会议接待及注意事项
根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。
首先是会议的筹备工作。
●根据会议规模,确定接待规格。
●发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动期间每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。
●选择会场。
选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一定标准:
第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,
人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。” 第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。
第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。 第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。
●会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。
坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,
主要有以下几种配置方法:
①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。
●准备会议资料。
会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。
会议前的接待礼仪。
●会前检查。
这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 ●提前进入接待岗位。
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。 ①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。 ②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。
③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。
会议中的服务礼仪
会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。 ●倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为其添茶水。添水是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在杯口上,不能发生杯盖碰撞的声音。
一般是左手拿开背盖,右手持水壶,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。 ●其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌。这时音响应立即播放出国歌。又如,大会宣布颁布荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。
如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。
●做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
会后服务
会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
●组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。
●送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。
●清理会议文件 ①根据保密原则,回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结
第二篇:会议接待操作注意事项
会议接待操作注意事项
● 接收任务单
总台在接收任务单时核对清楚,核对内容必须包含如下内容:
(1)任务单张数;
(2)返佣是否有分管老总签字;
(3)大门横幅、会场横幅、指示牌内容;
(4)桌签名单;
(5)用房数、房型、房价;
(6)送早要求及是否需要单独制作中、晚餐券;
(7)抵离日期;
(8)签到台设置时间和要求;
(9)是否需要安排拍照,拍照时间和相架摆放要求;
(10)其他特殊要求;
(11)会议跟踪人姓名、会务组联系人姓名和联系方式;
对任务单相关内容有存在疑问或理解不清楚的地方,应当场与营销部人员核实清楚。
● 开工作责任单
总台填写“工作责任单”,要求认真、详细、字迹工整,需在“工作责任单”中标明如下内容:
(1)会议名称;
(2)抵离日期;
(3)大门横幅内容、价格;
(4)会场横幅内容、价格;
(5)指示牌内容;
(6)桌签名单、价格;
(7)设签到台人数和要求、时间;
(8)如需制作中、晚餐卷,注明制作要求,收费标准;
(9)拍照时间、站立人数、座位人数、相架摆放要求;
(10)其他特殊要求;
(11)发放岗位名称及发放者签名;
● 发放任务单
(1)行李房发放任务单时,必须将任务单的第一联发放至总台;
(2)发放至其他相关部门均需在“任务单发放记录表”上有接收者
的签字确认(客房送至房务中心签收,餐饮部由迎宾、领班以 上人员签收,歌舞厅、棋牌、渔塘等外包部门统一送至监控室);
(3)对未能第一时间送达相关部门的情况发生,应及时在交接本上
做好记录,同时也要有与当班同事的口头交接,做到有据可查, 事后要求有及时的跟进和补位完成;
● 制作横幅、指示牌、桌签、中晚餐卷的标准
(1)商务中心根据“工作责任单”中注明的内容,制作横幅、指示
牌、桌签、中晚餐卷;
(2)制作内容要和“工作责任单”、会议通知原件、任务单进行三核
对,如有疑问及时联系会议跟踪人或会务组人员;
(3)制作完成后,要有交接记录,并要求接收岗位签收、核对,横
幅、指示牌交给行李员,桌签交给会场服务员,应在交接的过程中有书面说明会议开展的时间,以便避免延误;
(4)每天早班人员到岗后按照“岗前准备工作要求”,根据“工作责
任单”、会议通知原件、任务单对大堂指示牌、大门横幅进行核 对,确保准确无误;
● 会议横幅、大门横幅
(1)行李员接收到刻好的会议横幅、大门横幅,根据时间要求提前
一天进行制作,并及时根据要求悬挂(如悬挂大门和大堂出现
冲突时,联系营销部协调解决);
(2)会议横幅根据会场地点的不同进行交接(歌舞厅横幅交接给歌
舞厅,一楼香榭厅、二楼玉皇厅、协同庆合盛元会场交接给餐 饮部,其他会场均交接给房务中心),交接时均要求对方进行核 对签字确认;
(3)早班行李员根据“工作责任单”核对大门横幅;
● 设签到台、贴指示牌的标准
(1)中班行李员下班前根据接收到的“工作责任单”设签到台,要
求桌布和桌裙挺括、无褶皱、无污渍,台面摆放签到席的标识牌,桌椅摆放整齐;
(2)贴指示牌要求内容准确、无差错、粘贴端正,无倾斜、无破损;
(3)早班行李员依照“岗前半小时准备工作”流程做好相关内容的
两遍核对;
●特殊要求
(1)获取客人房间要求摆放水果、礼品、资料等相关信息时,认真
记录下客人要求,包括摆放房间号、每间房摆放数量、特别要求,并及时把信息传达到相关部门;
(2)客人自带水果、礼品、香烟、资料要求摆放应及时通知房务中
心,电脑打印出所要求送房的房号,一式两联,在打印的房号单上标明客人所要求的时间范围,由行李员送至房务中心签收、核对,其中一联交还总台留底备查;
(3)客人偿付费用,要求由山庄配备水果,应根据客人提出的标准
要求,及时通知餐饮部,电脑打印出所要求送房的房号,一式两联,在打印的房号单上标明客人所要求的时间范围,由行李员送至餐饮部签收、核对,其中一联交还总台留底备查。
第三篇:做好会议记录的技巧和注意事项
做好会议记录的技巧和注意事项
浙江海洋学院办公室 杨 宁
操办会议事务,是秘书的本职工作。任何一次成功的会议,都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题,秘书人员做好会议记录,就要付出许多的精力和汗水。因此,本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨,从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。
一、会前记录准备
选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质,要有认真负责的态度,具备秘书工作知识,掌握基本技能,如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练,提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责,可以熟悉出席人员,了解会议有关内容,熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员,会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求,必要时会前做些适当的辅导。
记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔,也必须是经国家档案局鉴定的,这种圆珠笔芯上标有“DA”(档案的拼音字头)标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带,重要的会议要有录音,从而使整理会议记录时“有据可依”,定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机,不能凡会录音,而当场不手工记录,指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理,往往要花费会上好几倍的时间,记录速度慢,不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对,保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。
记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人,或扩音设备旁,便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
二、会间记录服务
会议记录是会议内容和过程的真实凭证。一份完整、简洁、条理清楚
的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见,必须记录完整,不能遗漏。要清楚而简洁地记载会议进程,不要与详细报告或载录混淆起来。记录应做到条理清楚,内容表述要准确真实,不要含糊,更不能有任何内容错误。记录人员应当有高度的责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。
会议记录一般使用统一标准的记录本,应该记录的内容大体有:会议名称,包括会议的全称及届次;时间,会议起止的具体时间;会议地点;到会人,包括出席人、列席人、主持人;缺席人,包括缺席人姓名及缺席原因;记录人;会议议题;讨论经过;议决事项等。记录一般采用笔录方式,或用录音等会后整理的方式。从记录的详细程度来看,记录可采用详录和摘录两种方式。重要会议需要详细记录,要求做到“有言必录”,包括发言中的插话。这种记录除了要用速记方法外,还可借助录音器材。日常会议通常采用摘要记录的方法,选择那些与会议主题相关的内容进行记录。这种方法要舍弃一些内容,记录主要精神。详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用,即使摘录,重要发言、议决事项也需要详录。
记录人员的笔记要流畅,易于理解,同时不失真,就得掌握记录的技巧。一“快”,书写运笔要快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。二“要”,择要而记。就记录一次会议来说,要围绕议题,主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题,结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,可以不记论证过程。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。三“省”,在记录中正确使用省略法。使用简称、简化词语和统称,省略词语和句中的附加成分。四“代”,较为简便的写法代替复杂的写法。如用姓代替全名,笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字,数字和国际通用符号代替文字,汉语拼音代替生词难字,外语符号代替某些词汇等。
三、会后整理完善
会议纪要内容的来源是会议记录。因此,会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张,字迹不可能很清晰,而且每个人都有一套适合自己的现场记录法,有些常用术语,当场记录时往往简化了,不及时
整理,隔时一久,有些问题就搞不清楚了。整理时,一方面要把简化的语句尽可能完善,另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉,尽可能做到语言文字规范化,当然不能变动原意。对于不清楚不明白空缺的内容,要及时请教发言人进行完善,或者对照录音进行补充完整。
整理好的会议记录,一般都应存档。有些会议记录对会后的工作至关重要,对于这类会议应该迅速建立专门的档案,除会议记录外,与会者的名单、联系地址、会议的组织情况、下一步编印的会议纪要和其它有关资料也应视情况一并存档。将会议资料归档,不仅便于查找,而且对组织下一次类似会议也有参考价值。
四、倾听的注意事项
倾听是记录人员从会议上吸收信息的主要渠道和方式,是其参加会议主要任务。当会议的忠实听众,应该是记录人员扮好会议角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”,无论遇到自己感不感兴趣的话题,或者发言者对不对自己的口味,记录人员都必须调整好自己的心态,全身心投入聆听。倾听应该是用心听讲,专心听取每位与会者的讲话发言,领会讲话内容,思考发言的内涵,要听出弦外之音。
2.聚精会神。记录人员倾听时要神情专注。专心听取会议发言,是对发言者的尊重,也是会议的基本纪律。会场上心不在焉,三心二意,左顾右盼,旁若无人,只能是自掉身价,损坏了秘书人员良好的形象。
3.苦练坐功。学会倾听,要学会端坐,正所谓“坐有坐相”。记录人员要有正确的坐姿,在会议过程中尽可能自始自终正襟危坐。同时还要坐得住,不能轻易离席,进出会场,这样会中断记录内容。不要抽烟,频繁喝茶,这样容易打断记录思路。
4.排除干扰。记录人员的手机一般不要关闭,可将通讯设备设在静音振动状态,以备拨打接听与会议有关电话,无关电话一律不接。若自己的邻座健谈,不断要与自己私下交谈,记录人员要设法婉拒,告知自己在专司记录,无暇交流。