面向中小型企事业单位的办公自动化系统开发平台

摘 要：在信息化这一概念已经十分普及的今天，各式各样或大或小的信息系统运行在各个社会领域之中，为人们的工作和生活提供了极大的帮助，甚至在一些领域已经成为不可或缺的一个重要组成部分。在这些种类繁多的信息系统中，办公自动化系统无疑是最常见的信息系统之一，文章在分析中小型企事业单位特点及其实施办公自动化系统的影响因素的基础上，介绍了微软公司的WSS平台，着重分析了将该平台应用于中小型企事业单位办公自动化系统开发的优势。

关键词：中小型企事业单位；办公自动化；WSS

作为最常见的信息系统之一，办公自动化系统有着相当广泛的应用，而应用办公自动化系统的好处也可以说是显而易见，例如实现无纸化办公、降低办公成本、提高公文传递效率、规范业务流程、减少重复劳动等。虽然应用办公自动化系统的好处显而易见，但实际情况却是有相当一部分的组织并没有应用办公自动化系统，这其中很大一部分都属于中小型企事业单位。这些单位不应用办公自动化系统的原因往往是多方面的，一般来说包括以下几点。

1 影响中小型企事业单位实施办公自动化系统的因素分析

1.1 积极性不高

相对于大型企事业单位而言，中小型企事业单位的业务往往比较简单、中间环节较少、涉及的数据信息类型较单一，即使不实施办公自动化系统，工作量也不会很大，在这种情况下实施办公自动化系统的收益与需要花费的成本比起来就显得不那么突出了。这使得部分企事业单位往往会报着“多一事不如少一事”的想法，即使当前的工作中存在一些问题，只要不是太严重，也会维持现状。

1.2 需求不明确

信息系统开发中最重要的一个工作就是进行需求分析，这一步工作的好坏往往决定了后续所有工作的效果。需求分析要做的就是分析组织的当前情况，总结出当前及至将来一段时间内可能会出现的需求，作为系统开发的依据，这就需要业务人员与开发人员进行良好的沟通。而对于中小型企事业单位而言，一方面，很少会配备有专门的IT人员，这样一来，业务员在与外来的开发人员进行沟通时往往很难取得良好的效果；另一方面，中小型企事业单位往往业务流程不规范，在进行办公自动化系统开发时，不知道哪些地方应该交由系统来处理，哪些地方应该进行优化改进等。这些都影响了中小型企事业单位实施办公自动化系统的效果。

1.3 信息化水平有限

信息化水平往往反映在两个方面，一是单位的IT技术人员数量，二是单位

一般员工的IT应用水平。对于中小型企事业单位而言，员工数量本来就偏少，其中的IT技术人员数量就更少了，一般不会超过5人，而且经常是身兼数职，既要负责网络维护，又要负责计算机维修，更多的是从事日常的维护工作。也就是说，往往不具备信息系统的开发能力。而办公自动化系统又是一个“麻雀虽小五脏俱全”的系统，即使单位的规模不大、业务简单、数据单一，但是主要的几大功能例如信息发布、文件传递、文档管理、协同办公等功能都应该具备，如果没有一个专业、经验丰富的开发团队，单靠个别人一般很难完成。与此同时，通过办公自动化系统来完成日常的业务处理，也需要一般的业务人员具备相当的IT应用水平才能够实现。一些业务人员由于习惯了手工处理的方式，往往会不适应办公自动化系统的操作方式，甚至会抵触系统的使用，这些都会影响到办公自动化系统的实施应用。

1.4 资金有限

办公自动化系统的特点决定了其很难有一个适用于各种单位的通用系统，目前市面上较为普遍的做法是专业的系统开发公司针对不同领域的组织业务特点开发出不同类型的通用办公自动化系统，企事业单位购买该系统后可以在这个基础上再根据自身情况进行一些设置，但是能进行的改动十分有限，如果需要由开发公司针对自身情况再对系统进行定制修改则又需要付出额外的费用，算下来也是一笔不小的开支，如果交由系统开发公司进行完全的委托定制开发，则费用就更为昂贵，动辄数万的费用对于中小型企事业单位而言实在不轻松，特别是在实施办公自动化系统所能获得的收益很难明确的情况下，管理者愿意付出的成本往往是“能省则省”，这就使得中小型企事业单位在开发办公自动化系统时资金经常是捉襟见肘。

2 Windows SharePoint Services介绍

Windows SharePoint Services又称Windows SharePoint，通常简称为WSS，目前的最新版本是Windows SharePoint Services 3.0。是微软公司制作的一款用于Windows Server 20xx的免费附加（增值）软件，它提供了基本的门户网站和企业内网功能。它实际上是一个B/S结构的软件，或者可以看作是一个已经搭配好基本架构的网站，用户的操作都通过浏览器来完成。因此WSS的运行还需要用到微软公司的Information Services 6.0和SQL Server或者MSDE。前者用于运行WSS的前端即为用户提供操作界面的ASP.NET网站，而后两者则可以从中选择一个用来存储数据。

Windows SharePoint Services 3.0的核心部件是基于微软公司的.Net运行的，因此它可以毫无悬念的使用ASP.Net平台上众多的强大、安全、高效的特性来丰富自身功能。这同时也意味着它可以由开发者根据自身的实际需要进行Web应用程序的开发和管理，从而打造出专属于自己的系统。WSS提供了众多的可以适用于各种组织的模板，既可以直接使用这些模板，也可以在这些模板的基础上再进行定制开发，在.Net平台开发工具的支持下，开发人员所需要承担的工作量将会大大减少，因为开发过程中的大量基础性工作都已经由.Net平台开发工具自动完成了。

3 Windows SharePoint Services 3.0的功能特点3.1 安全的信息共享

对于办公自动化系统而言，安全性无疑是不容忽视的一个重要问题，在WSS 3.0中，已经提供了强大的Web内容管理功能——文档库，而无需开发人员再去费心考虑如何实现这一必不可少的功能。得益于.Net平台的安全性，WSS 3.0的文档库可以为所有文档提供项目级别的安全设置，开发人员只需进行简单的设置即可实现对文档的各种权限管理，并且可以使用内置的工作流功能将组织的业务流程附加到文档中，让用户在文档被修改、升级等操作之后立即得到通知。

3.2 易用的协同工作

在一般的办公自动化系统中往往并不具备协同工作这一功能，原因是这一功能的实现有一定难度，但是在WSS 3.0中，这一功能十分易用。用户只需创建一个共享文档，然后指定进行合作的其他用户，并为其赋予相应的权限，这些合作的用户就可以对该文档进行编辑，最终形成的文档就是多人合作完成的工作结果。

3.3 整合的Office环境

Office软件是办公中必不可少的，甚至可以说很多组织的日常事务就是与众多doc、xls文档打交道。对于大多数办公自动化系统而言，用户在Office软件中编辑完文档，还需要将文档共享上传到系统中才算是完成工作。而在WSS 3.0中，可以通过Web Services和应用程序接口与Office软件整合，也就是说用户无需上传或者下载文档，可以直接调用Office软件进行编辑，也可以直接在WSS网站里打开文档进行编辑，真正做到了无缝连接。

3.4 强大的功能定制

不同的企事业单位有着不同的业务流程，这也是办公自动化系统很难通用的原因所在。而在一般的办公自动化系统中，要根据组织的实际业务流程来开发系统，都少不了需要开发人员编写代码，但在WSS 3.0中，用户可以根据组织的业务需求使用SharePoint Designer来定制SharePoint网站以及创建自定义的工作流，而这一过程无需编写代码或编程语言技能即可完成，用户甚至可以直接寻求第三方的Web部件来获得更多更强大的功能。

4 中小型企事业单位使用WSS技术的优势

对于中小型企事业单位来说，Windows SharePoint Services是一种经济有效的选择。以下是它的几大优势：技术要求低，开发人员不需具备高深的编程语言技能即可进行定制；文档共享机制完善，用户可以方便的对文档进行共享管理；无缝连接Office软件，减少了用户的操作量，更切近普通用户的习惯；功能定制强大灵活，可以根据组织业务需要进行快速方便的定制；使用成本低，WSS 3.0为免费软件，适合中小型企事业单位对经济性的要求。

参考文献：

[1] 尹艳梅.我国企事业单位信息化建设的制约因素与对策[J].企业家天地，20xx，（4）.

[2] 刘人瑜.中小型企事业单位办公自动化的解决方案[J].办公室业务，20xx，

（7）.

[3] Errin O’Connor.精通Windows Sharepoint Services 3.0[M].北京：清华大学出版社，20xx.

第二篇：中小企业OA办公系统解决方案

由于OA办公系统具有功能基础全面、实施简单、易于使用、应用广泛等特点，非常适合作为中小企业信息化建设的入门级应用，为进一步信息化建设构建良好基础环境。承元OA结合大量实施案例，总结中小企业OA办公系统解决方案如下：

1、对企业管理现状分析

对管理现状的分析是为了更加清楚企业管理的现有优势和问题，有针对性的提供实用的需求分析和解决方案。现状分析具体包括：当前组织结构分析、关键业务流程分析、行政管理需求、知识管理需求、协同工作需求等。

2、以通用的OA办公系统标准功能为基础

OA产品各有所长，但通用的标准功能一般大同小异，差别主要在于应用细节和深入层次的不同。常见的OA办公系统标准功能一般包括：通知公告、文件公布、文件交换、信息发布、资料中心、流程管理、办公用品管理、个人办公、电子邮件、网上论坛、事务管理、考试管理、系统管理、OA办公精灵等模块。一些OA产品如承元OA，还同时集成企业管理不可或缺的客户关系管理和人力资源管理功能，最大限度的实现企业管理的信息化。

3、结合企业实际管理的个性化需求进行定制开发

当前广受好评的个性化OA办公系统解决方案是指：在常用的标准版功能基础上，结合用户个性化的管理需求，量身定制最适合企业信息化管理的协同办公解决方案。常见的个性化OA需求包括：组织机构和人员的设置与调整；权限的设置与调整；界面的个性配置；自定义或调整相关流程；自定义信息发布的栏目；修改现有功能模块的功能，变更业务逻辑；增加、减少功能模块；集成其他的业务系统及相关接口开发；访问其他系统数据等更深层次的个性化需求。

4、满足企业可持续发展要求

由于企业发展是一个动态的成长过程，其OA需求也随之不断变化，任何一种固定模式的OA软件都很难满足企业这种成长需求，尤其是出于快速发展阶段的中小企业。这就要求OA办公系统必须从开发技术上具备灵活性和开放性，满足可修改、可扩展、可集成的特性，在这一点上，平台型OA软件表现堪称完美。

概括来说，中小企业OA办公系统解决方案的最大特点是：简单、易用、适用、可修改、可扩展、可集成以及可持续发展。