公司合同管理制度

1．目的

为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。

2．适用范围

本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。

3．职责

3．1公司总经理负责公司业务、采购合同及其他经济合同的审批；

3．2 公司办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：

3．2．1负责除业务、采购合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同；

3．2．2负责制定业务、采购合同统一文本；

3．2．3负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；

3．2．4负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；

3．2．5负责经济合同纠纷的处理；

3．2．6负责经济合同的档案管理；

3．2．7负责本制度的监督执行。

4．合同的签订

4．1合同的主体

订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。

订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。

4．2合同的形式

订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。

“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。

4．3合同的内容

4．3．1当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

4．3．2合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

4．3．3数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、#5@p等）。

4．3．4质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

4．3．5价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

4．3．6履行期限、地点和方式

履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；

合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；

买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。

4．3．7合同的担保

合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

4．3．8合同的解释

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

4．3．9保密条款

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

4．3．10合同联系制度

履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

4．3．11违约责任

根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

4．3．12解决争议的方式

解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。

4．4签订合同的工作程序

4．4．1签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.1条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。

4．4．2业务、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。

4．4．3除业务、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室加盖合同专用章。

4．4．4法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。

4．4．5合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司办公室一份备案。

5、合同的变更、解除

5．1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。

5．2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同

5．2．1因不可抗力致使不能实现合同目的；

5．2．2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；

5．2．3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

5．2．4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

5．2．5法律规定的其他情形。

5．3变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；

5．4变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；

6．合同的履行

6．1公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。

6．2在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。

履行业务合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交业务部门备查。向对方当事人交付增值税#5@p时应由对方当事人出具收条。

履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。

6．3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司办公室处理，并报总经理。

6．3．1经营状况严重恶化；

6．3．2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

6．3．3丧失商业信誉；

6．3．4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

6．4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；

6．4．1在常年合同特别是常年业务、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；

6．4．2在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

7．经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

7．1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；

7．2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。

对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司办公室和总经理。

7．3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司办公室。

8．合同的日常管理

8．1本公司实行二级合同管理，公司办公室全面负责公司的合同管理；业务、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。

8．2公司的合同专用章专人管理，公司办公室、业务部、采购部各保管一枚，分别编号。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。

合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。

8．3已签订的合同及送货回单，增值税#5@p收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，业务、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司办公室随合同保管。

8．4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交

完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。

合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。

9．考核与奖惩

9．1公司、所属各公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。

9．2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

9．3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：

9．3．1未经授权批准或超越职权签订合同；

9．3．2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；

9．3．3应当签订书面合同而未签订书面合同。

9．4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：

9．4．1因工作过失致使公司被诈骗；

9．4．2公司履行合同未经对方当事人确认；

9．4．3遗失重要证据；

9．4．4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；

9．4．5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；

9．4．6其他违反公司相关制度的。

9．5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

10． 附则

本制度从 年 月 日开始执行。

合同管理机构主要职责

1.负责管理本单位签订的合同；

2.负责审查本单位签订合同的合法性、完整性和可行性；对须报请公司或上级主管机关审批、备案的合同，办理申报手续，提出初步意见；

3.负责本单位法人委托人的日常管理及年终审查的初审；

4.根据法律及合同管理制度的规定，采取切实措施，搞好合同管理工作；

5.负责处理本单位合同纠纷；负责本单位合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。

法人委托人主要职责

1.在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能越权，也不能消极推诿；

2.对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；

3.对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；

4.对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报，并负责积极处理，对

发生的合同纠纷负责具体解决或积极协助有关部门进行处理；

5.负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。

本规定适用于××公司合同的管理。

一、本规定中所称合同，系指所有以公司名义与其他单位或个人共同签署的，事关风险、责任和利益分配的正式和非正式书面文件。

二、除及时结清或客户预付款情况以外，原则上所有合同，包括对合同的补充、修改、变更和提前解除等都应采取书面形式。

三、合同内容须符合国家法律和行政法规规定；合同须体现公平原则，不得损害公司的利益。

四、合同签订之前，必须对合作或交易项目进行充分论证，并审查对方资格、信誉和履约能力。包括：

⒈当事人是否经过授权；

⒉对方公司营业许可证及营业范围；

⒊履行合同所必需的技术和经济实力等。

五、合同条款应详细、规范、完备、尽量采用公司指定的示范合同格式，并避免订立对我不利的交货方式，付款条件以及违约责任等。合同应具备以下主要条款：

⒈标的；

⒉数量和质量；

⒊价款和酬金；

⒋履行期限、地点和方式；

⒌违约责任。

对数额较大，政策较强、涉及面较广以及涉外合同，应聘请法律顾问出具法律意见后方可进一步执行。

六、合同必须在权限范围内签订，不得超越权限和业务范围擅自对外签订合同。

七、合同必须严格审批制度。合本文来自文秘之音，海量精品免费文章请登陆 查看同中申请人经填写“合同申请登记表”，附带合同文本（草案），交公司总裁或常务副总裁审阅。经书面批准后方可履行。

八、合同申请人凭“合同申请登记表”办理盖章。公司办公室合同保管员须注明合同盖章日期、合同主要内容、合同涉及的另一方、预计合同返存日期（返回合同保管员处保存的最迟日期）。公司的所有合同统一由公司办公室负责保存管理。

九、合同申请人在相关合同的“预计合同返存日期”前（含当日），向合同保管员提供该返存的合同原件。

十、合同保管员在合同返存后两日内，将合同复印件提供给财务部门。

十一、公司办公室合同保管员负责合同原件的管理，并对合同的灭失负责。

十二、合同执行过程中如出现争议和纠纷，应尽可能通过友好协商解决。无法协商一致的，应及时通知合同管理部门和聘请法律顾问参与。

十三、合同经办人工作调动、辞职或离职前，终将合同业务连同合同执行过程中有关的信函，传真等文件资料，书面交接清楚。

十四、对违反本规定的行为。将视情节和后果的严重程度，给予有关责任人员以处分和经济处罚。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二篇：企业合同管理制度

一、目的

为规范合同管理工作，特制订本规定。

二、适用范围

公司的各部门及下属公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

三、职责明确

公司各级领导、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同，守信誉”为核心的合同管理工作。

财务部对所有对外合同的签订具有监管职能。

四、合同签订

（一）签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

（二）对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对公司负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约。

（三）签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况；对方签约人是否法定代表人或法定委托人及代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。

（四）签订合同，必须贯彻比价三到五家的原则做到“价廉物美、择优签约”。

（五）签订合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。

（六）合同一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

（七）合同各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确，合同内容应注意的主要问题是：

1、部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。

2、正文部分，注意产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、品种、规格、等级等；技术标准和质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；包装、运输方式及运费负担应具体明确；交（提）货期限、地点

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及验收方法应明确；价格必须执行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。

3、结尾部分，注意双方都必须使用合格印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。

（八）签订合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。

（九）任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

五、合同的审查批准

（一）合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。

（二）合同审查的要点是：

1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。

2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是具体、明确；文字表述是否确切无误。

3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

（三）根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。

(四) 合同的审批程序如下：

1、申报。各部门和下属公司的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先报本部门或公司的领导审查批准。需报总公司、董事会审批的，应由该公司领导签署意见，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。

2、审核。对送审的合同，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后做出：批准；不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。

六、合同的履行

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（一）合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

（二）合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

（三）各企业领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

七、合同的变更、解除

（一）在合同履行过程中碰到困难的，各企业首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。

如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

（二）对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。

（三）变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。

经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。经上级主管机关见证或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。

（四）变更、解除合同，一律需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。

（五）变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

(六) 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

（七）以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。

八、合同的管理

（一）公司人力行政部负责搞好合同资料的汇总、分类、归档、保管等基础管理工作。

（二）分类合同的管理。采购合同原件由采购部管理，人力行政部合同原件由人力行政

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部管理，依此类推，特殊情况由公司个别确定。合同复印件须提交给财务部、人力行政部以及按照公司有关制度及公司决定提交给相应的部门备案。个别需要提交总公司的合同，原件提交总公司，各部门管理合同复印件。

（三）公司实行合同专用章制度。公司及下属公司对外签订合同所加盖的印章，除各公司的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。

（四）合同专用章统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。

（五）合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。

(六) 合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。

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