文 书 立 卷 操 作 程 序
一、什么是文书立卷？它的意义及案卷质量要求。
文书立卷，就是按照一定的要求与方法，把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。
其意义在于保护文件安全，为开展档案工作奠定物质基础，为单位、为国家积累档案财富。
案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
二、文件材料的收集
１、文件材料从以下八个方面收集
（１）收集“红头文件”。所谓的“红头文件”是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文，如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。
（２）收集“白头文件”。如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。
（３）收集本单位内部使用的文件材料。如各种会议记录、规章制度、工作计划、总结、名册、统计表、登记表等。
（４）收集证明性文件。如党、团组织关系介绍信及存根。
（５）收集契约性文件。如协议、合同、意向书等。
（６）收集报道性文件。如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。
（７）收集记载性文件。如年鉴、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。
（８）收集公布性文件。如通告、公告等。
２、文件材料的收集应该注意问题
（1）要完整、准确地收集文件。
（2）收集文件必须“以我为主”，把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。
３、开展文件材料收集的途径、范围
（1）建立归档制度，定期收集文件材料
（2）做好平时文件材料收集
（3）从领导、分管领导、经办人手中收集材料
4、区分归档和不归档文件材料
(1)了解掌握本单位制定的《文件材料归档和不档归档范围》
(2)逐份区分要归档和不要归档的文件材料
三、文件材料的分类、组卷
１、确定分类方法，制定分类方案
（1）根据本单位本部门的工作职能、业务范围来制定分类方案，
《村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限表》附后。
目前村级分为：党群工作类
农村工作类
行政综合类
治保民政类
(2)将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座
２、确定文件材料的保管期限
根据规定，文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。永久50年以上，长期为16－50年，短期为15年以下。
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。
３、卷内文件的排列
（1）文件的一般排法原则：正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；来文在前，复文在后；转发件在前，被转发件在后，正文在前，附件在后。
（2）卷内文件排法：同一具体问题的，同一任务，同一活动，同一事件，它们的问题特征一致，要按文件形成的时间顺序排列；同一性质问题相近的文件，把问题相同的文件排列在一起。如卷内文件有农业、林业、水利方面的文件，按照习惯先排农业方面的文件，再排林业方面的文件，最后排水利方面的文件材料。
４、卷内文件的编号（编页码）
卷内文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字在文件的右上角编写页号，凡有正式文字的页面，无论正面背面都要编号。
５、填写卷内文件目录
(1)顺序号。即卷内文件的次序号，以文件为单位，一份文件编一个号，用阿拉伯数字填写。
(2)文号。即文件的制作机关的发文字号。
填写时，要把文件的字号填全来。如“建政办［2005］123号”，不能填写成“建政办123号”、“［2005］123号”或“123号”。没有发文字号的文件材料则不必填写。
(3)责任者。即文件的制作机关、部门或个人。
责任者一般要写全称，全称过长的可写规范性的简称。如“中国共产党建宁县委员会办公室”可简化填写为“中共建宁县委办”，但不得填写为“本乡、本办、本局、本委、本院、本所、本站、本村”等。
责任者过多，以填写主办单位为主，其余的单位可省略，在后面加上“等”字。
（4）题名。即文件的标题。
①题名很明确的，照原文填写。
②有题名但无实质内容的应重新拟写题名，如“报告、申请、通知”等，应先填写“报告、申请、通知”，在报告的后面加上中括号，在中括号里点明是什么报告。
③没有题名的文件材料应重新拟写题名并加上中括号。
(5)日期。日期指文件的形成的时间。
手工填写卷内目录时一般可省略“年”、“月”、“日”字，如“二○##年五月八日”可填写为“5.8”， 跨年度的文件要填全，如“二○##年一月八日”应填写成“2006.1.8”。用档案管理软件时录入时应为“20050508”、“20060108”八位数字，不足的应补“0”，如“二〇##年十二月”应录入为“20051200”
文件没有日期的，要考证清楚后填写。
(6)页号。页号指卷内文件所在之页的编号。填写每份文件首页的文件编号，但最后一份文件必须填写起止页号，使卷内文件总页数一目了然。
(7)备注。其它需要说明的问题。
６、装订案卷的基本要求
(1)除去文件材料上的订书钉、大头针、回形针等金属物。
(2)对破损、不合规格的文件材料要进行修补和托裱；对字迹不清的文件要修复。
(3)文件大小不一、长短不齐的应折叠整齐美观。
(4)取折叠好的档案卷皮与卷内文件目录、文件材料的左边和底边平，将档案卷皮的封面、封底向外翻开，用铁夹子把档案卷皮的上部底部和卷内文件材料夹紧。
(5)将档案正面朝上放在桌面上，下面垫装订板或旧书报，手电钻或钻子在装订部位钻三个等距离的小孔。
(6)用档案装订线装订案卷，一般采用三孔一线法。
(7)装订好的案卷要做到不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材料、不妨碍阅读。
７、拟写案卷题名
案卷题名就是案卷标题，是对卷内文件材料的总概括，揭示卷内文件材料的内容和成分，为查找文件材料提供线索，也为编制案卷目录检索工具提供依据.
(1)拟写案卷题名的基本要求：一是要研究案卷的主要内容和成分；二是要有一定概括能力，把案卷的内容用简洁的文字表达出来，案卷题名主要由制发文件的机关、内容、文种三部分组成，字数一般控制在30－40个字以内，以不超过50个为宜；三是用毛笔或书画硬笔书写。
（2)拟写案卷题名的基本格式
对于大多数案卷来说，以问题特征为主，其格式为：责任者＋问题＋文种。如：
建宁县政府关于农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见
（责任者） （问题） （文种）
８、案卷的排列
案卷排列就是确定案卷的前后顺序和存放位置，并反映出案卷之间的某种联系。案卷排列方法应统一，前后保持一致。
村级一般按年度－－保管期限－－组织机构（或问题）排列法。这种排列法是把一个年度形成的案卷，先排永久卷，再排长期卷，后排短期卷。例如：
20##年 永久 党群工作类
农村工作类
行政综合类
治保工作类
长期 党群工作类
农村工作类
行政综合类
治保工作类
短期 党群工作类
农村工作类
行政综合类
治保工作类
９、编制案卷号、归档号
(1)案卷号。案卷号是案卷的排列顺序编号。
案卷采用年度－－保管期限－－组织机构（或问题）排列的，案卷号的编制是一年一个顺序号，先编永久卷，再编长期卷，后编短期卷。如某单位20##年立案卷15卷，其中永久7卷、长期6卷、短期2卷。则案卷编号是永久1－7号，长期8－13号，短期14－15号。
(2)归档号。归档号是文书案卷年度归档处理编号，它起着统计年度立卷数量的作用。归档号的编制方法和案卷号的编制一致。
１０、填写案卷封面、卷脊
(1)全宗名称栏。即案卷封面最上一栏，用来填写立卷单位名称。如“建宁县黄埠乡黄埠村”；
(2)类目名称栏。即案卷封面第二栏，用来填写案卷分类方案的类目名称。如：“党群工作类”、“行政综合类”。
(3)案卷题名栏。即案卷封面第三栏，用来填写案卷题名。要根据卷内文件制发单位来确定，如：“建宁县政府关于做好农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见”，填写时第一行空两格，回行顶格书写。
(4)时间栏。填写卷内文件的起止年月。
(5)保管期限栏。填写案卷的保管期限。
(6)件、页数栏。填写案卷有几份文件和案卷的总页数。
(7)归档号栏。填写年度文书案卷归档处理编号。
(8)档号栏。填写案卷封面和卷脊有全宗号、目录号、案卷号。
(9)卷脊年度栏。填写案卷年度。
１１、要求各村每年在６月底前要完成上一年度的档案材料立卷归档工，并把案卷目录报送县档案局。
四、档案的保管和利用
１、做好档案保管工作需要具备以下条件：
（1）要有档案室、档案装具（厨、柜），要有专人管理，并要求做好“八防”措施，即：防火、防光、防尘、防潮、防盗、防霉、防有害生物 、防有害气体。
（2）不要将档案存放在最底楼或最顶楼，最底楼不宜防潮、防霉、防水灾，顶楼不宜防高温，纸张容易老化、碎，不利于永久保存档案。
（3）档案室、厨、柜要保持卫生清洁，档案排列要整齐，厨内每年要更换防虫药剂（樟脑片）。
２、怎样开展档案利用工作
（1）制定利用档案规章制度《档案查阅利用制度》。建立查阅档案登记簿，在提供利用过程中，要根据实际情况，规定不同的审批手续：如档案外借、复制，一般要通过领导批准，并办理借阅手续，限期归还。一般情况下档案不外借，预防涂改、损坏、遗失档案。
（2）为了便于查找档案要健全检索工具：案卷目录、全引目录、卷内目录，并建立档案统计台帐。在人员变动时要办理档案移交手续。
村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限
建宁县各行政村档案保管情况统计表
乡（镇） 村（盖章） 年 月 日
说明：1、一卷档案既有霉变又有虫蛀时，只统计一项；
2、档案遗失卷数指过去丢失的档案数量；
3、本表一式三份，两份报乡镇综合档案室，另一份存底。