浙江中外运货代操作流程方案设计说明书

韩君 指导老师:山囡囡

摘要：浙江中外运宁波海运分公司是国家外经贸部批准的一级国际货运代理企业也是宁波口岸最主要的公共货运代理之一。作为浙江中外运有限公司下属经营国际货运代理业务的主要分公司专业经营进出口货物的海运、仓储报关以及相关的物流服务。

在浙江中外运宁波海运分公司实习阶段，我发现在操作过程中，客服和操作的工作范围和责任划分不清楚，如果出现问题也很难分清到底是客服的责任还是操作的责任。这样大大降低了服务质量，减慢了工作的速度，还会造成责任的推卸，对公司造成一些不必要的损失。经过五个月的实习，我慢慢总结出了一套自己的流程方案。在本文中，提出了我自己的设计方案，和对客户信息管理的方法，还对在实际操作中会遇到的一些问题提出了自己的解决方法。

关键词：货运代理；海运出口；客服操作流程；客户信息跟踪

1    引言

浙江中外运宁波海运分公司是国家外经贸部批准的一级国际货运代理企业也是宁波口岸最主要的公共货运代理之一。作为浙江中外运有限公司下属经营国际货运代理业务的主要分公司专业经营进出口货物的海运、仓储报关以及相关的物流服务。

在浙江中外运宁波海运分公司实习阶段，我发现在操作过程中，客服和操作的工作范围和责任划分不清楚，如果出现问题也很难分清到底是客服的责任还是操作的责任。这样大大降低了服务质量，减慢了工作的速度，还会造成责任的推卸，对公司造成一些不必要的损失。经过五个月的实习，我慢慢总结出了一套自己的流程方案。在本文中，提出了我自己的设计方案，和对客户信息管理的方法，还对在实际操作中会遇到的一些问题提出了自己的解决方法。

2    设计任务分析

随着业务的不断发展，工作量的不断增加，货代公司的部门细分，从原来的业务员、操作、单证不断细化产生了客服，客服的出现大大减轻了业务员、操作和单证的工作量，但客服的出现也带来了一些问题，客服的工作范围很杂很乱，现在的货代企业在操作中并没有很仔细的划分操作的工作范围，使的客服部门的工作人员并不清楚自己到底要做什么，要承担怎样的责任。

在文中，我设计了两个方案，选取了一个最优的方案，设计中解释了主要单据和专业术语的含义，清楚的划分了客服的工作范围，并对客户的信息跟踪做了详细的设计，还提出了在实际操作中会遇到的一些问题，并对如何解决这些问题作出了解释。

3    方案初选

3.1方案一：

委托单位（货主）将托运委托书连同报关单据（包括退税单、外汇核销单、商业发票以及不同商品海关需要缴验的各类单证，如托运时间紧迫，亦可先交委托书，随后补交报关单据）交货运代理人；货代核阅委托书及有关报关单据后缮打托运订舱单（场站收据、装货单）送船公司或船代订舱；船公司或船代配载后将场站收据、或装货单等联退给货代；货代向海关办理电脑报关预录，并提交全套报关单据向出境海关申报出口；海关核运后在装货单上盖章放行，将装货单、场站收据等联退给货代；货代将盖章放行的装货单、场站收据交码头配载室；船公司或船舶代理人根据订舱配载留底缮制装货清单、预配清单，预配船图、货物舱单等送到码头供收货和装船之用；货代向船公司或船代领取集装箱设备交接单到指定堆场领取空箱；货代到委托单位储货地点装箱（或委托单位送货到货代仓库装箱）后，将集装箱货物连同集装箱装箱单、设备交接单送到码头；费用结算，货主付款买单，货代及时将核销单寄还给客户。

3.2方案二：

接到托书后，客服仔细核对重要信息，并将托书交操作订舱；客服及时确认舱位；放舱后，客服通知客户寄报关单据；客服安排托卡计划；整理报关单据和数据，交给操作，以便报关员及时报关；费用结算。

3.3方案的选定

方案一流程的步骤不是非常清晰，也没有把客服和操作的工作范围和责任划分清楚，如果出现问题也很难分清到底是客服的责任还是操作的责任。这样大大降低了服务质量，减慢了工作的速度，还会造成责任的推卸，对公司造成一些不必要的损失。

方案二更加清晰的划分了责任，划清了客服和操作的工作，可以使两个岗位上的工作人员更加清楚的明白自己需要做什么，要怎么做。

4    方案的详细设计

4.1了解主要单据和专业术语的含义

客户托书是托运人向承运人或其代理人办理货物运输的书面凭证。货主根据需要向船公司或其代理人提出运输货物的申请，将其货物的详细情况，如货物的名称、数量和装卸港等填入托运单，经承运人或其代理人对该单的签认，即表示接受这一托运，承运人与托运人之间的有关货物运输的相互关系即告成立。^[1]

订舱（booking）是托运人（包括其代理人——货运代理人）向班轮公司（即承运人，包括其代理人）申请货物运输，承运人对这种申请给予承诺的行为。^[2]

报关是指进出口货物收发货人、进出境运输工具负责人、进出境物品的所有人或者他们的代理人向海关办理货物、物品或运输工具进出境手续及相关海关事务的过程。^[3]

装箱单是发票的补充单据，它列明了信用证（或合同）中买卖双方约定的有关包装事宜的细节，便于国外买方在货物到达目的港时供海关检查和核对货物，通常可以将其有关内容加列在商业发票上，但是在信用证有明确要求时，就必须严格按信用证约定制作。^[4]

报关的三联单，就是十联单中的，5，6，7联。去船公司订舱的时候用的是十联单，一般都是只有八联的,前三联是给船公司的，订好舱船公司就拿走了。后三联就是5，6，7联，是报关用的。第5联在报关完成后，海关会在上面敲放行章，作为放行之用。第6联交个港口外轮理货。第7联是场站收据联，就是证明船公司收到了上船的箱子，敲上场站收据章后，拿回来给操作，作为签发提单之用。^[5]

提单，是指用以证明海上货物运输合同和货物已经由承运人接收或者装船，以及承运人保证据仪以交付货物的单证。^[6]

预配仓单是一种申报模式，是指船代公司依据货代提供的订舱信息生成预配舱单数据，并向海关提前发送，海关在企业报关时验检报关单对应的预配舱单数据无误后办理相关通关手续。

4.2详细的流程方案

4.2.1委托单位（货主）将托运委托书传真给客服，客服检查托书上所订的箱象箱量和实际的毛重、体积是否一致（一般一个小柜立方数不能超过30CBM，重量不超过21吨；一个平柜立方数不超过60CBM，重量不超过26吨；一个高柜立方数不超过70CBM，重量不超过26吨^[7]），确认船期和截关日期。确认完毕后将注意事项写在托书上，然后将托书交操作订舱。

4.2.2客服一般在前一航次开船以后便可以向操作确认这一航次的舱位船公司有没有放.如果操作说没有放，那么要问清楚到底为什么没有放舱，一般会出现两种情况：1）船公司还没有开始放舱，那应该问操作大概什么时候会开始放舱，并且要随时跟踪舱位信息；2）如果是船公司“爆舱”，那么在运费到付的情况下，应该通知客户去船公司再次确认一下舱位；在运费预付的情况下，应该由客服向船公司再次确认舱位。如果船公司实在没有舱位，那么只能退到下一个航次。

4.2.3船公司放舱以后，客服应该及时通知客户把报关资料尽早寄过来，以便能有充分的时间对单、理单。报关所需要的单证一般有以下几种：1）正本的核销单；2）正本的报关委托书；3）发票；4）装箱单；5）报关单；6）合同；7）如果需要商检的，还需要正本的商检通关单；如果还没有商检通关单的，则需要正本的换证凭条和需要商检货物的装箱单。^[8]

4.2.4放舱后，客服还应及时通知客户尽早准备好货，及时装箱拖柜（一般在截关日前两天要装箱拖柜）。拉箱前一天与客户再次确认拉箱的具体内容。（时间、地址、联系人、联系方式、注意事项及要求）。将拖卡计划报给调度和操作，拉箱当天传真拖卡通知书给客户，并对箱子到厂情况进行跟踪。如果客户要求进舱的，在收到客户托单半天之内打印货物进仓单传真给客户，并提醒客户最晚进仓时间。

    4.2.5客服催促客户及时提供报关数据。应该注意的是，现在海关规定，预配、三联单和报关数据三单要一致才可以报关，所以报关数据一定要准确无误。客服拿到报关数据，经过核对无误后，将报关资料、报关数据一并交给操作。操作将数据整理清楚，交给报关员输单、报关。一般客服最晚应该在截关日前一天的中午之前将所有的报关需要的资料交给操作。

4.2.6一个出口流程基本结束，客服进行费用结算，等到客户付清费用后，及时将核销单寄还给客户，以便其办理出口退税手续。

4.3客户信息跟踪表的设计

因为客户很多，操作时客服不可能将每一票货物的托书找出来查信息，这样浪费了时间，操作起来也不方便，所以我觉得应该在拿到托书后就将客户的信息进行登记，我们可以做一个EXCEL表格，将开船日期、编号、客户名称、船公司、箱型箱量、目的港、核销单号、联系人、电话、传真等信息详细记录在表格当中。如下表：

从上表中我们可以清楚的看到所有客户的信息，如果觉得需要，还可以将客户的寄单地址、提单号、船名也一一列在表中，这样可以更加方便的在系统中查找任何信息，大大缩短了时间，简化了操作时的程序，减少了很多无用的环节，使的客服在日常的操作中清楚明了的知道客户所有的信息。哪些单子需要去确认舱位了；哪些单子快要截关了，需要向客户去要报关数据和资料了；客户付清费用后核销蛋应该寄到哪里；单子出了问题应该找谁联系，这些信息都清楚的显示在表格当中。

4.4实际操作中遇到问题的解决方法

在实际操作中，往往会碰到一些问题，对于这些问题的处理方法每一个客服的处理方法也各不相同，我仅对我在实习过程中所遇到的问题，提出我的解决方法。

4.4.1装箱单上的数据更改

现在有很多船公司，如MSC、EVER GREEN等，在进场装船时都会对集装箱进行过磅检查，如果过磅检查的结果和装箱单上的数据不一致时，会产生过磅费和罚金。这些在实际操作中，很多时候都会被人遗忘，等到船公司通知说产生了罚金和过磅费时，才会想起来忘记通知客户更改了，客户也会将责任推卸给客服。其实有的时候客户走的货物多了也知道哪些船公司需要过磅检查的，只是有的时候忘了，又碰巧客服没有提醒，那么自然他会将责任推给客服，希望这笔费用可以由货代公司替他出。这是往往倒霉的是客服和货代公司。

一般船公司会要求在装箱完毕后，必须把正确的毛重通过手写的方式更改在装箱单上，并且盖上船公司的更改章。如果没有更改，实际过磅的毛重与装箱单上的毛重误差超过3吨时，MSC会有2000美金的罚金产生，EVER GREEN会有过磅费和2500元人民币的罚金。如果误差在1吨到3吨之间，EVER GREEN要收取过磅费。

在实际操作中，如果客户是走需要过磅的船公司的船，那么应该在客户信息跟踪表里的备注栏中写明，并用不同的颜色标记。这样就能一目了然的知道哪些客户是需要提醒更改毛重的，在客户装箱时提醒客户更改装箱单上的毛重。在这种操作流程下就不会忘记提醒客户更改毛重了。

4.4.2需要我司拉箱报关的前序流程

有些客户需要我司办理代理报关的，前期的流程与“自拉自报”客户有点区别。“自拉自报”的客户，客服只需要告知他我们预定的船期是什么时候，什么时候需要截关，其他的事情，如货是否备妥，是否装箱进港，客服不需要过多的询问。但是需要货代拉箱报关的，在接到托书是就应该马上跟客户确认是“自拉自报”还是“我拉我报”，如果客户说需要货代拉箱报关的，则要跟客户说明是几截几开的船，最晚的装货时间是什么时候，确认货是否来的及。同时还要问清楚装箱的地点，装箱联系人的电话。客服要及时的安排拖卡计划。并提早将计划告知调度，以便调度尽早安排出车辆拖卡。

4.4.3截关日前一天才装箱出报关数据的客户处理方法

一般货物要在截关日前两天装箱，出正确的报关数据，但是有些客户会因为很多原因来不及装箱，那么客服需要问客户在没有装箱的情况下能否出正确的报关数据，如果客户说可以，那么就按照客户给的正确的报关数据交报关员报关，如果客户说没有装箱，正确的报关数据出不来，但是又不能在最晚的期限内装货完毕的，那么只能告诉客户，用客户原来给的报关数据报关，如果海关不放行，需要退一个航次的，那么一切后果由货主自行承担。客服只要将出现的一切后果告知客户，让客户明白造成这种后果并不是货代公司的责任也不是客服的责任，而是自己的责任就可以了。

4.4.4需要“自拉自报”客户的处理办法

需要“自拉自报”的客户，客服拿到箱单后，把自拉自报协议书传真给客户，上面要写明联系人、电话、编号、件数、箱型箱量、提单号、截关日期、开船日期、船公司、目的港等信息。客户要拿着盖好章的协议书来换箱单。如果说要拉三联单，则要确认三联单的数据会不会有改动，如果客户说不会再变了，那么将箱单号交给操作，拉三联单给客户。如果客户不能确定三联单数据是否会有变化，那要等到数据确定后再拉三联单给客户。没有确定数据的，不可以把三联单拉给客户，因为这将直接影响到货物的报关放行。

5    设计总结评价

这个设计详细的罗列了货代公司海运出口客服的操作流程，清楚的划分了客服与操作的工作范围，避免了因为工作范围不明确而产生的重复劳动，和对某些工作的遗漏。

客户信息的跟踪表详细清楚的显示出了客户的信息和一些特殊的应该注意的事项，减少了客服的工作量，简化了操作流程，加快了操作速度，提高了客户服务的质量。

虽然客户就是上帝，但是有时客户也会出现错误，那么这个时候客服就应该事前和客户说明会出现什么后果，并且告诉客户是因为他的错误才导致了这种后果的出现。划清了货代公司和客户之间的责任，给货代公司免去了不必要的麻烦。

这个设计是我在实习期间的实际操作中总结出来的，在以后的工作中，我还会继续沿用和改进这个设计。

参考文献

[1] 邢颐.货运代理.第一版.北京：中国物资出版社 ，2006,63

[2]中国国际货运代理协会.国际海上货运代理理论与实务（20##年版）.第二版,北京：中国商务出版社，2005,59

[3] 海关总署报关员资格考试教材编写委员会.报关员资格全国统一考试教材：20##年版.第一版,北京：中国海关出版社，2007,1

[4]严国辉,国际贸易理论与实务.第一版,北京：对外经济贸易大学出版社，2005,200

[5] 马军功,王智强，张为群.国际货运代理实务操作.第一版,四川：西南财经大学出版社，2006,234

[6] 王学峰，郏丙贵.国际货运代理概论.第一版,上海：同济大学出版社，2006,89

[7] 罗来仪.国际船舶代理业务与国际集装箱货代业务.第一版,北京：对外经济贸易大学出版社，2003,135

[8] 杨占林.国际物流海运操作实务.第一版,北京：中国商务出版社，2004,186

致  谢

对于这次毕业论文的撰写，最需要感谢的是山囡囡老师。他在整个过程中都给予了我充分的帮助与支持。山老师不仅耐心地为我指出论文中的不足之处，对论文的改进提出宝贵的建议，而且还在我遇到困难时尽心地进行指点与解答。在此借论文完成之际，表示由衷的感谢与敬意。

第二篇：国际货代操作流程

《国际货运代理操作流程》

第一节出口货运代理业务流程如图2 －2 所示。

（一） 接受委托

1．揽货人员或客户服务人员在对客户报价时，必须核实相关运价、运输条款、船期，在确定有能力接受委托的情况下，如实告知客户完成此次委托所需时间和船期，并按公司对外报价表向客户报价，如所报价格低于本公司公布运价，则按公司《运价管理规定》执行。

2．当客户接受报价并下委托时， 揽货人员或客户服务人员有责任向客户提供该公司的空白集装箱货物托运单，也可接收客户自己的托运单；但此类托运单应包括该公司托运单的主要条款，如托运单上无运价，则需将有关书面报价附于其后（对合约客户、公司的老客户已在电话中确认的运价可不在托运单上显示）。同时要求客户在托运单上签字、盖章（境外客户、托运私人物品的非贸易订舱者签字即可），如客户不能及时提供内容详细的托运单，则必须在装船前补齐，否则由此产生的费用由客户负责。

3．接受客户的委托后，揽货人员应详细填写业务联系单。揽货人员在通知客户服务人员订舱的同时，把业务联系单和上述客户订舱资料交给客户服务人员。

4．对不符合本控制程序的订舱委托，客户服务人员可以拒绝接受订舱，并有义务向部门经理汇报。

（二） 操作

1．一旦接受客户订舱，应尽快安排向船公司订舱及安排拖车、报关事宜（客户自拖、自报除外），并从拖车公司那里获取箱号、封条号；

2．尽快按委托书要求制单，并传真给客户确认。如有需要，还应将目的港代理打印在提单上，并在货物装船前完成单证校对工作；

3．认真填写操作过程记录，对需换单转船、电放的委托应有记录，并提供给相关部门；

4．客户服务人员将计费人员已签字盖章的收费单交给客户（或揽货人员）；揽货人员有责任及时向客户催收运费或按合同（或协议） 规定，定期向客户催收运费；

5．客户服务人员应及时通知报关行等分承包方，退回有关资料， 如出口退税核销单、报关手册等，这些资料需退还给客户，揽货人员有责任对客户服务人员给以提醒；

6．当客户或揽货人员询问二程船信息时，客户服务人员应给予提供。

（三） 提单签发

提单签发人员必须核实货物已装船离港，验证运费收取满足合同（协议） 中运费支付条款后，才能签发此次委托所对应的提单，具体操作按提单签发管理规定进行。

第二节 进口货运代理业务流程

进口货运代理业务分为船舶到港前的准备工作和船舶到港后的准备工作，然后是审查提单等有关单证，签发提货单给收货人提货，最后，还要做好每一航次船的文件归档工作。

进口货运代理业务程序如图2 －3 所示。

（一） 船舶到港前的资料准备及电脑初步录入工作

1．建立航次档案。船舶到港前，收到船公司或其代理的传真舱单／放货特别指示（如有） 等有关资料，建立相应的船舶航次档案。

2．初步审核相关资料。初步审核传真舱单，主要根据海关要求审核舱单上每票货的中文货名、收货人、质量、件数等。

3．预报船舶动态。船舶到港前10 天、7 天、5 天、3 天、1 天，向进口舱单的收货人或通知人发“船期预报”，并向收货人确认舱单内容是否正确，补充中文货名等（集装箱班轮除外）。

4．电脑预录入。根据客户确认舱单传真件后， 在业务电脑系统上输入舱单的各项内容，输入时注意提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等的准确性。

5．往来函电处理。对于船舶到港前收到的船公司或其代理有关修改进口舱单的函电指示，在电脑系统上作相应更改，并尽快通知外勤业务员在给口岸单位的舱单上做相应的修改。

6．扣货通知的处理。

（1） 收到扣货通知后，应在台账和该票二程提单正反面盖“暂不放货” 专用章和登记时间，并通知货主货已到，但暂不放货；

（2） 接到放货通知后，立即在台账和提单正反面加盖“可以放货” 专用章并登记时间、签名，同时通知货主办理提货；

（3） 放货通知和其他进口资料一并归档。

7．进口舱单制作或收集。

（1） 对于散杂货船进口，如无随船正本舱单，根据委托方的要求，代理应严格按照委托方或船长所提供的资料制作进口舱单，并要求其确认；

（2） 对于班轮，要求班轮公司提供符合要求的进口舱单，多家班轮公司共用舱位的情形下，应将多家班轮公司的进口舱单收集齐全；

（3） 将制作或收集齐全的进口舱单，在船舶到港前交给外勤人员签收；

（4） 对所有预抵船舶，按船舶航次、到港时间进行初步归档，并作适当标识。

（二） 船舶到港后的资料核对及提货单准备工作

1．进口舱单、提单等资料的接收。

（1） 船舶到港后，从船务部外勤处接收进口舱单、提单等有关进口单证、资料等，并在单证交接本上签收；

（2） 如有需本公司转交货主的随船文件，应妥善保管并在舱单相应的提单下注明，以便货主提货时交货主。

2．正本舱单的审核。根据收到的进口正本舱单，仔细核对已录入电脑的舱单资料，主要核对总票数、提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等，如发现不符合， 应以进口正本舱单为准进行修改，有疑问时，与船公司落实不符之处。

3．制作进口提货单。

（1） 打印进口提货单和条形码，将打印的提货单和舱单、随船提单进行核对；

（2） 如发现提单和舱单不符需及时和船公司或其代理联系；

（3） 如船公司电函确认为其舱单内容有误，原则上不允许直接修改进口舱单，进口业务员应将其书面更正指示保存在船公司更改通知文件夹中，作为以后货主来办理舱单更改手续时向海关提供的凭证；

（4） 船公司或其代理确认其提单内容有误，也应将其书面更改指示附在此票货的进口提单后面，以便在签发提货单时告知货主。

4．进口电子舱单发送海关。根据已审核无误的进口舱单于当日传输到海关电脑系统，并在海关电脑资料（舱单） 传送登记本上登记，注明海关舱单航次号、发送人和发送时间。

5．分船名航次打印进口登记台账，并按船公司分类归档，以方便客户办理进口提货手续。

（三） 通知收货人办理提货手续

1．发到货通知。

（1） 在收到进口正本舱单的当天，根据进口提货登记台账以电话或传真的形式发出到货通知，并在台账通知方式一栏中注明通知方式、日期、对方通知人；

（2） 若无法按舱单等单证内容与通知方或收货人取得联系，或舱单中未注明联系电话时，应及时向船公司或其代理查询，得到答复后根据所提供的联系资料发出到货通知；

（3） 对按港口规定需限时提取的危险品或其他特种货，应及时以书面或电话方式通知货主严格按要求提货，确保装卸作业正常进行。

2．货物催提通知。对货物到港后5 日内仍无人来办理提货手续的收货人，需再次发出到货通知，在进口单证台账中作好第二次催提记录，视情况报船公司或其代理，以便其通过发货人督促收货人及早提货。

（四） 审单及签发提货单

1．提单审核。如正本提单由提货人出具， 需对提货人所出具的提单进行审核，内容包括：

（1） 确认船公司对该票货物是否有扣货指示，如有，则及时协助收货人与船公司联系协助解决放货问题；

（2） 与舱单中该票货的有关内容是否一致；

（3） 提单是否为船公司正本海运提单，如船公司或其代理提供的有关单证资料中有签发提单复印传真件的，要将收货人出示的正本提单与提单复印传真件核对，以确认其真实性；

（4） 对于指示提单需审核背书是否连贯、完整；

（5） 海运费等费用是否到付，如是，则根据船公司的指示收取运费或其他费用；

（6） 对于记名提单，由该收货人加盖公章背书、签名并填写身份证号码，第一次提货需留身份证复印件；如收货人公司的公章不便外带，需有用其他印章代替公章背书的授权委托书，并用授权的其他印章背书；

（7） 对于指示提单（“CONSIGNEE” 一栏为TOORDER），需有发货人和收货人同时背书；

（8）如“CONSIGNEE”一栏为“TO ORDER OF XXX”则须有XXX的背书，最后提货人的公章背书须和本公司签发的提货单收货人一致。

2．正本提单的回收。要求提货人在正本提单背面加盖公章或该公司的授权章（需有授权证明书在本公司备案）、提货人签名、注明身份证号码及提货日期。分以下几种情况，收回正本提单，并在收回的正本提单上签字或盖核销章：

（1） 一般情况下收回三份正本中的一份即可，在特殊情况下按船公司要求收回全套正本提单，才可签发提货单；

（2） 对于改港货物，必须收回全套正本海运提单；

（3） 对于转船货物，能否接受收货人出具的全程海运提单，需依据舱单上注明或船东书面提示。

3．签发提货单。

（1） 确认提单及背书完全无误后，在提货单上加盖提货单签发章，经办人和审核人审核提货单有关内容，并在相应栏内签字；

（2） 指示提单的提货单上，必须标上实际收货人的单位全称；

（3） 提货单留底联上，要求实际收货人签字、盖章。

4．无单放货。对所有需要无单放货的提单在无单放货登记本上登记船名、航次、提单号、货名、货量、进口日期，由部门经理签字后，方可放货给收货人。无单放货有以下两种情况：

（1） 电报放货。船公司或委托方有明确书面指示已收回全套正本提单，可以放货给进口收货人，并有船公司授权之有关员工的签字和盖章，可直接放货给收货人。

（2） 保函放货。是否接受保函，原则上要由船公司确定。在接到收货人的保函后，传真给委托方签字确认后，方可放货给收货人。保函放货必须填写无单放货审批表，由部门经理或总经理审核后方可签发提货单交指定收货人。

5．归档。待该航次所有进口货签发提货单完毕后， 将进口业务的有关单证，包括正本进口舱单、提货单留底联、有效背书的正本提单、头程正本提单（如有） 等，连同与该票货有关的往来电函等一并归人航次档案，并在档案封面上登记有关的归档资料名 称，一般情况下文档保存期为3 年。

 

（一）接受货主询价：
1、海运询价：
　　① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；
　　② 主要船公司船期信息；
　　③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规）

2、陆运询价：（人民币费用）
　　①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；
　　②各港区装箱价格；
　　③报关费、商检、动植检收费标准。

3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
（二）接单：接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：
1、船期、件数
2、箱型、箱量
3、毛重
4、体积
1×20'GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40'GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40'HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45'GP=86CBM
5、付费条款、货主联系方法
6、做箱情况，门到门还是内装

（三）订舱：
1、缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。
2、加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。
3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。

（四）做箱：
1、门到门：填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
2、内装：填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）
（五）报关（有时同时、有时先于做箱）：
1、了解常出口货物报关所需资料。
　　①需商检
　　②需配额
　　③需许可证
　　④需产地证
　　⑤需提供商标授权、商标品名
　　⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）
　　⑦需提供商会核价章

2 填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。

3、显示报关单所在货物的 “中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。

5、跟踪场站收据，确保配载上船。

6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。

（六）提单确认和修改：
1、问明顾客“提单”的发放形式：
　①电放：需顾客提供正本"电放保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司电放。
　②预借(如可行)需顾客提供正本"预借保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司预借。
　③倒签(如可行)需顾客提供正本"倒签保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司倒签。 *此种情况下，多半是签发HOUSE B/L.
　④分单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。
　⑤并单：应等船开以后3、4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单
　⑥异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。

（七）签单：
1、查看每张正本提单是否都签全了证章。
2、是否需要手签。
（八）航次费用结算：
1、海运费
　　①预付(FREIGHT PREPAID)
　　②到付(FREIGHT COLLECT)
2、陆运费
　　①订舱
　　②报关(包括返关之前己经报关的费用)
　　③做箱(内装/门到门)
　　④其他应考虑的费用：
冲港费、冲关费
商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改

（九）提单、发票发放（提单样本）：
1、货主自来取件的,需签收
2、通过EMS和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号”等要素以备日后查证

（十）督促退单：
应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”

（十一）海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料：
l、报关数据正确、舱单不正确的
①经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；
②场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；
③提单正本复印件两张；
④装箱单(Container Load Plan)复印件；
⑤更正单（三联、正本）。

2、短装（多报少出）、溢装（少报多出）
①船开5天（工作日）内没能及时更正的:
先交纳罚款金3000-5000;
货主重新提供的发票、装箱单（Packing list）
货主重新提供报关单
提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"）
②船开5天（工作日）内更改的
提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"）
正本、正确的报关单
正本、正确的发票、装箱单