董事会召开准备工作注意事项
一、董事会资料准备工作
1、会议通知(内部董事、外部董事、参会领导)
2、董事会资料的准备和印制工作(确定时间,确定人)
3、串联词
4、签到表
5、宣读人分工表
6、宣读人资料:每个宣读议案人另备一份宣读资料
7、会议记录
8、会议决议
9、日程
二、 通知
1、外部人员(外部董事、监事、证监局等)的通知和接待。
2、内部通知在外部通知发出后,尽快以书面形式发出。
3、在开会前一天再电话通知一下,确认内部董事是否参会及外部董事的行程安排。
4、非正式列席人员开会前一天口头通知。
5、开会前一天通知新闻媒体及调研室摄影。
6、开会前准备好个参会主要人员联系电话(手机、办公室及家),以备当天使用。
三、会议现场
1、为每个宣读人准备好宣读材料。
2、会场布置(会标、桌牌、鲜花)。
3、现场设置签到席、确定签到人员,提前半小时签到和确认领导到会情况。
4、准备好需签字的全部文件(决议、记录、确认书、声明等),专人负责。
5、会议结束后,收集整理好全部文件。
6、现场人员分工。
四、其他注意事项
1、重要会议通知领导穿正装。
2、通知及书面材料中领导的职务称呼要统一标准。
3、关联交易回避表决时,关联董事为除外部董事的所有董事。
4、开会前安排好车辆接送领导(从集团到股份),专人负责,电梯前有专人等候。
5、会前接待,确认外部董事到会时间,安排好车辆接待,房间安排,注意多安排一个备用房间,确定每位客人(包括司机等)的房间号,就餐时保证全部准时通知到位,安排专人接送。
6、就餐安排要定主桌,饭菜要注意有无忌口,确定所有客人及时到场。
7、外部董事会后行程安排,确定车辆安排,专人负责。
第二篇:董事会准备工作
董事会准备工作
1、收集议案。
2、通过邮件(传真/信件)发会议通知(红头)。
3、会前电话(短信)提示。
4、确定参会人员礼品。
5、借款(董事会议经费)。
6、议案封装(封面/目录/议案)。
7、议案装袋(文件袋是否印字),内装一支笔、一个笔记本。
8、会议座签:董监高座签/摄影席。
9、签到处座签:配板夹、签到表、签到用笔。
10、录音笔。
11、相机。
12、会场的灯光、音响、话筒。
13、会议桌布置鲜花。
14、烟(福贵)、烟缸。
15、酒(五星习酒/茅台)。
16、茶水(自带茶叶)/咖啡。
17、抽纸4-6盒。
18、订餐:步行10分钟内的餐厅,100元/人的餐标。会议结束30分钟前通知酒店方准备工作就绪。
19、会议室条幅(内容:第X届X次董事会)
20、LED显示屏(内容:热烈欢迎参加第X届X次董事会的各位代表!)
21、厘清《授权委托书》。
22、带董事会章。
23、带打印机、笔记本电脑、插线板、A4纸、订书机、订书针、剪刀。
24、表决票/表决统计票。
25、决议会签(若决议当日不能形成,可先完成签字页)。
26、报账。
27、开启新的循环。