档案存入、转出程序学习
---邵长峰
二．自费出国留学人员办理长期存档及回国就业档案转出
长期存档
1、存档对象：准备出国留学人员或正在国外就读尚未毕业的自费留学人员(含赴港澳地区)。
2、办理流程
(1) 完成在线申请：请登录中国留学网 www.cscse.edu.cn,进入"留学存档"栏目，点击"在线申请"并将填写好的"存档人员登记表"打印一份；
(2) 需提交的材料：
① "存档人员登记表"一份；
② 护照首页或港澳通行证末页(有照片页)复印件一份；
③ 国外教育机构入学证明OFFER复印件一份；
④ 出国前未将档案存放我处、而已在国外就读者，可提交"在读证明"或"学生证"复印件一份；
⑤ 已获得前往国家(或地区)签证(签注)的复印件一份；
⑥ 720元档案管理费(三年保存期限的费用。若需存档三年以上费用可一次交清)；
⑦ 申请存档手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。
(3)上述条件均合格者，我处为其开具"存档卡"、"调档通知单"。存档人员凭"调档通知单"到原档案保管机构调档并转至我处。
本人可将密封完好的档案自带交至我处或由原档案保管机构通过机要直接寄至我处。
特别提示：
* 本人须妥善保管好"存档卡"和交纳"档案管理费"的发票原件(最好留在国内保管)；
* 办理档案续费所需材料："存档卡"原件；
* 办理档案退费："存档卡"和交纳"档案管理费"的发票原件，若发票兑奖联撕毁(或丢失)，不予退费；
* 留学存档人员所提交的申请材料的复印件，我处不予借用和退还。
* 已办理了自费出国长期存档手续的人员，因各种原因申请办理退存手续的（不将档案放我处），需交纳相应的单项办理费。
3、留学回国人员办理档案转出手续流程(出国前档案存放在我处者)
(1)须做国(境)外学历学位认证；
(2)办理回国工作就业报到证及落户手续(北京常住户口者，不用办理落户手续)；
(3)赴上海、深圳两地工作的留学回国人员，落户手续在当地人事局办理，故无须提交回国工作就业报到证。
(4)办理完毕以上手续，方可办理档案转出。
4、档案转出时须提交的材料
(1) 接收单位或人才中心开具的调档函原件；
(2) “存档卡"或"委托管理人事档案合同书”原件(需要办理退费手续者，须凭缴费发票原件)；
(3) 国(境)外学历学位认证书副本原件(白纸红章件)；
(4) 回国工作就业报到证原件一份；
(5)其它的留学证明材料(在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员，需要提交未作认证的学位证书翻译件，并由有资质的翻译公司加盖翻译业务专用章)；
(6)博士后及访问学者须提交我驻外使(领)馆教育处(组)开具 的"留学人员回国证明"复印件1份；
(7)填写完成"出国留学人员登记表"，并打印一份；
(8)档案转出手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
特别提示：
* 留学回国人员在办理档案转出时，若集体户口在我中心的，必须将户口一并迁出 。具体户口迁出手续请点击此处查询；
* 党员党组织关系一并转出；
* 留学存档人员所提交的申请材料的复印件，我处不予借用和退还。
三、赴台陆生办理存档及档案转出手续
1.存档对象：根据《教育部办公厅关于20##年台湾高等学校在北京等六省（市）招收自费生等有关事项的通知》指示精神，我们存档对象应包括：一是北京、上海、江苏、浙江、福建、广东六省（市）参加本年度普通高校招生全国统一考试被台湾地区高校录取的自费本科生；二是毕业于台湾承认学历的大陆41所高校且目前户籍在上述六省（市）的毕业生或入学前户籍在上述六省（市）的41所高校应届本科、硕士毕业生。
2.存档须提交的材料：
⑴《存档人员登记表》；（请登录“中国留学网”，进入“留学存档”栏目在线申请，填写此表并打印）
⑵本人户口簿复印件；
⑶赴台通行证首页复印件；
⑷赴台通行证签注页复印件；
⑸台湾地区高校录取通知书复印件；
⑹720元档案管理费(三年保存期限的费用。若需存档三年以上，费用可一次交清)；
⑺申请存档手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。
上述条件均合格者，我处为其开具"存档卡"、"调档通知单"。存档人员凭"调档通知单"到原档案保管机构调档并转至我处。
本人可将密封完好的档案自带交至我处或由原档案保管机构通过机要直接寄至我处。
特别提示：
* 本人须妥善保管好"存档卡"和交纳"档案管理费"的发票原件(最好留在国内保管)；
* 办理档案续费所需材料："存档卡"原件；
* 办理档案退费："存档卡"和交纳"档案管理费"的发票原件，若发票兑奖联撕毁(或丢失)，不予退费；
* 留学存档人员所提交的申请材料的复印件，我处不予借用和退还。
3.档案转出须提交的材料：
赴台陆生完成学业并返回大陆后，需要办理就业等相关手续，其中一项将涉及办理档案转出。提交以下材料；
⑴接收单位或人才中心开具的调档函原件；
⑵“存档卡"原件(需要办理退费手续者，须凭缴费发票原件)；
⑶台湾地区学历学位认证书副本原件(白纸红章件)；
⑷回国工作就业报到证原件一份；
⑸其它的学位证明材料(若在台湾地区获得两个或两个以上学位的人员，需要提交未作认证的学位证书复印件)；
⑹填写完成，《赴港澳台学习人员登记表》，并打印一份；
⑺档案转出手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的“委托书”原件。
4.台湾承认学历的大陆41所高校名单：
北京大学，中国人民大学，清华大学，北京航空航天大学，北京理工大学，中国农业大学，北京师范大学，中央民族大学，南开大学，天津大学，大连理工大学，东北大学，吉林大学，哈尔滨工业大学，复旦大学，同济大学，上海交通大学，华东师范大学，南京大学，东南大学，浙江大学，中国科学技术大学，厦门大学，山东大学，中国海洋大学，武汉大学，华中科技大学，湖南大学，中南大学，中山大学，华南理工大学，四川大学，重庆大学，电子科技大学，西安交通大学，西北工业大学，西北农林科技大学，兰州大学，北京体育大学，中央音乐学院，中央美术学院。
四. 留学回国人员短期存档及档案转出
短期存档
1、存档对象：留学回国人员
2、办理流程
(1) 完成在线申请：请登录中国留学网 www.cscse.edu.cn,进入"留学存档"栏目，点击"在线申请"并将填写好的"存档人员登记表"打印一份；
(2) 需提交的材料：
①"存档人员登记表"一份；
②护照首页或港澳通行证末页(有照片页)复印件；
③查验国(境)外学历学位认证书正本、副本原件；博士后及访问学者，查验我驻外使(领)馆教育处(组)开具的"留学人员回国证明”原件；
④接收单位开具的函件(请点击“函件”二字，下载，并填写、盖章）；
⑤其它的留学证明材料(在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员，查验未作认证的学位证书翻译件原件，需由有资质的翻译公司加盖翻译业务专用章)；
⑥60元档案管理费(一次性交清3个月)；
⑦填写"出国留学人员登记表"，并打印一份；
(3) 上述条件均合格者，我处为其开具"调档通知单"、 "委托管理人事档案合同书”。存档人员凭"调档通知单"到原档案保管机构提档并转至我处。
本人可将密封完好的档案自带交至我处或由原档案保管机构通过机要直接寄至我处。
3、办好短期存档手续后，办理回国工作就业报到证及落户手续(北京常住户口者，不用办理落户手续)
4、档案转出时须提交的材料：
(1) 国（境）外学历学位认证书副本原件（白纸红章件）；博士后及访问学者须提交我驻外使（领）馆教育处（组）开具的“留学回国人员证明”复印件；
(2) 回国工作就业报到证原件一份；
(3)接收单位或人才中心开具的调档函原件；
(4)“委托管理人事档案合同书”原件；
(5)其它的留学证明材料(在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员，需要提交未作认证的学位证书翻译件原件，并由有资质的翻译公司加盖翻译业务专用章)；
(6)档案转出手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
特别提示：
* 短期存档人员在办理档案转出时须本人或被委托人持相关材料前来我处办理，不受理邮寄；
* 在签订"委托管理人事档案合同书"后，请存档人员尽快办理各项手续；
* 就业落户审批完毕后，须立即办理档案转出手续；
* 若集体户口在我中心的，必须将户口一并迁出，请点击此处查询；
* 我室不接转已留学回国人员的中共党员组织关系。
五. 外省（市）自费出国留学人员邮寄办理存档申请手续
留学人员如不方便到我处办理存档手续，可按以下方式办理：
1、 完成在线申请：请登录中国留学网 www.cscse.edu.cn,进入"留学存档"栏目，点击"在线申请"并将填写好的"存档人员登记表"打印一份。
2、需邮寄的材料：
(1) "存档人员登记表"一份；
(2) 护照首页或港澳通行证末页(有照片页)复印件一份；
(3) 已获得前往国家(或地区)签证(签注)的复印件一份；
(4) 国外教育机构入学证明（OFFER）复印件一份；
(5) 出国前未将档案存放我处而已在国外就读者，可提交"在读证明"或"学生证"复印件一份；
(6) 收件人详细的通信地址、姓名、邮编、联系电话。
通信地址：
北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦六层
教育部留学服务中心留学人员档案室
邮政编码：100080
电话：010-6267 7800
3、办理银行汇款：
(1) 汇款时请注明“档案管理费”字样及存档申请人姓名；
(2) 存档申请人须预交三年的档案管理费720元（若出国留学三年以上，可一次性交齐存档费用）；
(3) 邮寄办理，每人每次缴纳50元服务费(同档案管理费一并汇至我中心)。
开户名称：教育部留学服务中心
开户银行：上海浦东发展银行北京亚运村支行
银行帐号：8864291002000
4、调取档案
我处工作人员收到上述完整材料和汇款后，及时受理存档人员的申请，并将"档案管理费"交费发票、"存档卡"、"调档通知单"等寄回您所留收件人详细通信地址。存档申请人持我处开具的"调档通知单"到原档案保管机构提取档案，并由该单位及时邮寄至我处。
特别提示：
如需加急办理，请在邮寄材料中注明：“申请使用快递加急办理”的字样。我处采用“到付费”的方式，将材料快递至存档人员指定地址。
六. 外省(市)存档人员邮寄办理档案转出手续
档案接收单位在外省(市)的，存档人员如不方便到我处办理档案转出手续，可通过邮寄方式办理转档：
1、须邮寄的材料：
(1) 接收单位（有人事档案管理权限的单位）或县以上（含县）党委组织部门或政府人事行政部门所属的人才流动服务机构开具的调档函（调档函上须注明详细的通讯地址、邮政编码、具体档案接收部门名称、联系电话）；
(2) “存档卡”或“委托管理人事档案合同书”原件；
(3) 国(境)外学历学位认证书副本原件（白纸红章件），博士后及访问学者须提交我驻外使馆教育处开具的"留学人员回国证明"复印件；
(4) 回国工作就业报到证原件一份（此证须在档案转出前办理）；
(5) 其它的留学证明材料(在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员，需要提交未作认证的学位证书翻译件，并由有资质的翻译公司加盖翻译业务专用章)；
(6) 填写"出国留学人员登记表"，并打印一份；赴港澳地区学习人员填写"赴港澳学习(研修)人员登记表"，并打印一份；
(7) 填写完成"档案转出申请表"，并打印一份；
(8) 党员组织关系在我处者，须提供转至党委的抬头名称、接收方的组织关系介绍信抬头名称，并补交党费。
通信地址：北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦六层
教育部留学服务中心留学人员档案室
邮政编码：100080
电话:010-6267 7800
2、办理档案管理费结算
(1) 档案转出时，如存档期限未到，须将"档案管理费"发票的原件寄至我处，方可办理退费手续；
(2) 档案转出时，如已超过存档期限，须按月补交档案管理费；
(3) 档案管理费收费标准为：20/月，存档期限不足15天，按半月计算，超过15天，按一个月计算(由于是汇款，请按实际欠费数额缴纳)；
(4) 邮寄办理档案转出手续，每人每次交服务费50元(请随档案管理费一并汇出)；
(5) 须补交的党费请随档案管理费一并汇出。
开户名称：教育部留学服务中心
开户银行：上海浦东发展银行北京亚运村支行
银行帐号：8864291002000
3、档案通过机要转出
我处工作人员收到上述材料和汇款后，及时办理档案转出。档案通过机要交通直接转寄至存档人员的接收单位或人才服务中心；退还的档案管理费现金、补交档案费发票原件、党员组织关系介绍信等，寄至存档人员预留的通信地址。
特别提示：
* 我处通过邮寄方式办理档案转递，都必须通过机要交通，申请邮寄转档者要事先确定档案接收单位是否可以接收机要文件，如果不能接收机要，则不能通过邮寄方式办理档案转出手续。
* 赴上海、深圳两地工作的留学回国人员，落户手续在当地人事局办理，故无需提交回国工作就业报到证。
* 办理存档时，通过银行汇款方式交费或续费的存档人员，若要办理退费，请提供个人账户开户行名称(精确到支行)、开户人姓名、账号。
七. 自费出国留学人员中共党员的组织关系接转
1、中共党员组织关系的转入
在我处长期存档人员中的中共党员(正式/预备)，可以将党员组织关系转入我处。
具体要求：
中国共产党党员组织关系介绍信抬头为：出国留学人员党务工作办公室。
特别提示：
* 我处目前不能办理中共预备党员转正手续；
* 不接转已留学回国人员的中共党员组织关系。
2、中共党员组织关系的转出
将党员组织关系转入我处的长期存档人员，待留学回国办理档案转出时，其党员组织关系必须一并转出。
具体要求：
(1) 提供接收方的组织关系介绍信的抬头名称；
(2) 在我处补交留学期间的党费(按照出国前的党费标准补交)；
(3) 组织关系转出手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
3、中共预备党员转正时，借用档案中入党材料的手续
在我处长期存档人员中的预备党员，在其组织关系所在地的党委办理预备党员转正手续时，可按规定在我处办理入党材料借用手续。
具体要求：
请填写"中共预备党员借用入党材料申请表"，并打印一份。
特别提示：
中共预备党员借用入党材料手续，原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
八. 通过邮寄、汇款方式办理档案管理费续费手续
存档人员如不方便到本室办理档案续费手续，可按以下步骤办理邮寄续费：
1、须邮寄的材料
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件(复印件无效)；
(2) 存档人员的详细通信地址、邮编、收件人姓名、联系电话。
通信地址：
北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦六层
教育部留学服务中心留学人员档案室
邮政编码：100080
电话：010-6267 7800
2、办理银行汇款
(1) 汇款时请注明“档案管理费”字样及留学存档人姓名；
(2) 档案管理费收费标准为240元／年，请按照您在国外继续停留的年限续费；
(3) 邮寄办理档案续费手续，每人每次交服务费50元(请随档案管理费一并汇出)。
开户名称：教育部留学服务中心
开户银行：上海浦东发展银行北京亚运村支行
银行帐号：8864291002000
3、受理续费手续
我处工作人员收到上述完整材料和汇款后，及时办理档案续费手续，并将“档案管理费”发票、续签好的“存档卡”或“委托管理人事档案合同书”一并寄回。
九. 自费出国长期存档人员申请开具各种证明所需材料
我处存档人员如有需要可以开具以下证明，开具证明时需要提交的材料如下：
1、开具"出生证明"，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 本人户口本、身份证原件；
(3) 父母户口本、身份证原件；
(4 )若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
2、开具"亲属关系证明"，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 本人户口本、身份证原件；
(3) 父母户口本、身份证原件；
(4 )若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
3、开具"未受刑事制裁证明"，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 本人身份证原件；
(3) 已出境人员，须提供护照上所有出入境记录的复印件；
(4 )若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
4、开具"婚姻状况证明"，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 本人户口本、身份证原件；
(3) 已出境人员， 须提供护照上出境记录的复印件；
(4) 已婚人员，需出示男女双方结婚证原件及配偶身份证原件；
(5) 已出境人员，若需开具"在国外期间的未婚证明"，需出具我驻外使(领)馆教育处(组)开具的"未婚证明"原件；
(6) 若在国(境)外结婚的留学人员，须提供我驻外使馆认证过的结婚证原件和复印件；
(7) 若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
5、开具"工作经历证明"，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 本人身份证原件；
(3 )若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
6、开具"政审证明"，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 本人身份证原件；
(3 )若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
7、开具"存档证明"，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 本人身份证原件；
(3 )若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
8、开具"学历证明"，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 本人身份证原件；
(3) 国内相应毕业证书、学位证书原件；
(4 )若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
9、"办理生育服务证"(女方为北京常住户口；仍在国(境)外学习尚未回国人员)，您须提交以下材料：
(1) "存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
(2) 男女双方户口本原件及复印件一份；
(3) 男女双方结婚证原件及复印件一份；
(4) 男女双方身份证原件及复印件一份；
(5) 若在国(境)外结婚的留学人员，须提供我驻外使馆认证过的结婚证原件和复印件；
(6) 原户籍地为外省市的，需提供原户籍地社区(村)、乡(镇)、街道计生办出具的婚育情况证明；
(7) 在国外生育第一胎并回国领取生育服务证者，需提交国外有关机构出具的子女出生证明的原件及翻译件的复印件；
(8) 配偶是外籍人士，办理生育服务证时需提交其本人护照首页复印件和所在国有关机构为其出具的婚育状况证明原件及翻译件的复印件。
(9) 须填写《申领生育服务证声明书》。
特别提示：
* 领取"生育服务证"需要女方本人亲自前来办理。
* 男性存档人员，在女方领取生育服务证后，需在我处盖章者，须本人提交上述(1)至(5) 项材料前来办理。
十. 申请签署“赴港工作同意书”须知
须提交的材料：
1、"存档卡"或"委托管理人事档案合同书"原件；
2、填写"赴港工作同意书申请表"，并打印一份；
3、空白的"内地中国居民赴港工作同意书"一份；
4、每人每次缴纳100元服务费；
5、若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
十一. 办理各项相关业务服务费收费标准
1、每份档案月保管费20元.。
2、为减少存档人员频繁交费的麻烦，出国长期存档人员一次预交三年或三年以上的档案管理费（三年档案管理费为720元）。
3、短期存档人员按协议交纳档案管理费（每人每月20元，须一次性缴纳3个月）。已领取“回国工作就业报到证”的留学人员，应尽快办理档案转出手续，我室不再为其办理续费手续。
4、出国留学长期存档人员，存档期满后继续存档者，应在逾期半年内交纳档案管理费，逾期半年以上者（含半年），每月加收10元滞纳金。
5、补办“存档卡”、“委托管理人事档案合同书”，每人每次收取服务费50元。
6、邮寄办理档案转出、办理出国长期存档和续费手续，每人每次收取服务费50元。
7、开具（补办）各种证明信，每人每件收取10元。
8、已办理了自费出国长期存档手续的人员，因各种原因申请办理退存手续的（不将档案放我处），需交纳相应的单项办理费。
特别提示：* 费用收取只支持现金支付。