总经理致辞
各位员工：
现代社会“一切皆有规则”，有规则兴，无规则衰，国家是这样，酒店也是这样，无规则不成方圆。按规则办事，按制度办事是酒店管理的基本原则。
随着社会的不断进步和发展，市场经济体制的不断完善，竞争日趋剧烈，酒店的收益也日趋微薄。由酒店决定销售价格的时代已变为由市场竞争决定销售价格的时代。如果酒店不能向顾客提供优良的服务，则非但不能取得收益，甚至无法继续它的生存。所以，如何在保证达到酒店服务质量的同时使成本费用降低，获取更大收益已成为酒店界为之努力的重大课题。
增加酒店收益，一是增加收入；二是降低成本费用。降低成本费用是降低购物成本与节约消耗，这依赖于实施有效的管理手段，运用经济效益最佳的管理方法，使酒店的运营机制与资源获得最合理的调配与运用，达到最佳效果。因此，加强财务管理，努力降低成本费用，是现代酒店管理的重要手段。为了加强酒店管理，提高管理水平，增加员工收入和酒店收益，特制定本财务管理制度，请遵照执行。
总经理：张力
二零一零年一月一日
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关于资金支出的审批权限规定
1、 10万元以上的支出款项须经董事长和董事会确定的相关人员审查签字后，并经财务总监签字后方可开支；
2、 10万元以下1万元以上的开支款项，若该笔款项在酒店当地支出时，须经执行总经理、分管副总经理、财务总监和相关部门负责人签字，并经总经理签字或同意后方可开支；若需要在成都办事处支出的款项，须经总经理和张翔董事、康怀志董事审批后方可开支。
3、 1万元以下的正常经营开支款项由执行总经理、分管副总经理和相关部门负责人签字、并经财务总监签字后方可开支；
4、 董事会成员报销费用的规定：董事会成员所有费用在成都办事处报销，张力董事长的销费用须经张翔董事、康怀志董事审批后方可报销；其他董事的费用须经张力董事长和张翔董事、康怀志董事审批后方可报销；董事会成员均不在酒店报销各种费用，或在九寨沟酒店借款。
5、 高管人员报销费用的规定：常务副总经理、执行总经理、副总经理级管理人员报销个人费用须经总经理审批后财务部方可报销。
6、 董事会授权财务总监对酒店各项费用开支，按年度财务预算管理方案，实施监控管理。对预算外或超预算支出，以及不合理的资金支出财务总监有权拒绝签字。财务部对未经财务总监签字的各种开支不得办理，对违反资金支出审批权限规定的相关支出有权拒绝办理。否则，按员工守则处罚条例予以处理。
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营业场所财务管理制度
一、 基本原则
1、 收支分开原则：
酒店所有收入和支出必须坚持收支分开原则，真实反映收支全貌，分别进行帐务处理，不得以收抵支，只反映差额。酒店所有支出只能从财务部出纳员处支取，不得在前台收银处支取现金。
2、 拨货计价原则：
酒店所有物资实行拨货计价，实物负责制，经办人对所经管物资的进出存负责。所有物资必须坚持见单发货的原则，严禁无单发货和先发货后补单的行为。
3、 专人管理原则：
收银员和出纳员是酒店指定的现金收取人，前台所有收入均由收银员收取；后台收入统一由财务部出纳员收取，其他任何人收取现金均是违反本制度的行为。收银员和出纳员收取现金时应向交款人出据有效票据。
二、 帐单的管理
1、作为客人消费直接依据的账单（点菜单、酒水单、团队预订单、宴会预订单、散客单、洗衣单以及酒店和营销部免费单等）和收银员记账的账单（前台账单、餐厅账单）都必须联号登记领出、使用和联号交回到财务部登记备查。
2、领出联号单据时必须仔细清点和核对所有的编号是否连续、完 3
整，有无遗漏或重复，清点完整的单据必须先到财务部登号确认后才能用于消费开单。已经在财务部确认完整的单据再出现遗漏的情况由使用部门自行负责。对于库房现存的没有编号的消费单必须先到财务部编号，做好登记后方可领用。
3、点菜单、酒水单、宴会预订单是客人在餐厅消费的依据，餐厅负有对点菜单、酒水单联号使用并直接交给收银员的义务；各营业部门(网点)经办人对消费单上消费数量、消费金额等情况的真实性负有不可推卸的责任。
4、团队预订单、宾客临时入住登记表是客人在客房消费的依据，前厅部要保证对团队预订单、散客入住登记表的联号和完整使用；并将联号和完整的单据交给收银员负有最直接的义务，对消费单上的消费品名、数量、消费金额等情况的真实性负有直接的责任。
5、客人到各个消费点消费，必须先开单、后消费。即前台必须先有团队预订单或先开出散客入住单，收银员凭单收费后才能开房；餐厅用餐必须先有宴会预订单，或者先开出点菜单、酒水单等，经收银员签章后，才能出菜并凭单收费。如果发现：①没有营业部门开具的收费凭据而收银员却在收取费用的；②没有收银员签章营业部门向客人开房或提供消费的；③服务员、收银员直接收钱的行为等，都将以贪污舞弊论处，追缴当事人2--5倍赔款并按《员工守则》规定处罚。影响较大、情节严重的移交司法机关处理。
6、收银员必须将真实和完整的消费单及时填制收银账单（前台账单和餐厅账单），并应保证所有客人消费单上的消费情况都在账单上得到真实反映，并根据当班收银帐单编制收银报表上报财务部。 4
如当班出现长款情况，必须先将长款上交财务部，待查明原因后再作处理；任何人不得将长款据为己有，违者按贪污论处。
7、一式多联的消费单和账单必须一次填开，各联应有相同的消费记录，不能有涂改和分联填写的现象。
8、餐厅点菜单和酒水单如果出现退单，不得在消费单上划掉，必须另外开出退单，退单上要有点单服务员、退单服务员、餐饮部负责人、后厨负责人（吧员）的签字确认，还必须注明退单原因，以及所退菜品或酒水的单据编号。
9、夜审（夜间稽核）是审核各种消费单、账单是否联号使用，客人消费金额是否正确，酒店各项收入是否足额上交财务部，客人消费情况是否真实完整的第一关。如果查出有缺号、漏号或客人消费明显不合情理的情况应及时上报财务主管，由财务部主管视情况作出相应的处理。
10、日审（日间稽核）是纠错防弊的第二关，要充分发挥职能作用。及时审查前日各项收入单据有无缺号、漏号或消费情况明显不合理的情况和未被夜审发现的现象，并将稽查情况及时报告财务主管或财务总监。
11、服务员、收银员丢失消费单或账单，能够证明是空白的每张罚款100元，不能够证明是空白的，罚款500元以上。如经查证所丢失的单据消费金额不足500，不再退还多余的罚款；如消费金额大于500元的，当事人应补足单据上的消费金额，并按《员工守则》规定处理。
12、消费单、账单取消或错开作废，必须一式几联同时作废全部收回交财务部备查。单据作废的原因要清楚合理，当事人和部门 5
负责人要签字确认。如有将客人已经消费的帐单进行串通修改以减少消费金额或以作废等形式不收款、少收款、或收款私分的，一经查出除勒令退还全部非法所得，除追缴10倍罚款外，并按《员工守则》规定处理。情节严重的，移交司法机关处理。
三、收款收据和#5@p的管理
1、收款收据和#5@p是为客人开据的收款证明或已收消费款项的凭据，这种凭据证明了客人消费的真实性和完整性，必须联号使用和完整上交财务部。
2、收款收据和#5@p由财务部出纳员统一从库房联号领出或到税务机关购买，经财务部主管登记确认后，由收银主管按编号顺序领用。对以后陆续收回的收据和#5@p的“财务联”和“存根联”必须验证其是否联号并按制度使用；对合规使用的收款收据或#5@p及时进行注消登记，妥善保管。
3、只有收银员、出纳员才能使用收款收据和#5@p。收款收据和#5@p的填写内容要清楚明细，数量、金额要准确无误。
4、收银员只能为在酒店有消费的客人开据#5@p，严禁为自己的亲戚朋友或同事开据没有消费事实的票据，一经查出将勒令补足开票金额30%的税款。
5、为客人开具的#5@p或收据的“财务联”一定要附在客人的消费单后面，以证明客人消费和索要#5@p的真实性。因为税控机开具的#5@p没有财务联和存根联，所以当班收银员必须打印出税控机开票明细报表。
6、客人要求多开#5@p必须经过财务主管或财务总监同意，同时还 6
须收取多开#5@p金额部分15%的税金，收取的税金必须同当班营业款一起上交财务部。
7、如果私自为客人多开#5@p收取税金，并且不报或少报以及把此#5@p附在其他客人的消费账单后，企图蒙混过关的，一经查出，将勒令退回非法所得，并处以10倍的罚金。
8、一式多联的收款收据或#5@p各联必须有相同的开票金额和内容，如果出现开具的收款收据或#5@p的各联金额不相同的，将按其最大金额收取10倍的罚金。
9、前台的收款收据和#5@p由收银员负责保管，每班收银员所使用的收款收据和#5@p的编号必须登记清楚，交接班时，双方要仔细清点空白的收款收据和#5@p，并记录在交班本上。无故丢失收款收据的每张罚款100元；丢失#5@p的，特别是空白的填开式#5@p，赔偿金额每张不低于500元，如因被别人拾到而给酒店造成的一切损失均由丢失的当班收银员承担。
10、如果收款收据或#5@p开错作废，必须将一式几联全部收回，同时作废，上面还应注明作废的原因，并请收银主管签字确认。
11、使用完的收款收据和#5@p存根应及时上交财务部，以便财务对账核销。
四、 房费的管理
1、 前厅部负责人对前台房费收入的真实性负有监督义务和管理责任。散客和地司陪付费的房价必须由前厅部负责人签字确认，并事前经酒店指定的审批人签字同意，房价不得低于酒店制度的标准。
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2、 外住团队的地司陪不能在酒店以团队价开房。
3、 有团队入住酒店的地司陪可以在酒店买房，但必须留下地司陪的签名和电话号码。酒店会将此房作为基本的查房对象，客房楼层领班查房时应重点检查这类房间的真实情况。
4、 散客在酒店买房，散客单上应写明相关的折扣标准和同意此折扣的负责人签名，还应要求客人在散客单的房价和折扣上签名并留下身份证号码以及联系电话。
5、 所有涉及到的作为收费依据的房费、餐费等帐单的金额，必须大小写金额一致。
6、 严禁前台接待员和收银员相互串通将散客房高价出售低价入账，私分房费差价款。
7、 严禁前台接待员和收银员相互串通将出售给散客的房间以地司陪名义开房，侵吞差价款。
8、 严禁前台接待员、收银员与地司陪相互串通将酒店的房间以地司陪名义出售给第三者从中牟利。
9、对以上6、7、8三条所涉及的当事人一经查出，除勒令退还非法所得，追缴20倍罚款外，并按《员工守则》的相关规定处理。情节严重者，移送司法机关处理。
五、泡酒的管理
因为餐厅泡酒的制作和销售的量化标准不是很精确，而且散装体积大，加密保存的可能性小，管理起来相对于其他商品难度较大，应单独控制。
1、餐饮部负责人应加大餐厅泡酒的管理力度，防止泡酒的浪费 8
和销售收入的流失。
2、任何人消费泡酒必须先由服务员开单，经收银员签章后，由吧员发出酒水。
3、严格禁止酒店员工在餐饮部私拿或为别人私拿免费泡酒，一经发现或被检举揭发，处以售价额10倍的罚款，对知情不报者及相关的其他当事人均予重处，还应追究餐饮部负责人管理不善的责任。
4、严禁餐厅收银员和吧员相互勾结，对发出的泡酒不开单不入账，一经查出，除退回非法收入外，并处以10倍的罚款。
六、吧台的管理
1、严禁收银员、接待员、吧员携带现金、物品和包袋进入工作场所；禁止员工携带包袋和物品进入酒店营业场所。
2、客人需要酒水（商品），必须先由服务员开出酒水单，经收银员签章后，由吧员按照酒水单上的品名和数量发出酒水。
3、餐饮部负责人应避免客人直接在吧台点酒水，更要杜绝吧员直接收取客人酒水款的情况。
4、收银员要监督吧员凭单出酒水，吧员也要监督收银员按酒水单上的实际消费金额收取客人费用，不得多收和漏收。
5、茶坊的茶水和棋牌消费，不论是否为免单，均应及时填制酒水单和记录棋牌消费的起止时间。茶坊在收银处领用棋牌时，收银员必须立即填制收银账单并记录时间，收银员要随时了解茶坊的消费，监督客人消费的开单情况。
6、茶坊吧员不能私自在茶坊先为客人买单后再转交收银，而是 9
应该通知收银员到茶坊为客人买单，或者把客人带到收银处由收银员自己照单收钱。另外，茶坊消费的实收金额应由茶坊吧员填写并签名确认。
7、一旦发现吧员没有见单就出酒水，收银员没有见单就收款，收银员和吧员均视同舞弊行为（高价卖出不入账，低价买进同样商品补足，以谋取差价），均按应收款额的10倍罚款。
8、吧员在每班结束时要按照真实准确完整的酒水单填制《吧台销售日报表》。如果有免单，报表要分开编制。
9、吧员要按照真实准确完整的库房领料单和酒水单登记吧台日记账，各种酒水的进销存必须准确，摘要栏要填写清楚：领料单编号、酒水单编号、现金、挂账、折扣、免单情况都要据实填写。
10、财务部应随时到吧台盘点对账，如发现实物与账务不符，应立即查明原因以便处理，还应抽查商品的批号、生产日期等，如果发现同批次购进的同种商品有明显的质量差异、外型差异或生产日期相差甚远，这可能揭示着吧员私买私卖商品，应该引起足够的重视。
七、折扣和免单
1、 全免权归总经理和其指定的代理人行使；
2、 执行总经理、副总经理、财务总监行使折扣权限如下；①客房不低于当日团队执行价格；②餐饮、酒水按菜单、酒水单上标注的价格的7折优惠，宴会及包餐（包桌）8.5折优惠；③茶水、麻将、棋牌等酒店自营的营业项目可执行5折优惠：④内部招待 10
所、内部员工餐可执行免费；⑤内部员工周末使用棋牌可执行5折优惠。
3、 部门经理、总值班经理、部门负责人行使折扣权限如下；①客房折扣须报总监以上高管人员同意后方可执行；②餐饮、酒水可按菜单、酒水单上标注的价格的9折优惠；③茶水、麻将、棋牌等酒店自营的营业项目可执行6.5折优惠。
4、 在茶坊长期消费的客人，经餐饮部经理或负责人批准可对麻将、象棋、围棋和茶水实行5折优惠。
5、 因业务接待的免费餐，须由接待部门经理到人事行政部填写接待宴请单，经总经理或其指定代理人签批后，送各部执行。宴请单随同用餐单等消费单据一并交财务部审核计帐。
6、 宴会餐配菜价格、婚宴餐价格、香烟、小食品等一律不予折扣。房价折扣后不能低于当日最低团队接待价。其他物品折扣后不能低于成本价。
7、 因违反上述酒店折扣规定所造成的经济损失，由当事人全额赔偿。
八、监督、检举和揭发
再好的内部控制制度，再严密的财务流程，如果没有很好的执行和各个部门的监督和配合，也不能起到内部控制的作用；特别是各部门员工之间的相互串通和共同舞弊，更是让各种管理制度失效的主要原因。因此，加强对制度执行情况的监督，提倡和鼓励员工对违反酒店管理制度的行为进行检举揭发是保证管理制度有效施行的重要手段。
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1、 财务部要时刻接受酒店所有员工和领导的监督，对财务管理中的疏漏之处各部门应积极指正，对财务人员的徇私舞弊行为要主动检举揭发。
2、 财务部要时刻监督其他部门员工的徇私舞弊、损公肥私行为。监督和制止舞弊行为是财务人员的职责和义务。
3、 如发现员工与员工之间，部门与部门之间有相互利用，相互袒护和相互勾结损害酒店利益的行为，对当事人应严惩不怠，对参与员工的部门主管也要追究相应的管理责任。
4、员工发现舞弊行为，应主动向财务总监和执行总经理举报，也可以直接向总经理反映。酒店对检举和揭发贪污、舞弊现象有功的员工，酒店给予严密的保护，同时也给予相当的物质和现金奖励。
关于通讯费用的管理办法
根据酒店实际情况，为了加强对电话费的管理，本着利于工作和节约的原则，对固定、移动通讯费实行定额管理，超支自理的管理办法。本办法从二00九年四月一日起执行，以前相关规定同时废止。
一、 总经理按20xx年9月1日所发的《定额包干费用的规定》执行；
常务副总经理移动通讯费每月400元。
二、 执行总经理办公室固定电话费每月300元；移动通讯费每月400
元。
三、 副总经理办公室固定电话费每月200元；移动通讯费每月300
元。
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四、 一个经营年度的实际经营月数内：
1、总监、总工程师办公室固定电话费每月200元。
2、部门总监、经理级员工每月移动通讯费每月200元；部门主管级员工移动电话费每月100元。
3、人事行政部办公室固定电话费每月200元；大堂副理、采购兼驾驶员移动电话费每月150元。
4、财务部办公室固定电话费每月200元（其中：库房办公室电话费每月100元）；收银台固定电话费每月100元；库管负责人移动电话费每月100元，库管员移动电话费每月50元；总出纳移动电话费每月50元。
5、前厅部办公室固定电话费每月200元；接待固定电话费每月100元；合并考核。前厅部主管移动电话费每月150元。
6、安全部监控室固定电话费每月20元、大门岗30元，合并考核。
7、餐饮部固定电话费每月100元。
五、 成都办事处、销售部人员的电讯资费报销办法另行规定。
六、 享受报销移动通讯费的员工手机固定开机时间(包括节假日)
为： 7～23时。前厅部主管、大堂副理、采购兼驾驶员手机24小时开机。
七、 移动电话费每月25日凭#5@p由行政部统一列表销报销，遇节假
日顺延，跨月电话费不予报销。
关于旅差费报销的管理办法
为保证员工出差的工作顺利及生活方便，根据国内各地物价水平 13
并结合酒店实际情况，制定本办法，从二OO七年七月一日起执行。
一、 总经理出差：车船费、机票费、业务招待等费用按实报销。
二、 执行总经理、副总经理出差：除报销正常的车船费外，省内出
差每天途中补助60元，住勤补助每天180元；省外出差每天途中补助80元，住勤补助220元；凭住宿费#5@p报销住勤补助（不含甘肃文县等与九寨沟接壤地区）。到成都出差并在成都有固定住所或在成都办事处住宿的，其住勤补助每天60元，家居成都市的，每天30元。因工作需要乘座飞机和轮船二等舱以上或需使用业务招待费的，应事先请示总经理同意，在报销时需经总经理或授权人批准后方可报销。
三、 总监、经理、部门负责人出差：除报销正常的车船费外，省内
出差每天途中补助40元，住勤补助每天140元；省外出差每天途中补助60元，住勤补助180元；凭住宿费#5@p报销住勤补助（不含甘肃文县等与九寨沟接壤地区）。到成都出差并在成都有固定住所或在成都办事处住宿的，其住勤补助每天40元，家居成都市的，每天20元。因工作需要乘座飞机和轮船二等舱以上或需要使用业务招待费的，应事先请示总经理同意，在报销时需经总经理或授权人批准后方可报销。
四、 员工出差：除报销正常的车船费外，省内出差每天途中补助30
元，住勤补助每天120元；省外出差每天途中补助40元，住勤补助150元；凭住宿费#5@p报销住勤补助（不含甘肃文县等与九寨沟接壤地区）。到成都出差并在成都有固定住所或在成都办事处住宿的，其住勤补助每天30元，家居成都市的，每天15元。因工作需要乘座飞机和轮船二等舱以上或需要使用业务招 14
待费的，应事先请示总经理同意，在报销时需经总经理或授权人批准后方可报销。
五、 因公到当地办事，不能回酒店用餐的，每餐补助8元；到九黄
机场、黄龙、甘肃文县等与九寨沟接壤地区办事，每餐补助15元。
六、 在成都工作的总经理级管理人员自驾车或乘座汽车到酒店工作
的，往返途中每天补助30元，在店期间无补助；其他员工20元；驾车者往返途中每天另行补助15元；在店工作的员工到成都办事处工作也按此办理。
七、 专职驾驶员：不享受当地办事的误餐补助，每月固定误餐补助
费120元。出差外地按上述标准报销。
八、 专职驾驶员到成都市及相邻地区承运物资，每往返一次，除按
规定报销旅差费外，每次固定补助60元。
九、 员工到居家地出差，只能按在出差地有住所的补助标准报销补
助，不报住勤费。
费用报销管理办法
一、费用报销办法
1、对100元（含100）以下的费用，先垫支后报账。对100元以上的费用可以先借款后报账。
2、 费用产生在100元（含100）以上必须及时报销清账，费用产生在100元以下的，按规定在星期二、四、六最近的日期报账 15
且尽量避免在行政班下班后报账。
3、当月产生的费用必须在月底的最后一天全部报销完毕，特殊情况不能在当月底报帐的须向财务部负责人和相关经管人员说明情况，征得同意后方可在下月内报清帐务。
4、固定通讯费、汽车使用费、行车补助每月25日报销。
5、除采购备用金以外的借款需在该项事务结束后的一周内或当月持有效票据或现金到财务结清账务，若因特殊情况不能在本月结清账务者，必须于每月25日以前向财务部和相关经管人员说明情况，征得同意后方可在下月内报清帐务。
6、对50元以上（含50）的报销必须附有正式的#5@p或行政事业收费收据；对50元以下的报销可以酌情处理，严禁大额的白条报销和异常报销。
二、费用报销程序
（一）报账前，报销人必须将经办事务所取得的原始票据按类别依次
粘贴在“费用报销单”的背面或“原始凭证粘贴单”上，对不同类别的各种票据尽量分别粘贴和报销。注意原始票据的类型要符合酒店的有关规定。票据要真实、合法，票面字迹、金额清晰，无污损。
（二）费用报销时，按费用报销单上的要求，依次将部门、时间、付
款事由、付款金额（大小写）、#5@p号、附件张数及收款人等项目填写清楚。
1、填“费用报销单”时，字迹要工整、清晰、无涂改；
2、“付款事由”“付款金额”项，若此项费用涉及多人或多个经济事项的，应分别将具事项和报销人及金额逐一填写清楚，并请 16
涉及的多人（在酒店的人）签字确认。
（三）报销人与经办人不是同一人，即经办人（一般指酒店的高层管
理人员）请人事部或其他部门人员代为填制报销单时，应请经办人在报销人栏签字确认。经办人不只一人时，经办的多人均应在报销单上签字确认。
（四）填制好的报销单，先由报销人交所在部门或分管部门负责人签
字，审查报销的事实、内容是否属实。
（五）部门负责人签字确认后，再由报销人交财务部稽核会计审核，
稽核会计应审核原始凭据是否完整，金额是否正确。
（六）经财务部审核无误的“费用报销单”报财务总监审查其报销项目是否符合酒店的相关制度规定，有无超支报销和重大不合理报销的情况，并签署是否给以报销的意见。
（七）对经过以上审核程序的费用报销单，经办人报执行总经理审批。重要的报销应经总经理批准方可。
（八）经办人将经过以上审批程序后的报销单交到总出纳处领取款
项。
三、各种报销要有凭有据，合理合法，对不符合规定和未通过审批程
序的报销，财务部应拒绝执行。
四、对于故意错报和多报的经办人，一旦查实，除追回多报金额外，并处以10倍以上的罚金和开除，情节严重的将追究当事人的法律责任。
密码管理规定
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为了加强对酒店各种密码的管理，提高管理水平，使管理规范化、程序化。特对酒店各种密码的管理作出如下规定：
一、 所有涉及到酒店财务收支的密码，包括银行帐户、保险柜、存
款卡等密码，除经办人掌握使用外，必须将上述密码登记列表报酒店财务总监备查。
二、 所有涉及到酒店管理系统，前厅、客房、餐厅等电脑操作，迈
进管理系统、房门钥匙制卡系统，除部门负责人和经管人员掌握使用外，必须将所涉及到的密码登记列表报酒店执行总经理备查。
三、 工程部所使用的设施设备的密码，除酒店总工程师掌握使用外，
必须将所有设施设备的维护使用密码登记列表报酒店执行总经理备查。
四、 安全部所使用的监控、消防报警系统密码，除安全部负责人掌
握使用外，必须登记列表报酒店执行总经理备查。
酒店所有在使用中的密码，使用人不得随意更改，如因工作需要必须更改的，须报经酒店执行总经理批准方可更改。
关于报表报送时间的管理规定
一、 人事行政部：
1、 员工人数统计报表在每天早上9.00时前发送到各部门负责
人的电子邮箱；
2、 晨会记录在每天12.00时前发送到各部门负责人的电子邮
箱；
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3、 其他会议记录、纪要在会后两小时之内发送到指定人员电子
邮箱内；
4、 鲜货物品采购日报表每天下午6.00时前发送财务主管、请
购部门负责人和副总经理以上人员电子邮箱；
5、 员工工资预算汇总表在每月末后三日内报送财务部；
6、 员工用餐人数统计表在每月二日前报财务部；
7、 员工工资表在每月八日前经部门负责人复核后报送财务总
监、执行总经理审批；
二、 前厅部：
1、 当日房间预订表，在收到销售部预订后加上酒店接到的预订
数，30分钟内发送到各部门负责人的电子邮箱；如当日预订发生变化，在预订改变后的30分钟内发送到各部门负责人的电子邮箱；当日客人房间预订表的发送时间最晚不得超过下午5.00时。除财务主管和副总经理以上人员外，不得发送房价和餐标信息，发给餐饮部的预订只能发订房数量和餐标信息；
2、 客人住店日报表在每天早上8.00时前发送到财务部主管和
副总经理以上人员电子邮箱；
三、 客房部：
1、 房态表在每天早上8.00时前发送到财务部主管和总监以上
人员电子邮箱；
2、 每月客房一次性用品耗用表，在每月末2日内书面报送财务
部，并发送到副总经理以上管理人员电子邮箱；
四、 餐饮部：
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1、 餐饮收入日报表次日9时前书面报送财务部；并发送到副总
经理以上人员的电子邮箱；
2、 后厨食品收入日报表、主要材料消耗表和客人点菜单次日
12时前报送财务部；
3、 茶坊销售日报表必须在当晚24时前报送财务夜审员；
五、 工程部：
1、 能源消耗日报表在次日9时前发送各部门负责人电子邮箱；
2、 能源消耗月报表在次月1日前书面报送财务；并发送各部门
负责人电子邮箱；
3、 其他报表按酒店规定的时间填报；
六、 财务部：
1、 营业收入日报表、客房销售分析表在每日12时前发送到副
总经理以上人员电子邮箱内；
2、 现金流量日报表在每日下午6时前发送到副总经理以上人
员电子邮箱内；
3、 布草洗涤日报表每天下午6时前发到各部门负责人及副总
经理以上人员电子邮箱内；
4、 部门指标考核表在每月末10日内书面报送各部门负责人；
5、 利润表、资产负债表、费用明细表、财务指标检查表每月
10日前发送到副总经理以上人员电子邮箱。
物资管理办法
为了提高工作效益,降低采购成本,确保物资的供应渠道流畅 , 20
增加存货资金的周转率，使资金发挥最大的效益，特对酒店物资申购相关事宜规定如下,请各部门遵照执行。
酒店物质采购分为三大类：
一类（成都采购）：库房常备物资、单位价值较高及本地无法购买到的物资，在成都进行大批量的集中采购，各部门应结合一个月或一个季度的营业情况，在每月二十日上午和次月五日上午向物资组申报一个月或一个季度的消耗预计量。由物资组根据库存情况进行整理、分类、汇总后填制申购单，写明申购物资的品牌、数量、质量、规格型号、理想价位及最迟到店时间等具体要求，对有保质期限的物资还应要求最近生产日期，填写好的申购单于次日上午前按财务制度完善审批手续，经物资组、使用部门负责人、财务部负责人和酒店执行总经理审核签字后，由物资组传发给成都采购，成都采购按照申购单上的要求进行采买，在保证物资质量的情况下尽力降低采购成本，如果因供货市场的原因不能满足申购单上的某些要求时，应及时和酒店物资组联系，由物资组与需用部门协商后对变更事项做出合理调整。
二类（本地采购）：供应商供货和酒店自购。
供应商供货：酒店鲜活蔬菜、干杂食品和酒水类商品有专门的供货商，这些供应商比较稳定，能快捷的将申购物资供应上门，所以库管和需用部门对此类物资不备太多库存，一般鲜活蔬菜2-3天；干杂和商品类2周左右，为保证食用的质量，食用类商品库存时间最长不超过一个月。
酒店自购：针对各部门使用频繁、单位价值低、在本地购买方 21
便的办公用品和其他消耗用品，各部门每周一将本周消耗请购单报到物资组，根据库房的存货情况确认是否需要购买；周二，由酒店采购到南坪或就地购买，如所需申购物资量太小，或不是急需，根据采购成本（如汽车费用等），可以另行安排时间或延续到下个星期再购买，采购时间的推迟必须以不影响酒店的正常经营为前提条件，同时应征得使用部门和相关部门的同意。
三类（零星采购）：零星采购主要是针对那些酒店不常用、库房没有存货或不方便存货的急需物品进行“即时按需”购买，零星采购所涉及到的部门主要是后厨，如水果拼盘和露早所需的水果等。采购人员必须做好零星采购的准备工作，如备用金、时间安排、稳定的供应商和畅通的联系方式等。对习惯性的零星采购数量金额不大的，可以不补申购单；如果数量金额较大的采购则必须按请购程序办理。
物资组应对酒店常用必备物资作一个合理的计划安排，保持合理的库存量，及时与各部门的物资管理员交流物资信息。请购的物资要及时按量购回，发出物资要按需定量，库存数也要保持相对的稳定，务必保证各部门在经营旺季有充足的货源，在经营淡季也不积压过多的存货，避免造成存物资的质变浪费和流动资金的长期占用。
采购人员应该熟悉酒店库房常备、必备的物资和各部门物资的需求，及时督促库管员和各部门申购物资。采购人员还应对各种供应商和供货渠道进行充分的了解（包括他们所提供物资的品种、数量、质量、价格、时间等），一切从酒店利益出发：合理安排采购资金、公正选择供应商和供货渠道，提高采购质量，降低采购成本和 22
费用，保证所采购的物资能够充分及时的满足酒店正常生产经营需要。
物资采购管理规定
1、 酒店所需物资原则上在成都市采购。鲜活食品、急需物品可在当地采购。
2、 凡需采购的物资，必须按采购程序由请购部门填写请购单，经相关部门审核签字后方可交成都采购部或专职采购员购买。请购单必须写明所购物品的名称、规格、单位、数量、参考单价和其它采购事项要求。
3、 需在成都采购的物品，必须经总经理和张翔董事、康怀志董事签字批准后方可购买和报帐。
4、 采购物品必须由专职采购员购买，所购物品必须要有请购单，各级管理人员均不得擅自购买物品，违反者按员工守则处罚条例处理。
5、 采购物品发送到酒店后，由库房管理员验收入库，按实际收到的物品名称、数量、规格、单价等填写入库单。采购员凭库房管理员所填写的入库单、购物#5@p等作报帐依据。
6、 酒店所有物品均实行领用制，并按常用物品和特殊性物品进行管理。常用物品为每月都需领用的物品。除常用物品以外的物品均为特殊性物品。常用物品的领用由部门经办人和经理签字领用；特 23
殊性物品须经分管副总经理以上人员审批后方可领用。
7、 常用物品最低应保证一个月的使用量库存。
鲜货物品采购管理规定
一、鲜货物品范围：粮油原辅调料、畜禽鱼类、蔬菜瓜果等。
二、请购程序：请购部门在每天晚上9点前向行政部提交鲜货物品请购清单，请购单应写明请购物品名称、规格和数量，特殊需要的物品应注明要求，经行政部管理人员审核签名后通知供应商送货，供货商应确保物品在第二天12时前送到酒店。如个别物品不能在12时前送到或需要替换的，须及时与酒店联系，但最晚应在下午17时前将物品送到酒店，以保证营业需要。
三、验收程序和要求
鲜货物品的验收由供应商，行政部采购员，请购部门负责人、验货员，财务部库房管理员组成。
（一）、请购部门验货员职责：
1、供货商所送物品是否与请购单一致；
2、货物产地、规格和数量是否符合要求；
3、货物质量要求：蔬菜爪果类：新鲜脆嫩，无泥土、黄叶、烂叶、虫眼，大小均称；畜禽蛋鱼类：物品新鲜，无异味，水份、卫生检疫和品质符合国家规定标准，有质量保证书；粮油原辅调料类：颜色纯正，无异味，无虫，无杂质，大小均称，质保期在三个月以上， 24
品质符合国家相关规定。
4、送货时间是否及时。
符合以上要求的鲜货物品，参与验收货物的人员应在货物验收单上签字。否则，请购部门验货员有权拒绝验收，由行政部同供应商协商退货或要求重新送货。
（二）、行政部采购员职责：
1、供货商所送物品是否与请购单一致；
2、货物产地、规格、数量、质量和价格是否符合要求；
3、相关物品是否有检疫证、合格和其他食品卫生监督部门所规定的证件；
4、送货时间是否及时。
符合以上要求的鲜货物品，行政部采购员应在鲜货物品验收单上签字。否则，采购员应拒绝验收或请供应商重新送货。
（三）、部门经理以上管理人员的监督职责：对鲜货物品的采购、验
收过程相关部门负责人每月应进行三次定期检查和三次以上的不定期抽查；酒店高管人员应按月进行一次定期检查和一次以上不定期抽查
五、对鲜货物品供应商的要求：
1、按时提供酒店所需鲜货物品；
2、保证所供鲜货物品的品种、数量、规格、质量符合要求；
3、按日提供所送物品的采购价格；
4、在鲜货物品验收单上签字；
5、对不能现场开封验收的鲜货物品提供质量和数量担保，当物 25
品出现质量或数量问题，供货商承诺收回退货或补足数量；
6、提供食品卫生监督部门所规定的相关证件。
六、鲜货物品采价、定价管理办法：行政部牵头，由相关部门负责人，采购员，餐饮部、后厨和员工食堂验货员组成采价小组，按旬到县城市场收集、整理鲜货物品的价格，并在采价后三日内由采价小组成员与供应商协商确定下旬菜价。
大宗物资采购规程
一 概念
第一条； 大宗物资是指在经营过程中需用量大、使用频繁、单位价值在2,000元以上或一次购买金额在10,000元以上的物资、用品、用具等物资。
第二条； 正常库存量（合理库存量）是指为保证一定时期内经营需要的最低物资储备量。常备库存物资品种由使用部门、财务部门认定；正常库存量由使用部门、财务部门根据经营经营情况确定，最低不得小于一月的正常经营使用量。
第三条；请购是物资需用部门或物资保管部门根据经营实际所需物资而提出的购物请示。
二 请购
第四条；常用物资由库房管理员开列请购单；特殊物资由需用部门根据经营情况开列请购单。请购单应逐项注明物品名称、规格、数量、 26
品质要求、参考价格、需用日期及注意事项，经本部门经理审核后，按规定逐级呈核并编号，报总经理审批后送采购部门询价
第五条； 如来源与需用日期相同的物品物资，可以一单多品方式，同时提出请购。
第六条； 请购期限最短为七天；特殊情况下需紧急购买时，应在请购单备注栏注明原因，以急件递送，特殊处理。
三 采购规定
第七条； 一般物资采购由采购部门负责办理。重要物资采购由总经理与供应商（或代理商）议价；专用物资，必须是由总经理指派专人或指定部门办理采购。
第八条； 采购部门应按物资使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。
1．集中计划采购：对具有共同性的物资，应集中计划办理采购。经常使用的常规物资项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。
2．长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的物资，采购部门应事先选定供应商，议定长期供应价格，报总经理批准后通知各请购部门按需提出请购。
3．采购部门应按采购地区、物资特性及市场供需状况，分类划定物资采购作业期限和地区，并通知各相关部门。
四 采购作业
第九条； 采购作业分为询价、订购、验收三阶段。
27
第十条； 询价
1．采购人员接到“请购单”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或供应商提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比，确定最佳供应商。
2．如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品时，采购人员应加附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核批，并转交使用部门或请购部门签注意见。
3．属于惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签，并通报请购部门。
4．对于供应商报价资料，经办人员应深入研究分析，并以多种方式向供应商议价，并将供应商报价资料整理保存，以备今后查用。
5．采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 第十一条； 询价完成后采购经办人员应在“请购单”详细填写询价或议价结果，拟定“订购供应商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批后、报总经理审批确认是否购买。
第十二条 订购
1．采购经办人员接到已经总经理审批的“请购单”后应向供应商传递“订购单”，并确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
2．分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章， 28
注明具体批次的交货时间，以便识别，并通知使用部门。
采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以利结算时识别。
第十三条 验收
1．物资购回后由库房管理员、质量检验员验收物资，办理入库手续，将供货清单、请购单、运输单据与#5@p核对。确认无误后，报送会计部门。
2．物资须待试用检验的其订有合同部分，按合同规定待试用检验合格后方可办理入库手续；待检验期间作待收物资处理。
3．属短交待补足的，物资管理部门应依照实收数量办理入库验收手续，不得按订货数验收入库；待物资补足时，再办理补差部份入库验收手续。
五 付 款
第十四条； 采购员凭物资请购单、物资入库验收单、供货单位#5@p、货物装卸运输#5@p填制物资付款凭据送财务审核后，报总经理审查批准，出纳凭据按货币资结算管理办法支付货款。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。
第十五条； 物资采购费用（运杂费、装卸费费等）#5@p未随同物资购进同时取得的，采购部门应根据供货合同、协议准确预计采购费用金额，并在报销单据上详细注明采购费内容。否则，财务部拒绝支付该物资货款，由此产生的后果由采购经办人负责。
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六 物资的价格、品质复核
第十六条； 价格复核
1．采购部门应经常调查大宗物资市场行情，建立供应商档案，作为采购及价格审核的参考。
2．采购部门应对物资请购部门所列重要物资提供市场行情资料，作为物资存量管理和审查采购价格的参考。
第十七条； 品质复核
采购部门应对酒店内所使用的物资品质予以复核，并形成完整资料备查。并将各供应商所提供物资的质量情况通报物资使用部门，以便今后采购参考；特别是物资的规格、质量存在问题的商家。
七 异常情况的处理
第十八条； 采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批准后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。
第十九条； 物资进店后，收货人员如发觉所送来的物资与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购部门处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的物资不予接受，如采购部门要收下该等物资时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门，并向总经理报告。
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执行人申明
我已经认真阅读了九寨沟县千鹤国际大酒店有限公司《财务管理制度》，领会其全部内容，对本制度没有异议，承诺在工作中自觉遵照执行。如有违犯，按本规定处理。
执行人签名：
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