以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报
价，双方初步达成合作意向。
3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的
预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。
4、 检查所涉及场地是否可用，确保场地能够达到客户预期
需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批准后将结果回复客户。
5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检
查，确保场地完好可用。
二、 中期对接工作
1、 根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。
2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出
的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。
3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派
出所/接待办盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要求（桌餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它
要求）会议要求（会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要求）安保要求（预留停车位，照相位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人员会期跟踪及配合等其它要求）
4、 可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容
及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。
5、 根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细
节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人介绍于各个营业点认识。
6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字
后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。
三、 会期跟踪工作
1、 销售部根据会议规模安排1-2位销售经理全程跟踪会
议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪，包括报道、入住、用餐、会议及其它。
2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相
关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。
3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所
做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调，最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。
4、 总台安排1名人员负责会议期间所有账务的核对，于当
天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交于总台账务负责人员保存。会议结束当天将所有账务汇总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人签字，按当初所谈付款方式进行付款或挂账。
5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束
10个工作日内结清账款。