一、会议产品的设计框架

在一个会议产品设计的最初阶段,会议产品还是一张白纸,纸上首先出现的是由会议主办方确定的会议的目标和主题,以及关于会议地点和议程的大致想法或建议，这个会议策划的框架可以用下面6个W概括:

WHO谁?会议的主办单位、协办单位、承办单位是谁?有多少家PCO提供服务?演讲人是谁?与会者是谁?预期多少人出席?

WHAT什么?会议主题是什么?是什么类型的?与会者的参加形式如何?

WHEN何时?会议举行的年、月、日?具体时间安排?假日还是平日?淡季还是旺季?

WHERE何地?在哪个国家?哪个城市?哪个会议中心或酒店?交通如何?

WHY为何?会议的目标是什么?讨论、发展、还是互通信息?

HOW如何?会议的形式是哪种?是否需要单间讨论室、展览空间、餐饮服务?

二、会议产品的吸引力要素

经过详细的策划,会议产品形成了,具有了很多的吸引力要素,也可以说是“卖点”。会议产品的吸引力要素如下:

1.会议的主题、议程及其他活动项目

会议的主题是体现会议目标的实质性要素,主题要鲜明、独特、富有吸引力，会议议程在内容、方式和期限上因会议而异。总的来说,议程要安排得妥当、丰富、衔接自然,紧紧围绕主题。会议中所与的节目、活动的安排也都要紧紧围绕会议主题。据20xx年秋《国际专业会议组织者协会通讯》报道,对于国际性协会的科学会议,会议内容是增加参加会议人数的一个最为重要的决定性因素。

会议议题是会议的具体化，是围绕会议主题而设立的以一个个打算讨论的问题。会议议题的适当与否，直接影响会议的成功与否。在进行会议议题的选择时，要紧紧围绕会议的主题展开，它可以帮助人们有效的讨论问题，更好的体现会议的主题。与会议主题无关的问题，在一般情况下不要列入会议议题，否则会降低会议效率，严重的会引起混乱甚至骚乱。

几个案例：

朝核六方会谈中日本和美国拟提出的议题。

1

解决哥伦比亚、厄瓜多尔、尼加拉瓜和哥伦比亚的冲突的会议。

2.会议举办地

在挑选会议场所时,较之其他方面的单项标准,会议组织者更为重视会议的所在地。会议在哪个国家哪座城市举办?地理位置和交通状况如何?气候怎样?城市环境和基础设施如何?有什么著名景点?这些都是影响整个会议吸引力的重要因素。

3.会议地点

指会议的具体举办地点。会议地点主要包括酒店、专门的会议中心、学术机构的会议地点以及市政会议地点等。会议地点的吸引力要素比较复杂,既包括会议室条件、客房条件、视听设备等硬件要素,也包括服务质量、接待会议经验等软件要素。

4.演讲人和嘉宾

演讲人的专业水平和嘉宾的档次在很大程度上决定着会议信息交流的质量和会议的影响度大小。选择好演讲人和分组或讨论的主持人,是活动成功的重要因素。一般邀请政府相关要员、行业协会人员、行业杂志的编辑、大学教授等。

5.人际交流氛围

会议要给与会者留下难忘的记忆。与会者选择参会,不仅仅是因为在会议的正式议题之中能够享受到和学习到东西,还因为会议能够为与会人员提供非正式的人际关系网络和做买卖以及社会交往的机会。

三、会议产品

1.会议的主题、议程及其他活动项目

2.会议场地与会议布置

（1）会议室布置模式

A 剧场（礼堂）式

就是整个会场像剧场那样，前面有主席台，有若干个座位。听众座位围绕着主席台，分正面向、左面向、右面向之分，还可以有楼上作为。一般是人多时用，系统设施完备，往往有先进的设备。

2

B 中空圆（方）形

主席台与与会者桌子连在一起，中间空隙处摆放花草。

主要用于人数不多、规格较高、身份重要的国际会议或者讨论会。圆形不适合于谈判。

C 中空椭圆（长方）形

体现主次之分。

Ｄ董事会长方（椭圆）形

只适合于召开董事会、管理类会议。

E Ｕ形与马蹄铁形

讲解时，多讲主席台置于开口处上方。

F 叠层u形

重要的与会者在里面，一般的在外面。

G Ｅ教室形

有很多与会者时用。

Ｈ Ｔ形

人数较少时用。

Ｉ教室形

人多时候用，便于讲解，便于记录。

Ｊ讨论会（宴会）形

有利于调动与会者参与的积极性的一种会议安排方式。

案例分析：

参阅课本第四页，分析每一用会议用那一种会场布置形式？

如：

Congress 适合于剧场（礼堂形）人数众多，主席台有人做报告。

（2）会议基本设施的布置

3会议发言人

4会议通知

3

会议通知是通过各种方式将开会的信息告示潜在会议参加者，以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传促销方法。

一些大型会议，尤其是国际组织的大型国际会议，一般会发4至5轮公告，一般国际会议，通常只发两轮通知，即征文通知和注册通知。

当今社会，由于互联网的发展与普及，一轮一轮的发通知的现象已经在逐渐消失了，可能与会者可以随时在网上了解筹备会议的最新消息，但不管形式发生什么样的变化，在筹备会议时，仍然还是围绕征文和注册两项工作展开。

第一轮通知：

一般包括：会议的目的与主题，会议的日期与地点，会议的联系方法。 案例分析：P59

会议目的：Specialize in reporting and discussing progress in the development of X-ray and their application to science and industry.

etc.

第二轮通知：

主要是论文征集，也叫论文征集通知，其中一个非重要的方面就是关于论文的一些要求，当然也包括会议一些其它的情况，必不可少的是会议初步日程和旅游路线，联络办法等。

案例分析：P61

第三轮通知：

一般叫做注册通知，包括非常详细的信息，因为收到此通知的人会根据相关信息做出是否参加会议的决定，必须附上注册表和注册标准。

5 会议具体事务安排

会议事务重点包括财务，名卡与印刷品等。

财务是重中之重的大事，要提前进行预算，适当向与会者收取，谨慎控制开支。

名卡是会议通行凭证，分胸卡、挂卡和IC卡，一般只有重要的、安全性要求高的会议才采用IC卡。一般应避免打印头衔和职务，不同类型人员采用不同颜色，以便于看清楚，主要内容包括时间、地点、会议名称和与会者姓名。 4

印刷品主要包括会议邀请函，会议内容摘要，会议资料汇编，会议程序手册和会议指南，旅游手册，等。

会议邀请函要在注册确认后就要开始办理，要给参会者足够的时间去办理诸如请假、护照等事务。

会议内容摘要，会议程序手册和会议指南等，都要会议前印刷好，发给与会者者，供他们了解会议的相关信息，根据会议内容和流程进行选择。

旅游手册要在与会者报到时发给他们。

会议资料汇编在会议结束后要及时整理并寄送，也可进行销售。

6会议专业活动

包括都会特邀报告、分组会报告会和张贴报告。

特邀报告人一般是该学科领域中最著名的学者，，主持人一般也是由该领域中有声望的前辈学者担任。通常报告时间是25分钟，回答问题时间5分钟。

分组会报告会具有灵活性的特点，与会者可以选择自己感兴趣的报告去听。报告时间一般是10至15分钟，主持人一般也是要有一定学术地位的。

张贴报告一般是论文质量不高的一些口头发言有苦难的人的论文。

7住宿与餐饮安排

住宿和餐饮是会议能否成功的重要因素之一。

住宿安排的基本原则是把与会者尽可能的安排在一起，或者是距离会议地点最近，尽可能的安排在一家宾馆。一般要求与会者预付押金，并建立个人账户。另外在安排住房时要准备住房表，便于查找与会者房间号码或传递信息。

餐饮关系参会人数。尤其是国际会议，很多人对中国的饮食感兴趣，同时这是一个很好的相互交流的机会，因为在进餐时，人是最没有戒心的，能够放下思想上的包袱，能够真心的交往。

餐饮的安排包括餐饮的种类主要包括早餐、茶歇、午餐、宴会和晚餐。早餐多有宾馆免费提供，茶歇可提供茶，或咖啡，有些还提供点心，这取决于会议的经费。午餐一般统一安排，一般不提供含酒精的饮料。晚宴如果是主题宴会，最好每次安排不同主题的宴会。

5

餐饮活动安排要遵循一些基本原则。一是要严格预算。因为餐饮在经费开支上最具伸缩性，一不留神，就会超支。二是责任要明确。有谁负责哪一项具体工作，要明确分工，责任到人。三是落实每个细节。日程、时间、场地、形式、价格、菜单、酒水、预订人数、主桌、音响设备、付款方式、签字负责人等，一个都不能少。

案例分析1：P97

作为会议操办者，在与餐厅经理进行交涉时，要考虑到那些问题？

1 总桌数：122

2饮食禁忌单独桌数：3+4+2+5+1

??

案例分析2：P96

会议餐饮活动与旅游团队餐饮活动有什么不同？

1 计划性与随意性

2旅游团队可以按照路途中的小组安排餐饮，可以自行调换。

??

8 会议附设展览

此类展览往往是专业性会议的有机组成部分，俗话说叫逮住了机会秀一把，给点阳光就灿烂，给点海水就泛滥。此举是一个多赢的举措，对主办者有好处，主要是增加收入，对与会者有好处，主要是享受到丰富多彩的会议内容，比如说看到很多新产品，能够货比三家为今后购买同类产品做参考。对参展商有好处，主要是直接接触目标市场，潜在地增加客户，为参展企业的发展与调整提供决策的依据。

附设展览的主题务必与会议的主题相一致，不可喧宾夺主。规模可大可小，不可一味贪大。事实上，很多会议附设展览是规模不大影响大，这与会议本身的规格，会议主办者在该领域的地位与身份的分不开的。

作为会议主办者，如果会议要附设展览，在没有经验的前提下，做好将展览工作交由PEO 去办理，自己专注做好会议工作。不要一味地贪大求全，什么社情都自己去做，俗话说，贪多嚼不烂，与其如此，还不如专注做好一件事。 6

9 会议的可进出性

要有方便的交通，要考虑国际、国内的参会者的出行的便捷，还要考虑本地的交通情况，确保与会者出行的方便。

案例分析：

1、世界非物质文化大会在重庆市召开，该会议是否适合附设展览？适合或者不适合的理由是什么？

2由西安交通大学承办的世界机器人大会在西安国际会议中心召开，是否适合附设展览？如果适合，展台该如何布置，为什么？

7

第二篇：会议的要素

会议的要素

１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。

２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。

３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

会议的种类

1.按规模分：

特大型（万人以上）、大型（上千人）、

中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。

2.按性质分：

法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、

外事性 、专题性、综合性。

3、按时间分：

定期和非定期。

4、按出席对象分：

联席会、内部会、代表会、群众会.

5、按召开方式分：

电话会、电视会、广播会、网络会

公司常见会议类型

经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、

股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。

会议秘书工作的基本任务

1、组织的工作

(1)协助领导确定会议议题；

(2)根据议题安排议程、日程；

(3)发会议通知，负责会议报到；

(4)对与会人员进行编组；

(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；

(7)负责会议签到；

(8)会中组织和协调；

(9)会场其他组织和管理；

(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。

(11)会议的结束收尾工作。

文书工作

(1)会议文书的起草；

(2)会议文书编写；

(3)会议文书印发及管理。

3．生活管理工作

(1)与会人员的食宿管理；

(2)会议的财务管理；

(3)会议的交通保障；

(4)会议的文化活动；

(5)与会人员的医疗保健。

4．安全保卫工作

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；

(3)会场内外的安全保卫工作

会前准备工作

1、 确定会议主题与议题

确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

2.确定会议名称

会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。

3、确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

4、确定会议时间、会期

会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

5.确定会议所需用品和设备

（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

6.建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组、

接待组、保卫组。

7、确定与会人员名单

出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

8、确定会议地点

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。

9.安排会议议程与日程

会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

某公司销售会议议程表

1、推选销售部经理的人选。

2、年度销售活动的总结。

3、有关销售问题的发言。

4、下年度销售目标。

5、销售人员的招聘和重组。

制发会议通知

会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。

会议通知的种类有书信式和柬帖式。

会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。

会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

11.制作会议证件

会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

12.准备会议文件资料

主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

13、安排食住行

会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.

会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。

14会场的布置

① 主席台

主席台的布置一是对称；二是要简化。

主席台的座次一般是职务最高的居第一排正

中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。

② 场内其他人员的座次安排

横排法。竖排法。左右排列法

会场内外的布置：

会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。

会中服务工作

1、报到及接待工作

（1）与会人员的接送;

（2）会议交通工具的安排;

（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;

（4）会议文娱活动的安排和组织;

（5）其他属于招待方面的工作。

2、组织签到

（1）秘书人员代签到。

（2）簿式签到。

（3）电子计算机签到

检查会场

（1）. 方式

一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。

（2）．检查的内容

A.文件的材料准备情况。

B.会场布置情况。

C.会议保卫工作情况。

D.其他内容