社会治安综合治理文件资料立卷归档办法

第一章 总 则

第一条 为了搞好社会治安综合治理文件资料的立卷归档工作，并使之制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案工作业务规范文件精神制定本办法。

第二条 社会治安综合治理文件资料，是指各级党政机关以及有关单位在社会治安综合治理工作中形成的文字、图片、统计报表、声像等材料。

第三条 各级社会治安综合治理办公室必须严格按照文件资料立卷归档的要求，认真做好立卷归档工作。各市直部门和镇社会治安综合治理办公室要明确一名专职或兼职档案工作人员，并应保持相对稳定。

第四条 文件资料立卷，必须坚持保持文件之间的历史联系，区别文件资料的保存价值，便于保管利用的原则。

第二章 收集整理

第五条 需要立卷的文件资料必须收集齐全、完整。收集的重点：

（一）本机关（含本级社会治安综合治理主管机关，下同）制成的文件资料；

（二）上下级机关及其他机关制发的与本机关主管业务有密切联系的文件资料。

第六条 收集的文字材料，一般为打印件。人工书写、签发的文字材料，必须采用钢笔或毛笔书写，字体要求整齐、清晰。

第七条 关于文件的收集与归档：对外发文应在文件发出的同时，将签发稿和3份存本收集保存待归卷；收文可结合催办工作及 - 1 -

时清退归卷；对“帐外文件”（指未经登记的文件）如工作总结、各种统计报表、大事记、会议记录以及机关内部使用的文件、会议文件、外出带回的文件等，要及时进行登记和收集归卷。

第八条 凡记录和反映社会治安综合治理办事机构在履行职能活动中直接形成的文件、电报、信函、笔录的原件及其复制件，照片、录音带、录像带和光盘以及与社会治安综合治理有关的其它文件资料，均属社会治安综合治理档案的收集范围。具体如下：

⒈本级或上级机关制发的关于社会治安综合治理工作的规划、计划、决定、决议、通知、总结等文件材料；

⒉本级或上级机关召开的社会治安综合治理工作会议、经验交流会等各类会议材料；

⒊本级或上级机关组织的视察、检查、考核验收、表彰奖励、一票否决、责任查究、末位警示等活动形成的重要文字、照片、声像等材料；

⒋本级机关组织的业务培训、考试等材料；

⒌本级或上级机关关于社会治安综合治理机构建立、调整、人员职务任免的通知；

⒍社会治安综合治理领导小组及其办公室会议记录、会议纪要； ⒎本级机关与下级签订的社会治安综合治理责任书；

⒏本级党政主要领导以及分管社会治安综合治理工作的领导述职材料；

⒐本级机关组织的矛盾纠纷、安全隐患等不安定因素排查调处材料；

⒑本级关于暂住人口、私房出租户、重点人口管控及“两劳”人员安置帮教等材料；

⒒本级和下级社会治安综合治理领导小组及其办公室、综治联络员等有关人员名册、工作职责、制度等材料；

⒓本级机关或本级机关汇总的统计报表和统计分析资料（含计算机软盘）；

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⒔本级机关编印的社会治安综合治理简报；

⒕本级机关组织的综治知识竞赛、文艺演出、广播电视、报刊、稿件以及板报橱窗等社会治安综合治理宣传活动形成的重要文字、照片、声像等材料；

⒖下级机关（单位）上报的社会治安综合治理方面的文件材料； ⒗本级或上级机关编印的各类社会治安综合治理材料；

⒘其它与社会治安综合治理工作有关的材料。

第九条 不必收集文件资料的范围。

（一）与社会治安综合治理工作无关的文件资料；

（二）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿和一般性文件的修改稿；

（三）上级机关征求意见未定稿的文件。

第十条 对收集来拟立卷归档的文件资料，按照公文处理的有关规定，应检查有关程序和签批、认定手续是否完备，不符合要求的应予以补充或修正。

第三章 案卷类目和平时归卷

第十一条 办理完毕的公文和收集的其他社会治安综合治理文件资料，应根据文书立卷归档的范围，及时整理归卷。

第十二条 案卷类目的编排方案。

（一）机关业务文件。

⒈上级机关的文件资料组成一卷，文件资料较多时，可按国、省、市、县（市）各组成一卷。

⒉本级党委（党组）、人大、政府关于社会治安综合治理工作的文件资料组成一卷。

⒊本机关发出的（包括与其他机关联合发出的）文件资料组成一卷。

⒋同级机关各部门发出的文件资料组成一卷。

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⒌下级机关（单位）上报的文件资料可视数量形成一卷或数卷。

（二）会议文件。将上级和本级的会议材料归在此类，一般为一会一卷。材料较少时，可以一卷数会，材料较多时，也可以一会数卷。

（三）工作计划、总结。本级机关和同级机关各部门组成一卷。下级机关（单位）组成一卷或数卷。

（四）队伍名册。卷内按本级机关、同级机关各部门、下级机关（单位）领导小组及其办公室人员名册、综治工作联络员名册的顺序排列。

（五）统计表格。

（六）简报、刊物。全国、本省、本市、本县（市）和本级的社会治安综合治理方面的刊物或简报分别组成一卷。

（七）社会治安综合治理工作中形成的其它文字材料，可以一事一卷或数卷。照片、声像等资料可根据实际情况另行整理保存。 第十三条 卷内文件的排列，一般正文在前，附件在后；印本在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；批复在前、请示在后；其他文件按问题或形成时间先后排列。

第十四条 作好文书的平时归卷工作。当文件处理完毕后，根据文件所针对的条款，将文件“对号入座”，归入有关卷夹内。立卷以后，在收（发）文登记簿上注明文件存入的卷号，以备查找。

第四章 归档和档案的保管期限

第十五条 文件经过一年积累以后，应在第二年第一季度内，集中文件、集中人员、集中时间，按照立卷的原则和方法进行全面整理，正式组成案卷。

第十六条 社会治安综合治理文件资料档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。划分的基本原则是：

凡是反映本机关社会治安综合治理工作基本历史面貌的，对本 - 4 -

机关具有长远利用价值的档案，列为永久保管。

凡是反映本机关社会治安综合治理一般工作活动，在较长时间内对本机关具有查考利用价值的档案列为长期保管。

凡是在较短时间内，对本机关有参考利用价值的档案，列为短期保管。

第十七条 下列档案列为永久保管：

（一）上级和本级党委（党组）、人大、政府颁发的有关社会治安综合治理的文件资料。

（二）上级和本级机关表彰本地区、本部门先进集体、先进工作者文件资料。

（三）本机关机构设置、变更以及领导人任免、启用印信文件资料。

（四）本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）规范性的文件资料。

（五）本机关年度以上（含年度）工作计划、目标管理考核、奖惩、工作总结、统计报表、人员名册。

（六）本地区社会治安综合治理工作大事记或本机关编辑的并反映主要职能活动的简报。

第十八条 下列档案列为长期保管：

（一）上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的重要的文件资料。

（二）以本级党委（党组）、人大、政府名义召开社会治安综合治理工作会议的会议材料。

（三）上级机关召开的重要会议材料。

（四）本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）重要的业务问题的文件资料，重要业务工作的计划、总结、报告等资料。

（五）社会治安综合治理责任书。

（六）领导述职材料。

（七）不安定因素排查调处材料。

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（八）人口及治安管理、安置帮教工作材料。

（九）同级机关各部门发出的重要的社会治安综合治理工作规划、计划、总结等文件资料。

（十）下级机关（单位）报送的年度以上（含年度）的规划、计划、总结、统计报表。

第十九条 下列档案列为短期保管：

（一）上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般性文件资料。

（二）本机关制发的一般性业务问题的文件资料。

（三）本机关开展社会治安综合治理业务培训材料、自编辅导材料和各种宣传材料。

（四）同级机关各部门发出的一般性的社会治安综合治理工作文件资料。

（五）下级机关（单位）报送的一般性业务问题的文件资料。 第二十条 凡第十七、十八、十九条未列入的文件资料，可按其保管利用价值分别归入永久、长期、短期的保管范围。

第五章 立卷编目、装订和归档

第二十一条 卷内文件资料按一定规律系统排列，并以卷为单位，逐页在有文字的材料右上角（背面为左上角）用阿拉伯数字顺序编写页号，空白页不编号。

第二十二条 卷内文件目录按卷内文件资料的排列顺序和内容填写。

第一栏，顺序号：以文件材料排列先后顺序逐件填写。

第二栏，责任者：填写文件的署名者。

第三栏，文号：填写文件制发机关的发文字号。

第四栏，文件题名：一般照实抄录。没有标题或标题过于简单不能反映文件内容的文件，可自拟标题，外加“〖〗”。

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第五栏，日期：文件的形成时间，填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”符号。

第六栏，页号：填写文件所在位置的首页号。

第七栏，备注：对卷内文件变化作必要说明。

第二十三条 案卷封面用毛笔或钢笔正楷字逐项填写。封皮上的“全宗号”、“目录号”、“案卷号”由档案部门填写。

第二十四条 卷内备考表的填写：

（一）卷内情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；填写人签名并标注时间。

（二）立卷人：完成立卷后，由立卷者签名。

（三）检查人：由案卷质量审核者签名。

（四）立卷时间：填写完成立卷日期。

第二十五条 装订案卷，必须结实、美观，力求不掉页、不压字、不妨碍阅读。装订前应把卷内文件上的金属物剔除；宽大的纸页要折叠整齐、压平；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸张加衬边；字迹难以辩认的材料，应当附上抄件。装订时一般打三孔，用线绳装订，线头结在卷的背后。

第二十六条 录音带、录像带、照片等声像档案，应在其上注明内容、档案编号、制作者、制作时间，并逐件登记造册归档。

第二十七条 装订完毕的案卷，先按档案保管期限（永久、长期、短期）分开，再按组织机构（或问题类别）排列，然后统一编上顺序号。在此基础上编制案卷目录。案卷目录一式三份，一份留文书部门，两分连同案卷向档案部门移交。

第二十八条 永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右后，连同案卷目录，一并向市档案馆移交。

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第二篇：集团文件材料立卷归档办法

佳木斯职教集团文件材料立卷归档办法

一、 归档材料的形成

（一）、集团所属各部门应要求教职工在从事公务工作或活动的每个环节中，都要根据工作本身的特点和要求形成各种文件材料，记录工作过程。

（二）、所形成的归档文件要符合档案的质量要求：

1、文件的编写应简单明了，结构严谨，措辞严密，内容与实际一致。

2、文件材料中使用的符号、代号、名词、术语、计量单位等应符合有关标准的规定。

3、文件材料中第一次引用其他文件材料时，应注明文件材料名称代号，再次引用时可只写代号。

4、文件材料的书写应做到字体端正，排列整齐，文字采用国家公布实施的简化字。

5、文字材料中的标点符号按国家公布的《标点符号使用方法》正确使用并书写清楚。

6、文字材料的书写（包括签字）必须使用碳素或蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水。计算机打印文件材料必须使用喷墨或激光打印机打印。

7、各种文件、报告必须统一使用A4纸，其他文件材料用纸要符合有关规定，特殊载体文件材料必须质量优

良。

8、所有文件材料必须经过校对，拟制人和校对人对文件材料负有相同的责任，必要时要履行签字手续。

9、所有记录性文件材料要由记录人签字。

10、凡经过各级领导或有关人员审核、批准的文件材料，审核和批准人员对文件负有相应的责任，必要时要履行签字手续。

11、各部门上报或重要统计材料归档时要加盖部门或相关印章。

（三）、集团各位教职工要主动将工作中形成的各类档案向本部门专（兼）职档案人员移交。

二、立卷归档部门与立卷分工

（一）立卷归档部门

集团实行立卷形成部门立卷归档制度，集团所属各系、部、处、室、分院和因工作需要成立的临时机构均为立卷部门。

（二）立卷分工和特别说明

1、上级下达的文、电、材料，直接发到集团的综合性文件由集团办公室，根据文件内容分发到各有关部门立卷归档。 直接发到承办部门或由有关人员直接获得的专业性或具体业务性的文件，由各承办部门立卷归档。

2、以集团党委和集团名义的发文，由党办、院办分发到

各承办部门立卷归档。以部门名义的发文由各部门立卷归档。

3、集团召开的各种会议材料，由主办部门立卷归档。职能部门以集团名义召开的全院性的专门会议、干部会议所形成的材料由各主办部门立卷归档。

4、集团各部门向集团党、政领导机构的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由集团党、政部门分别立卷归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

5、院级领导外出参加各种会议、活动的材料，由集团办公室立卷归档。各部门人员代表集团外出参加各种会议、活动的材料，由各部门负责收集、整理、归档。

6、两个以上部门共同办理的文件或形成的材料，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

7、各临时机构、撤销机构工作中形成的对集团有保存价值的材料，应在机构撤销前做好整理工作，移交集团档案部门统一保存，任何人不得将材料带入其他单位。

8、各支部和各总支形成的文件材料，由集团组织部归口立卷。

三、立卷归档材料整理方法

（一）一定义

1、归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的，办

理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经完成。

如：请示与批复：复文发出或收到后，就算办理完毕，一份

通知收到后经过机关人员传阅。计划、规划、指示、规定等

印发或收到传阅后。

2、归档文件整理：这是与传统的“立卷”相对应提出

的概念，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编

号、编目、装盒、使之有序化的过程。

3、件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。

正本与定稿；原件与复制件；请示与批复等。

（二）、整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系,区分

价值，以自然件为单位，逐件整理归档，以能准确、全面反

映集团真实面貌和部门的主要职能活动。

（三）整理方法：以自然件为单位，逐件整理归档。

（四）整理的基本环节

1、调整立卷类目内的文件

（1）立卷类目：依据集团文件材料归档范围及保管

期限，预先编制归卷类目（归卷计划）

（2）类目结构：类名和条款（类名：综合概括归档

文件材料的类属名称——问题或内设组织机构

条款：预先拟制的案卷标题

（3）将存在档案盒内的文件材料进行一次整理、检查。

1）检查已收到的文件是否齐全、完整,是否有没办完的文件。跨年度文件在办结年度归档，如案件处理、（跨年度会议在闭幕年归档）请示与复文，在复文年立卷，没有复文在请示年立卷。

2）是否有多余的重份文件

3）鉴定归档文件价值，准确划分保管期限，（永久 长期 短期）

4）字迹是否符合要求，最耐久的字迹材料以碳黑为色素成份的，包括墨、墨汁、黑色油墨、比较耐久的蓝黑墨水、印泥等。不耐久的如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等，不耐久的字迹采用复制——复印方式。

5）是否有破损的文件。材料破损，局部残缺的，采取修裱以恢复文件原样。

6）去除易锈蚀的金属物，超大纸张折叠，如特殊形式的文件——报表，图样，档案盒以A4型纸张设计。

2 、装订

（1）按“件”装订

单份文件，正本与定稿，正本在前，定稿在后。 正文与附件，正文在前，附件在后。

请示与批复，复文在前，来文在后。

转发文与被转发文，转发文在前，被转发文在后。

原件与复印件，原件在前，复制件在后。

（2）装订材料

“三孔一线”案卷

“穿孔式”钉书订“件”

（3）装订位置

采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

3 、分类

分类方法很多，集团采用年度——机构——保管期限

分类法去进行分类，各立卷部门将在同一年度的文件按问题分类。

如19xx年：办公室——永久、长期、短期。 4 、排列

同一事由的文件可结合时间，重要程度等排列，会议文

件，统计报表等成套性文件可集中排列。

事由与问题区别

“事由”可以指一件具体的事，一个具体的问题或一段紧密的工作过程，如申请一项拔款，任命一名干部，“问题”则指一类相同性质的事情，如党务工作、人事工作。

5、编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写相关内容。整卷装订的案卷，其全部卷内文件要编统一顺序的页号，有文字材料每页右上角，背面的左上角。

室编件号：同一年度，同一组织机构的一个保管期限内的，从“1”开始逐件流水编号。

如：1999，办公室 永久从 1

长期从 1

短期从 1

6、编目

卷内文件排列固定并编号后，要编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

（1）件号：室编件号

（2）责任者：是指制发文件的组织或个人，一般使用全称或简称。

（3）文号：即发文的字号。

（4）题名：文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加[ ] 号。

（5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：1999 09 08可回行写。1999

0908

（6）页数：每一件归档文件的总页数，文件中有图文的页面为一页，“来文与复文”“正本与定稿”为一件时，应将构成该件的各文件页数相加。

备注：注释文件需要说明的情况，包括密级、缺损、移出、销毁等。

7、装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒背及备考表项目。

档案盒可根据需要，设置为20mm.30mm 40mm等。盒脊或底边设置全宗号，年度、保管期限、起止件号、盒号等。 备考表：置于盒内文件之后，包括盒内文件情况说明，（文件缺损、修改、补充、移出、销毁等），整理人、检查人、日期（归档文件整理完毕的日期）。

四 、归档时间和归档手续

1、党政部门和按年度归档的部门，于次年6月底前归档。

2、各教学部门和按学年归档部门，于次学年寒假前归档。

3、科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档。

4、财会档案在财务部门保存1-2年，期满后向档案室移交。

5、实物档案随时归档。

6、各交档部门填制移交目录一式两份，双方各执一份备查。