长沙 费用报销制度及流程

为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为税费支出、员工工资及福利支出、日常办公费用、营业费用、差旅费、押金及其他费用支出。本制度将详细说明与报销相关的物资采购、预借款、费用报销单填制以及费用报销流程和相关规定。

本制度于发布日正式实施，适用于公司全体员工。

一、财务费用报销流程

为便于财务做账，公司初定每周三下午为办公物资采买时间，每周四上午10点为行政处小额报销时间，下午3点后为财务与出纳对账时间，每月25日下午3点为当月最后报销时间，逾期的费用报销过度到下一个报销日。具体流程如下：

1、物资采购报销流程：

（1）批量采购申请，需提早填写批量“采购申请单”；

（2）行政核实物品种类，财务核实价格；

（3）采购物资总价超过500元需另提交总经理批示，方可采购；

（4）如果需要预支款项的，需填写“借支单”；

（5）财务与行政核实借支款项；

（6）借支款项超过500元的需总经理批示；

（7）凭已签字的借支单到出纳处预支款项；

（8）物资采购完成返回公司需及时（三个工作日内）按要求填写费用报销单；

（9）行政核实报销款项是否合理，财务核实价格；

（10）出纳处予以报销，提前借支的，借支单当场作废留作备案不予以返还；

（11）出纳将费用报销单交财务做账。

2、出团报销流程

（1）出团前提早填写“出团申请表”；

（2）行政核实费用种类，财务核实价格；

（3）总经理批示；

（4）如果需要预支款项的，需填写“借支单”；

（5）财务与行政核实借支款项；

（6）借支款项超过500元的需总经理批示；

（7）凭已签字的借支单到出纳处预支款项；

（8）活动结束后三个工作日内须按要求填写费用报销单将活动款项予以处理；

（9）行政核实报销款项是否合理，财务以“出团申请单”为标准核实价格；

（10）出纳处予以报销，提前借支的，借支单当场作废留作备案不予以返还；

（11）出纳将费用报销单交财务做账。

二、采购申请流程及规定

公司所有物资采购必须事先填写《采购申请单》，经财务及行政审核作出预算或总经理批示后方可采购，否则不予以报销。原则上统一每周礼拜三下午由行政人员出去采购，活动道具采购由跟单人员安排。若事出紧急或采购物资比较特殊，需总经理批示后方可自行采购。

《采购申请单》的填写：

①申购日期、品名、规格或品牌、单位、数量、预计单价、采购人、采购时间必填；

②申购人为一人应在表格左上角处注明，申购人为一人以上在备注栏予以标注；如果是针对某次活动而采买的活动道具或物资需在备注栏注明活动名称。

③单据填写后交财务审核，财务负责类别栏的填写及封单，审核无误后交总经理批示； ④总经理批示后方可外出采购；

三、出团申请流程及规定

公司所有活动出团须事先填写《出团申请单》，一般由该活动后勤人员填写，经财务及行政审核、总经理批示后方可生效。申请单中必须将可能发生的费用填写明确，未提前做计划的费用不予以报销。活动过程中的所有费用进出均由后勤负责，活动结束后3天内须将活动款项到财务、行政处予以处理，实际活动开销不得超过计划的3%，特殊情况除外，否则超支部分由后勤人员自行承担。

另单笔活动结束后，跟单员应及时追款，必须在合同规定期限内予以追回，否则需承担相应责任，特殊情况需提前申请。

四、款项预支流程及规定

所有款项预支都必须填写《现金预支单》，填写格式“今因（原因）需预支款项（大写）元整（小写）。”预支人**，预支日期**。财务/行政审核签字，金额超过500元需交总经理签字。

公用费用预支需在半月内予以处理，私用费用预支最迟处理期不得超过一个月，延时不处理且不作说明者，预支款项从工资中扣除，且处以200元罚款。

款项预支注意事项：

①行政出纳处理公司一切资金进出业务，包含预支业务；

②所有款项预支都必须填写《现金预支单》，超过500元需提早两天告知出纳备款；

③500元以内公用费用预支，财务及行政审核签字后可直接到出纳处预支。500元以上还须总经理批示签字方可到出纳处预支；

④所有私用费用的预支，必须由总经理批示后方可到出纳处预支；

⑤款项借支后应及时冲销，一般不超过3个工作日，特殊情况经总经理批示后可延期，但最长不超过一个月，否则从员工个人收入中扣除，直至完全冲销为止，同时处以200元罚款；

⑥上笔借支款项冲销之前不允许再借支备用金；

⑦预支款项处理完成后，出纳当场作废，不予以归还，由出纳保留、保管。

五、费用报销单的填写及注意事项

所有物资或其他事项产生的费用都需填写《费用报销单》，费用报销一般于每周四进行。

1、费用报销单填写：

①《费用报销单》上的日期、摘要、金额、总金额的大小写、报销人为必填项；

②当天产生的费用支出，当天填写《费用报销单》，一张单据只填写同一笔业务产生的费用； ③所有款项报销都须附有该笔业务开具的原始凭证（#5@p贴复印件，原件交财务保管），特殊情况确实无法提供原始凭证的须相关人员签字证明方可报销；

④在行政出纳处预支款项，预支金额无需填写，出纳处报销后多退少补；

⑤特殊情况，在总经理处预支的款项，预支金额及应退款必填；

⑥费用报销必须经过行政及财务的审核签字后方可到出纳处报销；

⑦每周四出纳与财务进行本周所有费用报销单的整理及核对，下午交总经理审核签字； ⑧为某次特定业务活动而发生的开支，需在备注栏注明活动名称。

⑨单笔费用报销在100元以上的须提供同等金额相关#5@p，#5@p抬头为“长沙高新开发区 企业管理咨询有限公司”

⑩《费用报销单》填写或单据粘贴不符合规定的予以退回重新填写。

2、相关费用报销的注意事项：

①税费报销，需在备注栏注明活动名称，税费类别及金额；

②财务费用：银行手续费；

③管理费用，是指一次性使用的办公用品及生活用品、公司内部办公产生的印刷费、电话费、水电费、物业管理费、租金、固定资产的摊销费用以及公司内部办公产生的快递费。

④营业费用，是指公司广告宣传费用、网站维护及推广产生的费用以及公司内部宣传资料的印刷费用以及公关费用。

⑤活动成本：是指与合作单位开展业务而产生的相关费用、经总经理批示的业务活动开展而产生的费用（跟单员、业务员拜访客户、业务洽谈产生的费用作为提成一并发放不再另外报销）。

⑥出团费，由业务员提成、教练带队费、培训师课酬构成；工资，由基本工资、奖金、绩效工资、岗位工资及日常扣除费用构成；福利，由公司组织员工活动开支、节日津贴、补贴构成。

⑦差旅费，是指公司内部办公或非业务出差而产生的交通费、食宿费。

⑧固定资产，是指长时间使用不会改变其形态、10元以上的办公用品和生活用品。

⑨应收款，即为现金支付的各项押金及借支款项。

3、差旅费报销细则：

①非紧急状况，尽量选用较实惠的交通工具，否则超出部分自行承担；

②交通费报销需注明起止地址；

③除公交车以外的差旅费报销，日期、时间需与外出时间相匹配并注明原因；

④非业务性出差经总经理批准后产生的食宿费、交通费、公关费在不超出公司规定的情况下实报实销，无特殊情况超出部分自行承担；

⑤出差时，对方单位提供食宿的不予以报销；

⑥跟单员、业务员拜访客户、业务洽谈以及出团产生的个人费用由跟单负责人或出团人员自行承担，公司不予以报销，特殊情况除外；因出团时间紧急（早上7：00以前晚上9：30以后）或运送道具而需打的的费用可报销，但需提早做出团申请计划

4、活动成本报销细则：

①? 每次出团，出团负责人需在行政处填写出团申请单，经总经理批示后方可预支活动款，活动期间需严格按出团申请计划执行控制活动成本，若出团实际成本超出计划金额，超出金额在3%以内予以合理解释可予以报销；超出金额大于3%的，超出部分活动负责人自行承担，确有特殊情况的需总经理批示可予以部分报销。

②因出团时间紧急而需打的的，在早上7：00以前晚上9：30以后可报销冲减当次活动成本，其他时间段不予报销，但需做出团申请计划。

③后勤人员正式出团3次以上方可获取出团费（试讲或无收益的其他宣传活动不算正式出团），前3次后勤出团表现突出的公司可以其他形式予以奖励。

④跟单人员除递交方案或公司宣传资料而产生的打印费及道具费可报销外，其他费用一律不予以报销，包括跟单产生的差旅费、公关费、红包等费用皆由跟单人自行承担（特殊费用经总经理批示后方可予以报销，并要求在出团申请表中予以体现）。

五、附则

本制度解释权归公司财务部。

本制度经总经理批示后于发布日开始生效，最新制度公布以最新制度为准。

第二篇：财务费用报销制度范本

公司财务费用报销制度

为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，结合本公司的实际经营情况制定本制度。

1、   总则

第一条 费用审批及报销流程。

各项费用开支，必须经部门经理以上人员和财务审核后，报总经理批准，并按以下具体各项费用的报销流程办理：

经手人填制《费用报销单》或《付款申请单》或《借款单》   会计审核签字    财务经理审核签字   总经理审批签字    总裁审批签字    出纳审核报销付款。

第二条 费用的报销期限。

²  现金日常费用报销（用于零星购物或支付零星费用）：每周五前交由财务部门审核，每周五总经理审批、总裁审批办理报销手续，其余时间不予报销。

²  差旅费报销：所有人员的差旅费报销必须填制统一的报销单。公司员工出差回来后一周内报销，外地人员于每月5日前连同上月报销单据（以开票日期为准，日期范围为上月1日至月末）交回总部核销。

²  每次核销都必须附报销单以及“出差申请报告”,每周只允许报销一次(除特殊情况外)，差旅费用报销不得跨月；未能按时将报销单据交回公司，则报销费用累计到下月,若超过当月二十五日上交，则不予报销。

第三条 通信补助、市内交通费报销实行实报实销及限额报销制。按照级别规定的限额报销，不足限额的按照实际发生费用报销。

第四条 原始凭证有效性的规定：

（1）经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：

² 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；

² 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

² 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；

（2）经办人员取得的合法凭证时，应按要求规范填写，否则，视为无效凭证，不予报销。

（3） 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数，否则不予报销（除特殊情况外）。

（4）经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。

第四条　本制度适用对象为公司全体人员。

2、   各项费用的报销制度

2.1 借款报销及审批制度

第五条 公司员工因公出差借款或报销，应据实认真填写借款单，由各部门经理审签，总经理确认以后，报公司财务部门审核。借款清帐联在报销完毕后退还给借款人。

第六条 员工出差预借差旅费应填写“借款单”，并注明借款事由，按规定程序审批后，到财务部门预借差旅费。

第七条 借款人须在公务完毕后7个工作日内到财务部结清借款，前款不清后款不予办理借款手续。每年12月31日前，除12月下旬借支的款项外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。

2.2 公司内部采购报销制度

第八条 各部门应该对工作需要的物资定期编写采购计划，交由该部门负责人组织采购。采购发生的费用按照正式发票上显示的金额实报实销。

第十九条 采购人员在报销时，需由主管部门经理审核，经手人将手续齐全的“报销单”及物资入库单交财务部主管会计审核并进行账务处理，冲销预付款项，并开具收据。

第十条 同城采购要求采购人员自借款日起十五个工作日内报销；异地采购要求自借款日起一个月内报销。

第十一条 采购发生的运费，由经手人填写报销单，部门经理审核，财务部门主管会计审核后，实报实销。

2.3 员工出差费用报销制度

第十二条 本制度所指出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务。出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿补贴、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。

第十三条 员工出差分为“长途”和“短途”两种，即当天往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。

第十四条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。

第十五条  公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写《出差审批表》（见附件一），未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。

第十六条 员工出差地点分为Ⅰ类地区、Ⅱ类地区，其中Ⅰ类地区包括经济特区、北京、上海、天津、南京、广州及其他省会城市；Ⅱ类地区是除Ⅰ类地区以外的城市。

第十七条 员工出差乘坐交通工具时，公司总经理、副总经理、总监可以乘坐飞机、软卧；部门经理级别可以乘坐软卧、硬卧，如有特殊情况必须乘坐飞机时必须由总经理审批；一般员工出差可以乘坐硬卧、硬座，如必须乘坐飞机时需要有部门主管及总经理审批。

第十八条公司总经理、副总经理、总监的出差费用实行实报实销制度，其他员工的出差补贴实行全额包干制，具体包干标准见下表（元/日）：

²  管理人员的出差补贴：

²  员工的出差补贴

第十九条  员工与管理层员工一起出差时，由带班管理人员控制各项开销，不得超过按照人员的出差补贴标准，费用报销时凭发票报销。

第二十条　报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。

第二十一条 出差天数以离公司所在地之日（含）起至回公司所在地之日（含）止；住宿补贴按实际住宿天数计算。

2.4 员工本市交通费用报销制度

第二十二条 凡市内办理公务的业务经理及以下人员，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准，实行实报实销。

第二十三条 所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。

2.5 员工通信费用报销制度

第二十五条 因公发生的通信费用的报销实行限额实报实销制度。公司领导的通信费用实行实报实销制；其它管理人员的报销标准由部门或分公司经理根据员工工作的实际需要确定，总经理批准后，报总经办备档留存实施。如果因公超出最高限额的报销，需要写出书面报告，交由总经理审批。

第二十六条 报销人员在实际报销时，需要向财务部提交正规的通信费缴费发票。

第二十七条 各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。

2.6 公司业务招待费用报销制度

第二十九条 各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请的，须事先取得部门经理、系统负责人同意，否则不予报销。部门需安排接待工作餐的，须经部门经理、常务副总经理批准，记入部门招待费。

第三十条 各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理同意，限额接待。

第三十一条 招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由。

2.7 其他福利费用报销制度

第三十二条 公司从外地招聘的应届大学生，自到公司报道之日起，5日内凭有效票据报销路费及行李托运费。路费报销参考普通员工出差的相关规定执行。

第三十三条 其他卫生费、住房费等福利费用的报销参照如家房地产顾问有限公司的相关规定执行。

3、   附则

第三十四条 本办法中未做出规定的，按照公司的有关规定办理。

第三十五条 本办法由财务部及总经理办公室制定并负责解释。

第三十六条 本办法自20##年10月15日起执行。

如家房地产顾问有限公司

20##年10月10日