财务管理条例
第1章 财务体系及岗位职责
第2章 货币资金及印鉴管理
第3章 应收款项的管理
第4章 费用报销管理
第5章 员工借款制度
第6章 固定资产管理
第7章 存货管理
第8章 会计电算化管理
第9章 会计档案管理
第一章 财务体系和岗位职责
一、财务组织体系：
XXXX有限公司下设财务部履行公司的财务结算职责，其部门职责：负责本公司内部费用管理、账务处理及报表编制等财务工作，保证公司财产安全。
二、岗位职责：
1、财务部经理职责：
（1） 负责对公司财会机构的设置和会计人员的配备、组织会计人员的业务培训和考核、支持会计人员依法行使职权。
（2） 协助公司有关部门对公司的经营规模及重大经济活动进行分析，为公司决策提供财务依据。
（3） 组织编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划、拟定资金筹措和使用方案、开辟财源、有效利用资金。
（4） 对下属公司财务运作进行有效监督及合理指定，以规避风险并加强财务运作能力。
（5） 组织和监督本公司执行有关财经法律、法规、政策和制度，保护本公司财产物资的安全完整。
2、主办会计岗位职责：
（1） 汇集下属公司和关联公司的资金预算及使用状况，及时报送财务经理。
（2） 负责向上级领导提供经营状况和成果报表，审查向各有关部门提供的会计报表。
（3） 负责会同有关部门组织固定资产、流动资产的拟定盘存工作。
（4） 负责设置总账账户，及时入账并督促其他会计人员及时进行明细账入账工作。
（5） 进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核、督促有关部门降低消耗、厉行节约、建立健全经济核算制度、利用财务资料进行经济活动分析。
（6） 负责审核费用报销，向员工宣传节约费用的意识，反映并监督费用报销。
（7） 审核收入的确认是否符合内部竣工报告规定，按企业会计制度要求，视公司业务状况分别确认收入。
（8） 编制资产负债表、损益表、现金流量表、财务情况说明书、并综合全套会计报表，进行核对。负责各类财务信息的及时、准确、完整性。
（9） 加强组织下属会计人员的学习，促进其业务能力的不断提高，负责制定下属会计人员的工作细则及业绩考核。
3、 出纳岗位职责
（1） 按照公司财务制度，负责员工报销审核，根据领导审批后的凭证办理现金收付和银行结算。收付时，须做好各考核部门及个人的明细分类核算。
（2） 编制出纳收付日报表，随时掌握银行存款余额，控制库存现金在规定限额内。
（3） 对已办理完毕的收付款凭证，要及时登记现金和银行存款日记账，并对原始凭证进行核销，加盖收讫、付讫章。
（4） 编制银行存款未达账项调节表，及时清查未达账项，超过一个月的未达账项须书面向主办会计汇报。
（5） 负责保管库存现金、各种有价证券及账号章。
（6） 负责员工工资的发放工作。
（7） 办理其他与出纳有关的事项。
第二章 货币资金及印鉴管理
一、现金的管理
1、现金使用范围：严格控制现金的开支范围，除公司员工工资、差旅费、福利、奖酬金，转账结算起点1000元以下的零星采购，以及与个体工商户业务支出外，其他均通过银行转账结算。
2、现金实行备用金制度，每日定额标准在控制在三日的现金备用量内，超额部分需及时送存银行，不得“白条抵库”，不得坐支现金，不准谎报用途套取现金，不准以公司的银行账户代其他单位或个人存入或支取现金，不准保留账外公款，私用公款，不得设置“小金库”，特殊情况用现金，由公司总经理审核批准。
3、每日下班前，出纳员应盘点库存现金，相关会计应及时将现金收支入账，并与出纳员核对现金余额，每月末应定期核对现金日记账，并与出纳员一道盘点库存现金。加强资金管理，保证现金安全。
二、银行存款的管理
加强对银行存款账户的管理，严格遵守银行结算纪律。
1、出纳收到现金要及时送存银行，由银行提出的现金也要及时入账，严禁现金迟入行，提现迟入账的情况发生。要遵守有关现金的管理规定，尽量压缩现金库存量，并做到及时记账和核对库存，日清月结，账款相符。
2、出纳员对所开支的单据、发票，要逐一审核清楚，如发票的内容是否完整，各种品名、数量、规格，大小写是否相符，字迹、日期、印章是否清楚，同时审查内部手续是否齐全，如费用开支要有经手人、证明人和审批人签名，如购进材料要有入仓验收单，经手人、审批人等然后才能付款。
3、出纳员每日及时将收付款项交付会计入账，每天下班前与会计对账，每日填写资金收支日报表，报财务经理及公司负责人；月末分别与银行、会计核对资金余额，编制银行存款余额调节表。银行存款余额调节表与银行对账单一起作为会计档案保存。
4、对库存现金、有价证券、银行支票及印章要妥善保管，注意安全，防止失窃的发生。
5、财务部每年度末（12月）组织对公司所有银行账户进行一次全面清理，对一些不常用、未使用、不必要、发生额小等情况的银行账户根据具体情况报经财务经理及公司总经理批准后予以核销。
三、财务印鉴管理
1、公司银行账户预留印鉴为“法人私章”、“财务专用章”各一枚；“。
2、章章、章证必须分开，“法人私章”由出纳人员负责保管；“财务专用章”由财务经理保管；在盖章时，相关印鉴保管人应严格审查文件内容，确保公司的利益不受损失。
第三章 应收款项管理
1、应收货款由市场主管领导负责并责成具体客户经理按销货合同规定清算与收回，财务予以监督与配合。按照合同约定的收款期限，对超过七天未到账的款项，财务应查明原因，及时告知市场主管领导并协同有关人员追收欠款，以保证资金按时回笼，加快公司的资金周转速度；对超过一个月仍无法收回的款项，应及时告知公司总经理并制定切实可行的对策和措施。
2、财务部月末填报一份往来清单，报公司领导审阅，每月向对方发出对账单一次，避免借款或坏账损失的发生。年末根据有关规定合理计提坏账准备。对确实无法收回的款项，应及时上报处理，以免影响资产的真实性。
3、其他应收款项的挂账，应严格管理，及时收回。
第四章 费用管理
一 、费用分类管理：
1．工资及二费：
根据公司员工应付工资总额及按工资总额计提的福利费14％，教育经费2％。由公司统一管理，作为公司福利和员工教育开支使用，不得挪为它用。
2．房租、水电及物管费：
办公楼房租：由公司主管领导负责签订租房协议，用款时须提供租房协议，房屋产权证明，出租方营业执照或身份证明。房租计入公司期间费用。水电费实报实销，物管费按《物业管理协议》支付。
3．固定资产折旧：
固定资产折旧核算按财政有关规定计提（平均年限法）。残值率按财政部规定统一为5％，按资产使用部门归属费用。
申请固定资产事先须填写一式二联《固定资产申请表》，分别由使用人申请，部门主管同意、行政部认可后按金额大小报分管高层签字后，到财务部申请用款，并最终凭有效发票及行政出入库单办理报销手续。
4．办公费：
? 日常办公用品：行政部根据各部门计划负责采购、登记、领用，固定资产、低值易耗品的费用由公司承担。
? 公司复印费用、证件更换、年检等费用统一计入公司费用。
? 手机费用：手机由员工自己购买并负责维护，如不慎遗失手机的，必须在3天内办理复机手续，否则一律不予报销手机费用。对于公司统一预付费所购手机，属于公司财产，按固定资产管理方式管理，离职时一律归还公司。如有遗失按相关协议处理。以公
司名义购买的手机卡，员工离职时须归还公司。
5．差旅费：
（1） 差旅费用控制原则：
既要厉行节约，又要注意形象；少花钱在贪图安逸上，多花钱在提高效益上。
（2） 差旅费用标准：
为体现国内消费水平的地区差异，现确定上海、北京、深圳、广州为一级消费城市，除省会城市之外国内其他城市为普通城市。并制定标准如下：
国外出差标准另行制定。
（3）差旅费报销规定
? 严格控制差旅费开支标准：
部门经理职务以上人员，若一晚火车可以抵达的，建议坐火车，原则上可本着厉行节约的原则根据工作需要自行决定交通工具；其他出差人员原则上不得乘坐飞机、火车软座、轮船二等以上舱，不得绕道乘坐车、船，特殊及紧急情况需事先经公司副总经理批准，否则额外费用均由个人承担。
? 报销发票真实有效：
用于报销的单据应为有效发票，票据丢失不得用其他种票据抵充；
a．交通费出租车票必须写明日期，大写金额要字迹清楚，且要复写或者单联，有财税部门套印监制章，有开票单位的公章，市内车票背面应注明起始地点；
b．小规格车票应有金额有财税部门套印监制章和出票单位公章；
c．火车票、飞机票（人身保险单）、轮船票，凡在财务上报销的车票，有起始时间，金额清晰；
d．开具住宿费发票时，出差人员应提醒开票单位，如实填写住宿时间（始、终日期应与出差飞机票、火车票吻合）、每天的单价、总金额。若酒店只写住宿总金额，不写日期、单价的，报销时视作1天计算，因填写不当造成损失由个人自己负责。
?按审批流程和权限及时报销
出差人员应于出差返回后及时报销，根据有关凭证据实填列，经财务部门复核，相关主管审批后方可报销。
如因出差人员玩忽职守，贻误商机，给公司造成损失，其个人出差所发生费用将不予报销，还将视给公司造成损失轻重等情况追加罚款，直至除名。部门主管等上级分管领导同时负连带领导责任，给予相应处罚。同时，公司将不排除通过法律手段追加当事人全部责任。
6．业务费招待费、礼品费等特殊费用：
（1）副总经理的招待费及礼品费用按以下规定执行：
a.费用在1000元/次以下的，不需要报备，但必须在费用发生后一个月内报销，否则不予报销。
b.费用在1000元—6000元/次，采用报备制度，应在费用发生后的3天内报备到财务经理，财务经理对报备进行记录并每周汇总，对异常用款情况进行及时监控和汇报。
c.费用在6000/次以上，不得采用报备方式，必须事先经公司总经理审批同意后才可开支，否则不予报销。
（2）副总经理以下的员工原则上不允许有招待，礼品费用发生，如有特殊情况可事先向主管副总经理申请，确认后才可开销，但必须在费用发生后15天内报销。
主管副总经理批准权限：
a.费用在1000元/次以下，可直接批准。
b.费用在1000元—6000元/次，需在批准员工的申请后三天内向财务经理报备。
c.费用在6000元/次，需事先经公司总经理核准后方可批准员工的申请。
注：报备指电话告知
7．运输费（快递费）
因业务发生应由公司承担的货物运输费用，包括各种长途及市内运费。
8．税费
核算每月实际交纳的各项税金，包括购印花税，契税等。
9．餐费
核算每月职工核报的周末加班餐费补贴，从每月计提的应付福利费中列支。午餐费标准为： 元/人*次；加班要求部门经理申报、主管副总经理核准并签字认可（相关制度《考勤管理规定》）。
10．通讯费
（1）电话费：直线以各部门所使用的话线分别结算，总机话费统一计入公司管理费用。
（2）手机话费：话费标准详见手机费用报销额度表,每月凭本人实际发生话费的发票在规定额度内报销，超支话费由员工本人自行承担。
手机费用报销额度表，如下列：
备注：
?公司通讯费报销标准根据不同的职位和工作需要，制定不同的报销额度，本着“实报实销，上限限制”的原则，每月凭账单经部门经理审核后至财务部进行报销。
?凡公司报销通讯费的员工，须24小时开机，不得关机。
?公司有事和员工手机联系时，员工须立即回复，若当时未能及时回电，也必须事后回电向公司说明原因。
④一个月内5次未打通，又无正当的理由说明原因的，公司将取消当月的手机费用报销。
11．社会统筹
核算按国家规定公司为在职员工交纳各项保险，包括为与公司签订劳动合同的正式员工交纳的社会保险。
12．市内交通费
该费用是指日常办公所发生的市内车费，如公交车费、出差车费等。出差期间发生的市内交通费用不适合该条款。
对于出门办事人员，原则上一律不准乘坐的士，特殊情况需要打的必须经部门领导同意方可乘坐，但应本着节约原则严格控制打的次数。
对于加班原因导致无法乘坐公共交通工具的，经部门领导同意后可予以报销，为便于财务审核，时间定为晚上9：00点以后。
13．培训费
经公司批准参加培训学习的员工，如涉及培训费用的，应与公司签订《培训协议》，并在取得相关培训合格证书或毕业证书后，公司核报培训费用，并报销相关的差旅费用，统一由公司安排食宿或培训费用中含食宿费用，学习人员不再另报差旅费补助。
14．科研开发费
研发项目由立项开始到项目通过公司产品化验收止的开支（包括：器材/材料费、专用设备/仪器费、人工开支、办公费、外协/合作费及其它核算为项目开支的费用）记入研发经费；项目通过公司的产品化验收后的开支为产品成本进行核算。
15．物料采购
物料采购由专人负责，项目或生产主管根据项目和生产计划的安排提出物料需求申请，按权限范围由分管副总或总经理签批，并由专人负责采购。对重要的物料供应商实行严格的资格认定，要求商家提供营业执照复印件、原厂产品代理授权证复印件、质量保证书及产品认证文件（如UL、CE、ISO9000体系等）、批次产品检测报告并签订合作协议。外协加工，对厂家进行资格认定并签订委托加工协议。厂家的资格认定要求提供营业执照复印件、生产质量保证体系文件（包括认证文件、流程控制规范等）、批次生产检测报告等。所有资格文件及协议由主管会计负责保管，具体经办人保留复印件。对于重要物料采购，未进行资格认定并签订合作协议的，财务有权提出质疑或拒绝付款。
二、报销流程及审批权限
1. 报销流程
报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》→报销人在报销单背面粘贴凭证→交相关上级领导审批→交会计核单→交财务经理签字确认→交出纳报销或转账
2. 费用报销审核权限
1).报销审核权限
凡制度内已明确的常规费用按下表权限进行报批：
2）.凡制度内未明确的费用，总经理以外的人均须由总经理（或其授权人）审批，总经理实行报备制。
3. 填制报销单规定：
1） 报销人必须在报销单上填清所附单据的张数、费用用途、金额、报销经办人等。
2） 外地出差的，报销人在报销单上按时间顺序如实完整填写途径。
3） 报销人必须将报销票据进行分类、有序地粘贴（要求左上角对齐），同一类别的票据按金额大小有序粘贴。
4） 报销人员所报票证必须是正式的、有税务监制字样的票据和收款单位的公章，除行政性收费外，不得以收款收据作为报销凭证；报销上应盖有清晰的单位发票章或财务专用章戳记；报销人应注意票据上所附的各种说明，如“无专用章无效”、“不得作为报销凭证”等字样。
5） 费用发生后必须在当月月底前报销所有费用，出差回公司必须在7天内结清借款，否则财务有权以每延迟一月扣罚100元，延迟2月扣罚200元，以次类推。
6） 出差在外不能按时报销的员工，应填制“差旅费报销单”后，委托部门行政人员办理报销手续，及时冲销借款。
4. 不予报销原则：
1) 任何部门和个人不得以公出为名，搞部门旅游活动或办个人私事，报销活动经费。
2) 外派培训、参加会务或外事活动，费用据实报销，同时取消各项补贴。外地会务不安排中餐的，由个人另行按规定申请补贴。
3) 对不符合规定的凭证，财务人员有权拒绝受理。
第五章 员工借款制度
1、借款额度：
员工借款额度如下表。
单位：元
2、借款原则：
借款审批权限：普通员工借款由经办人、上级主管/部门经理、财务经理签字；部门经理借款由经办人、分管副总、财务经理签字；部门经理以上借款由经办人、总经理、财务经理签字；总经理借款由经办人、财务经理签字。
员工借款必须根据工作实际需要借支，不得将公款挪私用，同时，坚持“前账不清，后债不借”的原则。
借款额度只作为借款限额，不代表永久的借款余额。借款人必须每月及时报销费用，至少二月内结清一次。未结清的员工，财务人员有权拒绝再次借款并按有关规定扣款。对二个月以上未清算借款的员工，经财务核算会计催促，一个月内仍无积极反应，不及时清理借款的，财务将以每月200元扣罚其工资。
借款人员除差旅费以外的特殊借款，需由总经理批准同意，并签批为额度外借款，须在规定期间内报销。
3、借款核对：
l 公司员工每月费用必须及时报销，每次出差回公司必须在7天内结清借款，长期出差员工二个月至少与财务结清一次，每延迟一月扣款100元。
l 出纳每月初编制员工借款余额及额度扣除说明表，交由核算会计。
l 主办会计应于每月10日以前将员工借款余额及扣除说明表，核对后汇总E-mail至财务经理、各部门主管、副总及总经理。
4、借款流程：
第六章 固定资产的管理
1、固定资产的购买由固定资产使用人或部门按需提交申请表，主管领导审核签署报公司总经理批准。
2、公司的固定资产均由专人负责统一管理，负责组织、监督固定资产的采购，验收入库及固定资产卡片、实物账的建立，领用、使用、保管、维修、及报废相关手续，牵头组织固定资产清理工作。
3、财务应建立固定资产明细账，按月计提折旧。财务会同固定资产专责人、固定资产使用人共同管好固定资产，并协助他们设立固定资产卡（账），记录固定资产的使用情况，更新改造以及清理报废情况。
4、对个人使用的固定资产，设备责任到人，毁坏或丢失由个人照价赔偿。
5、固定资产购回后，无论是否付款，必须在3日内办理验收入库手续。验收由固定资产管理人员负责组织进行，验收合格后，填写入库单，登记固定资产台账。
6、公司各部门购置固定资产入库单一式三联，专责人员、采购员、财务部各一联，采购员负责将入库单、发票、送货验收单一同交财务入账。
7、固定资产验收合格后，由使用人或责任人在专责人处办理领用手续。领用时填写固定资产卡片一式三份，分别留专责人、财务部门、使用人留存，作为领用和财务产清查的依据。
8、固定资产可在公司内部调配使用，但必须在专责人下达调拨指令，使用人办理相关手续后方可流动。
9、固定资产按照分类编码表一物一编码，固定资产专责人负责条码管理。编码设置原则按固定资产类别，作为领用和财产清查的依据。
10、在清查过程中发生的盘盈、盘亏应及时查明原因。盘盈固定资产应纳入实物管理范畴，固定资产负责人、财务部根据相关制度对盘盈固定资产出具处理意见，相关部门应及时建账、立卡。盘亏固定资产由专责人牵头查明原因，落实责任人，要赔偿的按照相关制度办理，并及时进行账务处理。如由非正常原因造成的损坏或遗失，公司可责成责任人按事件发生当月的固资产净值的50%~100%赔偿。使用人内调或离岗前，人事部通知固定资产专责人，由使用人办理固定资产的移交或转移手续，否则视同遗失资产、令其赔偿。司内调动，已配备笔记本电脑的员工视调入岗位性质确定是否保留使用笔记本。
11、固定资产需不定期抽查和定期清查。每季度专责人必需与财务部门进行账卡、账账核对；固定资产每年年末盘点一次，清查工作由固定资产专责人牵头，与财务部共同组织，清查完毕将盘点表、清查报告上报财务部。
12、固定资产严重毁损，无法修复不具备经济价值，使用价值的，经相关管理部门技术鉴定后，报公司总经理、财务部审批，作为固定资产报废处理。严禁将超过折旧年限但不符合报废条件的固定资产报废处理。批准报废处理的固定资产，应及时进行实物的变现或账务处理。
13、固定资产的折旧年限为：
资产使用年限：机械设备为10年，运输工具为5年，办公设备（如电脑、空调等）为5年。预计残值率5%；凡固定资产的购建，均需办理有关审批手续后，才能进行。建筑及安装工程待竣工后，要办理工程结算，经有关部门验收合格并取合法凭证，方能转作固定资产管理。
第七章存货管理
本公司对存货的核算是采用永续盘存制，收入采用实际计算，发出采用 法计算。
一、低值易耗品
1、低值易耗品是指单位价值2000元以内，或使用期限在1年以下，不符合固定资产标准的办公家具、电器、电话机及其他办公用具。耗材、一次性使用的办公用品不属于低值耗品。
2、低值易耗品购回后，3日内办理入库手续。由相关管理人员负责验收合格后填制入库单及登记台账。财务部按入库单、发票入账。使用人或使用部门办理领用手续。低值易耗品领用时，属于项目研发的计入项目研发成本，属于生产使用的分摊为生产成本，办公及其它用途的计入公司管理费用。
3、领用部门应对领用的低值易耗品安全与完整负责，非正常原因造成的损坏或遗失，令其按相应价值赔偿。低值易耗品由于性能不能满足正常使用的需求时，使用人或使用部门应办理报废的相关手续，核销实物账。
4、每年组织一次低值易耗品清查，对盘盈、盘亏的低值易耗品应查明原因，及时处理。
二、库存商品
1、外购商品验收入库时，应有专人检验商品质量，仓库保管员按采购单或采购合同规定的规格、型号、数量等验收，并在供应商送货单上签字。若发现所送来的商品与采购单不相符应及时通知采购员作出相应的处理。验收入库单一式三联，仓库、采购员、财务各一联，采购员负责将入库单、购货发票、供应商送货单交财务审核和入账。
2、成品入仓按生产单位填制的产品完工单办理入仓手续，并要有质检部门的检验合格手续，按不同的规格品种存放，便于发货。
3、凡领用物资，仓库保管员应对领料单认真审核，确认无误后方可发料。发放时要有领用人和仓库保管人的签名（要签全名，不能只写姓或名），发货时逐一核实规格和数量，在遇到下列情形时，可拒绝发料：领料单手续不全；领料单未注明用途。
4、产品的发出凭提货单或销售部门的发货通知单办理出仓手续，按照品种、规格、数量核实发货，要提货人或承运人签名并登记承运车牌号码，防止发生差错。对借用物资应严格把关，由借货人（属于外单位或客户的外借要求签订外借协议）、部门经理、分管副总及总经理签字审核后方可借用，并详细登记督促按期归还。对实现销售并已收妥款项的商品，如又发生销售退回，销售部门开具红字出库单冲回，仓管员将红色发货联视为入库单，将退回的货物验收入库。
5、仓库要建立收发商品台账，反映该项物资的收发、变动情况，要求做到账、物相符，并汇总填制物资收付月报表，于次月1号前交财务一份，如发现物资有不符时，要上报公司处理。会计与仓管人员共同于每月末对库存商品进行实地盘点，其间进行不定期盘存，做到账实相符。对盘盈、盘亏、丢失、损失等情况查明原因，分清责任，提出处理意见。非人为因素造成库存商品损耗（如商品过期、自然灾害等），仓库保管员应及时上报主管，查明原因属实后，报总经理审批，交财务部门作损耗处理。人为因素造成库存商品流失、损失等，应查明直接责任人，商品损坏按售价赔偿；商品遗失按双倍售价赔偿；情节严重者，追究法律责任。
6、仓管人员要尽职忠职守，爱护和管理好公司的一切财物，注意安全防火、防止物资失窃，如失职造成公司的财产损失，要追究其责任。
第八章 会计电算化管理
一、会计电算化系统的维护
为保障会计软件的正常运行，应加强会计软件的日常管理和维护，公司财务电算化网络系统由公司设系统管理员对集团财务软件系统进行统一管理和维护。
软件配置：
公司选用 ，版本号 ，该软件已通过财政部评审。包括：总账系统、工资系统、报表系统、应收账系统、应付账系统、结算中心系统、固定资产系统、现金管理系统、财务分析系统、合并报表系统、现金流量表系统等几大基本模块。
维护管理：
① 软件使用过程中出现由于程序问题造成的错误，或对软件有建议性改进意见，应与公司系统管理员联系，由系统管理员负责向软件公司反映，由软件公司负责对金蝶软件的程序修正和版本升级。
② 会计软件有关系统参数，由系统管理员负责统一设置。
③ 凭证过账后，若发现由于凭证制作或录入错误而造成的账簿数据错误，应通过凭证反过账方法进行数据修正。
④ 软件在使用中如出现由于操作等原因而造成数据损坏的，应及时向系统管理员报告，由系统管理员对数据进行修复。
软件管理：
① 建账会计软件后必须定期做好一套或多套备份，由系统管理员保管。
② 会计软件由系统管理员统一安装。
二、会计电算化操作管理
会计电算化就是把系统工程，电子计算机技术等科学与会计理论融为一体，以计算机取代传统会计的手工核算过程。会计电算化操作使用管理制度就是计算机硬件系统和财务软件系统在操作使用中所要遵循的操作规程，以保证系统内各类信息资料的安全、可靠和完整。防止因违章操作而导致数据丢失和破坏，保证发生事故时能及时发现并预以纠正、恢复。以确保会计电算化信息资料的正确性、及时性、完整性和连续性。
人员要求
① 公司财务部门上机操作使用 软件的会计人员都必须通过电算化初级知识培训，并持有地方财政颁发的会计电算化上岗证。
② 财务软件系统赋予操作使用该软件系统管理员和会计人员相应的使用权限，严禁非财务人员操作使用。
操作规范
① 公司财务网络系统由公司财务部负责统一管理，入网的包括各下属公司财务，由公司财务部统一设置账套，分配使用权限。
② 各入网下属公司账套之间通过设置网络数据共享安全相互保密，公司财务部具有数据访问的最高权限。
③ 各账套的使用人员，必须由财务主管赋予一定的使用权限，具体规定如下：
l 财务部主管享有对该部门账套各项操作的最高权限。
l 总账会计具有对凭证的录入、审核、查询、修改、打印、汇总权；对总账及明细分类账具有查询打印权；对报表 具有编制打印权。
l 其他会计人员具有对其凭证的编制、查询、修改、打印权；对费用及往来客户明细账具有查询，打印权。
l 分管固定资产的会计人员具有对固定资产卡片的增、减、调整、调拨、查询、计提折旧、凭证编制、固定资产明细账的查询打印权。
④ 各账套的工资模块由公司财务部统一管理。
⑤ 各账套应做好每日的数据备份。
⑥ 操作注意事项：
l 操作人员必须在权限范围内严格按程序规定进行操作。
l 操作人员注册时应设置操作密码以防他人登陆操作。
l 未经允许严禁在计算机上使用外来磁盘和带病毒磁盘。
l 未经允许严禁外来人员使用计算机和查看财务数据。
l 严禁在计算机上玩游戏和其他娱乐性程序。
l 严禁一切损害计算机正常使用的行为和操作。
三、会计电算化的硬件维护
为保障会计电算化硬件设备的正常运行，应加强对会计电算化的计算机及其配套设备，包括计算机、显示器、打印机及网络通信等的维护和管理。
硬件设备维护
① 财务部门计算机硬件设备设专人维护、保管，非财务人员使用需经财务部门有关负责人批准。
② 硬件设备维护是对计算机硬件进行检测、功能修复及零配件配置工作，维护人员每周对所有硬件设备进行检查，并做好检查记录。如有设备损坏及时与电脑公司联系修理。
③ 操作使用人员要定期对计算机进行清洗，保持设备整洁。
安全保护
① 硬件设备的启动必须遵循以下顺序：首先开UPS电源设备；第二开打印机；第三开显示器；第四开计算机主机。
② 为保障计算机安全正常运行，房间应安装空调设备，以保持适当温度；房间内不准抽烟，杜绝一切火源。
③ 计算机和打印机除每周一次全面检查外，操作人员应定期清洗计算机和打印机上的赃物。
④ 每天工作完毕后应按正常步骤退出操作，关闭一切电源。
四、会计电算化档案管理制度
会计档案管理是会计基础工作重要的内容之一，实行会计电算化之后，会计档案趋于更加规范，会计档案管理除书面的账表、账簿管理外，又增加了会计数据文件的磁盘存储管理，为加强会计档案管理，确保会计档案的安全，制定以下规定：
1、 应根据账簿数据准确编制或由机器自动生成会计报表，报表格式由财务主管设计或认可。
2、 报表的编制要求做到数据真实、计算正确、内容完整、手续齐备，做到账证、账表、表表之间钩稽严密，会计报表必须由分管财务领导，会计主管和制表人签字盖章。
3、 会计档案包括存储在磁盘上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表。
4、 存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印出为书面形式，未打印之前不得抹去。
5、 由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。
6、 磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上。
7、 每天各账套必须进行硬盘备份，系统管理员从网络上对各账套进行软盘备份。不得直接对硬盘上的会计数据和作为从网络上对各账套进行软盘备份。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如果对硬盘上的数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得删改硬盘和备份软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。
8、 必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应加上写保护并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和盒中，存放在安全、洁净、防热、防磁的场所，并定期进行转储，硬盘正式备份软盘不得随便乱放和外借。
9、 磁盘会计档案的管理工作包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。
附：凭证传递流程
第九章会计档案管理
会计档案是记录和反映公司经济业务的重要凭据，应加强完善会计档案管理工作。
一、 会计档案的组成
会计档案由以下四部分组成：
1、 会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2、 会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助性账簿。
3、 会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和财务说明书。
4、 其他会计资料：项目报告批复表、银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
二、会计档案的整理
会计档案管理人员应按归档的要求，将会计档案负责整理立卷和装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对第一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。
1、 会计账薄的管理
（1） 在会计年度终了后的次年一月份，应对各种账册进行整理、装订。
（2） 电脑账应在每个会计年度终了后分类打印装成册，并加盖名单。
2、 会计报表的整理、装订
（1） 在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。
（2） 各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。
（3） 分册制作报表目录、加盖封面封底，封面上填明单位名称，会计年度、所属月份，报表名称，封底结绳处要加贴封纸，盖妥装订人员骑缝名章。
3、 其他会计资料的整理
平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作。根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。
三、会计档案保管
1、采用电子计算机进行会计核算的部门，应当保存打印出的纸质会计档案，条件具备的还应用光盘等磁性介质保存会计档案。
2、会计档案管理员对已存档的会计档案应根据档案管理的要求进行分类、编号、登记和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。
四、会计档案的查阅
由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：
1、 公司内部人员需调阅会计档案，需本部门负责人同意，财务主管同意，方可查阅。查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。
2、 档案管理员对查阅完毕归还档案应检查完整性。会计档案管理员应建立“查阅档案登记簿”，对内部和外部查阅情况做好记录，以备查用。
五、会计档案的销毁
已到保管期限的会计档案经鉴定后需销毁的应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经财务经理和公司总经理审核签字后按法定程序销毁。会计档案销毁时，应该至少派两个人以上到现场监督整个销毁过程。
本制度经公司总经理签字后有效，自二0 年 月 日实施。
签字：