浅谈文化市场行政执法档案的管理
文化市场行政执法是指各级人民政府文化行政部门或者经法律法规授权的其他执法机构（以下简称执法机构），依照国家有关法律、法规和规章的规定，对公民、法人或者其他组织的文化经营活动进行监督检查，并对违法行为进行处理的具体行政行为。是履行法律法规赋予的职责，是代表国家行使行政管理权，是依法治理文化市场的重要手段。而文化市场执法档案是在执法工作中形成的，具有保存价值的执法文书，是文化档案的重要组成部分。它为将来文化市场行政执法的学习和发展提供依据，对维护文化市场管理秩序，保护公民、法人和其他组织的合法权益，促进文化市场健康发展，发挥着重要作用。
文化市场行政执法档案业务是执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，文化市场行政执法的范围包括1、营业性演出活动；2、音像制品的进口、批发、零售、出租和放映；3、娱乐场所经营活动；4、艺术品经营活动；5、电影发行、放映经营活动；6、互联网上网服务营业场所和互联网文化经营活动；7、文化行政部门管理的其他文化经营活动。
而执法部门在对上述活动的日常监督检查中、对违法违规案件的处罚过程中所行成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料。就是执法档案。
对执法档案的业务管理内容有：
一、文化市场执法档案的收集与整理
文化市场执法档案分为在执法检查工作中分散形成的、但有保存和利用价值的一般执法检查记录文书与行政处罚案卷。
（一）一般执法检查文书的收集整理：1、文化市场稽查日志；2、证据保存清单；3、罚没财物保存、返还、销毁清单；电子游戏机鉴定报告；4、现场检查记录；5、其他材料。
对上述执法文书在年度终了时，按年度和类别，单独组卷保存在档案室。
（二）行政处罚档案的收集由立案开始，立案是执法主体对违法行为人决定追究其法律责任时依法所做出的一种具体行政行为，它标志着行政处罚的一般程序的开始。立案阶段的主要任务是审查所获得的材料是否可以成为立案的条件。整个办案的过程即是案卷材料的形成和积累的过程。负责立案的办案人员对需要立案处理的事件，从收案到结案所有的执法文书、公文函件、照片、录音等都使用收案时统一编定的案号，按规定程序系统排列和科学编目，以便于安全保管，更重要的是满足对执法档案利用的方便和需要。案件处理完毕，执法档案即告形成。
二、文化市场行政执法档案的装订与保管。
执法档案数量多，成分复杂，专业性强，根据归档时的形成程序，按照一定的方法装订和保管的就是采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，保守机密，防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。通过各种途径和形式提示档案的内容和成分，提供查找档案的检查和手段，方便于有关人员的查找和利用。
（一）执法检查文书的装订 对有保存价值的稽查文书，根据执法范围，按年度、类别如音像、娱乐、印刷、其他文化经营单位的管理内容装订成册。
（二）行政处罚档案的装订 案件处理完毕之时，行政处罚档案形成之际。案卷应当一案一卷，将各种处罚材料按照一定的程序装订装订好以后，应及时向档案室移交保管。案卷移交时，由档案室清点无误后，双方要在案卷目录的备考表上签字并登记交接时间。
三、文化市场行政执法档案的利用
根据执法档案的价值，对档案进行去粗取精的鉴别工作，挑选那些需要定期或永久保存的档案，对不需归档的文件材料，不能随便堆放，到处乱扔，
对没有保存价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。对销毁的秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。以及销毁那些无需保存的部分。
创造各种条件满足对执法档案利用的各方面要求，积极做好应有的准备，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时、有效的方式，介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务，这也是保存执法档案的目的。
四、文化市场行政执法档案管理中存在的问题
（一）以执法案卷代替档案。执法人员在对执法档案的管理上存在误区，认为只要案卷做好了，就是存档了。其实不然，执法案卷经统一编号存在后，只能算是执法档案的一部分，不能算是完成了执法档案的管理。只有把在检查过程中形成的一般执法检查文书经装订成册编号，按年度统一归档后，才算是完成了行政执法档案的收集工作。
（二）重文书档案轻执法档案。在文化市场管理档案中，执法档案室非常重要的一块，对文书档案的管理非常规范，而对执法档案的管理没有引起足够的重视。三是没有统一存放。因为不与文书档案存放在一起，就没有统一的档案编号，许多资料是袋装的，夹子夹的。有放在档案柜的，也有存在工作人员抽屉的。
对没有结案的或销案的执法文书等材料，认为违法事实不存在，对当事人不需做出处罚的调查材料，认为既已不处理了，材料也无存在的必要，对这些应存档而没有存的执法材料，要么一丢了之，要么就躺在工作人员的私人抽屉中。
在档案材料的收集过程中，注重文字材料的收集，对电子，声象等的新技术档案收集不多
重办案证据档案的管理，轻日常监管档案的管理。
不是统一制作，都是谁办案，谁组档，就是不定人。
一些收缴的物品销毁、没收等注重程序，不注重规范存档，一般放到经办人手中。
五、做好文化市场行政执法档案管理的几点意见
文化市场行政执法档案是执法工作的主要内容之一。文化市场行政执法档案管理要以《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和国家有关文化市场档案工作的有关法律、法规为依据，切实做好文化市场行政执法档案的管理工作。
(一)加强领导，建立组织
搞好文化市场行政执法档案的管理，领导是关键。因而，要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组和管理网络等组织，应把档案列入执法工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，使之逐步规范化、标准化，走上依法建档的轨道。定人管理。从收集、分类到存档、保管和利用，要确定专人，或在专人指导下进行。
(二)制订制度，明确职责
制订档案管理各项规则制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。因而，要按照《档案法》的规定，制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等，进一步明确档案管理人员的职责。
(三)加强培训，掌握技能
利用档案管理软件，提升利用水平。首先，要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂文化市场法律法规、热心于文化市场行政执法工作和责任
心较强的执法人员，担任文化市场行政执法档案的管理员。其次，加强学习培训，既要管理人员掌握文化市场法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，还要掌握计算机的应用技术，不断提高管理者的业务水平。
通过加强执法档案的管理，带动和促进各个执法环节的规范化建设，要实现文化市场行政执法档案的“数字化”管理，为文化市场行政执法工作提供高效、便捷的服务，也是档案管理人员的职责所在，因此档案工作人员要收集好执法文书，规范的执法文书能确保执法内容的完整和执法工作的正常进行 ，按照上级执法文书统一格式，对执法文书进行规范，确保执法内容的填写完整。整理文化市场行政执法案件时，要从立案审批、调查取证、到听证、处罚、结案，做到步步有文书，程序合法化，防止遗漏，为规范执法行为作好基础工作，促进依法行政工作的深入开展，及时查处文化市场违法违规案件。
文化市场行政执法档案管理中存在的问题
（一）以执法案卷代替档案。执法人员在对执法档案的管理上存在误区，认为只要案卷做好了，就是存档了。其实不然，执法案卷经统一编号存在后，只能算是执法档案的一部分，不能算是完成了执法档案的管理。只有把在检查过程中形成的一般执法检查文书经装订成册编号，按年度统一归档后，才算是完成了行政执法档案的收集工作。
（二）重文书档案轻执法档案。在文化市场管理档案中，执法档案是非常重要的一块，办公室一般对文书档案的管理非常规范，而对执法档案的管理尚未引起足够的重视。没有专人管理执法档案，都是谁办案，谁组档，就是不定人，认为档案是办公室的事，执法人员保管好资料，拿的出就行。
没有结案的或销案的执法文书等材料，认为违法事实不存在，对当事人
不需做出处罚的调查材料，认为既已不处理了，材料也无存在的必要，对这些应存档而没有存的执法材料，要么一丢了之，要么就躺在工作人员的私人抽屉中。这些材料也要统一收集整理，装订成册
（三）新技术档案不易收集存档。在行政执法档案材料的收集过程中，注重文字材料的收集，对电子、声像等的新技术档案收集不多。而所收集的电子、声像等，也不能好好地存档，由经办人个人保管，只是要求法院起诉时能提供，而没有进入执法档案管理。