贸易公司管理制度样本
第一章 总则 第一条 为适应中国11发展总公司高速发展的要求，加强进出口业务管理，明确责权，确保贸易项目质量，建立规范化、科学化的管理模式，根据国家有关规定并结合11总公司实际经营情况，特制定本规定。 第二条 本规定的重点是从财务管理与资源控制的角度出发，涉及法规的问题，请参照（中国11发展总公司合同管理规定）执行。 第三条 本规定适用于11系统所有从事进出口业务的商品流通企业。第二章 出口业务 第四条 出口项目报审时，业务人员需向财务部门提供下列资料。 1、《合同审批表）（见附表一）； 2、出口合同及国内购销合同或委托代理出口协议样本： 3、《自营出口商品换汇成本预算单》（见附表二）； 4、如出口商品属于国家计划配额内商品，还需提供出口商品许可证正本，招标项目需提供出口中标书。 第五条 财务主管人员根据上述资料有权审核以下内容： 1、复核《自营出口商品换汇成本预算单》，对项目预期的总体盈利情况进行审核； 2、项目在运行过程中是否有违反国家财经纪律（如海关、税务、外管局等部门的有关规定）和公司有关财务制度的可能； 3、对于代理出口业务是否存在承担销售盈亏，垫付商品资金及担负基本费用的情况； 4、对收付款方式的选择是否合理、安全，经营资金是否有保障。 在上述审核过程中，财务主管人员对项目的某些具体情况持有异议时，项目执行人须详细说明情况，对有严重违反国家财经纪律或公司财务制度，以致于项目不具备操作的条 件时，财务主管人员可在《合同审批表）中签署否定意见。 第六条 对于自营出口项目，业务人员应在支付国内商品采购货款前5一10天与财务人员联系，以便财务人员及时安排资金。办理付款手续时，业务人员应填制（进出口贸《进出口贸易项目付款申请表》（见附表三），并报请本部门负责人、财务负责人。公司负责人签审， 并附加盖“法规审核专用章”的有关合同或协议书副本，财务人员依此办理忖款手续。付款后业务人员应在10个工作日内将#5@p交财务部门。对于增值税#5@p，财务人员应逐项认真审核。对不符合要求的#5@p，业务人员有责任重新向客户索取。 第七条 在做农副产品收购业务时，不准直接向农民收购。所购货物装上运输工具取得运输部门凭证后，方可支付不超过货款20％的预付款，货物运至出口装运港经商检部门检验合格后，方可支付余款。如发现不符合出口商品规格和质量等问题，应拒绝收购和付款，并及时向对方提出有效异议，如已凭托收方式付款的，应及时予以追回。 第八条 关于127特户的使用方法的规定：在商品采购业务中，原则上不采用汇票自带（即127特户）方式，如确因业务需要，经总公司分管领导批准，可由业务人员和财员共同携带外出，相互监督使用。业务人员负责货物采购及订立合同，财务人员负责掌握汇标及讨款，货物余额超过10万（含）元人民币的，合同签订步须上报购批准，派出的财务人员须见到公司分管领导签字同意付款的书面传真后方可付款，特殊地区无法使用传真的，由公司领导口头通知派出的财务人员，回京后补办书面手续。 第九条 在买方开出信用证后，业务人员应立即通知财务人员到通知银行查收，财务人员视资金状况采取相应融资措施，需要信用证打包贷款的项目，财务人员应及时与银行联系，争取贷款早日到位。 第十条 在出口货物装船发运后，业务人员应在1一2个工作日内按照信用证或有关出口合同的要求制妥全套结汇单据，并填制汇票（见附表团），业务人员应配合财务人员做好审单工作，尽早向银行交单收汇、结汇。 第十一条 对核销单的管理 报关之前，业务人员需从财务部门领取（出口收汇核销单），同时在（核销单领用登记薄）上签字。注明申领份数。合同号、商品名称、申报金额。报关后业务人员应立即将核销单退还财务部门。对不及时退还累计达5份以上核销单的业务人员，在下一次领取核销单时，财务人员有权拒发，同时，财务部门有权视情节轻重提请人事部门扣发相应工资。 第十二条 财务人员到外汇管理局办理核销手续时，应备好下述资料正本。 1、盖有海关验讫章的核销单； 2、报关单： 3、银行结汇水单（盖有“供核销专用”字样的已在外管局备案的结汇水单）； 4、外贸#5@p。 上述单据之间要求单位数量一致，金额
相符。 第十三条 财务人员在办理出口退税时，应及时备好全套资料如下。 1、出口退税申请表： 2、增值税#5@p并附税收（出口货物专用）缴款书； 3、在外管局已核销的核销单； 4、报关单； 5、外贸#5@p； 6、收入成本作销帐复印件。 上报税务局后，财务人员还应积极配合税务局做好函证调查工作，尽早收回退税款。 第十四条 代理出口业务中，在完成银行结汇，外管局核销工作之后，财务人员应持上述资料到税务局办理出口退税转移单，并交委托方在当地退税。对于委托方坚持在我公司办理退税的，我公司本着不垫付税款的原则执行。第三章 进口业务 第十五条 进口项目报审时，业务执行人需向财务部门提供下列资料： 1、《合同审批表》； 2、进口合同及国内购销合同或委托代理进口协议样本； 3、《自营进口商品盈亏预算单》（见附表五）； 4、如进口商品属于国家控制性商品，还需提供进口商品许可证正本或机电设备进口证明或进口商品登记证明。 第十六条 财务主管人员根据上述资料有权审核以下内容： 1、复核《自营进口商品盈亏预算单》，对项目预期的总体盈利情况进行审核； 2、项目在运行过程中是否有违反国家财经纪律（如海关、税务、外管局等部门的有关规定）和公司有关财务制度的可能； 3、对于代理进口业务是否存在承担销售盈亏，垫付商品资金及担负基本费用的情况； 4、对收付款方式的选择是否合理、安全，项目资金是否有保障。 5、如对内为远期收款方式的，除有长期业务关系的客户经特批外，一般不宜采用。 第十七条 对于需开立信用证的进口业务，业务人员须提前三天向财务部门提交公司内部的（信用证开立申请书调见附表六），并报请业务部门负责人。财务负责人以及公司负责人签审后，再向财务人员提供下列资料： 1、盖有《法规审核专用章》的进口合同，国内购销合同或委托代理进口协议正本一套。 2、银行开证申请书； 3、如属国家控制性商品、还需提供进口商品许可证或机电设备进口证明或进口商品 登记证明等文件正本。 第十八条 财务人员在备齐上述开证所需资料审核无误后，尽快提交银行，并按与银行事先约定的保证金比例将款转入银行保证金帐户。信用证开出后，财务人员应及时取回信用证副本并交业务人员共同核对。 第十九条 开出的信用证需修改时，业务人员应及时向财务部门提出书面改证申请 并附详细内容，重要内容的修改还需业务部门负责人的签字。财务人员审核无误后加盖财务章送交银行通知改证，并及时查收改证回单。 第二十条 财务人员应根据信用证条 款或进口合同中规定的议付单据仔细核查单证 是否相符，以及各个单据之间是否相符，如若发现单单之间、单证之间有不一致之处，应及时通知付款银行，停止对出口商付款。 第二十一条 在对外议付时，业务人员应提前5一10天与财务人员联系，以便财务人 员合理安排资金；经审核无误可以对外付款的合同，业务人员填制《进出口贸易项目付款 申请表》，并报请业务部门负责人、财务部门负责人、公司负责人（L／C方式除外）签审后 交财务人员办理付款手续，并配合财务人员备齐向银行购汇所需的资料。 第二十二条 财务人员在见到《进出口贸易项目付款申请表》后，填制忖款单据，向银 行提交下述资料： 1、购汇申请书； 2、贸易进口付汇核销单； 3、报关单； 4、进口合同，国内购销合同或委托代理进口协议正本； 5、如属国家控制性商品，还需提供进口商品许可证或机电产品进口证明或进口商品登记证明等文件。 议付后，财务人员应及时取回购汇单据及核销单并通知业务人员购汇成本。 第二十三条 代理进口业务对外议付时，如果公司尚未收到委托方应付的货款，在L/C付款方式下，业务人员负有责任将公司所垫货款及加收的利息在限期内向委托方追回，在其他付款方式下，财务人员有权延迟或拒绝忖款。 第二十四条 未经财务人员审核过的合同，或不能提供加盖“法规审核专用章”的合同，或无法提供银行购汇所需单据的项目，财务人员有权拒绝付款。 第二十五条 进口商品在国内销售时，财务人员根据《购销合同）中的规定及时与业务人员联系催收货款，货款收回后方可开具增值税#5@p。第四章 附 则第二十六条 本规定由总公司财务本部门负责解释。附表一：
经 贸 合 同 审 批 表 送审单位：送审日期：合同名称：合同编号：合同对方名称：资信等级：□是□否需要政府准许性文件□是□否利用总公司信用承办人员对该业务的说明，（包括：1、国内外市场对同样货物的报价情况2、业务难点及风险3、风险防范措施） 承办人：送审单位负责人对承办人员所作说明的确认意见： 签字：财务人员审核意见
见： ： 签字：计划部审核签字：法规人员审核意意见： 审核人签字并盖法规审核章：主管副总经理意见： 签字： 特 批 程 序经贸业务论证小组意见： 组织人签字：总公司领导特批意见： 主管副总经理签字： 总经理签字：附表二：自营出口商品换汇成本预算单申请部门： 年 月 日合同号 交货日期 交货地点商品名称 价格条件 支付方式规格数量 出口销售收入原币金额 折合美元金额 预计换汇成本核算出口销售净收入（美元）出口采购总成本（人民币）换汇成本及盈亏情况出口销售收入 进货成本 外汇调剂价： 换汇成本盈亏点总盈亏：减：国外费用 预计有关费用 其中：佣 金 其中：利 息 运 费 保 险 费 减：退 税 出口销售净收入 出口销售总成本 说明： 项目执行人： 部门经理： 财务主管：附表三：进出口贸易项目付款申请书申请部门： 年 月 日经办人 付款日期 付款金额合同号 商品名称 业务方式出 口进 口自营 代理 自营 代理 付款方式信用证（No：） 托收 汇况 转帐 收款单位 收款银行 帐号 付款用途说明 附注：外贸合同 购销合同 代理协议 许可证 机电证明 进口证明 外贸#5@p 报关单 代理协议 核销单部门经理财务部经理签署副总经理批示总经理批示 附表四—1Bill of exchangeNo：-------------------------Date & place--------------------Exchange
for-------------------------------------------------At------------------------------------sight at this SECOND ofExchange(First of exchange being unpaid)Pay to the Order of ------------------------------------------The sum of----------------------------------------------------Drawn under L/C No.-----------------Dated---------------------Issued by:----------------------------------------------------To------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------- (盖章) 附表四—2Bill of exchangeNo：-------------------------Date & place--------------------Exchange for-------------------------------------------------At------------------------------------sight at this SECOND ofExchange(First of exchange being unpaid)Pay to the Order of ------------------------------------------The sum of----------------------------------------------------Drawn under
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------To------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------- (盖章) 附表五：自营进口商品收入成本预算单申请部门： 年 月 日合同号 到货日期 到货地点商品名称 价格条件 支付方式规格数量 进口商品成本原币金额 折合美元金额 项目营业利润预算商品销售净收入（RMB）进口商品采购成本（RMB）调剂外汇及盈亏情况销售净收入 到岸价格 外汇调剂价： 盈亏点 总盈亏：增值税 增值税 关税及消费税 预计其它费用 其中：利息 商品销售收入 商品销售总成本 说明： 项目执行人： 部门经理： 财务主管：附表六：信用证开立申请书申请部门： 年 月 日经办人 信用证金额 期限 合同号 商品各称 开证行 开证申请人 通知行 受益人名称 所附单据进口合同
购销合同代理协议许可证机电证明进口证明 财务审核 法规审核 申请转入保证金帐户金额 部门经理签字财务部经理签字副总经理批示总经理批示
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第一条 为规范员工言行，增强职业道德，建立良好的企业形象，充分发挥和协调员工的积极性，特制订本守则，全体员工必须遵守。
第二条 遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到、不早退、不旷工；坚守工作岗位，不擅离职守，有事、有病提前请假。
第三条 员工在业务范围内，应坚持合法、正当的职业道德。遵守公司各项规章制度及合同条款；服从领导指挥，不怠工；接人待客礼貌热情，不卑不亢。不准索取或者收受相关业务往来单位（客户）的酬金（回扣），否则将构成受贿，情节严重者将追究法律责任；反对以贿赂或其它不正当手段取得不正当利益，。
*、员工不得挪用公款谋求个人利益或为他人谋取利益，否则依法追究其刑事责任。 *、员工在对外业务往来中，不参加违反国家法律法规及社会公德的活动。
第四条 讲求效率工作认真、负责、准确、迅速有效。勤奋工作，不断提高自身素质，大胆提出合理化建议。不断创造，努力奋斗、开拓、创新。
第五条 各级人员分级管理、各负其责，上下级之间互相尊重，诚恳待人；发现错误，及时指出；说话办事态度和蔼。
第六条 善于和同事之间和睦相处，加强团结，增进友谊；严于律己，宽以待人；热情主动地帮助他人解决困难。
第七条 爱护公司财务；厉行节约，不浪费；借公司物品要及时归还，不拖欠，不损坏。
第八条 为确保工作安全，防止事故发生；发现险情要敢于大胆排除或报警。
第九条 勇于同不良行为作斗争，及时排除可能发生的事端和制止违反规章制度的行为。
第十条 严守机密，对公司规定的保密资料，应严守秘密，未经公司批准，不得以任何方式向外透露，自
觉维护公司安全。实事求是，不谎报、不瞒报；不散播有损公司或他人名誉的谣言； 第十一条 不在外兼职或从事与本公司业务无关的工作。
第十二条 保持环境卫生、清洁、整齐；不损坏和涂抹公物，不乱扔废纸，不随地吐痰。 第十三条 不行贿受贿，不徇私舞弊，不作伪证，不恶意攻击诬陷他人。
第十四条 未经允许不携带违禁品进入公司；不准将公司物品带离公司，不准随意翻阅、查看不属于自己掌握的文件、信函、图纸、资料，不准随意使用他人工具器械。 第十五条 发扬敬业精神，自觉维护公司利益和声誉。
第十六条 工作纪律：
1. 外来人员未经允许，一律谢绝进入办公区域。员工不可将与工作、业务无关的人员带入办公区域，未经许可不得私自接待亲友，因非常事情需请示部门经理许可，但会客不得超过十五分钟；非有关人员不得动用办公室设备。凡公司人员不得在任何时间利用公司电脑（包括上班前、中午休息、下班后及六、日时间）打电子游戏和上网聊天，工作时间严禁喧哗、串位、闲聊，不得阅览与业务无关书籍报刊及做公事以外的事。违反者将扣除本人当月绩效工资，且其主管部门经理将扣除当月绩效工资一半；如若第二次被发现，公司将予以开除；
2. 上班时间使用电话应注意礼貌，语言简明扼要。工作时间尽量避免拨打私人电话，非特殊情况原则上不应超过3分钟。未经特殊批准，员工不应因私使用公司国内、国际直拨长途电话。否则按发生费用2倍予以罚款。
3. 办公时间要求精神饱满，不得懒散，不得打瞌睡。要尊重上司，关心下属，互相尊敬，发扬团结友爱，互助互谅的精神。办事要守时重约，积极主动，不拖拉、不扯皮、不
马虎、努力提高办事效率。需要有关部门协助办理的事情，事先要主动联系，沟通、协调，尽量避免不必要的误会和冲突。工作时间内员工应坚守岗位，，不擅离职守，须暂时离开时应与部门负责人或同事交代；离开公司外出，应向部门经理说明。
4. 为了保持公司良好的工作环境，禁止在办公室内喧哗、打闹，影响他人办公；
5. 公司员工必须保持个人卫生的整洁，男士上班时间必须穿着（夏天衬衣）/（冬天西服）+领带；女士必须大方得体，不许穿奇装怪服。下班后，桌面应收拾整齐，锁好门窗，关掉电源及空调，上班开空调时，不能打开窗户。
6. 公司会努力给大家创造一个良好、宽松、有序的工作环境，使每个人的能力得以充分发挥；同时好的工作氛围需要大家共同自觉维护。
处分制度
一、有下列过失行为之一者，公司将视情节轻重、后果大小、认识态度等的不同，给予不同的处分或经济处罚。情节触犯国家有关法律、法规的，交由国家有关机关处罚。
（1）玩忽职守造成事故，使公司蒙受较大经济、名誉损失；
（2）盗窃行为，滥用或蓄意破坏公司财产；
（3）违反公司规定屡教不改，或违法乱纪受刑事处罚；
（4）涂改账目、制造假帐欺骗公司；
（5）利用工作之便，收受他人贿赂，造成恶劣影响或侵害公司利益；
（6）蓄意煽动员工闹事或怠工；
（7）在公司内从事破坏活动、窥探公司业务秘密或泄露任何不利于公司的机密信息；
（8）违反、对抗上级主管指令；
（9）工作时间内经常处理与工作无关的私人事情，且屡教不改；
（10）工作疏忽或失职，侵害其他员工身心利益；
（11）故意隐瞒、修改个人资料；
（12）工作疏忽或失职，通过网络或邮件泄露公司重要机密；
（13）利用公司网络传播淫秽、反动、反政府或对公司的有攻击性的言论、邮件、文件、图片，造成恶劣影响；
（14）恶意攻击公司网络，造成网络瘫痪；
（15）擅自进入他人信箱，窃取他人机密资料或侵犯他人隐私，造成严重后果；
（16）未经允许，擅自安装计算机系统服务器软件、网络监控软件或网络硬件设施，造成公司网络无法正常运作；
（17）不经检查或擅自卸载防病毒程序而造成病毒传播，工作用机系统瘫痪或他人用机系统瘫痪；
（18）无故缺勤、迟到、早退、旷工；
（19）工作时间着装不整、不佩带胸卡，行为不检、有对他人不礼貌的言辞或行为；
（20）破坏办公区环境，经常在办公区内吸烟、用餐，高声喧哗；
（21）安装盗版软件，造成工作用机系统瘫痪；
（22）擅自安装硬件设备造成计算机死机；
（23）工作态度不端正，对他人不礼貌。
二、对以上过失行为处分办法如下：
（1）辞退（触犯国家有关法律法规者交司法机关处理）
（2）书面警告、降职、降级
（3）口头警告、通报批评
（4）违反以上9.10.11.16.17.18.19.20.21.22.23各条公司将给予扣除当月各项奖金、提成及补助的处分，情节严重且屡教不改者给予辞退并扣除当月工资及工作质量保证金的处分。
三、公司在处理员工违纪行为时，本着实事求是的原则，进行彻底深入地调查。
以上各项规章制度经公司与员工共同确认并同意共同遵守，作为员工劳动合同的附件1与劳动合同具有同等法效力