办公室日常管理制度

第一章 总则

办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。

第二章  员工行为规范

第一条     职业道德

 忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。中国物业管理信息网n
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第二条     形象规范

(一)着装、举止

1.  着装：整洁、大方、得体

1) 员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装正规、整洁、完好、协调、悦目。

2) 着装最好上下相配、平整，符合时节。

3) 女员工可化淡妆，工作时间不能当众化妆，勿戴过多饰品；领口过低、裙、裤过短的服装禁止穿着。

4) 鞋、袜保持干净、卫生，在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。

2.  举止：文雅、礼貌、精神

1) 遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。病假、事假需及时申请或通知本部门负责人，填报请假单。

2) 上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。

3) 对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。　

4) 开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。

5) 热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动端茶道歉。

6) 保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。

7) 出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。

第三条     语言规范

1.会话：亲切、诚恳、谦虚

1)   语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。

2)   与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。

3)   严禁说脏话、忌语，使用文明用语。

4)   同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。

5)  汇报工作时应简洁、明确。

第四条     社交活动

1.待客：热情大方的对待来客。客人到时应起立迎接，安排入座，双手递水；告辞时，应道别。

2.作客：准时赴约，作客时间不宜太长，告别时应向主人表示谢意。

3.参加社交活动，应注意维护企业形象；男员工要修面，头发梳理整齐，衣服整洁大方，保持仪态大方得体；女员工应适当化妆，衣着色彩协调，大方得体，入时美观

第三章  员工日常工作行为规范

第五条      办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。

第六条      工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。

第七条      员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。

第八条      个人外套、大衣应尽量悬挂于更衣柜内，请勿摆置于椅子后方。

第九条      工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。

第十条      工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。

第十一条               办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放。

第十二条               桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。

第十三条               室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁。

第十四条               办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。

第十五条               办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。

第十六条               保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。

第十七条               要节约用电，下班后及时关闭计算机；开启空调时按要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调。

第十八条               会议桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。

第十九条               未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。

第二十条               工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。

第二十一条     公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。

第四章   .g1^"AJ JPe0办公现场管理规范

第二十二条     工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在其他办公室逗留。中国物业管理信息网,`)X cNR%c%~

第二十三条     公共卫生由专人打扫，各自办公室由办公室成员打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。

第二十四条     员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。

第二十五条     在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以销毁，非重要文件应回收再利用。传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。

第五章   爱护财产

第二十六条     每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。

第二十七条     复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由专人负责。

第二十八条     电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，将由工程部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。

第二十九条     公司所购的书籍资料等，由行政部指定的专人进行登记、编号，并加盖章。若要借阅须事先在行政部办理借阅手续，借阅最长期限为两周，超出期限须办理续借手续。

第三十条               发现设备、设施有问题时，及时通知行政部，由行政部向维修单位说明情况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。

第三十一条     为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政部报告的责任。

第六章  罚则

第三十二条     本制度的检查、监督部门由公司行政部执行；

第三十三条     若有员工违反此规定，公司将给予口头警告、通报批评、记过、降薪、辞退等处罚；

第三十四条     根据规定，各种处罚项目除按上述规定处罚外，均计入当月绩效考核项目。

第七章  附则

第三十五条     本规定由公司行政部负责解释、修订。

第三十六条     本规定自二〇##年五月十八日起执行。

                                 

                           吉林省赢科信息技术有限公司

                               20##年5月18日

第二篇：驻外办事处管理制度

XXXX驻外办事处管理制度（试用版）

 

随着集团的高速发展，已陆续在北京、山东、陕西、新疆、湖北等地设立办事处，今后还将逐步扩大到东北、广东等地。作为公司营销系统中重要的一线市场业务平台，目前办事处的管理工作未能达到集团可持续快速发展的要求。为规范办事处管理，充分发挥其市场职能和内部管理职能，实现集团对办事处的有效管理和监督，特订立本制度。

一、办事处概述

1、设立的条件

★ 所处区域经济总量大，环保市场需求旺盛

应选择在特定的经济圈附近城市设立办事处，该办事处的业务辐射到整个经济圈，该经济圈具有长期的环保市场需求，起码保证在办事处设立之后的3~5年内该区域的环保市场需求保持较高的增长。

★ 具有可供整合的资源

主要考虑两方面，即相关的政府关系特别是环保高层方面关系的资源和合适的人力资源，合适的办事处负责人人选是非常重要的。

当以上两方面的条件都成熟时，可考虑设立集团驻外办事处。

2、办事处的业务

根据公司业务的特点，办事处主要从事烟气环境治理（工业除尘和火电厂脱硫、脱硝业务）和水处理业务。至于有机废气治理、生物质能发电和节能服务等方面的业务，办事处获得相关业务信息后转到集团，由集团相关业务部门继续跟进；集团每年将根据办事处所提供信息的数量和价值给予一定的奖励。

3、办事处的职能

★ 根据集团制订的年度营销方案，完成集团下达的销售任务，并将销售任务分解到办事处的相关业务人员。

★ 办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发、管理和联系协调，在项目营销和实施过程中负责协调当地的关系和资源，并与集团财务、商务、技术和工程等部门很好对接，确保项目顺利实施和工程款的回收。

★ 办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好当地的公共关系，确保营销活动的顺利进行。

★ 负责收集、整理、反馈当地的市场信息及主要竞争对手的动态。

★ 对办事处的财产具有使用、保护和管理权，并负责办事处的财产安全。

4、办事处的硬件配置

集团将根据办事处的规模在当地购置或租赁合适的办公场所。

办事处的硬件配置由办事处主任根据当地情况和业务需要，提出配置方案，上报费用预算，经集团审批后方可购置。

当完成年度销售任务达到2000万元以上，并预期下一年度的销售任务完成指标增长将超过50%时，可配置业务用车。

二、日常管理

办事处日常管理遵循集团的规章制度和工作流程。针对办事处的特点，在人力资源和财务管理等方面作如下规定。

1、人力资源管理

★ 招聘

 办事处可根据集团下达的任务指标，配合相关事业部和集团分管领导拟定办事处的组织结构、岗位编制和职责要求，制定招聘计划；

办事处主任由集团聘任；办事处的其他工作人员由办事处主任在编制范围内提名相关人选，报集团审批后聘用。

★ 薪酬和福利

参照集团的薪酬体系，根据当地的情况作适当调整。

★ 培训

集团主要组织知识类和技能类的培训。

知识类：公司介绍、企业文化、规章制度、环保专业知识、售后服务等。其中公司介绍、企业文化、规章制度方面的知识由集团人力资源部负责培训，环保专业知识、售后服务等方面的培训由相关事业部负责。

技能类：销售技巧、客户分析、沟通技巧、信息管理和个人成长等。技能类培训由集团人力资源部组织，可采用集中培训或其他合适的培训方法。

此外，集团还将组织素质类和心态类的培训。

2、财务管理

    ★ 日常费用

办事处主任根据该办事处的目标和具体情况，拟定每月的费用上限并报集团审批，集团将以单月的费用封顶数额确保办事处的日常经营费用。日常费用包括办公室租金、管理费、水电费、办公费用、电话费、工资、交通费及无法记入具体项目的差旅费和招待费。与具体项目相关的费用均记入项目费用。办事处于每月25日之前将所发生费用的票据寄到总裁办秘书处，由秘书负责办理报销手续，报销多少，拨付多少。每月费用可随着办事处销售任务的调整和具体情况的变化进行调整，原则上每年调整一次。

日常费用的审批和报销流程：

经办人         办事处主任         财务总监         分管副总裁         总裁

★ 项目费用或其他费用

办事处主任根据具体项目的实际情况提出费用预算和申请，经审批后单独借支，待项目进展到某一程度时进行决算。

其他费用：过节时可能要发生较多的礼品费或招待费，对于这种情况，办事处应单独提出申请，报批后执行；特殊事件也可能产生其他费用。

项目费用或其他费用的申请和审批流程：

经办人         办事处主任         事业部总经理     财务总监

分管副总裁     总裁

如项目中标，因该项目所产生的费用计入项目成本；如项目未能中标，则该项目费用的40%计入该办事处下一个中标项目的费用，累积计算。

项目运作过程中大于或等于5000元的费用均作为居间服务费用，居间服务费用的控制原则如下：

当项目净利润率≤15%，居间服务费用≤合同金额×3%；

当项目净利润率＞15%时，居间服务费用≤合同金额×5%。

原则上按合同金额百分比支付的居间服务费用均应签订合同，通过公司转帐，并要求对方提供发票；如果未能提供发票，则在计算业务提成时未能提供发票部分的居间服务费按1.1倍计算。

对于出现居间服务费的项目，应事先报集团审批后再继续项目的跟进。

★ 办事处年度费用的考核

集团将对办事处的费用情况进行考核，包括日常费用和年度总费用的考核。拟定考核方案如下：

（1）日常费用的考核

令A=（办事处年度总费用－居间服务费用）/年度签定合同总额

×100

当A≤1.8，考核结果为优秀；

当1.8＜A≤2.0，考核结果为良好。

对考核结果为优秀或良好、费用控制合理、厉行节约的办事处，集团将给予奖励。

（2）办事处年度总费用的考核

办事处年度总费用的上限为：合同总金额×4.5%，对于一些经审批后参与投标的特殊项目不列入费用的考核范围。

低于费用上限部分的60%奖励给办事处，由办事处提出分配方案，报备集团后执行。

如果办事处的年度总费用超过规定的费用上限，超出部分计入办事处下一年度的费用，同时将根据考核结果处理，如降职、降薪等。

三、业务管理

1、经营目标的制定

办事处的经营目标考虑签约合同金额、当年合同履行额和利润三个指标， 按年度制定。

制定办事处的经营目标时应充分考虑以下因素：

★  集团所从事的业务在该区域的市场需求情况；

★  集团在当地的影响力；

★ 集团对办事处所能提供的支持情况（包括与当地政府的关系资源、在商务及技术方面的支持力度等）；

★ 办事处设立的时间和办事处人员状况及其他软硬件的配置的情况。

市场销售指标包含水处理业务和烟气治理业务两方面。

集团分管领导、事业部负责人和办事处主任三方根据具体情况讨论确定办事处的年度经营目标，由办事处主任和集团签订目标责任状。办事处主任再将目标按时间和人员进行分解。

2、工作汇报

按照集团的工作汇报制度，办事处人员每周（月）向办事处主任汇报周（月）工作总结和下周（月）工作计划；办事处主任集中整理后向集团分管领导汇报；集团分管领导集中整理后向总裁汇报集团所有驻外办事处的周（月）总结和计划。办事处主任向集团分管领导汇报周（月）总结和计划的时间不迟于每周六中午（每月最后一天）。

办事处主任每季度应就办事处职能的履行情况和销售任务的完成情况进行全面总结并将总结报告提交给集团，必要时到集团述职。

3、办事处的营销活动管理

办事处的营销活动实行表格化管理，需要填写的表格包括业务人员工作日志、周工作总结和计划、月工作总结和计划、客户信息表、项目信息汇总表、工作项目立项/跟进申请表、项目投标申请表和项目费用申请表，表格格式详见附件1~11。

有关表单说明：

★  工作日志

工作日志是记录业务人员工作情况的书面汇报材料，是集团各级管理部门了解和指导销售工作的依据，也是集团提供资源支持和相关人员进行费用审核的依据，是对业务人员进行工作考核的一部分。

业务人员每天应将工作日志发给办事处负责人，在项目投标的关键时候，办事处负责人还应将有关情况向事业部总经理或分管副总裁汇报，以便及时作出决策。

★ 周工作总结和计划及月工作总结和计划

周工作总结和计划于每周六上午十时之前提交给办事处主任；月工作总结和计划于每月最后一天下班前提交给办事处主任；办事处主任向分管领导提交周（月）的工作总结和计划；有关周（月）总结和计划内容附件表单。

★ 项目信息表和项目信息汇总表

项目信息表记录项目的基本资料和项目架构的情况，并对项目情况特别是决策人的情况作简明的分析判断。

办事处每周均应向相关事业部和分管领导提交项目信息汇总表，汇总表详细记录已经掌握的项目资料和各方联系人的相关信息，随着项目的营销进程逐步补充完善。

办事处和集团均应指定专人负责项目信息表和项目信息汇总表的接收、整理、归档。业务人员离开公司时，不得将客户资料带走。

★ 项目跟进/立项申请表

当某一项目跟踪到一定程度，在对项目基本情况、竞争情况、费用和风险等方面综合分析的基础上，确定该项目将继续跟进/立项时，应填写项目跟进/立项申请表。

★ 项目进度管理表

在对项目背景、架构和竞争情况进行分析的基础上，应填写项目进度管理表，制定项目推进的策略和步骤，上报审批。

★ 项目投标申请审批表

在参与某一项目的投标之前，应填写项目投标申请审批表，对项目的背景情况、前期市场工作的情况、参与投标的理由等进行分析，以便集团对是否参与该项目的投标作出决定。

★ 项目费用申请表

项目立项之前的费用主要发生在信息收集、整理、分析方面，体现出来的是差旅费和一定的业务接待费，不会发生很高的费用。项目立项后，在对项目基本情况、项目架构特别是主要决策人、竞争对手进行分析的基础上，制定整个项目的营销计划和费用预算（包括费用计划和安排），填写项目费用申请表，并按照相应的流程报批。项目的营销计划应作全盘的考虑，费用预算应合理并具有针对性和时效性。集团将根据相关的结果对营销费用的执行情况进行分析和判断。

表格是管理过程中经常使用并十分有效的工具，随着集团营销体系的逐步建立和管理的日益完善，将设计新的管理表单加强对办事处营销活动的管理，办事处日常营销活动的管理力求做到表格化、流程化、系统化。

4、绩效考核

绩效考核的主要内容是考核办事处销售任务的完成情况和办事处职能的履行情况，每季度或每半年考核；根据当地市场和办事处的具体情况由集团人力资源部配合相关部门制定具体的考核办法。

集团将根据办事处目标市场的情况对烟气治理和水处理的市场目标设定不同的权重，不同办事处因业务的侧重点不一样，权重的设定办法也有所区别，目的是希望办事处对两个业务同样重视，不可偏废。

5、销售提成

    20##年度销售提成的办法按照集团于20##年制定的提成制度；根据制度的执行情况，综合考虑其他方面的因素，集团将对销售提成制度进行调整，20##年的销售提成办法按照新的制度执行。

本制度作为集团设立驻外办事处的指导性文件，集团在设立办事处时将与办事处负责人签定协议，对本制度所涉及的内容作具体规定，同时集团于每年年底将与办事处签定下一年度的办事处经营目标任务书。

XXX环保科技集团（福建）有限公司

20##年12月

附件1

业务人员工作日志（试用版）

注：本表由业务人员填写（如发生费用，应说明发生事由、费用金额和参与人员并于当日上报上一级主管。

附件2

周工作总结（试用版）

说明：

1、业务方面：项目的跟进情况、新项目的落实情况、该地区的行业动态等；

2、管理方面：团队合作情况、团队成员工作、学习情况等。

每周末，业务人员向办事处主任提交此表，办事处主任向分管领导提交此表。

附件3

周工作计划（试用版）

说明：

1、业务方面：业务目标、项目的跟进计划、新项目的落实计划等；

2、管理方面：团队合作、团队成员学习、培训计划等；

3、是否安排技术交流或客户参观，是否需要公司的其他支持等。

每周末，业务人员向办事处主任提交此表，办事处主任向分管领导提交此表。

附件4

月工作总结（试用版）

说明：

1、业务方面：项目的跟进情况、新项目的落实情况、该地区的行业动态等；

2、管理方面：团队合作情况、团队成员工作、学习情况等。

每月底，业务人员向办事处主任提交此表，办事处主任向分管领导提交此表。

附件5

月工作计划（试用版）

说明：

4、业务方面：业务目标、项目的跟进计划、新项目的落实计划等；

5、管理方面：团队合作、团队成员学习、培训计划等；

6、是否安排技术交流或客户参观，是否需要公司的其他支持等。

每月底，业务人员向办事处主任提交此表，办事处主任向分管领导提交此表。

附件6

项目信息表（试用版）

填报人：                            审核：                          批准：    

附件7

项目信息汇总表（试用版）

说明：项目信息随着了解的深入逐步补充完整。

填表人：                                                           年   月   日

附件8

项目跟进/立项审批表（试用版）

附件9

项目进度管理表（试用版）

附件10

项目投标申请审批表（试用版）

附件11

项目费用申请表（试用版）