公文办理包括收文办理、发文办理两个基本过程。党政机关分别用收文办理程序、发文办理程序对这两个基本过程进行了规范。

（一）收文办理程序

收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。

收文办理的一般程序为：签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。

第一阶段：公文的收受与分流。具体包括：签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任务是正确收受来自各有关方面的公文。

签收，指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证。具体指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政部门、机要交通部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信设备收取公文。急件应当注明签收的具体时间。

启封，公文统一或分别由办文人员签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

登记，收文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。收文登记，一般分为阅件登记和办件登记两类。登记过程中，应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。有些机关的登记还分为外收文登记和内收文登记。

第二阶段：办理收文，具体包括：拟办、请办、批办、分发、承办。这一阶段工作的主要任务是通过对收文的阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决其所针对的事务或问题。

拟办，秘书部门或有关部门负责人等经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的办理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导者审核定夺，作出指示。

请办，也叫注办，指机关办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

批办，指机关领导者或部门负责人对公文（包括公文的拟办意见）进行认真阅读分析之后，提出处置意见。

分发，指秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。

承办，指对需要办理的公文进行实质性的处理，解决公文所针对的问题。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级审批的事项，承办部门应当提

出处理意见或直接代拟文稿，一并送请上级审批。

第三阶段：组织传阅与催办。

传阅，指公文处理机构根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者指示。组织公文传阅，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅的方式有很多，目前最普遍采用的方法是轮辐式传阅法。这就是以公文传阅工作人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始送给第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下推，每传阅一人都经过中心点。公文走过的路线，呈车辐条状，因而得名。这种方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行踪，避免中途积压和传递断线，还可以合理调整阅文人的次序。

催办，指公文处理机构对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

第四阶段：处置办毕公文，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档等。

清退，经过清理将有关办华的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。清退的意义在于维护公文的安全，防止错误扩散，避免出现工作中的被动局面和不良影响，维护公文的权威性与有效性。

销毁，以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办华公文所作的毁灭性处理。其意义在于保守公文中的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理中无效的工作量。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由2人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。

暂存，暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文（一份已立卷归档）和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。其意义在于方便日常查考，减少档案部门的工作压力，挽救确有留存价值的公文使其更充分地发挥效用。

立卷，将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷（公文的集合体，档案管理的基本单位）。其意义主要在于：保护公文，避免破损与散失；使公文化零为整，将零散公文按特定联系组成新的整体，从而便于查找和利用，更有效地满足人们系统查考利用公文的客观需求；为档案工作提供管理的对象，为档案事业奠定基础。

归档，将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要来移交档案部门作为档案保存和管理。其意义在于使办理完毕的有查考价值的公文完成其向档案转化的过程，使公文能更充分地发挥其历史效用。

（二）发文办理程序

发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般程序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕

公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。

拟稿，即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。

会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。

审核，指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。

签发，指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。

第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的任务，就是以定稿为依据．以手工缮写、机械誉写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核发，指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。

登记，这里揭发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。

缮印，即以誉录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。

用印或签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。

分装，指按照规定具体抗配和封装公文。

发出，指将已封装完毕的公文以适宜的方式（如走机要交通等）发送给受文者。

第四阶段：处置办华公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。

二、对公文语句的基本要求

公文中的语句，主要应达到如下要求：

1、含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义。

如下语句的含义便不够清晰：

“刚从大城市来到这荒僻的山区工作的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是个时间问题。”

这里的“时间问题”语义含混，应直接讲“但这种不习惯是暂时的”。语义多歧的句子更需避免：

“如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，作为奖金发放的依据。”

这里所表达的不是作者本意，准确地说应作为少发或不发奖金的依据，而不是原字面上所表达的那样。

2．句子成分搭配得当。以下几个例句是搭配不当的典型，应注意在公文写作中避免出现类似语法错误：

“在这个车间里，勤俭节约的精神日益浓厚。”（主谓搭配不当）

“这项主体工程也是本省化工行业中最大最先进的一项节能措施。”（主宾搭配不当）

“这场技术竞赛是在酷热的气温中进行的。”（定语与名词中心语搭配不当）

3．句子成分完整。不能漏掉或隐去语句中必须有的成分，否则将出现成分残缺的语法错误。如以下例句：

“从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性。”（因滥用了“使”，造成缺主语）

“这个班组的工人普遍有健康的情趣，大家农业余时间里从不屑于那些乌七八糟的小报。”（“不屑于’后缺调语“看”）

“目前，XX市正在开展整顿交通秩序。”（遗漏宾语“的活动”）

“这是一支过得硬的队伍，他们每建造一座发电站，力求全优，不留任何质量隐患。”（“力求全优”前缺状语“都”，因而不能同“每”相呼应）

4．语序安排妥当。语序指词语组合的次序。它既反映了一定的语言习惯，又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会产生很大的变化，有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的，还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。以下几个例句都存在语序不当问题：

“这样的活动乐于使广大农民群众接受。”（“乐于”应移至“接受”之前）

“我院已于9月x日召开了表彰先进个人先进集体大会，X X院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。”（“其他”应移至“学院的”之后，否则将有歧义产生）

“5月x日，我们访问了参加过五四运动的当年的爱国老人。”（应将“当年的”移至“参加”之前，删去“的”字）

“该文件根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，由本部办公厅文电处撰拟。”（应改为“该文件由本部办公厅文电处根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定撰拟。”）

5．合乎事理。就是语句必须符合实际，合乎逻辑规律。下面几个例句中所反映的错误在公文中常有出现：

“这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。”（自相矛盾）

“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给惯偷、流氓和坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机。”（种概念与属概念并列，违背了本来的包含关系，惯偷、流氓无不是坏人）

“衡量一个企业是否经营得好，要从这样一些方面考察：第一人尽其才；第二，有正确的经营方针；第三，有强有力的领导班子’（前后不对应，前面讲“是否”，后面则只讲了“是”而没讲“否”）

“我们应注意提拔、发现、培养青年干部。”（并列关系的概念其排列次序应合乎逻辑，改为：“发现、培养、提拔”）

“只要我们统一认识，振奋精神，今年初中毕业班的升学率一定能达到100％。”（条件不充分）

“我们认为，工人技术水平的提高是完全可能的，因为工业生产需要参与其间的工人掌握必要的技术。”（“判断”与“证明”间没有必然联系）

6．句式合理并力争有最佳表达效果。句式合理是指其内部结构合乎规范，力争有最佳表达效果是指要充分利用不同句式的不同修辞功能，结合实际需要，对句式多加比较，选取其中能产生最满意效果的。请看下例：

“今年生产任务的提前完成，靠的是全厂干部、工人的齐心努力，各有关协作单位对本厂的积极支持和热情援助取得的。”

这里将“……靠的是…”和“……是靠……取得的”两种结构的句式混用，造成语义纠缠不清。

第二篇：论文撰写和发表的基本策略

论文撰写和发表的基本策略

在当今学术界，撰写并发表论文是科学研究中最重要的一个环节，如果你做出的实验结果没有通过会议论文或者学术期刊发表出来，那你差不多等于做了无用功，更通俗的说做出的东西没有实现它对于社会的价值，无异于垃圾一堆，也浪费了自己的时间和精力。

1 论文撰写

1.1 前论文撰写阶段

在一线工作的科学工作者尤其是研究生往往有这样一个误区：他们认为论文撰写和发表是所有实验工作都做完之后的事，不用考虑太早。

实际上，“论文撰写”从你一开始接手和进入你的课题就应该考虑的事情，哪怕开始时你什么都不懂得。大概了解你的研究课题后，你首先要对你研究的内容和它的可能取得的成果有个定位，即它处在所研究领域的学术界的哪个等级，确定这一点需要你对这个领域有着比较深入的了解。如果你是一个项目主持者，这个过程和经验应该很清楚，否则你是一个失败的科学工作者。

对于初入学术领域的研究生们看，如果要定位你的研究水平，就要去关注领域内的大牛并大量阅读他们的文章，然后你就会对你的研究有个较为清醒的认识。

学术研究中，如果是个人设计课题，要以创新为原则，即你要做研究别人没有研究过的学术问题，这个分为理论新和实验对象新，如果你要做的课题没有创新性，就没有必要做下去，因为做别人已经做的工作，不会得到学术界的认可。

对自己的研究有较为清醒的认识后，理解起导师的课题或者提出有益的补充，就会很得心应手，对于正确和高效率的实验操作也是有益的，实际上这些都是“撰写论文”的开始，虽然未动笔，但是腹稿和以后论文中的闪光点就在这不断的思考中积累起来了。而且如果你了解了领域内相关的学术期刊（SCI或EI刊源），就很能对自己课题可能取得的成果选定到某些合适的学术期刊发表，这是对自己研究的清晰的定位。当然在这个过程中如果培养自己的一些好习惯，对于以后写论文就很有帮助，比如阅读论文时记笔记（要精练不要照抄翻译），有好的想法和思考就写出来，这是一个逐步提高你的思考能力和学术观点的重要方式，只有这样才能写出真正学术价值的学术论文。

实验过程中，要每天详细记录实验过程和结果，每周都把当周的实验整理成word和ppt的形式，及时总结失败原因以利于进一步实验，整理成功的成果，把它们做成类似于你要发表期刊要求的图片和表格的形式，这也是论文写作的一部分。人的记忆力是有限的，而且很容易记错，如果实验结果堆积起来长期不整理分析，课题的进行无异于无头的苍蝇，很容易搞乱，没有整理起来的结果也会化为乌有。

做了这些工作就相当于你自己设计了整个课题以及实验过程，那么对于其中的亮点和不足就了然于胸，这是一篇学术论文的核心。

1.2 论文撰写

课题实验结束后，就进入论文撰写的实质性部分。

大部分论文分为title，abstract，introduction，materials and methods，results 和discussion六部分组成，也有很多期刊把results和discussion两部分合并为一个部分----“results and discussion”，就是边展示和分析自己的实验结果边讨论。

选定要投稿的杂志（课题初期就要选定好自己要投稿的杂志）后，按照杂志要求的格式撰写，

具体要求可见期刊的官方网站首页“to the authors”。

一般先写results 结果的选择以能完全的系统的展示你的研究并很好佐证你的学术观点为准则，然后再根据得到这些结果所涉及到的实验写materials and methods。完成这些后，就是关键部分了----discussion的写作，首先用两到三句话总结一下你的整个研究（不要很啰嗦的写一大段），然后就是你平时笔记和思考的亮点发挥用武之地的时候了，评价和你工作相关的他人的工作并予以比较分析，陈述分析你所研究的学术问题并陈述你解决的细节和不足，最后就是高瞻远瞩的展望环节了，豪言壮语写几句，要学术又让人深思和心潮澎湃，令人回味。

这些部分写完后，introduction就是有的放矢了，好的introduction的逻辑结构和思路是倒金字塔形状的，开始介绍你的研究相关的部分（要大而全），然后慢慢收拢收拢再收拢，直到恰到好处的在这些诱导下提出你的研究，这部分就大功告成了。这其中的水到渠成的衔接是要一定的功底的，和discussion部分一样，写出来都要仔细打磨修改。

之后进入摘要写作的部分，字数要按照期刊要求控制，一般结构是第1，2句话陈述研究背景，三四句引到你的研究，然后展示你的研究方法和研究结果，最后评价你的研究。 只有当以上所有部分都写作完成了，题目才能比较好的确定，题目要简介醒目切中你的研究核心，达到这个要求后越诙谐个性越能获得他人的关注。当然一般好的文章未到发表都难以最后敲定。

整篇文章写出来后也只是个草稿，比如放一放隔几天或者半个月再看就会有很多要修改的地方。

2 论文的发表过程

首先对学术期刊的好坏水平有个简单的认识。Thomson Reuters Web of Knowledge 收录了全球大部分的学术期刊。Thomson Reuters给各个学术期刊每年赋予一个数字指数---影响因子（impact factor）来评价它们的影响力，影响力数据每年都是更新和变化的。但是这些期刊的排名一般是很少变动，对于某一个领域的学术期刊也是这样。

根据自己的研究成果来选择合适的水平相当的期刊发表是一个很重要的环节，如果你选择的期刊影响力较高，你的论文投稿过去就很容易被拒稿，从而浪费你的时间和精力；如果选择的期刊影响力较低，那你的研究就不容易被别人关注到，有点屈才。

对在职人员来说，单位将论文发表的水平与你的学术成绩和职称评定甚至工资福利挂钩。对研究生来说，论文发表的水平对你以后学术道路也有影响。选好目标期刊后，投稿要从高到低来，即先往好的期刊投，在编辑和审稿人返回审稿意见后，尽量修改澄清和补充实验，满足其要求直到发表。如果由于某些原因再依次换到其他较低水平的期刊投稿。切记：不要一稿多投，即投了一个期刊没有撤稿或者没有被拒稿的情况下，不要把论文投往其他学术期刊。一稿多投是学术职业道德所不允许的。

投稿的稿件一般包括cover letter，manuscript和figures and tables三部分。cover letter是写给期刊编辑，主要是客套的介绍你的论文，表达你要把你的论文投到他们期刊的意愿。每个期刊都有多名编辑，他们分别负责各个领域的研究，选择相关而又合适的编辑也很重要。Manuscript就是你的论文的文本部分，图片和表格往往独立的成其他的文件。现代网络发达，投稿都是通过期刊的在线投稿平台投稿，注册账户后，在投稿栏目里，按照引到一一上传cover letter，manuscript和figures and tables就可以了。

投稿完成后，在你的帐户的所投稿件栏里面会显示你的论文的状态，包括：new submission，Editor assigned， under review以及rejected 和accept 多个状态。

如果进入editor assigned 和under review就成功了一大半，表明论文已由编辑发往相关

审稿人，过了编辑的审阅大关。快的期刊几天后就会返回审稿人的意见，慢的半个月到一个月甚至两个月，审稿人的意见一般就决定了编辑的决定，是拒还是接受你的论文的发表。审稿人把关论文质量，他在欣赏论文的同时提出批判，如果赞赏多于批判就会接受论文，如果论文档次不够或者存在严重缺陷就会被拒绝。